Tämä artikkeli tarjoaa yleiskuvan ideoista ja parhaista käytännöistä sivustosi hallintomallille. Jos olet sivuston omistaja, luo hallintomalli, joka vastaa sivuston käytäntöjä, prosesseja, rooleja ja vastuita. Mallin avulla voit hallita sitä, miten ihmiset käyttävät sivustoasi. Voit esimerkiksi edellyttää tiedostojen uloskuittausta, jotta useat henkilöt eivät yritä muokata tiedostoa samaan aikaan.
Huomautus
SharePoint-järjestelmänvalvoja määrittää useita jako- ja käyttöoikeussääntöjä. Voit käyttää tätä artikkelia perusoppaana, joka auttaa ymmärtämään, mitä voit hallita sivuston omistajana. Toimi yhdessä SharePoint-järjestelmänvalvojan kanssa, jotta voit tehdä muutoksia organisaatiosi hallintostrategiaan.
Sivuston tukemiseen liittyvät roolit ja vastuut
Roolien ja vastuiden määrittäminen sivuston suunnittelussa ja luonnissa vähentää tarvetta siivota tai järjestää sivustoa uudelleen, kun tiimistä poistuu henkilöitä tai siihen liittyy uusia henkilöitä. Sivuston hallinnoimisessa tulisi ottaa huomioon käyttäjäkoulutus, sivuston käytön ja sisällön valvonta sekä odotusten viestittäminen sivustoa hallitseville tiimin jäsenille.
Harkitse seuraavien priorisointia ja määrittelyä:
- Sivuston koulutus sivuston omistajille: Tarjoa uusille sivuston omistajille peruskoulutus siirtymiseen, hakuun ja asiakirjojen hallintaan.
- Sivuston tuki: Määritä ryhmän jäsenistä erityinen asiantuntija, joka korjaa virheitä ja raportoi asioista SharePoint-järjestelmänvalvojalle.
- Sivuston luonti- ja käyttöohjeet: Organisaatio on usein hahmotellut sivuston luomista koskevat yrityksen käytännöt. Tarjoa ajan tasalla oleva linkki asianmukaisiin ohjeisiin ja sivuston omistajien ja sisällöntuottajien yhteystiedot mahdollisia yhteydenottoja varten.
- Sisällön julkaiseminen ja valvonta: Suunnittele sivuston ja sivun sisällön valvonta niin usein kuin on tarpeen, jotta sivusto pysyy ajan tasalla. Määritä valvonta-aikataulu ja sisällön omistajat suurille luetteloille ja kirjastoille.
SharePoint-oletusryhmät
| Otsikko | Oletuskäyttöoikeustaso | Käytetään: |
|---|---|---|
| Omistaja | Täydet oikeudet | Henkilöiden tulee pystyä hallitsemaan sivuston käyttöoikeuksia, asetuksia ja ulkoasua. |
| Jäsen | Muokkaus ja osallistuminen | Henkilöiden tulee pystyä muokkaamaan sivuston sisältöä. Käyttöoikeustaso määräytyy sivuston luomiseen käytetyn sivustomallin mukaan. |
| Vierailija | Vain luku | Henkilöiden tulee nähdä sisältö, mutta heidän ei tule pystyä muokkaamaan sitä. |
Moderni sivuston hallinta
Nykyaikaisessa SharePointissa sivuston hallinnointi on tärkeämpää kuin aiemmissa versioissa, koska sivuston luomisessa on enemmän vaihtoehtoja ja ohjausmahdollisuuksia. Organisaation hallinnointi riippuu siitä, kuinka paljon organisaation on pystyttävä hallitsemaan sisältöä. Tämä määrittää sivuston luonnin ja sivuston omistajan hallinnon yksityiskohdat. SharePoint-järjestelmänvalvoja voi auttaa ymmärtämään käytäntöjä, jotka liittyvät suojausvaatimuksiin, viranomaissäännöksiin, yrityksen brändiin, helppokäyttötoimintoihin ja koulutusohjeisiin. SharePoint-järjestelmänvalvojalta saat lisätietoja organisaation sivuston luomista ja käyttämistä koskevista käytännöistä ennen sivuston hallintasuunnitelman luontia.
