Administrar bibliotecas y listas grandes

Administrar bibliotecas y listas grandes

Puede almacenar hasta 30 millones de elementos o archivos en una lista o biblioteca. Las vistas filtradas de listas grandes tienen una experiencia similar a otras listas. Sin embargo, cuando una vista de lista muestra más de 5000 elementos, es posible que se vea un error de umbral de vista de lista.

Sugerencia: Consulte estos vídeos de YouTube sobre listas de Microsoft Creators. Es posible que también le resultara útil estos vídeos sobre bibliotecas.

Usar moderno

Las vistas que muestran muchos elementos funcionan mejor en la experiencia moderna. Para evitar errores que puede ver en la experiencia clásica, use la experiencia moderna.

Agregar índices

Al filtrar u ordenar por una columna que no tiene un índice, puede aparecer un cuadro de diálogo de error. Para corregirlo, vea Agregar un índice manualmente desde Configuración de lista en el menú configuración y, a continuación, Columnas indizadas.

Los índices se crean automáticamente en las dos situaciones siguientes:

  1. Cuando las vistas guardadas tienen columnas usadas para ordenar o filtrar.

  2. Al ordenar en la experiencia moderna.

Nota: La creación automática de índices al ordenar en la experiencia moderna se limita a listas y bibliotecas con menos de 20 000 elementos.

Editar la vista de lista

Si se produce un error al trabajar con una lista grande, edite la vista de lista.

Los cuatro cambios siguientes eliminan los errores de umbral de vista de lista. Realice los cuatro cambios para quitar todos los errores.

Quitar la ordenación de la vista de lista

  • de la primera ordenación por la columna y, a continuación, ordenar por la columna, seleccione Ninguno.

Nota: Las columnas con tipos de columnacomo personas, búsquedas o metadatos administrados pueden causar errores de umbral de vista de lista al ordenar. Sin embargo, puede usar texto, número, fecha y otros tipos de columna en la primera ordenación.

Quitar agrupación en la vista de edición

  • Desde el primer grupo por la columna y, a continuación, agrupar por la columna, seleccione Ninguno.

Otras ediciones de la vista de lista

  • Para todas las columnas de la sección Totales, seleccione Ninguna.

  • En la sección Columnas, desactive todas las columnas menos una para mostrar.

Nota: Mostrar 12 o más columnas de los siguientes tipos puede provocar un error de umbral de vista de lista: contactos, búsqueda y metadatos administrados. No se mostrarán columnas de otros tipos. 

Existen muchas formas de trabajar con una lista o una biblioteca de SharePoint o de consultarla sin recibir una advertencia de Umbral de vista de lista. Con las siguientes ideas, puede obtener la información que necesita y mantenerse dentro del umbral de vista de lista de 5000 elementos. Para obtener más información sobre el umbral de vista de lista en sí, vea Información general sobre listas y bibliotecas con muchos elementos.

Trabajar con el límite de Umbral de vista de lista

SharePoint tiene límites de recursos que rigen la cantidad de datos y el rendimiento que se pueden administrar. El Umbral de vista de lista es, de forma predeterminada, aproximadamente 5000 elementos y está configurado para permitir a los usuarios trabajar con listas grandes, pero mantener un buen rendimiento. Hay tres formas principales de trabajar con el umbral de vista de lista:

  • Para todas las versiones de SharePoint, administrar el número de elementos devueltos mediante indexación, filtrado, carpetas y datos sin conexión.

  • Para las versiones Server de SharePoint, usar un Intervalo diario de horas programado por el administrador en el que se aumenten los límites.

  • Para las versiones Server de SharePoint, un administrador de red puede elevar el límite del umbral de vista de lista.

Por SharePoint, este límite no se puede cambiar y está en su lugar 24 x 7 para permitir que los usuarios de los inquilinos compartidos siempre tengan un buen rendimiento en las consultas. Para evitar el límite, hemos trazado algunas acciones que puede realizar para mantener las consultas dentro del límite.

Nota: En ocasiones, es posible que vea un número mayor de elementos devueltos en las vistas generadas por el sistema.

  • Indexar y filtrar    Planear y crear índices y usarlos en filtros puede mantener el número de elementos en el umbral de vista de lista. Para obtener más información, vea Agregar un índice a una columna de SharePoint o Usar filtrado para modificar una vista de SharePoint.

  • Uso de carpetas para organizar    Puede usar carpetas para organizar los datos de forma efectiva, aunque debería evitar tener una consulta en la carpeta que devuelva más que el umbral de vista de lista. Para obtener más información, vea Crear una carpeta en una lista de SharePoint o Crear una carpeta en una biblioteca de documentos.

