Das neue Outlook bietet eine neue, leistungsstarke E-Mail-Erfahrung, die leitenden Administratoren und Stellvertretungen dabei helfen kann, bei ihrer täglichen Arbeit produktiver zu werden. In diesem Artikel finden Sie einige neue Outlook-Tipps für Kalender und E-Mail, die für leitende Verwaltungsangestellte hilfreich sind. Wir empfehlen Ihnen, das neue Outlook auszuprobieren, um loszulegen.
Wir möchten erfahren, wie wir die Erfahrung für leitende Admins und Stellvertretungen verbessern können! Hier können Sie Ihr Feedback einreichen.
Hinweis
Der Stellvertreterzugriff ist nur verfügbar, wenn Sie ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto in Microsoft 365 oder mit Exchange Online verwenden.
Freigeben und Zugreifen auf einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Stellvertretungsberechtigungen
Freigeben der Kategorieverwaltung mit einer Stellvertretung
Anzeigen freigegebener Kalender
Hinzufügen neuer freigegebener Kalender oder Stellvertretungskalender
Hinzufügen und Anzeigen freigegebener Postfächer und Ordner
Verwalten und Verwenden von Kategorien von Führungskräften als Stellvertretung
Tipps für Assistenten der Geschäftsleitung in Mail und Kalender
Freigeben und Zugreifen auf einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Stellvertretungsberechtigungen
Informationen zum Freigeben und Zugreifen auf einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Stellvertretungsberechtigungen in Outlook finden Sie unter Freigeben und Zugreifen auf einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Stellvertretungsberechtigungen in Outlook.
Freigeben des Kategorieverwaltungszugriffs für eine Stellvertretung
Wählen Sie im Navigationsbereich die Option Calendar
aus.Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.
Geben Sie auf der Seite "Freigabe und Berechtigungen " den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und weisen Sie ihnen den Stellvertretungszugriff zu. Obwohl Sie Ihren Kalender für mehrere Personen freigeben können, können Sie aus Outlook im Web jeweils nur eine Person hinzufügen.
Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, die Ihren Kalender verwalten soll, klicken Sie auf die Dropdownliste neben dem Namen, und wählen Sie die gewünschte Zugriffsstufe aus.
Wählen Sie Stellvertretung aus, um der Person die gleiche Berechtigung wie einem Bearbeiter zu erteilen und den Empfang von Besprechungsanfragen und Antworten in Ihrem Auftrag zu gestatten.
Damit die Stellvertretung Ihre Kategorien verwalten darf, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Delegierende kann Kategorien verwalten.
Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und ausgewählt haben, welche Berechtigung dieser Person erteilt werden soll, wählen Sie Freigeben aus. Wenn Sie beschließen, Ihren Kalender nicht sofort freizugeben, wählen Sie Entfernen aus.
Die Person, für die Sie Ihren Kalender freigegeben haben, erhält eine E-Mail-Nachricht mit der entsprechenden Information. Wenn sie die Schaltfläche Annehmen in der Einladung auswählt, wird Ihr Kalender zur Liste der Kalender dieser Person hinzugefügt.
Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben und Zugreifen auf einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Stellvertretungsberechtigungen in Outlook.
Anzeigen freigegebener Kalender
Freigegebene oder delegierte Kalender werden im neuen Outlook möglicherweise nicht standardmäßig angezeigt. Um freigegebene Kalender anzuzeigen, klicken Sie in der Kalenderliste auf "Alle anzeigen", und zeigen Sie freigegebene Kalender unter "Kalender von People" an. Wählen Sie dann den Kalender aus, der Sie interessiert, und wählen Sie dann im Menüband die Option Geteilte Ansicht aus, um mehrere Kalender nebeneinander anzuzeigen.
Hinzufügen neuer freigegebener Kalender oder Stellvertretungskalender
Sie können einen neuen freigegebenen Kalender oder einen delegierten Kalender entweder über die E-Mail, die Sie erhalten, um die Einladung zu verwalten, oder direkt über den Kalender hinzufügen.
