Usar los filtros para modificar una vista de SharePoint

Los filtros reducen la cantidad de datos devueltos seleccionando elementos en función de operaciones (como mayor o menor que) y datos coincidentes. Al crear una vista filtrada, la primera columna indexada en la expresión de filtro debería reducir el conjunto de datos en la mayor medida. Por ejemplo, filtrar un campo de fecha o de estado suele reducir considerablemente el conjunto de datos. Si tiene 15 000 elementos, es preferible que el primer índice devuelva menos de 5000 elementos. Aunque el conjunto de datos no tenga más de 5000 elementos, sigue siendo una buena práctica.

SharePoint selecciona la primera columna indexada de una consulta y, a continuación, usa el resto de las columnas para seleccionar los datos. Otras columnas especificadas en el filtro de vista pueden o no estar indexadas. La vista no usa esos índices, incluso si el resultado de la vista filtrada devuelve menos que el Umbral de vista de lista.

Por ejemplo, tiene una consulta: tamaño = grande AND color = rojo. En la lista, el tamaño no está indexado, pero el color sí. Siempre y cuando haya menos de 5000 elementos "rojos" en la lista, la consulta se realiza correctamente en una gran lista. Pero si tiene una consulta tamaño = grande OR color = rojo, aunque la base de datos pueda encontrar todos los elementos rojos, tendrá analizar la lista completa para encontrar todos los elementos grandes. Si se devuelven más de 5000 elementos, la consulta está limitada.

Si usa dos o más columnas en la expresión de filtro, el índice o índices determinantes deben usar un operador AND. Por ejemplo, si quiere devolver Perros desde una gran lista de animales. Tiene una columna no indexada denominada Especies donde tiene Perro como un valor. Si solo consulta Especies = Perro, la consulta está limitada. Pero si tiene una columna indexada con el nombre Clase, la consulta se convierte en Clase = Mamíferos AND Especies = Perro. También puede buscar gatos y perros con la consulta Clase = Mamíferos AND (Especies = PERRO OR Especies = Gatos). La segunda consulta selecciona todos los mamíferos y, después, filtra para perros y gatos.

Si las columnas que va a usar para filtrar no tienen índices, es posible que desee empezar creando índices. Para obtener más información, consulte Agregar un índice a una columna de SharePoint.

Puede usar columnas para filtrar los datos de la lista, lo que crea una vista. Después, puede editar la vista y eliminar los filtros. Las columnas ocultas también se pueden usar para ordenar la lista, aunque no se muestren.

Crear una vista

Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

1. Haga clic en el encabezado de la columna por la que desea filtrar y elija Filtro en las opciones de menú.

   

2. En el panel de filtro que se abre en el lado derecho de la página, elija los valores de columna por los que desea filtrar la lista. Cuando haya terminado, seleccione el botón Aplicar .
   
   
   
   Ahora debe observar que el encabezado de columna tiene un icono de filtro junto a él, para indicar que la lista se está filtrando por valores de esa columna.
   
   
   
   Si desea obtener más información sobre el panel de filtros y cómo filtrar por valores almacenados en varias columnas diferentes, lea ¿Qué es el panel de filtros de lista y biblioteca?

3. Repita los pasos 1 y 2 para cualquier otra columna que quiera filtrar.

4. Mire el menú Vistas en la parte superior derecha de la lista o biblioteca. Debe observar el nombre de la vista actual, con un asterisco (*) junto a ella, lo que indica que la vista no está guardada. Para crear una nueva vista, seleccione el nombre de la vista actual y, a continuación, elija Guardar vista como en las opciones de menú.
   
   

5. En el cuadro "Guardar como" que aparece, escriba un nombre nuevo para la vista. (Si quiere que todos puedan ver la vista, deje seleccionada la opción Convertir esta vista en pública . En caso contrario, desactive esa selección para que la vista solo sea visible para usted). Haga clic en el botón Guardar para crear la nueva vista.
   
   
   
   Ahora debería ver una vista filtrada de la lista o biblioteca con el nombre asignado.

   Nota: Es posible filtrar la lista o biblioteca sin guardarla como una vista. 

Quitar un filtro

Los filtros actuales aparecen debajo del título de la lista. Para quitar un filtro, simplemente seleccione el filtro debajo del título de la lista. Para quitar todos los filtros a la vez, selecciona Borrar filtros a la derecha.  