  • Uso de un sitio de Centro de documentos    Un Centro de documentos es una plantilla que se puede usar para crear un sitio con características dirigidas a la manipulación, almacenamiento y búsqueda de documentos. Con los permisos adecuados, se puede crear un sitio o subsitio con esta plantilla. Para obtener más información, vea Usar un sitio del Centro de documentos.

  • Datos sin conexión y sincronizados    Los datos sin conexión permiten usar Excel o Access para consultar los datos de lista sin límites. Al sincronizar una carpeta de documentos, puede trabajar localmente en el equipo y los cambios se actualizan automáticamente en el servidor. Para obtener más información, vea Configurar el equipo para sincronizar SharePoint Server o Sincronizar archivos de SharePoint con la nueva aplicación de sincronización de OneDrive.

Con SharePoint server server (SharePoint 2016, 2013 y 2010), el umbral de vista de lista de 5000 elementos también es el predeterminado. Pero como hay más control por parte de los administradores de red, se puede establecer un Intervalo diario de horas en el que los límites se quiten de forma efectiva, para permitir realizar grandes consultas, así como otras operaciones de uso intensivo de datos. Este intervalo normalmente es durante la noche cuando la mayoría de los usuarios no está en el sistema. El administrador también puede elegir elevar el límite si corresponde.

La última opción, también con las versiones Server de SharePoint, consiste en cambiar el límite. Esto es arriesgado porque un límite mayor aumenta la posibilidad de afectar al rendimiento de algunos o todos los usuarios.

Para comprobar la versión de SharePoint, consulte ¿Qué versión de SharePoint estoy usando?

Si está bloqueado por el Umbral de vista de lista, pero el número total de elementos es menor que 20 000, puede agregar índices a columnas en SharePoint 2019. En todas las versiones de SharePoint, puede crear una vista filtrada con un índice de columna para ayudar a reducir el número de resultados cuando se trabaja con bibliotecas y listas grandes. Crear una vista filtrada con una columna indexada es un proceso de dos pasos: crear un índice para una columna y, después, crear una vista que use la columna indizada para filtrar la vista.

Para obtener más información sobre la indexación de columnas, vea Agregar un índice a una columna de SharePoint.

Para obtener más información sobre el filtrado de columnas, vea Usar filtrado para modificar una vista de SharePoint.

Aunque las carpetas no son necesarias para usar listas y bibliotecas grandes, aun así puede usarlas para facilitar la organización de los datos y mejorar la eficacia del acceso a los datos. La creación de carpetas está habilitada de forma predeterminada en las bibliotecas de documentos, pero no en las listas. Para obtener más información, vea Crear una carpeta en una lista de SharePoint o Crear una carpeta en una biblioteca de documentos.

Nota: Con SharePoint, si usa el comando Mover a o arrastrar y colocar, los metadatos existentes también se mueven.

Al crear una carpeta, en segundo plano, está creando un índice interno. Este índice interno también se crea para la carpeta raíz o de nivel superior de una lista o biblioteca. Al obtener acceso a los elementos de una carpeta, está usando de forma eficaz este índice interno para obtener acceso a los datos. Tenga presente que si una carpeta contiene subcarpetas, cada subcarpeta se cuenta como un elemento (pero no los elementos de esa subcarpeta).

Incluso si el número total de elementos de una lista o biblioteca es muy grande, la vista de una sola carpeta es al menos tan rápida como una vista que filtra el número total de elementos mediante una columna indexada. En algunos escenarios, es posible distribuir todos los elementos de una lista o biblioteca en varias carpetas, de modo que ninguna carpeta tenga más de 5 000 elementos.

Es importante tener en cuenta lo siguiente cuando se usan carpetas para organizar una lista o biblioteca grande:

  • Una carpeta puede contener más elementos que el Umbral de la vista Lista, pero para evitar que se bloquee, es posible que deba usar una vista filtrada basada en índices de columna.

  • Si elige la opción Mostrar todos los elementos sin carpetas en la sección Carpetas al crear o modificar una vista en esta lista o biblioteca, debe usar un filtro que se base en un índice simple para asegurarse de no alcanzar el Umbral de la vista Lista.

  • Generalmente, resulta útil configurar la vista predeterminada de modo que muestre todas las carpetas disponibles sin filtros para que los usuarios puedan elegir la carpeta apropiada al insertar nuevos elementos. Además, al mostrar todas las carpetas, es menos probable que los elementos se agreguen fuera de las carpetas de la lista o biblioteca de manera incorrecta. A diferencia de las bibliotecas, no hay ninguna forma automática de mover elementos entre carpetas de una lista.

Nota: Si mueve elementos a la SharePoint de reciclaje, esos elementos se seguirán contando al determinar si la expresión de filtro supera el Umbral de vista de lista. Si vacía la Papelera de reciclaje ya no se contarán. Para obtener más información, vea Eliminar elementos o vaciar la Papelera de reciclaje de un sitio de SharePoint.