Um direkt aus Ihrem Kalender hinzuzufügen, klicken Sie auf Kalender hinzufügen. Wählen Sie dann Aus Verzeichnis hinzufügen aus, und wählen Sie die Führungskraft oder das Teammitglied aus, dessen Kalender Sie hinzufügen möchten.
Hinweis
Sie können den Kalender eines beliebigen Teammitglieds hinzufügen und dessen Standarddetails zur Kalenderfreigabe sehen (bei den meisten Organisationen ist dies in der Regel die Frei/Gebucht-Freigabe).
Hinzufügen und Anzeigen freigegebener Postfächer und Ordner
Um freigegebene Postfächer und Ordner hinzuzufügen oder zu delegieren, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Ordner " Für mich freigegeben " unter Ihrem Konto, und wählen Sie "Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen" aus.
Wählen Sie dann das freigegebene oder delegierte Konto aus, das Sie hinzufügen möchten. Sie können dann das freigegebene Postfach oder die freigegebenen Ordner unter Für mich freigegeben anzeigen.
Verwalten und Verwenden von Kategorien von Führungskräften als Stellvertretung
Wenn Ihnen die Berechtigung zur Kategorieverwaltung erteilt wurde, müssen Sie die Berechtigungen akzeptieren und Outlook neu starten, um die Liste der Kategorien Ihrer Führungskraft in den Einstellungen
zu verwalten.
Sie können jetzt neue Kategorien im Namen Ihrer Führungskraft erstellen, die die Berechtigung erteilt hat. Sie können diese Kategorien auch auf die E-Mail- und Kalender-Ereignisse der Führungskraft anwenden.
Anzeigen und Erstellen von Kategorien für eine Führungskraft:
- Wechseln Sie zu Outlook-Einstellungen .
- Wählen Sie Kontokategorien> aus.
- Wählen Sie das Konto der Führungskraft aus der Dropdownliste aus, um deren Kategorien anzuzeigen.
- Von hier aus können Sie neue Kategorien erstellen .
Anwenden von Kategorien auf Calendar-Besprechungen und -Ereignisse:
- Wechseln Sie in Outlook zu Calendar .
- Erweitern Sie den Abschnitt "Kalender von People"
und wählen Sie den Kalender Ihrer Führungskraft aus. - Wählen Sie eine ihrer Besprechungen oder Ereignisse aus, halten Sie sie gedrückt (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf), und wählen Sie dann "Kategorisieren" aus
- Um eine vorhandene Kategorie hinzuzufügen, wählen Sie sie aus der Liste aus, oder wählen Sie Neue Kategorie aus. Geben Sie einen Namen für die neue Kategorie ein, und wählen Sie eine Farbe aus.
- Wählen Sie Speichern aus.
Hinweis
- Zurzeit können Sie Kategorien nur im Auftrag einer anderen Person erstellen. Die Möglichkeit, vorhandene Kategorien im Namen einer anderen Person zu bearbeiten, als Favoriten festzulegen oder zu löschen, wird noch nicht unterstützt.
- Darüber hinaus kann es bis zu 30 Minuten dauern, bis die neue Kategorie im Kalender der anderen Person angezeigt wird.
Hier sind einige Kalender- und E-Mail-Tipps, die Assistenten und Stellvertretungen der Geschäftsleitung dabei helfen, ihre Zeitverwaltungsanforderungen im neuen Outlook besser zu bewältigen.
Calendar Tips
Uhrzeit finden und Präsenzveranstaltung anfordern
Klicken Sie beim Planen einer Besprechung auf Zeit suchen , um leicht geeignete Zeitfenster in den Kalendern der Teilnehmer zu finden. Sie können die Verfügbarkeit anzeigen, indem Sie auf das Teilnehmersymbol zeigen.
Sie können auch eine persönliche Teilnahme anfordern, indem Sie die Umschaltfläche " Präsenzveranstaltung" aktivieren. Sie können weiterhin einen Teams-Besprechungslink für Teilnehmer hinzufügen, die möglicherweise nicht in der Lage sind, persönlich teilzunehmen.
