Organizar documentos y sitios en Microsoft 365

Organizar documentos y sitios en Microsoft 365

Vídeo: compartir archivos y carpetas con Microsoft 365 Uno de los desafíos más comunes de WorkDay es organizar OneDrive para el trabajo o la escuela y SharePoint documentos y sitios. Estas son algunas maneras en que puede organizar los documentos y sitios en OneDrive para el trabajo o la escuela.

Almacenar documentos en OneDrive para el trabajo o la escuela o en la biblioteca de sitio de grupo

Para obtener información sobre el uso de los sitios de grupo y OneDrive para el trabajo o la escuela, que es ideal para las pequeñas empresas, consulte configurar el almacenamiento de archivos y el uso compartido de Microsoft 365.

OneDrive para el trabajo o la escuela es su biblioteca de documentos personal en Microsoft 365. Los archivos que almacena en OneDrive para el trabajo o la escuela son privados de forma predeterminada, pero puede compartirlos si es necesario. Su sitio de grupo es un sitio compartido por personas concretas de su organización.

Nota: OneDrive para el trabajo o la escuela es diferente de OneDrive, que está destinado al almacenamiento personal, independiente de su lugar de trabajo.

Puede almacenar hasta 1 TB de datos en OneDrive para el trabajo o la escuela. Para obtener más información sobre los límites de almacenamiento, consulte límites de SharePoint.

Para ir a OneDrive para el trabajo o la escuela o a la biblioteca de sitio de grupo, inicie sesión en Microsoft 365 y, a continuación, en una de las siguientes opciones:

  • Seleccione OneDrive en el encabezado y, a continuación, haga clic en archivos en la barra de inicio rápido situada en el lateral de la pantalla. .

  • Seleccione Sitios en el encabezado, seleccione el icono Sitio de grupo y, a continuación, seleccione una biblioteca de Documentos en la barra de Inicio rápido en el lateral de la pantalla.

Nota: Si se ha personalizado el sitio de SharePoint, es posible que no tenga una barra de Inicio rápido en el lateral.

Para iniciar las actividades en OneDrive para el trabajo o la escuela o en la biblioteca de documentos de su sitio de grupo, use las opciones de la barra Comando rápido situada encima de la biblioteca, o con los puntos suspensivos (...) en los archivos individuales:

Utilice la Barra de comandos rápidos de Office 365 para iniciar actividades en OneDrive para la Empresa o en la biblioteca de documentos del sitio de grupo de SharePoint Online.

Podrá realizar lo siguiente:

Si hace clic con el botón secundario en un documento, obtendrá una lista que aparece por la derecha de otras opciones como compartir, descargar, eliminar, mover o copiar y obtener un vínculo al archivo. Para obtener más consejos, consulte Organizar archivos en una biblioteca.

Buscar documentos

La mayoría de las empresas crea una enorme cantidad de documentos, y puede ser difícil encontrar los que necesita, incluso los que ha creado usted mismo. Microsoft 365 ofrece una variedad de formas de encontrar los documentos que necesita rápidamente.

La manera que use para buscar documentos normalmente depende de lo que sabe acerca de dichos documentos. Por ejemplo, hay lugares específicos donde debe tener en cuenta si está siguiendo un documento, si alguien ha compartido un documento con usted, o si sabe que un documento está almacenado en OneDrive para el trabajo o la escuela o en una biblioteca de sitio de grupo.

Otras veces, es posible que desee buscar un documento por nombre o incluso por un término que cree que aparece en el documento. En este caso puede utilizar el cuadro Consulta en OneDrive para el trabajo o la escuela para buscar:

  • Documentos de su OneDrive para el trabajo o la escuela.

  • Documentos que alguien ha compartido con usted.

  • Documentos almacenados en un sitio que sigue.

El cuadro Búsqueda se encuentra en la esquina superior izquierda o derecha de OneDrive para el trabajo o la escuela o del sitio SharePoint.

Captura de pantalla del Cuadro de consulta de OneDrive en Office 365.

En SharePoint, también puede usar Buscar un archivo encima de los documentos, o el cuadro Buscar en este sitio .

Para ver un resumen de las formas de encontrar documentos en Microsoft 365, consulte Buscar un archivo en Microsoft 365.

Seguir documentos para facilitar su búsqueda más adelante

Cuando sigue un documento, aparece en su lista Documentos seguidos en OneDrive para el trabajo o la escuela.

Captura de pantalla de los documentos de OneDrive para la Empresa que está siguiendo en Office 365.