Para mover archivos entre carpetas en una biblioteca, vea Mover o copiar elementos de una biblioteca de documentos de SharePoint.

La eliminación de listas grandes requiere recursos de base de datos que se pueden bloquear mediante el umbral de vista de lista. Intente eliminar listas grandes durante el Intervalo diario de horas para evitar el bloqueo. Recuerde que si el proceso de eliminación tarda más del intervalo asignado, seguirá hasta que complete, independientemente de otros usuarios. Deje tiempo suficiente.

Para obtener más información sobre cómo eliminar una lista, vea Eliminar una lista en SharePoint.

Sincronización sin conexión, datos externos y la administración de datos de Access

Poner los datos sin conexión suele ser más conveniente y eficaz al sincronizar con el equipo. Puede usar Excel, Access o Outlook, dependiendo de los datos de lista con los que está trabajando. También puede usar la administración de datos externos sin límites con sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP), OData y servicios Web, según su servicio de SharePoint.

Puede realizar cambios en su equipo de escritorio o portátil y, después, cuando vuelva a colocar los datos online, sincronizar los cambios y resolver conflictos de un modo simple y eficaz. Trabajar con listas grandes mediante la sincronización sin conexión para "limpiar", analizar o informar de datos, ayuda a desactivar la carga de la actividad de la base de datos y minimizar el uso de SharePoint recursos.

Puede trabajar con datos de lista sin conexión y sincronizar los cambios cuando vuelva a conectarse usando varios productos de Microsoft Office. Para exportar a estas aplicaciones, debe tener instaladas las aplicaciones, ya sea Microsoft 365 de escritorio de Office.

Microsoft Access       Access puede administrar más filas de datos que SharePoint, y tiene muchas herramientas eficaces para manipular esos datos. Trabajar con los datos en Access y sincronizar con SharePoint permite trabajar con conjuntos de datos más grandes.

Puede leer y escribir la mayoría de las listas nativas desde Access vincule a ellas y Access funciona bien con prácticamente todos SharePoint tipos de datos. La vinculación le permite conectarse SharePoint los datos de una lista de SharePoint, de modo que cree una conexión de dos direcciones para ver y editar los datos más recientes tanto en la lista de SharePoint como en la base de datos Access usuario. Access crea una copia de (o replica) la lista de SharePoint en una Access tabla. Después de crear Access tabla, puede trabajar con datos de lista en Access hasta el límite Access de dos gigabytes (excluyendo los datos adjuntos que no se almacenan localmente). Además, Access los datos de lista en el cliente, usa una caché de escritura en memoria eficiente y solo transfiere los elementos de lista modificados. Todo esto hace que las consultas y actualizaciones se realicen mucho más rápido. Un cuadro de diálogo de resolución de conflictos también ayuda a administrar las actualizaciones en conflicto de forma fluida.

Si la característica Access Services está activada, puede trabajar con muchos más datos que el umbral de vista de lista, hasta 50 000 elementos de forma predeterminada. Access procesa automáticamente datos de lista o biblioteca en pequeños lotes y después se vuelven a ensamblar los datos, una técnica que permite trabajar con muchos más datos que el Umbral de vista de lista sin afectar negativamente a otros usuarios del sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea Usar servicios de Access.

Microsoft Excel        Puede exportar listas SharePoint a una tabla de Excel que crea una conexión de datos unía entre la tabla Excel y la SharePoint de datos.

Botón Exportar a Excel de SharePoint resaltado en la cinta

Excel también le permite trabajar con listas grandes sin bloquear. Además, puede sincronizar Excel con SharePoint y Access para aprovechar las ventajas de cada plataforma.

Cuando actualiza los datos desde la lista de SharePoint y actualiza la tabla de Excel, Microsoft Excel reemplaza los datos de Excel con los últimos datos de lista de SharePoint, y sobrescribe los cambios realizados en esa tabla de Excel.

Lista de SharePoint Online con Exportar a Excel resaltado

Una vez que los datos están en la tabla Excel, puede aprovechar las muchas características de análisis de datos de Microsoft Excel, como hojas de cálculo eficaces y flexibles, informes de tabla dinámica, gráficos de aspecto profesional y minigráficos, formato condicional con iconos, barras de datos y escalas de color, y sofisticadas operaciones de análisis de funciones si.

Si la característica Access Services está activada, puede trabajar con muchos más datos que el Umbral de vista de lista, hasta 50 000 elementos de forma predeterminada. Para obtener más información, vea Usar servicios de Access.

Microsoft Outlook        Desde Microsoft Outlook, puede leer y escribir Listas de contactos, tareas, calendario y discusión, así como sincronizar bibliotecas de documentos. Por ejemplo, puede trabajar con listas de tareas estándar y listas de tareas de proyecto quitando listas de tareas sin conexión, viendo, actualizando y asignando nuevas tareas, contándolas de nuevo en línea y sin sincronizarlas sin salir de Outlook; también puede almacenar, compartir y administrar SharePoint contactos de forma más eficiente en Outlook.