Verwenden des Terminplanungs-Assistenten
Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um ganz einfach Zeit für Besprechungen zu finden. Im neuen Outlook können Sie die Zeitzonen der Teilnehmer und Zeitplanbeschriftungen im Terminplanungs-Assistenten anzeigen.
Beachten Sie, dass die Zeitzonen der Teilnehmer nur angezeigt werden, wenn sich mindestens ein Teilnehmer in einer anderen Zeitzone befindet.
Verwenden des Terminplanungs-Assistenten zum Planen Ihrer Besprechungen
Automatische Onlinebesprechungen
Im neuen Outlook sind alle Besprechungen standardmäßig online. Die Umschaltfläche für Teams-Besprechungen ist aktiviert, wenn Sie Teilnehmer zu einer Besprechung hinzufügen. Im Gegensatz zum klassischen Outlook werden der Teams-Besprechungslink und die Details nach dem Senden der Einladung hinzugefügt. Sie können dann die Besprechungseinladung anzeigen, um die Teams-Besprechungsdetails anzuzeigen und zu kopieren.
Wir arbeiten daran, dieses Verhalten zu aktualisieren und vorab Besprechungslinks zu erstellen, damit die Benutzeroberfläche in Zukunft dem klassischen Outlook entspricht.
Hinweis
Sie können jede Onlineeinstellung für Besprechungen über Einstellungen>, Calendar, Termine** und Einladungen aktualisieren und "Online-Besprechung zu allen Besprechungen> hinzufügen" aktivieren oder deaktivieren.
Wenn Sie Online-Besprechungsanbieter von Drittanbietern wie Zoom oder Cisco WebEx verwenden, werden diese in dieser Einstellung auch als Optionen für Besprechungsanbieter angezeigt, sofern Sie deren Web-Add-In installiert haben.
Teilnehmerliste ausblenden
Sie können die Teilnehmerliste jetzt ausblenden, damit sie für Benutzer, die die Besprechungseinladung erhalten, nicht sichtbar ist. Wählen Sie beim Erstellen einer neuen Besprechung Antwortoptionen aus, und klicken Sie auf Teilnehmerliste ausblenden
Teilnehmer können Räume hinzufügen
Im neuen Outlook können Teilnehmer Räume hinzufügen, indem sie die Besprechungseinladung an die entsprechenden Räume weiterleiten. Der Besprechungsraum ist dann für alle Teilnehmer sichtbar.
Bearbeiten von Ereignissen einer Serie
Das neue Outlook für Windows bietet die folgenden Optionen zum Bearbeiten einer Besprechungsserie:
- Dieses Ereignis: Updates nur die ausgewählten instance der Besprechungsserie aus.
- Dieses und alle folgenden Ereignisse: Updates das ausgewählte instance und alle zukünftigen Vorkommen in der Reihe, wobei frühere Instanzen unverändert bleiben. (Diese Option ist im klassischen Outlook für Windows nicht verfügbar.)
- Alle Ereignisse der Reihe: Updates alle instance in der Besprechungsreihe.
Ändern von Terminen, Besprechungen oder Ereignissen in Outlook
Duplizieren einer Besprechung
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in der Kalenderoberfläche, und wählen Sie Ereignis duplizieren aus, um es zu duplizieren.
Hinzufügen mehrerer Zeitzonen im Kalender
Verwalten Sie im neuen Outlook ganz einfach Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg. Im neuen Outlook können Sie bis zu 20 Zeitzonen im Kalender hinzufügen, während Sie im klassischen Outlook nur 3 Zeitzonen hinzufügen können.
Verwenden der Kategorien von Führungskräften im Kalender
Wählen Sie ein Ereignis in der Kalenderansicht aus, halten Sie es gedrückt (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf), und wählen Sie Kategorisieren aus, um die Kategorien einer Führungskraft anzuwenden. Wir planen, dass leitende Admins in Zukunft Kategorien von Führungskräften bearbeiten, favorisieren und löschen können.
Verwenden von Kalenderkategorien und Erinnerungen in Outlook
Empfangen von Benachrichtigungen für freigegebene Kalender
Im neuen Outlook können Benutzer entscheiden, Benachrichtigungen über Änderungen an Ereignissen im freigegebenen Kalender zu erhalten. Diese Funktion wird sowohl auf den geschäftsführenden Schulleiter als auch auf die Stellvertretungen erweitert.