Además, si ha introducido información sobre sí mismo en su perfil, como palabras clave en los campos Intereses y Preguntarme sobre, en la lista Documentos seguidos aparecerán sugerencias sobre documentos que podrían interesarle. Seleccione Seguir en cualquier documento sugerido para agregarlo a la lista de documentos seguidos.

Seleccione Seguir en cualquier documento sugerido para agregarlo a la lista de documentos seguidos en Office 365.

Para seguir un documento en OneDrive para el trabajo o la escuela o una biblioteca de sitio:

  1. Haga clic con el botón secundario en el documento que desea empezar a seguir.

    Seleccione el icono Más puntos suspensivos junto al nombre del documento en OneDrive para la Empresa para abrir la tarjeta contextual del documento
  2. En la llamada de documento, seleccione seguir. Si no ve Seguir, haga clic con el botón secundario en el archivo, haga clic en Avanzado y en Seguir.

    Seleccione el comando Seguir en el menú de la tarjeta emergente en OneDrive para la Empresa

Ver los documentos que otros usuarios comparten con usted

Los documentos que las personas comparten con usted, específicamente, aparecen en la vista Compartido conmigo en OneDrive para el trabajo o la escuela. Sin embargo, los documentos "compartir con todos" o compartidos con grupos de seguridad no se muestran en esta vista.

Los documentos que los contactos han compartido con su usuario se muestran en la vista Compartidos conmigo de OneDrive para la Empresa.
  1. En Microsoft 365, seleccione OneDrive para el trabajo o la escuela en el encabezado.

  2. Haga clic en Compartido conmigo en la barra Inicio rápido situada a la izquierda.

Ver una lista de los documentos que ha abierto recientemente

OneDrive para el trabajo o la escuela muestra una lista de los documentos que ha abierto recientemente en Microsoft 365, independientemente de si están almacenados en la biblioteca de OneDrive o en una biblioteca de sitio de grupo. Haga clic en Recientes en la barra Inicio rápido situada a la izquierda para ver los archivos.

Nota: Debe estar ejecutando al menos Office 2013 para poder ver los documentos recientes.

Establecer alertas en documentos para realizar un seguimiento de los cambios

Puede configurar una alerta en un documento en orden para recibir una notificación cuando se realicen cambios en el documento e incluso cuando se elimina. Puede especificar si desea recibir alertas por correo electrónico o mensaje de texto y con qué frecuencia.

Para configurar una alerta en SharePoint:

  1. Seleccione el documento en la biblioteca.

  2. Seleccione Archivos>Enviarme una alerta>Configurar alerta o Página > >Enviarme una alerta>Configurar alerta en este documento.

  3. Seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Nueva alerta y, a continuación, seleccione Aceptar.

Para obtener más información sobre cómo configurar alertas, consulte crear una alerta para recibir una notificación cuando un archivo o carpeta cambie en SharePoint.

Seguir sitios para facilitar su búsqueda más adelante

Si es miembro de varios sitios de grupo de su organización, es posible que desee empezar a seguirlos para facilitar el acceso. Cuando sigue un sitio de grupo, este se muestra en la página Sitios. Al seguir sitios, puede desplazarse rápidamente a las bibliotecas de estos sitios desde OneDrive para el trabajo o la escuela, tal como se describe en la siguiente sección.

Para comenzar a seguir un sitio, realice lo siguiente:

  1. Vaya a sitio que desea empezar a seguir.

  2. Seleccione Seguir desde el lateral derecho del encabezado.

    Seguir un sitio de SharePoint Online y agregar el vínculo a la página Sitios en Office 365.

Para obtener más información, consulte Vídeo: Seguir un sitio de SharePoint.

Ir a las bibliotecas de documentos de los sitios de grupo que está siguiendo

En OneDrive para el trabajo o la escuela, puede mostrar una lista de sitios de grupo que está siguiendo en Microsoft 365, y después vaya a las bibliotecas de documentos de dichos sitios.

  1. En la barra Acción rápida, seleccione Carpetas de sitios. Verá una lista de todos los sitios que está siguiendo:

    Seleccione Carpetas de sitio en la barra de acción rápida de Office 365 para ver la lista de sitios de SharePoint Online que está siguiendo.
  2. Seleccione un sitio de la lista para ver sus bibliotecas de documentos.

    Seleccione un sitio en la lista Carpetas de lugares en Office 365 para ver las bibliotecas de documentos de ese sitio.

Vea también

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Vídeo: Copiar o mover archivos de la biblioteca con la función Abrir con el Explorador

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Encontrar archivos perdidos o que faltan en OneDrive

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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