Lisätietoja Microsoft 365 -ryhmistä

Päivitetty viimeksi 30. syyskuuta 2020

Microsoft 365 -ryhmät on palvelu, joka toimii jo käyttämiesi Microsoft 365 -työkalujen kanssa, joten voit tehdä yhteistyötä työryhmäsi kanssa, kun kirjoitat asiakirjoja, luot laskentataulukoita, teet projektisuunnitelmia, järjestät kokouksia tai lähetät sähköpostia.

Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä ryhmät ovat, ja annetaan hyödyllisiä linkkejä seuraaviin vaiheisiin.

Katso uusimmat Microsoft 365 -ryhmät uutiset ja videot Office-blogeista

Vihjeitä: 

  • Jos etsit tietoa Outlookin yhteystietoryhmien käytöstä, kun sähköpostia lähetetään useille henkilöille (esimerkiksi ystäväjoukolle), tutustu artikkeliin Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen Outlook for PC:ssä.

  • Lukeaksi lisää Microsoft Family Safetystä, siitä kuinka perheryhmät auttavat pitämään yhteyttä perheenjäseniisi sekä siitä kuinka käyttää Windows 10:tä sekä Xbox- ja Android-laitteita turvallisesti, katso artikkeli Microsoftin perheryhmät.

Mitä Microsoft 365 -ryhmät ovat?

Microsoft 365 -ryhmien avulla voit valita joukon henkilöitä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä ja luoda helposti resurssikokoelman heidän kanssaan jaettavaksi. Resursseja ovat esimerkiksi jaettu Outlookin Saapuneet-kansio, jaettu kalenteri tai tiedostokirjasto tiedostojen yhteiskäyttöön.

Sinun ei tarvitse määrittää näiden resurssien käyttöoikeuksia manuaalisesti, koska jäsenien lisääminen ryhmään antaa heille automaattisesti käyttöoikeudet heidän tarvitsemiinsa ryhmän työkaluihin. Ryhmät tarjoavat lisäksi uuden ja parannetun tavan tehdä asiat, jotka aiemmin tehtiin jakeluluetteloiden tai jaettujen postilaatikoiden avulla.

Vihje: Tietoja perinteisten jakeluluetteloiden päivittämisestä Microsoft 365 -ryhmät -ryhmiin on tässä artikkelissa.

Tarjottavat resurssit määräytyvät hieman sen mukaan, millaisen ryhmäkäyttökokemuksen työryhmäsi haluaa. Kun harkitset vaihtoehtoja, on tärkeää pitää mielessä, että yksi ratkaisu sopii harvoin kaikille. Eri ryhmät haluavat ehkä työskennellä eri tavoilla, ja Microsoft 365:ssä on työkalut ryhmien haluamia erilaisia yhteistyötapoja varten.

Voit luoda Microsoft 365 -ryhmät käyttämällä eri työkaluja, kuten Outlookia, Outlookin verkkoversiota, Outlook Mobilea, SharePointia, Planneria ja Teamsia. Voit valita työkalun sen mukaan, minkälaisen ryhmän kanssa työskentelet. Esimerkiksi Microsoftilla luomme ryhmän yleensä Outlookissa ja organisoimme sen sähköpostin ja kalenterin kautta. Jos ryhmä on tarkoitettu organisaationlaajuiseen viestintään,käytämme yleensä Yammeria. Luomme keskustelupohjaista yhteiskäyttöä varten ryhmän Microsoft Teamsissa.

Kun luot ryhmän, sinun pitää määrittää, onko se yksityinen vai julkinen ryhmä. Julkisen ryhmän sisältö näkyy kaikille organisaatiossasi, ja kuka tahansa organisaatiossasi voi liittyä ryhmään. Yksityisen ryhmän sisältö näkyy vain kyseisen ryhmän jäsenille, ja ryhmän omistajan on hyväksyttävä henkilöt, jotka haluavat liittyä yksityiseen ryhmään.

Huomautus: Tällä hetkellä Outlookin verkkoversiossa luodut ryhmät ovat oletusarvoisesti yksityisiä.

Organisaatiosi ulkopuoliset henkilöt eivät näe eivätkä voi käyttää julkisia eivätkä yksityisiä ryhmiä, ellei heitä ole erikseen kutsuttu vieraiksi.