Sie können die Kalender, die Sie für Benachrichtigungen aktivieren möchten, unter "Einstellungen>", "Calendar", "Freigegebene > Kalender"> und "Calendar" auswählen.
Empfangen von Benachrichtigungen aus einem freigegebenen Kalender in Outlook
Keine Antwort senden RSVP verfolgt
Wenn der Benutzer im klassischen Outlook während der Beantwortung die Option Keine Antwort senden auswählt, kann der Organisator diese individuelle Antwort nicht nachverfolgen.
Wenn der Benutzer jedoch im neuen Outlook die Option "E-Mail-Organisator" während der Antwort deaktiviert, kann der Organisator diese Antwort weiterhin nachverfolgen, solange sich der Organisator und der antwortende Teilnehmer im selben M365-Mandanten (oder derselben organization) befinden, obwohl keine sichtbare Antwort-E-Mail an den Organisator gesendet wird.
Wir planen, in Zukunft die RSVP-Nachverfolgung über verschiedene Mandanten hinweg zu unterstützen.
Beibehalten abgelehnter Besprechungen im Kalender und Besprechungen mit RSVP im Posteingang
Bewahren Sie abgelehnte Besprechungen im Kalender bei, damit Sie weiterhin darüber informiert sind, und aktualisieren Sie RSVP später bei Bedarf. Dies kann aktiviert werden, indem Sie Einstellungen>:CalendarEvents>und Einladungen auswählen und auf das Kontrollkästchen Abgelehnte Ereignisse speichern klicken.
Besprechungen, auf die eine Antwort reagiert wurde, können ebenfalls im Posteingang beibehalten werden, sodass Sie sie später leicht finden können. Dies kann über Einstellungen>:CalendarEreignisse>und Einladungen,>Einladungen von anderen Personen und Auswahl von Einladungen aus dem Posteingang nach dem Antworten gelöscht werden.
Diese Einstellungen müssen für das Postfach der Führungskraft aktiviert werden, damit sie im delegierten Kalender bzw. im Posteingangsordner berücksichtigt werden.
Folgen Sie einer Besprechung, an der Sie nicht teilnehmen können
Mit der neuen RSVP-Option können Sie den Organisator wissen lassen, dass Sie nicht teilnehmen können, aber auf dem Laufenden gehalten werden möchten. Sie haben weiterhin Zugriff auf den Besprechungschat und alle Aufzeichnungen und Besprechungsnotizen, sofern diese verfügbar sind. Dies ist eine großartige Möglichkeit, über Diskussionen informiert zu bleiben, an denen Sie oder Ihre Führungskräfte nicht teilnehmen können.
RSVP persönlich oder virtuell
Wenn Sie wissen möchten, wie viele Personen an einer Veranstaltung persönlich oder virtuell teilnehmen werden, erstellen Sie eine Präsenzveranstaltung, indem Sie die Umschaltfläche " Präsenzveranstaltung " neben dem Feld "Ort" aktivieren. Obwohl Sie die Veranstaltung als "präsenziell" markieren, können Sie auch eine Teams-Besprechung für diejenigen hinzufügen, die es nicht ins Büro schaffen und dennoch teilnehmen möchten.
Den Empfängern werden nun die RSVP-Optionen für Ja, persönlich,Ja, virtuell und Ja ohne Anwesenheitsinformationen angezeigt.
Update an hinzugefügte/entfernte Teilnehmer senden
Sie können Besprechungsaktualisierungen jetzt nur an die hinzugefügten/entfernten Teilnehmer senden und nicht mehr an alle Personen in der Empfängerliste.
Ändern von Terminen, Besprechungen oder Ereignissen in Outlook
Ziehen und Ablegen von E-Mails und Anlagen
Das neue Outlook unterstützt das Ziehen und Ablegen von E-Mails und Anlagen in das Besprechungsformular, um Ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten.