Cambiar una vista

Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

1. Realice un cambio adicional en la vista, como ordenar, agrupar o agregar filtros adicionales.

2. Siga las instrucciones de los pasos 3 y 4 anteriores, pero esta vez no cambie el nombre de la vista. Haga clic en el botón Guardar. Esto actualizará la vista existente.

Modificar una vista en el editor de vistas clásica

1. Desplácese hacia abajo hasta la sección Filtros y seleccione Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente.

2. Agregue instrucciones para definir qué columna o columnas desea filtrar.

   

   Si tiene instrucciones Or , especifíquelas primero. A continuación, agregue las instrucciones And necesarias.

3. Si necesita agregar otra entrada a la definición del filtro, seleccione Mostrar más columnas en la esquina inferior derecha. Puede tener hasta 10 instrucciones en una definición de filtro.

   

4. Cuando haya terminado, seleccione Aceptar en la parte superior o inferior de la página para guardar la vista.

   La página Editar vista se cierra y se reemplaza por la vista que ha definido.

Para que una vista filtre rápidamente a través de muchos elementos, la primera columna del filtro debe estar indexada. Otras columnas especificadas en el filtro de vista pueden o no estar indexadas, pero la vista no usa dichos índices. La primera columna del filtro debería devolver menos elementos que el Umbral de vista de lista.

Si la primera columna del filtro devuelve más elementos que el Umbral de vista de lista, puede usar un filtro con dos o más columnas. Cuando define una vista filtrada que usa dos o más columnas, use un operador Y para limitar el número total de elementos devueltos. Pero aun en ese caso, debe especificar como primera columna del filtro la columna que más probablemente devuelva la menor cantidad de datos. Cuando se usa un filtro O, casi siempre aumenta el número de elementos devueltos, lo que no sería eficaz en estas circunstancias.

Para obtener más información sobre las vistas, consulte Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Puede usar dos palabras clave para filtrar según el día actual [Hoy] o el usuario actual [Yo]. Son dinámicas, ya que cambian con el usuario o la fecha.

Usar [Yo] puede ser útil si solo quiere ver sus documentos en una biblioteca de gran tamaño. [Yo] funciona en las columnas basadas en usuarios, como Creado por o Modificado por. Por ejemplo, para ver todos los documentos que ha creado, establezca un filtro en la columna Creado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Si es un editor y quiere ver los últimos archivos en los que trabajó, establezca un filtro en la columna Modificado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Para ver ambos, cree dos filtros conectados mediante O.

La palabra clave [Hoy] funciona en las columnas basadas en la fecha. Puede usar reglas matemáticas para obtener rangos que cambien con la fecha de hoy. Por ejemplo, para ver todos los documentos modificados en los últimos 30 días, puede crear un filtro en la columna Fecha con la expresión "es mayor o igual a" [Hoy] - 30. Para no incluir el día actual, establezca un segundo filtro en la columna Fecha con la expresión "es menor que" [Hoy], y conéctelos con Y.

Puede filtrar una lista de SharePoint que tenga una columna de metadatos. 

Agregar una columna de metadatos a la lista

Vaya a la lista y seleccione +Agregar columna.

Seleccione Más... elija el botón de radio Metadatos administrados y, después, haga clic en Aceptar.

Como alternativa, una vez que haya creado una columna metadatos administrados y haya agregado elementos a la lista, puede aplicar etiquetas de metadatos haciendo clic en el icono Etiqueta en el panel Editar elemento de lista.

Aplicar etiquetas de metadatos en el panel de vista de árbol .

Filtrar en etiquetas de metadatos administrados

1. Seleccione el icono de filtro para acceder al panel de filtros.

   

   Nota: Puede seleccionar la opción Vista de árbol en la lista desplegable de la parte superior del panel, que proporciona una vista jerárquica de los términos asociados a la columna seleccionada.

2. Seleccione las etiquetas de metadatos que desea filtrar.

   

3. Como alternativa, si tiene al menos 5 valores definidos en la columna Metadatos administrados, seleccione el vínculo Ver todos para ver el panel de filtros.

