Generieren automatischer Status Berichte mit Planner Agent

Planner Agent automatisiert E-Mails mit Status für Ihre Pläne, indem es präzise, professionelle Zusammenfassungen basierend auf Fortschritt, Meilensteinen und anstehenden Aufgaben generiert. Es hilft, Projektbeteiligte auf dem Laufenden zu halten, spart Zeit und unterstützt die Transparenz und Abstimmung zwischen Projekten. Statusberichte funktionieren sowohl mit freigegebenen Basisplänen als auch mit gemeinsam genutzten Premium-Plänen.

Starten eines neuen Berichts

Option 1: Mit einem neuen Plan beginnen

1. Navigieren Sie zu Microsoft Teams und öffnen Sie die Planner-App .
2. Erstellen Sie einen neuen Plan , indem Sie entweder den Basisplan oder den Premium-Plan auswählen. Statusberichte funktionieren mit beiden.
3. Teilen Sie Ihren Plan, indem Sie oben rechts das Symbol "Freigeben" auswählen. Sie können entweder eine neue Gruppe erstellen oder den Plan einer vorhandenen Gruppe hinzufügen.
4. Fügen Sie Ihrem Plan mindestens 10 Aufgaben hinzu.
5. Wählen Sie im oberen Banner die Registerkarte Berichte aus. Wenn diese Registerkarte nicht angezeigt wird, überprüfen Sie das Überlaufmenü (drei Punkte) auf weitere Optionen.

Option 2: Mit einem vorhandenen Plan beginnen

1. Navigieren Sie zu Microsoft Teams und öffnen Sie die Planner-App .
2. Öffnen Sie einen freigegebenen Plan, der mindestens 10 Aufgaben enthält. Statusberichte funktionieren sowohl mit freigegebenen Basisplänen (mit aktiviertem Planner-Agent) als auch mit freigegebenen Premium-Plänen (mit aktiviertem Planner-Agent).
3. Stellen Sie sicher, dass der Plan für eine Microsoft 365-Gruppe freigegeben ist. Wenn nicht, teilen Sie es, indem Sie oben rechts die Schaltfläche "Freigeben " auswählen.
4. Navigieren Sie zur Registerkarte "Berichte ".

Erstellen, Anzeigen und Bearbeiten eines Berichts

1. Wählen Sie auf dem oberen Banner auf der Registerkarte "Berichte" die Option "Erste Schritte" aus.
2. Wählen Sie unter Berichtszeitraum die Dropdownliste und dann den Zeitraum aus, den der Bericht abdecken soll, z. B. Letzte Woche, Letzte zwei Wochen, Letzter Monat oder Letztes Quartal.
3. (Optional) Wählen Sie "Weitere Optionen anzeigen " aus, um den Bericht anzupassen:
   • Berichtsabschnitte: Wählen Sie die Dropdownliste aus, um auszuwählen, welche Abschnitte enthalten sein sollen, z. B. Zusammenfassung, Risiken und Blocker sowie Erfolge.
   • Zusätzliche Anweisungen: Fügen Sie spezifische Details dazu hinzu, was Sie im Bericht wünschen. Beispiel: "Füge einen Statusabschnitt hinzu und zerlege ihn nach Buckets."
   • Berichtslänge: Wählen Sie "Kurz und Standard" oder "Detailliert" aus.
4. Klicken Sie auf Bericht generieren. Planner Agent synthetisiert Informationen aus dem Plan, um einen maßgeschneiderten Bericht zu erstellen.
5. Ihr Bericht wird in einer Loop-Canvas geöffnet, und Sie erhalten eine In-App-Benachrichtigung mit einem Link zum Bericht. Sie können direkte Änderungen in Ihrem Bericht (im Loop-Zeichenbereich) vornehmen, um den Inhalt fertigzustellen.