Kopieren und Exportieren von Besprechungsteilnehmern
Das neue Outlook führt nun verbesserte Funktionen für die Teilnehmerverwaltung ein, darunter:
- Kopieren: Einfaches Kopieren und Einfügen von Teilnehmerinformationen direkt über die Benutzeroberfläche
- Sortieren: Teilnehmerliste alphabetisch nach Anzeigename sortieren (in Kürze verfügbar)
- Suche: Schnelles Finden von Teilnehmern mit nur wenigen Tastenanschlägen (in Kürze verfügbar)
- Download: Exportieren der Details zur Teilnehmerverfolgung in eine .csv Datei für die externe Verwendung (in Kürze verfügbar)
E-Mail-Tipps
E-Mail-Filter und Regeln für leitende Verwaltungsangestellte
Im neuen Outlook können leitende Administratoren den E-Mail-Filter "Kalendereinladungen " verwenden, um Besprechungseinladungen auf einfache Weise zu finden.
Sie können auch eine Regel "Email für andere empfangen" für das Konto Ihrer Führungskraft einrichten und diese automatisch in einen separaten Ordner verschieben und nach Belieben kategorisieren.
Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook
Ziehen und Ablegen von E-Mails zum Erstellen von Aufgaben
Bleiben Sie mühelos auf dem Laufenden, indem Sie E-Mails in "Mein Tag" ziehen, um sie in Aufgaben umzuwandeln.
Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook
Anheften von E-Mails für schnellen Zugriff
Sie können jetzt eine E-Mail anheften, damit sie oben in Ihrem Posteingang angezeigt wird. So sparen Sie Zeit, dass Sie erneut nach ihr suchen müssen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, und wählen Sie "Anheften " aus, um sie anzuheften.
Planen, wann E-Mails gesendet werden sollen
In der hybriden Arbeitswelt von heute kann Ihr Tag der Abend eines anderen sein, so dass Sie nicht mitten in der Nacht eine E-Mail an jemanden schicken wollen. Mit dem neuen Outlook ist es ganz einfach, eine E-Mail zu versenden, wann immer Sie möchten. Wählen Sie einfach den Dropdownpfeil neben Senden und dann Senden planen aus.
Verzögern oder Planen des Sendens von E-Mail-Nachrichten in Outlook
Snooze-E-Mail
Mit dem Erneut erinnern-Feature können Sie eine Zeit für die erneute Zustellung der E-Mail an Ihren Posteingang planen, die zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt wird, sodass Sie sie behandeln können, wenn es der richtige Zeitpunkt für Sie ist. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht, und wählen Sie "Erneut erinnern" aus oder wählen Sie im Menüband "Erneut erinnern" aus. Wählen Sie dann die Uhrzeit aus, zu der sie übermittelt werden soll.
Sendezeit rückgängig machen
Das neue Outlook bietet die Möglichkeit, "Senden rückgängig zu machen". Nachdem Sie eine E-Mail gesendet haben, können Sie die Option "Rückgängig" bis zu 10 Sekunden lang sehen. Um diese Einstellung zu verwalten, kannst du zu Einstellungen>Mail>:Compose und Reply>Undo send navigieren.
Einrichten von Abwesenheit
Sie können automatische Antworten für den Fall einrichten, dass Sie nicht im Büro sind. Sie können Ihren Kalender auch blockieren und neue Besprechungen automatisch von dieser Oberfläche aus ablehnen. Um automatische Antworten einzurichten, navigieren Sie zu Einstellungen>Konten>Automatische Antworten.
Verwenden des Seriendrucks
Das neue Outlook unterstützt die grundlegende Seriendruckfunktion. Wählen Sie in einer neuen E-Mail die Dropdownliste "Senden " und dann "Seriendruck starten" aus. Jeder Empfänger erhält eine eigene Kopie der E-Mail, ohne dass andere Empfänger aufgeführt sind.
Der erweiterte Seriendruck wird demnächst verfügbar sein und ermöglicht Variablenfelder in der E-Mail, die mit in der Liste definierten Werten gefüllt werden können. Folgen Sie diesem Roadmapelement für weitere Details.
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