   

4. Compruebe las etiquetas de metadatos que desea filtrar y seleccione Aplicar.

A continuación se incluyen algunas sugerencias para las vistas típicas que funcionarían bien con columnas indizadas:

Para filtrar por:	Indizar la:	Por ejemplo:
Elementos modificados recientemente	Columna Modificado	Para ver solo los elementos que cambiaron en la última semana, aplique el filtro Modificadoes mayor que[Hoy]-7.
Nuevos elementos	Columna Creado	Para crear una vista únicamente con los elementos que se agregaron en la última semana, aplique el filtro Creadoes mayor que[Hoy]-7.
Mis elementos	Columna Creado por	Para crear una vista únicamente con los elementos agregados por usted, aplique el filtro Creado pores igual a[Yo].
Elementos que vencen hoy	Columna Fecha de vencimiento (creada personalmente en una lista o biblioteca)	Para crear una vista únicamente con los elementos que vencen hoy, aplique el filtro Fecha de vencimientoes igual a[Hoy].
Actualizaciones del panel de discusión	Columna Última actualización	Para crear una vista únicamente de las discusiones actualizadas en el último mes, aplique el filtro Última actualización es mayor que [Hoy]-30.
Almacenar archivos en una biblioteca de documentos	Fecha de modificación	Para crear una vista de los documentos que no cambiaron desde el año 2016 (que quiera archivar después), aplique el filtro La fecha de modificación es menor que el 31 de diciembre de 2016.
Buscar un subconjunto de datos financieros	Región, Año (como dos índices simples)	Para crear una vista de los datos financieros para la región noreste en 2015, aplique el filtro Región es igual a "NE" Y Año es igual a 2015 porque es probable que la columna Región tenga menos valores que la columna Año.
Metadatos	Columna Metadatos administrados	Para crear una vista de metadatos administrados, aplique un filtro basado en etiquetas de metadatos que defina en el panelfiltros de lista y biblioteca. Para obtener más información, vea ¿Qué es el panel de filtros de lista y biblioteca?

Tipos de columna admitidos Una línea de texto Opción (valor único) Número Moneda Fecha y hora Persona o grupo (valor único) Metadatos administrados Sí/No Búsqueda

Tipos de columna no admitidos Varias líneas de texto Opción (multivalor) Calculada Hipervínculo o imagen Columnas personalizadas Persona o grupo (valor múltiple) Datos externos

Los filtros reducen la cantidad de datos devueltos seleccionando elementos en función de operaciones (como mayor o menor que) y datos coincidentes. Al crear una vista filtrada, la primera columna indexada en la expresión de filtro debería reducir el conjunto de datos en la mayor medida. Por ejemplo, filtrar un campo de fecha o de estado suele reducir considerablemente el conjunto de datos. Si tiene 15 000 elementos, es preferible que el primer índice devuelva menos de 5000 elementos. Si el conjunto de datos no tiene más de 5000 elementos, sigue siendo recomendable.

SharePoint selecciona la primera columna indexada de una consulta y, a continuación, usa el resto de las columnas para seleccionar los datos. Otras columnas especificadas en el filtro de vista pueden o no estar indexadas. La vista no usa esos índices, incluso si el resultado de la vista filtrada devuelve menos que el Umbral de vista de lista.

Por ejemplo, tiene una consulta: tamaño = grande AND color = rojo. En la lista, el tamaño no está indexado, pero el color sí. Siempre y cuando haya menos de 5000 elementos "rojos" en la lista, la consulta se realiza correctamente en una gran lista. Pero si tiene una consulta tamaño = grande OR color = rojo, aunque la base de datos pueda encontrar todos los elementos rojos, tendrá analizar la lista completa para encontrar todos los elementos grandes. Si se devuelven más de 5000 elementos, la consulta está limitada.

Si usa dos o más columnas en la expresión de filtro, el índice o índices determinantes deben usar un operador AND. Por ejemplo, si quiere devolver Perros desde una gran lista de animales. Tiene una columna no indexada denominada Especies donde tiene Perro como un valor. Si solo consulta Especies = Perro, la consulta está limitada. Pero si tiene una columna indexada con el nombre Clase, la consulta se convierte en Clase = Mamíferos AND Especies = Perro. También puede buscar gatos y perros con la consulta Clase = Mamíferos AND (Especies = PERRO OR Especies = Gatos). La segunda consulta selecciona todos los mamíferos y, después, filtra para perros y gatos.

Si las columnas que va a usar para filtrar no tienen índices, querrá empezar creando índices. Para obtener más información, vea Agregar un índice a una columna de SharePoint.

