Crear una alerta para obtener una notificación cuando un archivo o una carpeta cambie en SharePoint

Crear una alerta para obtener una notificación cuando un archivo o una carpeta cambie en SharePoint

Para mantenerse actualizado cuando los documentos SharePoint microsoft o los elementos de su sitio cambien, cree alertas. Puede configurar una alerta para una lista, biblioteca, carpeta, archivo o elemento de lista. Por ejemplo, puede configurar una alerta para una carpeta específica de una biblioteca, sin recibir alertas cuando se produzcan cambios en el resto de la biblioteca.

Otra forma de recibir notificaciones para los cambios de elementos de archivo o lista es usar Power Automate con el SharePoint archivo.

Obtener alertas sobre los cambios de elementos en SharePoint

Puede recibir una alerta siempre que se cambie un archivo, vínculo o carpeta en una SharePoint de documentos. Según el elemento (archivo, carpeta, vínculo), es posible que vea diferentes opciones al establecer una alerta.

  1. Vaya a la lista o biblioteca.

  2. Seleccione el archivo, vínculo o carpeta para el que desea obtener una alerta.

  3. En la lista de opciones de la lista o biblioteca, seleccione ... (puntos suspensivos) y, después, seleccione Alertarme.

  4. En el cuadro de diálogo Avisarme cuando cambien los elementos, seleccione y cambie las opciones que desee. 

  5. Para guardar, seleccione Aceptar.

Obtener alertas sobre todos los cambios en una biblioteca de documentos en SharePoint

  1. Vaya a la lista o biblioteca y asegúrese de que no hay ningún elemento seleccionado.

  2. En la lista de opciones de la lista o biblioteca, seleccione ... (puntos suspensivos) y, después, seleccione Alertarme.

  3. En el cuadro de diálogo Avisarme cuando cambien los elementos, cambie o rellene las opciones que desee.

  4. Seleccione Aceptar.

Cancelar alertas en SharePoint

  1. Para ver las alertas desde una página del sitio, en la lista de opciones de la lista o biblioteca, seleccione ... (puntos suspensivos) y, a continuación, seleccione Administrar mis alertas.

    SharePoint Botón Administrar alertas en línea resaltado
  2. Seleccione la alerta que desea eliminar.

  3. Seleccione Eliminar alertas seleccionadas.

    Administrador de alertas con Eliminar alertas seleccionadas resaltadas
  4. Para eliminar, seleccione Aceptar.

Ver actualizaciones sin alertas de correo electrónico

Si prefiere no recibir correo electrónico, pero quiere mantenerse al tanto de los cambios en las bibliotecas de documentos, vea Actividad de archivo en una biblioteca de documentos.

Importante: Antes de que pueda recibir una alerta como mensaje de correo electrónico, un administrador del servidor debe configurar el correo electrónico saliente en SharePoint Administración central. De forma similar, antes de recibir una alerta como mensaje de texto, un administrador del servidor debe habilitar la configuración del servicio SMS/MMS en administración central.

Establecer una alerta en SharePoint Server 2019, 2016, 2013 o 2010

  1. Vaya a la SharePoint o lista donde quiera establecer la alerta. Si está viendo una vista de la lista o biblioteca en otra página, es posible que primero tenga que seleccionar el título de la lista o biblioteca. Por ejemplo, para ir a la biblioteca Documentos, es posible que primero tenga que seleccionar Documentos.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para establecer una alerta para toda la biblioteca o lista, seleccione Biblioteca o Lista y,a continuación, seleccione Alertarmey, a continuación, seleccione Establecer alerta en esta biblioteca.

      Pestaña Biblioteca con Establecer alerta en esta biblioteca resaltada
    • Para establecer una alerta paraun documento, seleccione el documento, seleccione Archivos o Documentos, seleccione Alertarmey, a continuación, seleccione Establecer alerta en este documento.

      En la pestaña Archivos, con Establecer alerta en este documento resaltado
    • Para establecer una alerta enun elemento de lista, seleccione el elemento, seleccione la pestaña Elementos, seleccione Alertarmey, a continuación, seleccione Establecer alerta en este elemento.

      SharePoint 2016 Establecer alerta en un elemento con el elemento seleccionado
  3. Seleccione las opciones que desee para la alerta. 

Nota: Los nombres exactos de las pestañas y botones de los pasos 1 y 2 varían si se encuentra en una lista o biblioteca especializada, como una biblioteca de imágenes, una lista de tareas o una lista de calendario. Por ejemplo, una lista de calendarios tiene pestañas Eventos y Calendario donde puede encontrar Alertarme.

En función de cómo se configuren el sitio y los servidores, el usuario para el que creó una alerta puede recibir un mensaje de correo electrónico que confirme que ha creado una alerta. El correo electrónico de alerta puede proporcionar vínculos a la lista o biblioteca, la configuración de alertas, el nombre del usuario que creó la alerta, una vista móvil y otra información y comandos.

Cancelar alertas en SharePoint 2016, 2013 o 2010

  1. Vaya a la SharePoint o lista donde quiera establecer la alerta. Si está viendo una vista de la lista o biblioteca en otra página, es posible que primero tenga que seleccionar el título de la lista o biblioteca. Por ejemplo, es posible que primero tenga que seleccionar Documentos para ir a la biblioteca documentos.

  2. Seleccione Biblioteca o Lista,seleccione Alertarmey, a continuación, seleccione Administrar mis alertas.

    SharePoint 2016 Botón Administrar alerta resaltado

    Nota: Los nombres exactos de las pestañas varían si se encuentra en una lista especializada, como una lista de tareas o una lista de calendarios. Por ejemplo, una lista de calendarios tiene pestañas Eventos y Calendario donde puede encontrar Alertarme.

  3. Junto al nombre de la alerta que desea eliminar, seleccione la casilla.

  4. Seleccione Eliminar alertas seleccionadasy, a continuación, seleccione Aceptar.

    Administrador de alertas con Eliminar alertas seleccionadas resaltadas
  5. Seleccione Aceptar.

Configurar el correo electrónico o SMS servicios

Para obtener información sobre cómo configurar el correo electrónico saliente o el servicio SMS, vea Configurar el correo electrónico saliente para una granja de servidores de SharePoint Server o Configurar una cuenta móvil (SharePoint Server 2010).

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