Αποθήκευση μηνύματος ως αρχείου

Outlook υποστηρίζει Unicode, ένα πρότυπο κωδικοποίησης χαρακτήρων που επιτρέπει την αναπαράσταση των περισσότερων γραπτών γλωσσών στον κόσμο με τη χρήση ενός συνόλου χαρακτήρων. Εάν εργάζεστε σε έναν πολυεθνικό οργανισμό ή κάνετε κοινή χρήση μηνυμάτων και στοιχείων με άτομα που χρησιμοποιούν το Outlook σε υπολογιστές που εκτελούνται σε άλλες γλώσσες, μπορείτε να επωφεληθείτε από την υποστήριξη Unicode στο Outlook.

Για να αποθηκεύσετε τα μηνύματά σας σε κωδικοποίηση Unicode από προεπιλογή

1. Στο μενού "Εργαλεία". κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές".

2. Στην καρτέλα "Άλλα", κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές για προχωρημένους".

3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Χρήση μορφής μηνύματος Unicode κατά την αποθήκευση μηνυμάτων".

Outlook να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα απευθείας ως αρχείο Word εγγράφου. Ωστόσο, μπορείτε να αντιγράψετε τα περιεχόμενα ενός μηνύματος σε ένα Word έγγραφο.

Μπορείτε να αντιγράψετε μόνο το σώμα του μηνύματος. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τις πληροφορίες κεφαλίδας του μηνύματος, οι οποίες περιλαμβάνουν τα πλαίσια "Από","Προς","Κοιν."και "Θέμα".

Αντιγραφή του σώματος του μηνύματος

1. Ανοίξτε το μήνυμα ή κάντε κλικ στο σώμα του μηνύματος στο παράθυρο ανάγνωσης.

2. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+A για να επιλέξετε ολόκληρο το σώμα του μηνύματος.

3. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C για να αντιγράψετε τα περιεχόμενα Windows Πρόχειρο.

4. Ανοίξτε ένα Word έγγραφο.

5. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V για να επικολλήσετε τα περιεχόμενα Windows πρόχειρο στο έγγραφο.

6. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Αποθήκευση της κεφαλίδας και του σώματος

Σε αυτή τη διαδικασία, θα τοποθετήσετε τις πληροφορίες κεφαλίδας του μηνύματος στο σώμα του μηνύματος, ώστε να μπορείτε να αντιγράψετε και τα δύο σε επόμενα βήματα. Στην πραγματικότητα, δεν θα προωθήσετε το μήνυμα.

1. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν δεν έχετε ανοίξει το μήνυμα στο δικό του παράθυρο, στην "Κεντρική" καρτέλα, στην ομάδα "Απόκριση", κάντε κλικ στην επιλογή "Προώθηση".

   • Εάν έχετε ήδη ανοίξει το μήνυμα στο δικό του παράθυρο, στην καρτέλα "Μήνυμα", στην ομάδα "Απάντηση", κάντε κλικ στην επιλογή "Προώθηση".

2. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+A για να επιλέξετε ολόκληρο το σώμα του μηνύματος.

3. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C για να αντιγράψετε τα περιεχόμενα Windows Πρόχειρο.

4. Ανοίξτε ένα Word έγγραφο.

5. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V για να επικολλήσετε τα περιεχόμενα Windows πρόχειρο στο έγγραφο.

6. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

7. Μπορείτε να κλείσετε το Outlook που περιέχει το περιεχόμενο του μηνύματος που αντιγράψατε.

Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε απευθείας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο PDF με Outlook 2007. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες στην ενότητα "Αποθήκευση μηνύματος που λάβατε ως έγγραφο του Microsoft Office Word" για να αποθηκεύσετε το μήνυμά σας σε μορφή Microsoft Office Word 2007 και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε το νέο έγγραφο ως αρχείο PDF.

Το σύστημα 2007 Microsoft Office προσφέρει ένα δωρεάν πρόσθετο για να αποθηκεύσετε ή να εξαγάγετε αυτόν τον τύπο αρχείου, αλλά πρέπει πρώτα να εγκαταστήσετε το πρόσθετο για να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση της υποστήριξης για τη μορφή αρχείου PDF και XPS στο Office Word 2007, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση υποστήριξης για άλλες μορφές αρχείων, όπως PDF και XPS.

Χρησιμοποιήστε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να στείλετε μηνύματα που περιλαμβάνουν πληροφορίες που δεν αλλάζουν από μήνυμα σε μήνυμα. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ως πρότυπο και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο. Προσθέστε τυχόν νέες πληροφορίες πριν από την αποστολή του προτύπου ως μήνυμα.

1. Στο μενού "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Μήνυμα αλληλογραφίας".

   Σημείωση: Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+Shift+M για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Στο σώμα του μηνύματος, πληκτρολογήστε το περιεχόμενο που θέλετε.

3. Στο παράθυρο μηνύματος, κάντε κλικ στο κουμπί Microsoft Office κουμπί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως".

4. Στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπου", κάντε Outlook "Πρότυπο" (*.oft).

5. Στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου", πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Από προεπιλογή, τα πρότυπα αποθηκεύονται στους ακόλουθους φακέλους:

• Windows Vista   
  c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

• Microsoft Windows XP   
  c:\documents and settings\username\application data\roaming\microsoft\templates 

Από προεπιλογή, Microsoft Office Outlook αυτόματα να αποθηκεύσετε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργείτε αλλά δεν στέλνετε. Μπορείτε να επιστρέψετε στο Outlook αργότερα και να βρείτε το μήνυμα που δεν έχει διανείμει.

Για να αποθηκεύσετε με μη αυτόματο τρόπο ένα πρόχειρο ενός μηνύματος

• Κάντε ένα από τα εξής:

  • Στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης,κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

    

  • Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Για να επιστρέψετε σε ένα αποθηκευμένο πρόχειρο, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε τη σύνταξη του μηνύματος

• Στην Αλληλογραφία,στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόχειρακαι, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα.

Από προεπιλογή, τα ημιτελή μηνύματα αποθηκεύονται στο φάκελο "Πρόχειρα" κάθε τρία λεπτά. Μπορείτε να αλλάξετε αυτό το χρονικό διάστημα ή τη θέση.

1. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για προχωρημένους".

3. Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

   • Για να αλλάξετε τα πρόχειρα αποθηκεύονται, στην περιοχή "Αποθήκευση μηνυμάτων", στη λίστα "Αποθήκευση μη απεσταλμένων στοιχείων στη λίστα", κάντε κλικ στις επιλογές Πρόχειρα, Εισερχόμενα, Απεσταλμένα ήΕξερχόμενα.

   • Για να αλλάξετε τη συχνότητα αποθήκευσης των πρόχειρων, στην περιοχή "Αποθήκευση μηνυμάτων", στο πλαίσιο "Αυτόματη αποθήκευση" που δεν έχει αποθηκευτεί κάθε ν λεπτά, πληκτρολογήστε έναν αριθμό από το 1 έως το 99.