Saat lisätietoja ryhmän muuttamisesta julkisesta yksityiseksi (tai päinvastoin) artikkelista Microsoft 365 -ryhmien määrittäminen julkisiksi tai yksityisiksi.

Omistajat, jäsenet ja vieraat

Ryhmän omistaja on sen valvoja. Hän voi lisätä tai poistaa jäseniä ja hänellä on yksilöllisiä käyttöoikeuksia. Hän voi esimerkiksi poistaa keskustelun jaetusta Saapuneet-kansiosta tai muuttaa ryhmän asetuksia. Ryhmän omistaja voi nimetä ryhmän uudelleen, päivittää kuvauksen tai kuvan ja tehdä muita toimenpiteitä. Jos SharePointin roolit ovat sinulle tuttuja, niin ryhmän omistaja on kuin sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.

Vihje: Parhaan käytännön mukaan ryhmällä on oltava vähintään kaksi omistajaa, jos mahdollista. Näin yksi omistaja voi tehdä muutoksia ryhmään, jos toinen omistaja ei ole käytettävissä.

Ryhmän jäsenet ovat tavallisia käyttäjiä organisaatiossasi, jotka käyttävät ryhmää yhteistyön tekemiseen. He voivat käyttää kaikkia ryhmän toimintoja, mutta eivät voi muuttaa ryhmäasetuksia. SharePoint-maailmassa he ovat sivuston jäseniä. Lisätietoja jäsenten lisäämisestä ryhmään tai poistamisesta ryhmästä on artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen Outlookissa.

Vieraat ovat kuin ryhmän jäsenet, mutta he ovat organisaatiosi ulkopuolisia käyttäjiä. Käyttäjät voivat oletusarvoisesti kutsua vieraita liittymään ryhmään, ja sinä voit hallita tätä asetusta. Lisätietoja on artikkelissa Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmissä.

Valitse ryhmän tyyppi:

Jos jaetun Saapuneet-kansion käyttäminen yhteistyömuotona sopii sinulle, Outlookin ryhmätoiminto on sinua varten. Kun luot ryhmän Outlookissa, saat käyttöösi seuraavat:

  • Jaettu Saapuneet-kansio – jäsenten välisiä keskusteluja varten. Saapuneet-kansiolla on sähköpostiosoite, ja se voidaan määrittää ottamaan vastaanottamaan viestejä ryhmän tai jopa organisaation ulkopuolisilta henkilöiltä paljolti perinteisen jakeluluettelon tapaan.

  • Jaettu kalenteri – ryhmään liittyvien tapahtumien ajoitukseen

  • SharePoint-tiedostokirjasto – keskeinen paikka, jossa ryhmä voi tallentaa ja jakaa tiedostoja.

  • Jaettu OneNote-muistikirja – ideoiden, tutkimusten ja tietojen keräämiseen

  • SharePointin-työryhmäsivusto – keskitetty säilö ryhmään liittyviä tietoja, linkkejä ja sisältöä varten.

  • Planner – projektitehtävien määrittäminen ja hallinta ryhmän jäsenten kesken.

Sinun ei tarvitse luoda mitään kyseisistä resursseista manuaalisesti. Ryhmän luominen luo ne automaattisesti ja määrittää tarvittavat käyttöoikeudet ryhmän jäsenille, ja he voivat aloittaa niiden käytön heti.

Voit käyttää näitä resursseja tutun Microsoft Outlook -työpöytäsovelluksen (2016 tai uudempi), Outlookin verkkoversion, Outlook 2016 for Macin (vain jaettu Saapuneet-kansio) tai Outlook Mobilen kautta. Löydät Microsoft 365 -ryhmät siirtymisruudusta Outlookin työpöytäversion tai verkkoversion ikkunan vasemmalta puolelta.

Löydät ryhmäsi siirtymisruudusta Outlookin tai Outlookin verkkoversion ikkunan vasemmalta puolelta.

Uudella Microsoft 365 -ryhmät valintakorttitoiminnolla pääset nopeasti käsiksi ryhmien jaettuihin resursseihin. Osoita vain hiirellä ryhmän nimeä Outlookin verkkoversiossa tai SharePointissa.