Después de indizar una columna, puede agregarla cuando cree o modifique una vista y luego usarla para filtrar la vista. Antes de crear una vista, es posible que desee agregar más columnas a la lista para permitir mayor flexibilidad al ordenar, agrupar y filtrar. Para ordenar y filtrar, puede elegir columnas que estén en el conjunto de datos, pero no se visualicen.

Crear una vista

Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

1. Haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca y, a continuación, haga clic en Crear vista.
   
   

2. En la página Tipo de vista, haga clic en la vista que quiera usar. Si no está seguro, elija Vista estándar.

   

3. Escriba un nombre de vista.

   

4. Edite la dirección web de la vista o acepte el valor predeterminado. Puede volver y cambiarlo más tarde.

5. En la sección Filtro, haga clic en Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente y, a continuación, elija la forma en que desea filtrar los elementos a partir de una de las columnas indizadas.

   Por ejemplo, para crear una vista únicamente de elementos que cambiaron hoy, elija la columna Modificado (indizado) y la condición es igual a y, a continuación, escriba [Hoy].

   

   Nota: Si no ve ninguna columna que muestre (Indizado) después del nombre, significa que no tiene ninguna columna indizada disponible para esa lista o biblioteca. Primero deberá crear un índice simple o compuesto.

6. Para limitar el número de elementos que se muestran en cada página, desplácese hacia abajo hasta Límite de elementos y establezca el valor Número de elementos que desea mostrar. Cuando se crea una vista, el número predeterminado de elementos que se mostrará es 30.

   

7. Al establecer el límite de elementos en una página hay dos opciones:

   • Mostrar los elementos en lotes del tamaño especificado, que crea una presentación de los datos página por página que es de utilidad cuando se examinan los elementos de un modo no interactivo.

     Cuando hay más elementos que la configuración del límite, la visualización se pagina.

     

   • Limitar el número total de elementos mostrados a la cantidad especificada, crea un límite rígido que es posible que devuelva o no los resultados completos de la operación de filtrado. Esto puede ser útil al probar la vista, crear un prototipo o cuando solo quiere recuperar los valores principales en una vista.

8. En Estilo, puede elegir Panel de vista previa para ver toda la información de los elementos de la lista en un formato de panel vertical. El panel de vista previa es uno de los Estilos de vista que puede elegir en Estilo al editar o crear una vista.

   

   Puede desplazarse por los datos más rápidamente manteniendo el cursor sobre el título del elemento en un área a la izquierda de la página que permite el desplazamiento y así ver todos los valores de la columna del elemento actual en una lista vertical a la derecha de la página. Se muestran menos datos iniciales y esto ayuda a mostrar la vista más rápidamente. Este estilo también es muy útil cuando la lista es extensa o tiene muchas columnas, y es necesario desplazarse horizontalmente para ver los datos.

   

9. Haga clic en Aceptar.

En una vista puede seguir algunos pasos más, pero esto es suficiente para ver los datos que han superado el Umbral de vista de lista si está bloqueado. También puede ordenar o agrupar por totales del conjunto, expandir carpetas y optimizar la visualización de vistas con un dispositivo móvil.

Cambiar una vista

Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

1. Haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca , seleccione la vista en Vista actual y, a continuación, haga clic en Modificar vista.
   
   

2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Vistas y, después, haga clic en una vista.

3. Después puede cambiar la configuración como se describe anteriormente en los pasos 5 a 9 del procedimiento Crear una vista.

4. Haga clic en Aceptar.

Para que una vista filtre rápidamente a través de muchos elementos, la primera columna del filtro debe estar indexada. Otras columnas especificadas en el filtro de vista pueden o no estar indexadas, pero la vista no usa dichos índices. La primera columna del filtro debería devolver menos elementos que el Umbral de vista de lista.

Si la primera columna del filtro devuelve más elementos que el Umbral de vista de lista, puede usar un filtro con dos o más columnas. Cuando define una vista filtrada que usa dos o más columnas, use un operador Y para limitar el número total de elementos devueltos. Pero aun en ese caso, debe especificar como primera columna del filtro la columna que más probablemente devuelva la menor cantidad de datos. Cuando se usa un filtro O, casi siempre aumenta el número de elementos devueltos, lo que no sería eficaz en estas circunstancias.

Para obtener más información sobre las vistas, consulte Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Puede usar dos palabras clave para filtrar según el día actual [Hoy] o el usuario actual [Yo]. Son dinámicas, ya que cambian con el usuario o la fecha.

