Αυτόματη εκ νέου κράτηση αίθουσας με το Copilot

Ισχύει για: Outlook στο web, το νέο Outlook για Windows και το Calendar στο Microsoft Teams

Πριν ξεκινήσετε

Χρειάζεστε:

• Μια άδεια χρήσης Microsoft 365 Copilot.
• Μια σύσκεψη που δημιουργήθηκε ή ενημερώθηκε στο Outlook στο web, στο νέο Outlook για Windows ή στο Calendar στο Microsoft Teams.
• Μια αίθουσα που προσθέσατε στη σύσκεψη.

Το κλασικό Outlook για Windows δεν υποστηρίζεται αυτή τη στιγμή. Η υποστήριξη αναπτύσσεται.

Η αλλαγή κράτησης ισχύει μόνο για αίθουσες που προστέθηκαν από τον διοργανωτή. Εάν κάποιος άλλος συμμετέχων προσθέσει μια αίθουσα, το Copilot δεν κάνει αυτόματα εκ νέου κράτηση για αυτήν.

Ενεργοποίηση της εκ νέου κράτησης του Copilot για αίθουσες συσκέψεων που έχουν απορριφθεί

Εάν μια αίθουσα απορριφθεί, το Copilot θα προσπαθήσει να κάνει εκ νέου την κράτηση αυτόματα όταν προστεθεί η αίθουσα από έναν υποστηριζόμενο πελάτη ή μέσω του προγραμματισμού Copilot. Η εκ νέου κράτηση για αίθουσες που απορρίφθηκαν είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.

Προσθήκη αίθουσας σε υποστηριζόμενο πελάτη

Αφού προσθέσετε μια αίθουσα, επιλέξτε το στοιχείο ελέγχου "Εκ νέου κράτηση απορριφθεισών αιθουσών" στη φόρμα συμβάντος, την εύρεση Places ή την "Εύρεση αίθουσας" στο Outlook:

1. Δημιουργήστε μια σύσκεψη ή ανοίξτε μια σύσκεψη που διοργανώνετε.
2. Προσθέστε ένα δωμάτιο.
3. Επιβεβαιώστε ότι η Αλλαγή κράτησης για διαμονές που απορρίφθηκαν είναι ενεργοποιημένη.
4. Στείλτε την πρόσκληση σε σύσκεψη ή την ενημέρωση.

Ζητήστε από το Copilot να προγραμματίσει μια σύσκεψη και να προσθέσει μια αίθουσα

Μπορείτε να ζητήσετε από το Copilot να προγραμματίσει μια σύσκεψη και να προσθέσει μια αίθουσα σε ένα βήμα. Για παράδειγμα:

• "Προγραμμάτισε μια σύσκεψη με την Barbara και πρόσθεσε μια αίθουσα."
• "Προγραμμάτισε μια 30λεπτη σύσκεψη με τον Alex αύριο το απόγευμα και πρόσθεσε μια αίθουσα."
• "Προγραμμάτισε μια σύσκεψη με τον διευθυντή μου για να συζητήσουμε την αναφορά πωλήσεων του Q1 και να προσθέσουμε μια αίθουσα."

Το Copilot επιβεβαιώνει την επιλεγμένη αίθουσα και υποδεικνύει ότι είναι ενεργοποιημένη η αλλαγή κράτησης για αίθουσες που απορρίφθηκαν .

Τι συμβαίνει αφού στείλετε την πρόσκληση

Αν το δωμάτιο δέχεται

Δεν απαιτείται καμία ενέργεια. Η σύσκεψη εμφανίζει την αίθουσα ως επιβεβαιωμένη.

Αν το δωμάτιο απορριφθεί

Το Copilot αναζητά ένα δωμάτιο αντικατάστασης στο παρασκήνιο. Ανάλογα με τη διαθεσιμότητα των δωματίων, αυτή η αναζήτηση μπορεί να διαρκέσει από μερικά λεπτά έως μερικές ώρες. Εάν το Copilot δεν βρει διαθέσιμη αίθουσα, προσπαθεί ξανά κάθε ημέρα πριν από την έναρξη της σύσκεψης.