Principio de página

En Access, una base de datos web basada en Access Services se crea mediante la generación de tablas basadas en listas vinculadas, junto con consultas, formularios, informes y macros que se publican en un sitio de SharePoint. Estas bases de datos web se actualizaron, pero todavía puede usarlas, modificarlas y crear bases de datos web a partir de una plantilla, aunque no desde Access 2013.

Puede crear una aplicación de Access en SharePoint sin usar código. En general, una aplicación de SharePoint es una solución centrada en un asunto determinado que se distribuye y se pone a disposición con facilidad en un catálogo de soluciones. Piense en una aplicación como en una forma cómoda y diferente de empaquetar, distribuir, ejecutar, supervisar y retirar una solución. Para obtener más información, vea Crear una aplicación de Access.

Una aplicación de base de datos web de Access almacena datos en listas de SharePoint, mientras que una aplicación de Access usa una base de datos de SQL Server independiente de los productos de SharePoint para almacenar los datos, con lo que deja de estar sujeta al Umbral de vista de lista de SharePoint. Esto mejora significativamente la escalabilidad de las soluciones de Access y permite una administración eficiente de posibles millones de registros. Para los usuarios de SharePoint Server, la base de datos de SQL Server se puede configurar para que se ejecute detrás del firewall de la organización. En el caso de los usuarios en línea, la base de datos es una base de datos de SQL Server Azure habilitada con una cuenta y una capacidad de almacenamiento gratuitas. Para obtener más información sobre Azure, vea Página principal de Microsoft Azure.

Por último, puede sincronizar datos entre una lista de SharePoint una tabla de Access y mantener ambos conjuntos de datos actualizados. Esta sincronización es bidireccional o bidireccional. Los cambios realizados en Access a la lista de los datos se cargan en la lista de SharePoint y los cambios realizados en la lista de SharePoint se descargan en Access en el equipo. Para obtener más información, vea Importar o vincular datos a una lista de SharePoint.

Cuadro de búsqueda de SharePoint y soluciones del Centro de documentación

Una forma alternativa de buscar documentos o elementos en una lista o biblioteca de gran tamaño es usar el cuadro Buscar de la lista o biblioteca para introducir una palabra clave o una frase. SharePoint Search tiene sus mecanismos de indexación propios y no está sujeto al umbral de vista de lista u otros límites relacionados.

Otra solución para administrar las bibliotecas de gran tamaño es crear y usar un sitio del Centro de documentos. Diseñado para la administración de documentos, ofrece características como la protección y desprotección de archivos, flujos de trabajo, filtros y vistas.

Por lo general, hay dos cuadros de búsqueda en una página de SharePoint, la búsqueda de sitio en la parte superior de la página y el cuadro de búsqueda de la lista o biblioteca específica. Al usar el cuadro Buscar de la lista o biblioteca, puede expandir progresivamente el ámbito de la operación de búsqueda:

  • De forma predeterminada, el ámbito de búsqueda se basa inicialmente en todos los elementos de la vista actual y las subcarpetas. Los resultados aparecerán como columnas que podrá filtrar y ordenar después. Si actualmente se supera el umbral de vista de lista, no aparecen todos los resultados.

  • Si no encuentra lo que está buscando, puede ampliar el ámbito de búsqueda de manera que incluya toda la lista, con todas las subcarpetas, independientemente de cuál sea la vista actual o el Umbral de la vista Lista.

  • Por último, puede expandir el ámbito para buscar en todo el sitio. En este caso, verá todos los resultados en la página estándar Buscar del sitio. Puede restringir aún más los resultados utilizando el Panel de refinamiento para filtrar, por ejemplo, por el autor de un documento o la fecha de creación de un elemento de lista. Incluso puede usar operadores lógicos o sintaxis booleana para formular consultas más elaboradas.

Notas: 

  • El cuadro Buscar solo está disponible para listas y bibliotecas que aparecen como vistas representadas del lado cliente. Si bien el comportamiento predeterminado consiste en mostrar el cuadro Buscar, el cuadro Buscar se puede ocultar con la propiedad de los elementos web de vista de lista, Cuadro de búsqueda, en la sección Varios del panel de herramientas. Para obtener más información sobre las propiedades de elementos web, vea Usar la lista y otras elementos web.

  • Listar propiedad «Mostrar cuadro de búsqueda» en Varios

Puede usar un sitio del Centro de documentación cuando quiera crear, administrar y almacenar grandes cantidades de documentos. Un Centro de documentos se basa en una plantilla de sitio y está diseñado para servir como repositorio centralizado para administrar muchos documentos. Sus diferentes características, como la navegación de vista de árbol y metadatos, los tipos de contenido y los componentes web, ayudan a organizar y recuperar documentos de una forma eficaz y significativa para los usuarios. Para obtener más información sobre el uso de plantillas de sitio, vea Crear y usar plantillas de sitio.

