Προσθήκη συμβάντος "Εκτός γραφείου" στο ημερολόγιο άλλων του Outlook

Δημιουργία "συμβάντος "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιό σας στο νέο Outlook

1. Στο Calendar, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέο συμβάν. 
2. Προσθέστε έναν τίτλο για το συμβάν και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
3. Για να αποκλείσετε μια ολόκληρη ημέρα (ή ημέρες), ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Ολοήμερο . 
4. Στην ομάδα Επιλογές , επιλέξτε Απασχολημένος και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εκτός γραφείου" από την αναπτυσσόμενη λίστα.
5. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Αποστολή αυτού του "συμβάντος εκτός γραφείου" σε άλλους

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα της προηγούμενης ενότητας, το συμβάν που δημιουργήσατε εμφανίζει την ένδειξη " Εκτός γραφείου". Αυτό σημαίνει ότι εάν κάποιος προσπαθήσει να προγραμματίσει μια σύσκεψη με εσάς, θα δει ότι δεν είστε διαθέσιμος. 

Ένα συνηθισμένο λάθος κατά την αποστολή του συμβάντος "Εκτός γραφείου" σε άλλους είναι να ανοίξετε το αρχικό συμβάν και να αλλάξετε Διαθέσιμος/Απασχολημένος για να σας δείξει ως Διαθέσιμος αντί για Εκτός γραφείου. Ωστόσο, αυτό σημαίνει ότι τώρα θα εμφανίζεστε ως διαθέσιμος σε οποιονδήποτε προσπαθεί να προγραμματίσει μια σύσκεψη μαζί σας. Για να το αποφύγετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε μια διπλότυπη συνάντηση στο ημερολόγιό σας με Η κατάσταση "Διαθέσιμος/Απασχολημένος " έχει οριστεί σε "Ελεύθερη", τροποποιήστε το συμβάν ανάλογα με τις ανάγκες σας και, στη συνέχεια, στείλτε το σε άλλους χρήστες στο νέο Outlook.

1. Στο Calendar σας στο νέο Outlook, κάντε δεξί κλικ στο συμβάν εκτός γραφείου που δημιουργήσατε νωρίτερα και επιλέξτε "Διπλότυπο συμβάν".
2. Προσθέστε έναν νέο τίτλο για το συμβάν. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε το όνομά σας στον τίτλο, ώστε όποιος το δει στο δικό του ημερολόγιο να καταλάβει αμέσως περί τίνος πρόκειται.
3. Στην ομάδα Συμμετέχοντες , επιλέξτε Επιλογές απόκρισης και καταργήστε την επιλογή Αίτηση αποκρίσεων στην αναπτυσσόμενη λίστα.
4. Στην ομάδα Επιλογές , επιλέξτε Διαθέσιμος/Απασχολημένος, και από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέξτε Δωρεάν.
5. Στην περιοχή "Πρόσκληση συμμετεχόντων", προσθέστε τους παραλήπτες για τους οποίους προορίζεται.
6. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να χρησιμοποιείτε από κοινού με τους παραλήπτες.
7. Εάν ειδοποιείτε τους χρήστες για μια σειρά επαναλαμβανόμενων ωρών που θα λείπετε από το γραφείο, στην αναπτυσσόμενη λίστα "Να μην επαναλαμβάνεται ", επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποθήκευση".
8. Επιλέξτε Αποστολή.

Όταν στέλνετε αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη με Η κατάσταση "Διαθέσιμος/Απασχολημένος " έχει οριστεί σε "Διαθέσιμος", το συμβάν εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε ημέρας στο ημερολόγιο του παραλήπτη στο νέο Outlook — μια οπτική υπενθύμιση που δεν αποκλείει κανέναν από τον εργάσιμο χρόνο του.

Διαχείριση της διαθεσιμότητάς σας στο ημερολόγιό σας στο νέο Outlook

Από προεπιλογή, όταν προσθέτετε ένα στοιχείο στο ημερολόγιό σας ή αποδέχεστε μια πρόσκληση από κάποιον άλλο, το στοιχείο επισημαίνεται ως Απασχολημένο στο ημερολόγιό σας:

• Αυτό επηρεάζει τον χρόνο διαθεσιμότητας που βλέπουν οι άλλοι χρήστες στο ημερολόγιό σας όταν προσπαθούν να προγραμματίσουν μια σύσκεψη μαζί σας.
• Εάν χρησιμοποιείτε το Teams, επηρεάζει επίσης την ένδειξη κατάστασής σας και θα σας εμφανίζει ως απασχολημένους όταν έχετε προγραμματίσει συσκέψεις ή συναντήσεις.