1. Αναζητά μια διαθέσιμη αίθουσα παρόμοια με αυτή που απορρίφθηκε.
2. Μετακίνηση μεταξύ υποψήφιων αιθουσών κατά την αναζήτηση αντικαταστάτη.
3. Ενημερώσεις τη σύσκεψη μόνο αφού μια αίθουσα αναπληρωματικών αποδεχτεί.

Οι συμμετέχοντες δεν ειδοποιούνται σχετικά με τις υποψήφιες αίθουσες.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε το συμβάν οποιαδήποτε στιγμή, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής της αίθουσας μόνοι σας. Το Copilot δεν αποκλείει ούτε αποτρέπει τις μη αυτόματες αλλαγές.

Ενώ το Copilot πραγματοποιεί αναζήτηση

Εάν το Copilot δεν μπορεί να βρει μια κατάλληλη αίθουσα στην πρώτη του αναζήτηση, ο διοργανωτής της σύσκεψης λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την αίθουσα που ζητήθηκε με θέμα ότι το Copilot αναζητά μια αίθουσα. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξηγεί ότι η αίθουσα που ζητήθηκε δεν είναι διαθέσιμη, δεν υπάρχει παρόμοια αίθουσα επί του παρόντος διαθέσιμη στο κτίριο και το Copilot θα συνεχίσει την αναζήτηση.

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται μία φορά και όχι καθημερινά. Ο διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να περιμένει να συνεχίσει το Copilot ή να επιλέξει Επεξεργασία συμβάντος για να αλλάξει την αίθουσα ή άλλες λεπτομέρειες της σύσκεψης.

Όταν το Copilot βρει αντικαταστάτη

Αφού μια αίθουσα αντικατάστασης αποδεχτεί, η τοποθεσία της σύσκεψης ενημερώνεται και οι συμμετέχοντες λαμβάνουν μια ενημέρωση σύσκεψης που τους ενημερώνει ότι η τοποθεσία άλλαξε. Το θέμα της σύσκεψης παραμένει αμετάβλητο. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης προσδιορίζει το αρχικό δωμάτιο και το δωμάτιο στο οποίο έκανε κράτηση το Copilot:

Ανοίξτε το συμβάν για να επιβεβαιώσετε την ενημερωμένη τοποθεσία. Μπορείτε να αλλάξετε την αίθουσα με μη αυτόματο τρόπο, αν το προϊόν αντικατάστασης δεν καλύπτει τις ανάγκες σας.

Εάν το Copilot δεν μπορεί να βρει διαθέσιμη αίθουσα

Εάν το Copilot φτάσει στο τέλος της νέας κράτησης χωρίς να βρει διαθέσιμο δωμάτιο, μπορείτε να λάβετε μια ειδοποίηση "Το Copilot δεν μπόρεσε να βρει διαθέσιμο δωμάτιο ". Εξηγεί ότι η αίθουσα που ζητήθηκε δεν είναι διαθέσιμη και ότι δεν βρέθηκε διαθέσιμη αίθουσα στο κτίριο:

Επιλέξτε "Επεξεργασία συμβάντος" ή ανοίξτε τη σύσκεψη από το ημερολόγιό σας και ενημερώστε την αίθουσα ή άλλες λεπτομέρειες της σύσκεψης.

Πώς επιλέγει ένα δωμάτιο το Copilot

Το Copilot αναζητά μια αίθουσα παρόμοια με αυτή που απέρριψε τη σύσκεψη. Εξετάζει:

1. Περιβάλλον τοποθεσίας: Ο όροφος, το κτίριο και η λίστα αιθουσών του αρχικού δωματίου.
2. Διαθεσιμότητα: Εάν υπάρχει διαθέσιμη αίθουσα υποψηφίων για τη σύσκεψη.
3. Ιστορικό κρατήσεων: Δωμάτια που σχετίζονται με τις προηγούμενες κρατήσεις σας.
4. Χωρητικότητα: Το μέγεθος των υποψήφιων δωματίων. Η χωρητικότητα είναι ένα ζήτημα, όχι ένα υποχρεωτικό φίλτρο.

Η ακριβής στάθμιση και η σειρά επιστροφής δεν καθορίζονται σε αυτό το άρθρο.