Los administradores de contenido pueden configurar rápidamente la navegación controlada por metadatos para que tenga un buen rendimiento en la mayoría de las bibliotecas sin tener que crear explícitamente los índices, pero también pueden obtener ayuda al crear índices adicionales para mejorar el rendimiento sobre un mayor rango de filtros y vistas. Para obtener más información, vea Usar un sitio del Centro de documentos.

Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido:

  • En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen activamente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y puede haber 10 versiones o más de cada documento. Los usuarios protegen y desprotegen los documentos con frecuencia y los flujos de trabajo ayudan a automatizar las acciones en los documentos.

  • Por el contrario, hay muy poca creación en un archivo de contenido (o de base de conocimiento). Los usuarios solo ven o cargan documentos. Normalmente, los archivos de contenido contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, es posible que 10 000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3 000 a 4 000 usuarios podría cargar contenido nuevo en el sitio.

Uso de vistas personales, listas relacionales y fuentes RSS

Para ayudar más al rendimiento general del sistema y evitar alcanzar un umbral o límite de recursos, puede considerar si va a usar vistas personales, listas relacionales o fuentes RSS.

Vistas personales    Como la creación correcta de vistas que usan un índice de columna es más complicada para listas y bibliotecas grandes, es posible que quiera quitar el permiso Administrar vistas personales de los colaboradores de una biblioteca o lista de gran tamaño. Al quitar este permiso, puede evitar que los usuarios creen una vista que abarque todos los elementos y que pueda afectar negativamente al rendimiento del resto del sitio. Para obtener más información sobre los permisos, vea Editar permisos para una lista o biblioteca.

Listas relacionales     Cuando crea relaciones de lista mediante el uso de columnas de búsqueda, columnas únicas y comportamiento relacional obligatorio (llamado también integridad referencial), puede alcanzar el Umbral de la vista Lista y sufrir bloqueos en las siguientes circunstancias:

  • Si crea una columna única en una lista existente que contiene más elementos que el Umbral de la vista Lista (aunque tenga en cuenta que agregar un elemento a una lista que hace que la lista supere el Umbral de la vista Lista, por lo general, no es una operación que se bloquee).

  • Si una lista tiene más elementos que el Umbral de la vista Lista y, a continuación, activa Eliminación en cascada o Eliminación restringida para un campo de búsqueda en esa lista.

Fuentes RSS     Después de habilitar la compatibilidad con RSS en Administración central y en el nivel de colección de sitios, puede habilitar y configurar la compatibilidad con RSS para los distintos tipos de listas y bibliotecas. Cuando los usuarios obtienen acceso a la Fuente RSS para una lista o biblioteca, los datos se recuperan de esa lista. La vista RSS predeterminada limita la cantidad de elementos que se devuelven en función de la fecha en que el elemento se modificó por última vez mediante el uso de un filtro en la columna Modificado. Si la lista o biblioteca tiene muchos elementos y los usuarios tienen acceso a la Fuente RSS, es una buena idea indizar la columna Modificado. Para reducir la cantidad de elementos recuperados, puede cambiar el número de elementos y el número de días para los cuales se incluyen cambios en una Fuente RSS.

Para obtener más información sobre la administración de fuentes RSS, vea Administrar fuentes RSS para un sitio o colección de sitios. Para obtener información sobre cómo agregar una fuente RSS, vea Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS.

SharePoint Solo administradores de servidor

Estas operaciones solo pueden realizarlas administradores de red o de SharePoint, y administradores de granja en versiones de SharePoint Server.

El intervalo diario de horas es una forma para que los administradores especifiquen un periodo de tiempo dedicado para que todos los usuarios puedan realizar operaciones ilimitadas y normalmente se programa durante las horas de poca actividad.

Aunque las vistas son una forma principal de recuperar elementos de una lista o biblioteca, también hay otros comandos y operaciones de SharePoint que se realizan mejor durante el intervalo diario de horas.

Agregar y eliminar un índice

Agregar y modificar una columna de lista

Eliminar y copiar carpetas

Cambio de configuración de seguridad de una lista o biblioteca

Guardar una lista con su contenido como una plantilla

Eliminación de un sitio web

Restaurar o eliminar elementos de la Papelera de reciclaje

Estos comandos y operaciones pueden fallar si superan los umbrales y límites del sitio al recuperar datos de lista durante el horario normal. Su ejecución sin límites durante el intervalo diario de horas puede evitar errores y que afecten a otros usuarios.