Anzeigen der neuesten Berichte

1. Wählen Sie den Plan mit den Berichten aus, auf die Sie zugreifen möchten.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte "Berichte ".
3. Im Abschnitt "Aktuelle Berichte " wird eine Liste mit Ihren 10 zuletzt generierten Berichten angezeigt. Jeder Bericht zeigt seinen Status an, z. B. Entwurf.

Öffnen oder Löschen eines Berichts

Wählen Sie in der Liste "Aktuelle Berichte " neben einem Bericht die Schaltfläche "Weitere Optionen" (...) aus, und wählen Sie dann:

• Öffnen, um den Bericht in Loop zu öffnen, wo Sie ihn anzeigen oder weiter bearbeiten können.
• LÖSCHEN , um den Bericht aus der Liste zu entfernen.

Alle vergangenen Berichte anzeigen

1. Wählen Sie den Plan mit den Berichten aus, auf die Sie zugreifen möchten.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte "Berichte ".
3. Im Abschnitt "Aktuelle Berichte " wird eine Liste mit Ihren 10 zuletzt generierten Berichten angezeigt.
4. Wählen Sie oben im Abschnitt "Aktuelle Berichte" die Option "Alle anzeigen" aus, um den SharePoint-Ordner zu öffnen, in dem alle Ihre vergangenen Berichte gespeichert sind.

Ergreifen Sie Maßnahmen für Ihre Berichte

Freigeben des Berichts als Loop-Komponente

Beim Anzeigen eines Berichts können Sie über die Loop-Symbole in der oberen rechten Ecke auf zusätzliche Optionen zugreifen.

• Wählen Sie "Freigegebene Speicherorte" aus, um den SharePoint-Ordnerlink anzuzeigen, in dem Ihre Loop-Komponente gespeichert ist. Von hier aus können Sie auch "Zu Loop-Arbeitsbereich hinzufügen" auswählen, um Ihre Komponente in einen anderen Arbeitsbereich einzuschließen.
• Wählen Sie Komponente kopieren aus, und fügen Sie sie an anderer Stelle ein, z. B. in Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Word oder anderen Microsoft 365-Apps. Alle an diesen Stellen an der Komponente vorgenommenen Änderungen werden automatisch in Echtzeit aktualisiert.
• Wählen Sie "Anzeigen, wer Zugriff hat " aus, um eine Liste der Teammitglieder anzuzeigen, die derzeit über die Berechtigung zum Zugriff auf Ihren Bericht verfügen.

Freigeben Ihres Berichts für externe Benutzer außerhalb Ihrer Gruppe

1. Navigieren Sie zum SharePoint-Ordner, in dem Ihre Loop-Komponente gespeichert ist, und öffnen Sie sie von dort aus.
2. Sobald der Bericht in Loop geöffnet ist, wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Teilen" aus.

Teilen Ihres Berichts über einen SharePoint-Newsletter

Wählen Sie mit Ihrem in Planner in Teams geöffneten Bericht auf der rechten Seite der unverankerten Aktionsleiste die Option Als Newsletter freigeben aus. Mit dieser Aktion wird Ihr Bericht in ein SharePoint-Newsletterformat konvertiert.

Schließen eines Berichts

Wählen Sie die Schaltfläche " Schließen " auf der rechten Seite der unverankerten Aktionsleiste aus, um zur Standardberichtsseite zurückzukehren.

Zugangsvoraussetzungen

Um einen Status zu erstellen, müssen Benutzer Zugriff auf den Planner-Agent und eine Microsoft 365 Copilot Lizenz haben.

Das Feature "Status" funktioniert mit den folgenden Plänen:

• Freigegebene Basispläne (mit aktiviertem Planner-Agent)
• Gemeinsame Premium-Pläne (mit aktiviertem Planner-Agent)

In beiden Fällen muss der Plan für eine Microsoft 365-Gruppe freigegeben werden und mindestens 10 Aufgaben umfassen.

Weitere Möglichkeiten zum Arbeiten mit Planner-Agent

Zugriff auf Planner-Agent

Erstellen eines Plans von Grund auf mit Planner-Agent

Häufig gestellte Fragen zum Planner-Agent