Το πρόγραμμα εργασίας και οι ρυθμίσεις τοποθεσίας εργασίας μπορούν να επηρεάσουν τη σειρά των προτάσεων με βάση το ιστορικό κρατήσεών σας, γεγονός που μπορεί να επηρεάσει την αίθουσα που επιλέγει τελικά το Copilot.

Περιοδικές συσκέψεις

Η εκ νέου κράτηση δωματίου Copilot λειτουργεί επίσης με επαναλαμβανόμενες συσκέψεις.

Όταν η αίθουσα δέχεται μόνο ορισμένες συσκέψεις της σειράς

Ανάλογα με τις ρυθμίσεις διένεξης της αίθουσας για επαναλαμβανόμενες αιτήσεις, η αίθουσα μπορεί να αποδέχεται συσκέψεις που δεν έρχονται σε διένεξη με υπάρχουσες κρατήσεις και να απορρίπτει τις συσκέψεις που έρχονται σε διένεξη. Η απάντηση της αίθουσας παραθέτει τη σύσκεψη σε διένεξη:

Σε αυτήν την περίπτωση, το Copilot βοηθά στην εκ νέου κράτηση των συσκέψεων που απορρίφθηκαν στη σειρά. Οι συσκέψεις που έγιναν αποδεκτές από την αρχική αίθουσα παραμένουν αμετάβλητες.

Όταν το κανάλι απορρίπτει ολόκληρο το επαναλαμβανόμενο αίτημα

Το Copilot προσπαθεί πρώτα να κάνει εκ νέου κράτηση της περιοδικής σύσκεψης ή σειράς. Εάν δεν μπορέσει να κάνει εκ νέου κράτηση ολόκληρης της σειράς με επιτυχία, δίνει προτεραιότητα στην πλησιέστερη σύσκεψη ή συσκέψεις, ώστε οι προσεχείς συσκέψεις να εξακολουθούν να έχουν αίθουσα.

Απενεργοποίηση της εκ νέου κράτησης δωματίου Copilot

Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την εκ νέου κράτηση αίθουσας Copilot πριν από την έναρξη της σύσκεψης:

1. Ανοίξτε τη σύσκεψη.
2. Επεξεργαστείτε το συμβάν.
3. Βρείτε την επιλογή "Εκ νέου κράτηση αιθουσών που απορρίφθηκαν" στη φόρμα συμβάντος, την εύρεση Places ή την Εύρεση αίθουσας.
4. Απενεργοποιήστε τη ρύθμιση.
5. Στείλτε την ενημέρωση.

Η απενεργοποίηση της ρύθμισης διακόπτει τη μελλοντική αυτόματη αλλαγή κράτησης. Δεν καταργεί ένα δωμάτιο στο οποίο είχε ήδη κάνει κράτηση το Copilot. Για να καταργήσετε ή να αντικαταστήσετε μια αποδεκτή αίθουσα, επεξεργαστείτε την τοποθεσία της σύσκεψης και στείλτε μια ενημέρωση. Μπορείτε να βρείτε το διακόπτη εναλλαγής στη φόρμα συμβάντος ή κατά την επιλογή μιας αίθουσας με την επιλογή "Προσθήκη αίθουσας " ή "Εύρεση αίθουσας":

Ειδοποιήσεις

Κατάσταση	Πότε	Τι λαμβάνει ο διοργανωτής της σύσκεψης	Τι λαμβάνουν οι συμμετέχοντες
Το Copilot έκανε εκ νέου κράτηση αίθουσας για εσάς	Αφού το Copilot κάνει με επιτυχία εκ νέου κράτηση αίθουσας που απορρίφθηκε	Ένα email επιβεβαίωσης που προσδιορίζει την αρχική αίθουσα και την αίθουσα αντικατάστασης	Μια ενημέρωση συνάντησης που τους ενημερώνει ότι η τοποθεσία άλλαξε. Το θέμα της σύσκεψης δεν αλλάζει
Το Copilot αναζητά αίθουσα	Όταν η πρώτη προσπάθεια αλλαγής κράτησης για ένα δωμάτιο που απορρίφθηκε δεν βρει κατάλληλο αντικαταστάτη	Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το δωμάτιο που ζητήσατε	Καμία ειδοποίηση
Το Copilot δεν μπόρεσε να βρει διαθέσιμη αίθουσα	Όταν η σύσκεψη είναι εντός 24 ωρών από την έναρξη και το Copilot δεν έχει βρει διαθέσιμη αίθουσα	Ειδοποίηση με επιλογή επεξεργασίας του συμβάντος	Καμία ειδοποίηση

Συνήθεις ερωτήσεις

Μπορώ να επιλέξω το δωμάτιο αντικατάστασης;

Όχι. Το Copilot επιλέγει αυτόματα μια αίθουσα. Εάν θέλετε μια συγκεκριμένη αίθουσα, ανοίξτε το συμβάν και χρησιμοποιήστε το Places Finder ή Room Finder για να αλλάξετε την αίθουσα μόνοι σας.