Όταν κοιτάζετε το ημερολόγιό σας, η αριστερή άκρη κάθε στοιχείου έχει χρωματική κωδικοποίηση για να υποδείξει την κατάστασή του: η λευκή ακμή υποδεικνύει κατάσταση ελεύθερου χρόνου και η πιο σκούρα ένδειξη διαθεσιμότητας.

Μπορείτε να προσαρμόσετε οποιοδήποτε στοιχείο ημερολογίου ώστε να εμφανίζεται ως "Απασχολημένος", "Διαθέσιμος", "Εκτός γραφείου" κ.λπ.:

1. Στο ημερολόγιό σας, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο που θέλετε να αλλάξετε.
2. Στο μενού που εμφανίζεται, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Εμφάνιση ως και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την επιλογή που θέλετε.

Θέλετε να προσαρμόσετε την κατάστασή σας στο Teams; Ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγή της κατάστασής σας στο Microsoft Teams.

Ο προγραμματισμός χρόνου διακοπών με μια πρόσκληση σε σύσκεψη στο κλασικό Outlook είναι μια διαδικασία δύο βημάτων. Πρέπει να αποκλείσετε τις διακοπές σας στο δικό σας ημερολόγιο και επίσης να ενημερώσετε τους συναδέλφους σας ότι θα απουσιάζετε, προσθέτοντας το χρόνο των διακοπών σας στα ημερολόγιά τους.

Βήμα 1: Προσθήκη χρόνου διακοπών στα ημερολόγια των συναδέλφων σας

Όταν επισημαίνετε την ώρα ως "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιό σας στο κλασικό Outlook, οι συνάδελφοί σας τη βλέπουν όταν προσπαθούν να προγραμματίσουν μια σύσκεψη μαζί σας. Αλλά δεν θα ήταν υπέροχο αν μπορούσατε να ειδοποιήσετε όλους ταυτόχρονα πριν από το χρόνο σας μακριά χωρίς να επηρεάσετε την κατάσταση διαθεσιμότητας ή να γεμίσετε τα ημερολόγιά τους; Μπορείτε να το κάνετε αυτό ορίζοντας τις πληροφορίες σας ώστε να εμφανίζονται στα ημερολόγιά τους ως ολοήμερο συμβάν, αλλά, σε αντίθεση με ένα κανονικό ολοήμερο συμβάν, το οποίο συνήθως ορίζεται σε "απασχολημένος", αυτό το ολοήμερο συμβάν εμφανίζεται ως ελεύθερος χρόνος. Η διαθεσιμότητα διαθεσιμότητας των συναδέλφων σας δεν επηρεάζεται.

1. Στο Calendar, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Νέα σύσκεψη στο κλασικό Outlook.

   Συμβουλή

   Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη, πιέζοντας το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+Q.

2. Πληκτρολογήστε μια περιγραφή στο πλαίσιο "Τίτλος " και, εάν θέλετε, εισαγάγετε μια θέση στο πλαίσιο "Τοποθεσία ".

3. Στις λίστες Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης , επιλέξτε την ώρα έναρξης και λήξης για το χρόνο που βρίσκεστε εκτός γραφείου. Για διακοπές, αυτό συνήθως περιλαμβάνει ολόκληρες ημέρες. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

   Σημείωση

   Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την τρέχουσα ρύθμιση ζώνης ώρας στον υπολογιστή σας για προγραμματισμό. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε το χρόνο σας μακριά από το γραφείο με βάση μια διαφορετική ζώνη ώρας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ζώνες ώρας και επιλέξτε την κατάλληλη ζώνη ώρας.

4. Στην ομάδα Συμμετέχοντες , για Επιλογές απόκρισης, καταργήστε την επιλογή Αίτηση αποκρίσεων στο αναπτυσσόμενο κουμπί.

5. Στην ομάδα "Επιλογές ", για την επιλογή "Εμφάνιση ως", επιλέξτε "Δωρεάν " από την αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν έχετε ήδη καθορίσει ότι πρόκειται για ολοήμερο συμβάν, η επιλογή "Εμφάνιση ως " ορίζεται αυτόματα σε Δωρεάν.

   Σημαντικό

   • Βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση Εμφάνιση ως έχει οριστεί σε Δωρεάν. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες της πρόσκλησης σε σύσκεψη να αποδεχτούν την πρόσκληση σε σύσκεψη και να προσθέσουν το χρόνο των διακοπών σας στο ημερολόγιό τους, αλλά να μην αποκλείσουν οποιαδήποτε στιγμή στο ημερολόγιό τους. Το ημερολόγιο του παραλήπτη θα εξακολουθεί να εμφανίζει δωρεάν διαθεσιμότητα για προγραμματισμό κατά τη διάρκεια των διακοπών σας.
   • Όταν επιλέγετε ένα ολοήμερο συμβάν, η ώρα έναρξης του συμβάντος είναι τα μεσάνυχτα. Για να αποφύγετε τη λήψη ειδοποιήσεων από τους συναδέλφους σας σε περίεργες στιγμές, ορίστε τη ρύθμιση της υπενθύμισης σε "Καμία".

6. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να χρησιμοποιείτε από κοινού με τους παραλήπτες.

7. Προσθέστε τους προβλεπόμενους παραλήπτες στην απαιτούμενη ή την προαιρετική γραμμή.

8. Εάν ειδοποιείτε τα άτομα για μια σειρά περιοδικών ωρών που θα είστε εκτός γραφείου, στην ομάδα "Επιλογές ", επιλέξτε " Περιοδικότητα", επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

9. Επιλέξτε Αποστολή.

Όταν στέλνετε αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη με την επιλογή "Εμφάνιση ως " σε "Δωρεάν", το συμβάν εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε ημέρας στα ημερολόγια Outlook των συναδέλφων σας— μια οπτική υπενθύμιση που δεν αποκλείει κανένα εργάσιμο χρόνο.

Βήμα 2: Αποκλείστε χρόνο διακοπών στο ημερολόγιό σας

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα της προηγούμενης ενότητας, η πρόσκληση σε σύσκεψη που στείλατε επισημάνθηκε ως ελεύθερος χρόνος για να αποφευχθεί ο αποκλεισμός χρόνου στα ημερολόγια άλλων ατόμων. Ωστόσο, ο χρόνος επισημαίνεται επίσης ως ελεύθερος στο δικό σας ημερολόγιο. Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε μια επιπλέον συνάντηση για εσάς στο κλασικό Outlook, έτσι ώστε οι άλλοι να μπορούν να δουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι κατά το χρονικό διάστημα που καθορίζετε.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να ανοίξετε το στοιχείο πρόσκλησης σε σύσκεψη στο ημερολόγιό σας και να αλλάξετε τη ρύθμιση Εμφάνιση ως από Ελεύθερη σε Εκτός γραφείου , αφού έχετε στείλει την αρχική πρόσκληση. Ωστόσο, όταν το κάνετε αυτό, αποστέλλεται μια ενημέρωση σε όλους στους οποίους στείλατε την πρόσκληση σε σύσκεψη, αλλάζοντας την επιλογή "Διαθέσιμος" σε "Εκτός γραφείου" και ακυρώνοντας τα βήματα που κάνατε για να αποφύγετε να το κάνετε αυτό. Πρέπει να δημιουργήσετε μια διπλότυπη συνάντηση στο ημερολόγιό σας με τη ρύθμιση "Εμφάνιση ως " να έχει οριστεί σε "Εκτός γραφείου".

Όταν τα άτομα χρησιμοποιούν το κλασικό ημερολόγιο του Outlook για τον προγραμματισμό συσκέψεων και άλλων συμβάντων, μπορούν να δουν τη διαθεσιμότητά σας, εκτός αν έχετε αλλάξει τα δικαιώματα για το ημερολόγιό σας για να αποτραπεί αυτό. Κανονικά, οι συναντήσεις, οι συσκέψεις και τα συμβάντα έχουν τη ρύθμιση " Εμφάνιση ως " σε "Απασχολημένος". Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε στοιχεία με τη ρύθμιση "Εμφάνιση ως " της επιλογής "Εκτός γραφείου". Τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Εκτός γραφείου" θεωρούνται παρόμοια με τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Απασχολημένος " — δεν θα πρέπει να περιμένει κανείς να είστε διαθέσιμοι εκείνη τη στιγμή. Οπτικά, οι δύο τύποι διαφέρουν — τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Εκτός γραφείου" εμφανίζονται με μοβ χρώμα, τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε "Απασχολημένος" αναγνωρίζονται με ένα θέμα μπλε χρώματος. Αυτή η διαφορά στην εμφάνιση βοηθά να τονιστεί γιατί δεν είστε διαθέσιμοι. Για παράδειγμα, μπορεί να μπορείτε να μετακινήσετε ένα στοιχείο "Απασχολημένος " σε διένεξη, αλλά πιθανότατα δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να αλλάξετε ένα στοιχείο "Εκτός γραφείου ", όπως τις διακοπές σας.

1. Στο Calendar, στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε "Δημιουργία συνάντησης" στο κλασικό Outlook.
2. Στο πλαίσιο "Τίτλος ", πληκτρολογήστε ένα όνομα για το χρόνο απουσίας σας.
3. Στα πεδία Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, επιλέξτε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης του χρόνου απουσίας σας.
4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .
5. Αλλάξτε τη ρύθμιση "Εμφάνιση ως " σε "Εκτός γραφείου".
6. Επιλέξτε Αποθήκευση & Κλείσιμο.