La configuración del intervalo diario de horas requiere que establezca una hora de inicio y una duración. Al establecer la hora y la duración, comprenda que si alguien inicia una consulta o una operación de larga ejecución durante la ventana, continuará hasta que se complete, independientemente de si está dentro de la ventana.

  1. Como administrador, inicie sesión en Administrador central.

  2. Vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones web.

    Administración central con Administrar aplicaciones web seleccionado
  3. Seleccione la aplicación para establecer o cambiar la configuración del Intervalo diario de horas.

  4. En la cinta de opciones, en Configuración general para acceder al menú, seleccione la flecha abajo y, a continuación, seleccione Limitación de recursos.

    Limitación de recursos de Administración central seleccionado.
  5. Cambie la ventana de hora diaria y, a continuación, establezca la hora y la duración que desea usar.

    La página de configuración de aplicación de Administración Central con Intervalo diario de horas resaltado
  6. Cuando termine, seleccione Aceptar.

Si no es desarrollador o no tiene el acceso adecuado a recursos de desarrollador para realizar estas acciones, puede diferir estos tipos de operaciones al Intervalo diario de horas. Para ver cuándo está programada la ventana de hora diaria, póngase en contacto con el administrador.

Nota: SharePoint no admite cambiar el umbral de vista de lista.

El Umbral de vista de lista (LVT) está en su lugar para proporcionar rendimiento entre los usuarios y proteger el servidor de sobrecarga no intencionada durante las consultas. El LVT solo se puede cambiar en las versiones de servidor de SharePoint un administrador en la aplicación Administración central; no recomendamos cambiarlo para evitar la degradación del rendimiento. SharePoint permite a los administradores cambiar el LVT para proteger a los usuarios de otros inquilinos de problemas de rendimiento cuando se recuperan grandes conjuntos de datos. En su lugar, use índices, filtros y carpetas para administrar las consultas.

Si solo tiene algunas consultas que requieren aumentar la lvt, considere la posibilidad de usar la ventana de tiempo diario durante las horas de descanso en su lugar.

Advertencia: No se recomienda cambiar el LVT si tiene otros usuarios, ya que los valores más grandes degradarán el rendimiento. Crear un valor demasiado grande puede causar un alto nivel de latencia o errores para los usuarios, o potencialmente desactivar un servidor.

Nota: Administración central solo está disponible con instalaciones Server de SharePoint.

Si realmente desea cambiar el LVT, siga estos pasos. Son estándar de SharePoint 2010 a SharePoint 2016, aunque la interfaz de usuario puede diferir ligeramente. La aplicación Administración central es independiente del sitio de SharePoint y requiere derechos de administrador de granja para el acceso. Solo puede cambiar la LVT en las versiones de servidor de SharePoint.

  1. Como administrador, inicie sesión en Administrador central.

  2. Vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones web.

    Administración central con Administrar aplicaciones web seleccionado
  3. Seleccione la aplicación para cambiar el umbral de vista de lista.

  4. en la cinta de opciones, en Configuración general para acceder al menú, seleccione la flecha abajo y, a continuación, seleccione Limitación de recursos.

    Limitación de recursos de Administración central seleccionado.
  5. Cambie el valor Umbral de vista de lista (el primero en la lista) por un valor razonable.

  6. Seleccione Aceptar.

Hay parámetros adicionales en la página de limitación de recursos que como administrador le interesa entender.

  • Umbral de la vista Lista para auditores y administradores    De forma predeterminada, se trata de un "límite superior". Las consultas que se ejecutan por un auditor o un administrador que específicamente (mediante programación) solicitan invalidar el LVT estarán sujetas a este límite en su lugar. De forma predeterminada, es 20 000 en lugar de 5 000 para el LVT. Elevar este límite tiene las mismas ramificaciones que aumentar el LVT. Al cambiar este valor, es posible que se deban realizar cambios asociados.

  • Invalidación del modelo de objetos:    Si normalmente usa código personalizado en la implementación y tiene la necesidad de invalidar el LVT a un límite superior, puede que sea una buena idea permitir la invalidación del modelo de objetos y conceder permisos de auditor o administrador a la aplicación que realizará las consultas. Esta configuración está predeterminada, pero puede deshabilitarla si no la necesita. Un buen ejemplo de cuándo puede querer usarlo es si ha implementado algún código que llevará a cabo el almacenamiento en caché de un conjunto de resultados más grande al que se accede a menudo durante, por ejemplo, varios minutos. Si no está planeando almacenar en caché el contenido y está planeando ejecutar estas consultas a menudo, no se recomienda usar este método para moverse por el LVT, ya que afectará negativamente al rendimiento del servidor. En resumen: "camina ligeramente".