Γιατί το Copilot δεν έκανε εκ νέου κράτηση για μια αίθουσα που απορρίφθηκε;

Ελέγξτε ποιος πρόσθεσε την αίθουσα στη σύσκεψη. Η αλλαγή κράτησης ισχύει μόνο για αίθουσες που προστέθηκαν από τον διοργανωτή. Εάν κάποιος συμμετέχων πρόσθεσε την αίθουσα, ανοίξτε το συμβάν και προσθέστε ή αλλάξτε την αίθουσα μόνοι σας.

Γιατί έλαβα ακύρωση σχετικά με το αρχικό δωμάτιο;

Στο γραμματοκιβώτιό σας, η αντικατάσταση της αίθουσας που απορρίφθηκε μπορεί να εμφανιστεί ως ακύρωση της αρχικής αίθουσας για τη σύσκεψη. Αυτή η ενέργεια απελευθερώνει μόνο την αρχική κράτηση δωματίου. Δεν ακυρώνει τη σύσκεψη στο ημερολόγιό σας ή την πρόσκληση των συμμετεχόντων.

Θα γνωρίζουν οι συμμετέχοντες ότι η αίθουσα άλλαξε;

Ναι. Μετά την αποδοχή μιας αίθουσας αντικατάστασης, οι συμμετέχοντες λαμβάνουν μια ενημέρωση σύσκεψης που τους ενημερώνει ότι η τοποθεσία άλλαξε. Το θέμα της σύσκεψης δεν αλλάζει. Δεν ειδοποιούνται ενώ το Copilot ψάχνει σε υποψήφιες αίθουσες.

Μπορώ να κάνω αλλαγές κατά την αναζήτηση του Copilot;

Ναι. Ανοίξτε το συμβάν και αλλάξτε την αίθουσα ή άλλες λεπτομέρειες της σύσκεψης ανά πάσα στιγμή. Το Copilot δεν αποκλείει μη αυτόματες αλλαγές.

Λήψη βοήθειας

Αν η αλλαγή κράτησης αίθουσας Copilot δεν λειτουργεί όπως αναμένεται:

1. Επιβεβαιώστε ότι προσθέσατε μόνοι σας το κανάλι.
2. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Εκ νέου κράτηση για αίθουσες που έχουν απορριφθεί" εξακολουθεί να είναι ενεργοποιημένη.
3. Ελέγξτε τις πιο πρόσφατες απαντήσεις της αίθουσας και τις λεπτομέρειες της σύσκεψης.
4. Ανοίξτε το συμβάν και ενημερώστε το μόνοι σας, εάν θέλετε να κάνετε μια αλλαγή αμέσως.
5. Επικοινωνήστε με την υπηρεσία βοήθειας IT ή τον διαχειριστή του Microsoft 365 εάν το Copilot επιλέγει επανειλημμένα μια απροσδόκητη τοποθεσία ή δεν μπορεί να βρει αίθουσες που θα έπρεπε να είναι διαθέσιμες.

Ο διαχειριστής σας μπορεί να χρησιμοποιήσει τη ρύθμιση παραμέτρων αλλαγής κράτησης δωματίου Copilot για Exchange Online για να ελέγξει:

• Πλήρεις και συνεπείς Places πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του ορόφου, του κτιρίου και της λίστας δωματίων.
• Το γραμματοκιβώτιο αίθουσας ή πόρων και η ορατότητά του στην Εύρεση αίθουσας και Places εύρεση.
• Πολιτική και επεξεργασία κρατήσεων δωματίων.
• Χώρος εργασίας, τοποθεσία εργασίας και διαμόρφωση πλατφόρμας σχεδίου εργασίας.