Usar [Yo] puede ser útil si solo quiere ver sus documentos en una biblioteca de gran tamaño. [Yo] funciona en las columnas basadas en usuarios, como Creado por o Modificado por. Por ejemplo, para ver todos los documentos que ha creado, establezca un filtro en la columna Creado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Si es un editor y quiere ver los últimos archivos en los que trabajó, establezca un filtro en la columna Modificado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Para ver ambos, cree dos filtros conectados mediante O.

La palabra clave [Hoy] funciona en las columnas basadas en la fecha. Puede usar reglas matemáticas para obtener rangos que cambien con la fecha de hoy. Por ejemplo, para ver todos los documentos modificados en los últimos 30 días, puede crear un filtro en la columna Fecha con la expresión "es mayor o igual a" [Hoy] - 30. Para no incluir el día actual, establezca un segundo filtro en la columna Fecha con la expresión "es menor que" [Hoy], y conéctelos con Y.

Puede filtrar una lista de SharePoint que tenga una columna de metadatos. 

Agregar una columna de metadatos a la lista

Vaya a la lista y seleccione +Agregar columna.

Seleccione Más... elija el botón de radio Metadatos administrados y, después, haga clic en Aceptar.

Como alternativa, una vez que haya creado una columna metadatos administrados y haya agregado elementos a la lista, puede aplicar etiquetas de metadatos haciendo clic en el icono Etiqueta en el panel Editar elemento de lista.

Aplicar etiquetas de metadatos en el panel de vista de árbol .

Filtrar en etiquetas de metadatos administrados

1. Seleccione el icono de filtro para acceder al panel de filtros.

   

   Nota: Puede seleccionar la opción Vista de árbol en la lista desplegable de la parte superior del panel, que proporciona una vista jerárquica de los términos asociados a la columna seleccionada.

2. Seleccione las etiquetas de metadatos que desea filtrar.

   

3. Como alternativa, si tiene al menos 5 valores definidos en la columna Metadatos administrados, seleccione el vínculo Ver todos para ver el panel de filtros.

   

4. Compruebe las etiquetas de metadatos que desea filtrar y seleccione Aplicar.

A continuación se incluyen algunas sugerencias para las vistas típicas que funcionarían bien con columnas indizadas:

Para filtrar por:	Indizar la:	Por ejemplo:
Elementos modificados recientemente	Columna Modificado	Para ver solo los elementos que cambiaron en la última semana, aplique el filtro Modificadoes mayor que[Hoy]-7.
Nuevos elementos	Columna Creado	Para crear una vista únicamente con los elementos que se agregaron en la última semana, aplique el filtro Creadoes mayor que[Hoy]-7.
Mis elementos	Columna Creado por	Para crear una vista únicamente con los elementos agregados por usted, aplique el filtro Creado pores igual a[Yo].
Elementos que vencen hoy	Columna Fecha de vencimiento (creada personalmente en una lista o biblioteca)	Para crear una vista únicamente con los elementos que vencen hoy, aplique el filtro Fecha de vencimientoes igual a[Hoy].
Actualizaciones del panel de discusión	Columna Última actualización	Para crear una vista únicamente de las discusiones actualizadas en el último mes, aplique el filtro Última actualización es mayor que [Hoy]-30.
Almacenar archivos en una biblioteca de documentos	Fecha de modificación	Para crear una vista de los documentos que no cambiaron desde el año 2016 (que quiera archivar después), aplique el filtro La fecha de modificación es menor que el 31 de diciembre de 2016.
Buscar un subconjunto de datos financieros	Región, Año (como dos índices simples)	Para crear una vista de los datos financieros para la región noreste en 2015, aplique el filtro Región es igual a "NE" Y Año es igual a 2015 porque es probable que la columna Región tenga menos valores que la columna Año.
Metadatos	Columna Metadatos administrados	Para crear una vista de metadatos administrados, aplique un filtro basado en etiquetas de metadatos que defina en el panelfiltros de lista y biblioteca. Para obtener más información, vea ¿Qué es el panel de filtros de lista y biblioteca?

Tipos de columna admitidos Una línea de texto Opción (valor único) Número Moneda Fecha y hora Persona o grupo (valor único) Metadatos administrados Sí/No Búsqueda

Tipos de columna no admitidos Varias líneas de texto Opción (multivalor) Calculada Hipervínculo o imagen Columnas personalizadas Persona o grupo (valor múltiple) Datos externos