  • Umbral de búsqueda de vista de lista:    Esta característica limita el número de combinaciones que puede realizar una consulta. Esto equivale al número de campos De búsqueda, Persona o Grupo o Estado del flujo de trabajo que se incluyen en la consulta. Por ejemplo, una vista que muestra 6 columnas de búsqueda y filtros en otras 3 columnas de búsqueda distintas usa 9 búsquedas. Si el Umbral de búsqueda de vista de lista está establecido en 8, se producirá un error. No se recomienda aumentar el número a más de 8.

    Pruebas exhaustivas realizadas por Microsoft han demostrado que se produce una degradación grave no gradual del rendimiento que aparece al superar las ocho combinaciones. No solo el rendimiento del servidor baja significativamente en ese momento, sino que la consulta termina usando una cantidad desproporcionadamente grande de los recursos de SQL Server, lo que afecta negativamente a todos los demás usuarios que usan esa misma base de datos. Para obtener más información, vea la sección Columnas de búsqueda y vistas de lista de resultados y recomendaciones de pruebas de rendimiento y capacidad.

  • Intervalo diario de horas para grandes consultas:    Esta característica le permite establecer una hora cada día en los usuarios pueden usar consultas de mayor tamaño sin alcanzar los límites. Hay algunas cosas que debe considerar detenidamente antes de decidir en qué momento hacer esto:

    • Para que afecte el menor número de usuarios, se debe establecer en horas de poca actividad o en un periodo durante el que se espera la menor carga. Si elige una hora en mitad de la jornada laboral para la mayoría de los usuarios, incluso aquellos que no usan la lista grande pueden verse afectados negativamente.

    • Intente limitarlo a un periodo de tiempo razonable para que los usuarios lo puedan usar para corregir sus listas, en lugar de ponerse en contacto con el administrador.

    • Las operaciones iniciadas durante el intervalo de tiempo no se anularán una vez que finalice el intervalo. Tenga en cuenta el tiempo necesario en caso de que un usuario intente eliminar una lista de gran tamaño justo antes del tiempo de inactividad.

    • Considere la posibilidad de diferentes zonas horarias. Esto es especialmente importante si su organización o sus clientes tienen una distribución geográfica amplia y comparten un servidor de SharePoint hospedado de forma centralizada. Establecerlo en 6:00 p.m. puede funcionar para su propia ubicación, pero no sería beneficioso, por ejemplo, Sídney, Australia.

  • Umbral de permisos exclusivos de lista:    Este es el número de permisos exclusivos permitidos por cada lista. Si tiene una carpeta en la que interrumpe la herencia de permisos y establece algunos permisos para la misma (y todos los elementos en su interior), entonces contará como 1 para el Umbral de permisos exclusivos de lista. A diferencia del LVT y otras opciones de configuración, este umbral no se activa al ver el contenido o realizar alguna otra operación en él, sino explícitamente al cambiar los permisos.

    Si no puede permitirlo, entonces es recomendable reducir este número. El valor predeterminado es 50 000, que es una gran cantidad de permisos exclusivos. Es muy probable que la lista tenga problemas con los permisos antes de llegar a este número, por lo que se recomienda modificarlo de forma preventiva por un valor que pueda funcionar en su entorno.

Información general acerca de listas y bibliotecas con muchos elementos

El LVT está en su lugar para ayudar a obtener un rendimiento coherente entre todos los usuarios con consultas a la base de datos back-end. Esta es una información sobre los límites, cómo funciona todo y cómo cambiar el valor LVT.

Importante: El LVT no se puede cambiar en SharePoint. Tampoco se puede crear una ventana de hora diaria en SharePoint. Esas características solo están disponibles en SharePoint 2016, SharePoint 2013 y SharePoint 2010.

Para reducir al mínimo los conflictos en la base de datos, SQL Server, la base de datos back-end para SharePoint, usa a menudo un bloqueo de fila como estrategia para garantizar actualizaciones precisas sin que ello afecte negativamente a los usuarios que tienen acceso a otras filas. Pero si una operación de base de datos de lectura o escritura, como una consulta, bloquea a la vez más de 5 000 filas, es más eficaz para SQL Server bloquear temporalmente toda la tabla hasta que se complete la operación de base de datos.

Nota: El número real no siempre es 5.000 y puede variar en función de su sitio, la cantidad de actividad de la base de datos y la configuración del sitio.

Cuando se bloquea toda la tabla, evita que otros usuarios tengan acceso a la tabla. Si esto ocurre con demasiada frecuencia, los usuarios experimentarán una degradación del rendimiento del sistema. Por tanto, los umbrales y límites son esenciales para ayudar a minimizar el impacto de las operaciones de base de datos de muchos recursos y equilibrar las necesidades de todos los usuarios.

En el diagrama siguiente se resumen los puntos clave sobre lo que sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca.

Bibliotecas y listas grandes

  1. Los datos de lista o biblioteca de una colección de sitios se almacenan en una tabla de base de datos de SQL Server, que usa consultas, índices y bloqueos para mantener globalmente el rendimiento, el uso compartido y la precisión.