Nykyaikaisen SharePoint-sivuston siirtymisrakenne
Tehokkaimmat SharePoint-sivustot auttavat käyttäjiä löytämään tarvitsemansa nopeasti, jotta he voivat käyttää löytämiänsä tietoja päätösten tekoon, tilanteen selvittämiseen, työkalujen käyttöön tai ongelmanratkaisuun kollegoiden kanssa. Lue lisätietoja SharePoint-sivuston siirtymisrakenteen suunnittelusta.
Tietoarkkitehtuuri voi sisältää myös tietojen luokituksen. Jos julkaisemillasi tiedoilla on suuri merkitys organisaatiollesi tai ne edellyttävät erityistä tietosuojaa tai jos ne ovat lainsäädännöllisten määräysten alaisia, voit määrittää luokitusmallin, joka tunnistaa erityiskäsittelyä vaativan sisällön. Kun olet järjestänyt tiedot luetteloiksi ja kirjastoiksi, voit hallita hallintotoiminnoilla, miten sisältöä tarkastellaan.
Nykyaikainen SharePoint-arkkitehtuuri on suunniteltu joustavammaksi ja mukautuvaksi organisaation tarpeiden muuttamiseen. Nykyaikaisia sivustoja voi liittääkeskussivustoihin. Liitetyt sivustot jakavat siirtymisen ja brändäyksen keskuksen kanssa. Jos keskussivuston omistaja ottaa sen käyttöön ja sivuston omistaja hyväksyy sen, liittyvät sivustot voivat myös jakaa keskuksen käyttöoikeudet.
Harkitse seuraavia seikkoja, kun määrität sivuston siirtymisrakennetta:
- Millaista sisältöä sivustolla on? Miten se jakautuu sivuille, luetteloihin ja kirjastoihin?
- Miten tiedot esitetään sivustossa?
- Miten sivuston käyttäjät siirtyvät sivustossa?
- Miten tiedot kohdistetaan tietyille käyttäjäryhmille?
- Miten hakutoiminto määritetään ja optimoidaan?
Käyttöoikeuksien hallitseminen nykyaikaisilla sivustoilla
Organisaation kriittisten tietojen eheyteen, luottamuksellisuuteen ja tietosuojaan vaikuttaa se, miten turvalliseksi luot sivustosi, ja erityisesti se, kenelle myönnät sivustosi käyttöoikeuden. Nykyaikaisten sivustojen käyttöoikeuksien hallitseminen koskee sekä käyttäjiä että käyttäjäryhmiä. Nykyaikaisten viestintä- ja tiimisivustojen käyttöoikeudet ovat peräisin erilaisia vaihtoehtoja tarjoavista sivustomalleista. kullekin sivustolle.
Viestintäsivustoja ei liitetä Microsoft 365 -ryhmiin, ja niillä on kolme oletusarvoista roolia: sivuston omistajat, jäsenet ja vierailijat.
Seuraavassa on muutamia vihjeitä, jotka kannattaa muistaa käyttöoikeusstrategiaa laadittaessa:
- Noudata käyttöoikeuksia: Määritä käyttäjille vain sellainen käyttöoikeustaso, jota tehtävien suorittaminen edellyttää.
- Käytä vakiooletusryhmiä: Myönnä käyttöoikeudet lisäämällä käyttäjät SharePointin oletusryhmiin (kuten Jäsenet-, Vierailijat- ja Omistajat-ryhmiin).
- Voit ryhmitellä sisällön myös suojaustasojen mukaan: Voit luoda sivuston tai kirjaston erityisesti luottamuksellisia tiedostoja varten sen sijaan, että kaikki tiedostot tallennetaan samaan suureen kirjastoon ja suojataan yksittäisillä käyttöoikeuksilla.