  2. Las vistas filtradas con índices de columna (y otras operaciones) crean consultas de base de datos que identifican un subconjunto de columnas y filas, y lo devuelven al equipo.

  3. Los umbrales y los límites ayudan a limitar las operaciones y equilibrar los recursos para varios usuarios simultáneos.

  4. Los desarrolladores con privilegios pueden usar invalidaciones de modelos de objetos para aumentar temporalmente los umbrales y límites de las aplicaciones personalizadas con versiones de SharePoint Server.

  5. Los administradores pueden especificar ventanas de tiempo dedicadas para que todos los usuarios puedan llevar a cabo operaciones ilimitadas durante las horas de menor actividad con versiones de SharePoint Server.

  6. Los profesionales de la información pueden usar vistas, estilos y límites de página adecuados para mostrar los datos en la página más rápidamente.

Las listas y las bibliotecas tienen límites máximos específicos, como se muestra en esta tabla.

Característica

Límite máximo

Número de elementos en una lista o biblioteca

30 millones

Tamaño de un elemento de archivo o de los datos adjuntos de un elemento

10 Gigabytes

En la tabla siguiente, se resume la información sobre los límites de recursos que necesita conocer. Estos límites se definen en la página Límite de recursos de la Administración central con versiones de SharePoint Server. Para obtener límites y solicitudes específicos para su sitio, póngase en contacto con el administrador.

Nota: Para ayudar en la administración, el administrador no está sujeto a los siguientes límites de recursos.

Nota: No todas las configuraciones están disponibles a través de la interfaz de usuario y solo con versiones de SharePoint Server.

Umbral
o Límite

Valor
predeterminado

Descripción

Umbral de la vista Lista

5.000

Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez. Se bloquean las operaciones que superan este límite.

Para darle tiempo de hacer planes alternativos, es posible que se le advierta en la página Configuración de lista cuando la lista haya superado los 3 000 elementos. La advertencia contiene un vínculo de ayuda a este tema.

Límite de permisos exclusivos

50.000

Especifica el número máximo de permisos exclusivos admitidos para una lista o biblioteca.

Cada vez que interrumpe la herencia de permisos de un elemento o carpeta, se cuenta como un permiso exclusivo para con este límite. Si intenta agregar un elemento que podría provocar que se supere el límite, se le impide hacerlo.

Límite de tamaño de fila

6

Especifica el número máximo de filas de tabla internas a la base de datos que se usan en un elemento de biblioteca o de lista. Para que quepan listas extensas con muchas columnas, cada elemento se ajusta en varias filas internas de la tabla, hasta 6 filas y un total de 8.000 bytes (quedan excluidos los datos adjuntos).

Por ejemplo, si tiene una lista con muchas columnas pequeñas, una que contenga cientos de columnas Sí/No, podría superar este límite, en cuyo caso no le sería posible agregar más columnas Sí/No a la lista, pero sí podría agregar columnas de otro tipo.

Los administradores solo pueden establecer este límite mediante el modelo de objetos, y no a través de la interfaz de usuario.

Umbral de búsqueda de vista de lista

1,2

Especifica el número máximo de operaciones de unión, como las que se basan en columnas de búsqueda, de Persona o Grupo, o de estado del flujo de trabajo.

Si la consulta usa más de ocho columnas, se bloquea la operación. Sin embargo, es posible seleccionar mediante programación las columnas que se van a usar con la vista máxima, que se puede establecer a través del modelo de objetos.

Tamaño del Umbral de la vista Lista para auditores y administradores

20.000

Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez cuando la realiza un auditor o administrador con los permisos adecuados. Esta opción funciona junto con Permitir invalidación de modelos de objetos.

Permitir invalidación de modelos de objetos

S

Especifica si los desarrolladores pueden realizar operaciones de base de datos, como consultas, que solicitan la invalidación del Umbral de vista de lista para el límite superior especificado por el Umbral de la vista Lista para auditores y administradores. Un administrador debe habilitar la invalidación de modelos de objetos para que los desarrolladores con permisos adecuados puedan solicitar mediante programación que su consulta use el Umbral de la vista Lista más alto para aprovecharlo.

Intervalo diario de horas

Ninguno

Especifica un período de tiempo durante el cual se pasan por alto los límites y umbrales de recursos. Un administrador puede configurar una ventana de tiempo durante las horas "no pico" en incrementos de 15 minutos y hasta 24 horas, por ejemplo, de 6:00 p.m. a 10:00 p.m. o de 1:30 a.m. a 5:15 a.m.

Una consulta u operación de base de datos iniciada dentro del intervalo diario de horas continúa hasta su finalización (o error) aunque no se complete dentro de la ventana de tiempo especificada.

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