Nykyaikaisen sivuston käyttöoikeudet otsikon mukaan
| Otsikko | Käyttöoikeustaso | Omaa seuraavat oikeudet: |
|---|---|---|
| Sivuston omistaja | Täydet oikeudet |
Sivuton jäsenten oikeuksien lisäksi omistajilla on myös seuraavat oikeudet: Sivuston nimen muuttaminen Siirtymisrakenteen muuttaminen Sivuston logon vaihtaminen Sivuston omistajien lisääminen tai poistaminen Sivuston jäsenasetusten muokkaaminen Sivuston vierailijoiden lisääminen tai poistaminen Sivuston asetusten muokkaaminen Alisivuston poistaminen Microsoft 365 -ryhmän lisääminen Sivuston liittäminen keskussivustoon |
| Sivuston jäsen | Muokkaus ja osallistuminen | Luetteloiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Tiedostokirjastojen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Sivuston jäsenten lisääminen tai poistaminen Asiakirjojen lisääminen ja muokkaaminen Sivun lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Uutisjulkaisujen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Sivun osioiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Verkko-osien lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Sivuston siirtymisrakenteen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Sivumallien luominen tai poistaminen Sivuston käyttötietojen tarkasteleminen |
| Sivuston vierailija | Vain luku | Sisällön tarkasteleminen |
Lisää resurssimateriaalia sivuston omistajille:
- SharePoint-sivuston mukauttaminen
- SharePoint-sivuston siirtymisrakenteen mukauttaminen
- Haku nykyaikaisessa SharePointissa
- SharePoint-keskussivuston määrittäminen
- SharePoint-viestintäsivuston hallinta
- SharePoint-sivuston asetusten hallinta
- Sivuston jakaminen
- Luettelon, kirjaston tai yksittäisen kohteen käyttöoikeuksien muokkaaminen
Tallennusrajoitukset
Järjestelmänvalvoja on voinut asettaa ylärajan ryhmäsi käytettävissä olevalle tallennustilalle. Selvitä, onko tällainen rajoitus asetettu, ja määritä tarvittaessa tilan jako sivustojen, sivujen ja kirjastojen kesken.
SharePoint Server asettaa oletusarvon mukaisesti 50 Mt:n kokorajoituksen tiedostokirjastoon ladattavalle yksittäiselle asiakirjalle. Ryhmän sivuston omistajat saavat myös oletusarvoisesti varoituksen, kun tallennustilasta on käytetty 90 %.
Kun olet selvittänyt sivustoa koskevat rajoitukset, voit varmistaa sivuston pysymisen rajoitusten sisällä esimerkiksi versionhallinta- tai valvontatoiminnolla.
Haku
Sisältö näkyy monissa paikoissa, kuten sivustoissa, luetteloissa, kirjastoissa, verkko-osissa ja luetteloiden sarakkeissa. Oletusarvoisesti sivustossa hakuja suorittavat käyttäjät näkevät hakutuloksissa sivuston ja sen sivujen kaiken sisällön.
Sivuston omistajana voit valita, näkyykö sivustosi sisältö hakutuloksissa. Jos estät sivuston sisällön näkymisen hakutuloksissa, minkään alisivuston sisältö ei myöskään näy hakutuloksissa.
Sisältö, jonka käyttöoikeuksia on rajoitettu, ei oletusarvoisesti näy sellaisten käyttäjien hakutuloksissa, joilla ei ole lukuoikeuksia siihen. Voit muuttaa asetusta niin, että tällainen sisältö näkyy hakutuloksissa, mutta käyttäjät eivät voi avata sitä, mihin heillä ei ole käyttöoikeuksia.
Tietojen suojaaminen
Varmuuskopiointi- ja palautustoiminnot suojaavat tietoja vahingossa tapahtuvilta poistamisilta. Järjestelmänvalvoja määrittää varmuuskopiointivälin sekä palautuksen tason ja nopeuden. Jos haluat palauttaa sivuston sisältöä, katso lisätietoja kohdasta roskakorin kohteiden palauttaminen.