Uuden Office 365 -ryhmät -valintakortin kuva

Microsoftin uusin yhteistyövaihtoehto on Microsoft Teams. Microsoft Teams on työryhmäsi sisäpiiri – pysyvä keskustelualue, jonka avulla voitte käydä epämuodollisia ja reaaliaikaisia keskusteluja hyvin rajatuista aiheista tai tietyissä ryhmän aliryhmissä. 

Yammer tuo yrityksen sosiaalisen ympäristön yhteistyöhösi. Sen avulla voit luoda uusia yhteyksiä ja löytää uusia asioita organisaatiostasi. Se helpottaa ideoista viestimistä ja keskustelemista yrityksen laajuisesti tai yhteisistä kiinnostavista aiheista.

Kun luot Microsoft 365:een yhdistetyn ryhmän Yammerissa, saat käyttöösi seuraavat ominaisuudet:

  • Yammer-ryhmä – yhteinen paikka käydä keskusteluja ja jakaa tietoja.

  • SharePoint-tiedostokirjasto – keskeinen paikka, jossa ryhmä voi tallentaa ja jakaa tiedostoja.

  • Jaettu OneNote-muistikirja – ideoiden, tutkimusten ja tietojen keräämiseen.

  • SharePointin-työryhmäsivusto – keskussäilö ryhmään liittyviä tietoja, linkkejä ja sisältöä varten.

  • Planner – projektitehtävien määrittäminen ja hallinta ryhmän jäsenten kesken.

Voit käyttää näitä työkaluja Yammerin kautta selaimessa tai käyttämällä Yammer-sovellusta iOS-, Android- tai Windows Phone -laitteessa.

Kun ryhmä ei enää täytä alkuperäistä tarkoitustaan, voit vapauttaa järjestelmän resursseja poistamalla ryhmän. Tämän jälkeen ryhmää ei enää luetteloida tai näytetä. Katso: Ryhmän poistaminen Jos et halua joutua poistamaan vanhentuneita ryhmiä manuaalisesti, järjestelmänvalvoja voi määrittää tietyn aikarajan, jonka umpeuduttua vanhentuneet ryhmät poistetaan automaattisesti. Katso: Microsoft 365 -ryhmien vanhenemiskäytäntö.

Huomautus: Tämän välilehden sisältö on tarkoitettu järjestelmänvalvojille.

Käytettävissä on kolme ensisijaista mallia, joiden avulla voidaan valmistellaMicrosoft 365 -ryhmät: avoin, IT-johtoinen tai valvottu. Jokaisella on omat etunsa.

Malli

Hyvät puolet

Avoin (oletus)

Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiä tarpeen mukaan ilman IT-tukea.

IT-johtoinen

Käyttäjät pyytävät ryhmän luomista IT-tuelta. IT-tuki voi auttaa heitä valitsemaan sopivimmat yhteiskäyttötyökalut.

Valvottu

Vain tietyt henkilöt, ryhmät tai palvelut voivat luoda ryhmiä (lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmien luontioikeuksien hallinta)

Jos haluat hallita sitä, miten Microsoft 365 -ryhmät nimetään, voit käyttää nimeämiskäytäntöä, jolloin ryhmien nimien on noudatettava tiettyjä sääntöjä. Niissä on esimerkiksi käytettävä etu- tai jälkiliitteitä, tai tiettyjä nimiä ei sallita. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmien nimeämiskäytäntö.

Jokaisella ryhmällä on vähintään yksi omistaja, joka voi lisätä tai poistaa jäseniä ja suorittaa joitakin ryhmää ja sen sisältöä koskevia perushallintatoimintoja. Yleensä omistaja hallitsee ryhmää Outlookissa. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen Outlookissa. Jos ryhmän omistaja (tai omistajat) lähtevät organisaatiosta, järjestelmänvalvoja voi määrittää uuden omistajan ryhmälle. Lisätietoja on artikkelissa Uuden omistajan määrittäminen orporyhmään.

Lisäksi jos sinulla on Exchange Online -järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet, voit hallita ryhmiä Microsoft 365 -hallintakeskuksessa (katso Ryhmän jäsenyyden hallinta Microsoft 365 -hallintakeskuksessa) tai PowerShellissä (katso Microsoft 365 -ryhmien hallinta PowerShellin avulla.

Saatat haluta poistaa ryhmän vuokraajasta. Lisätietoja ryhmän poistamisesta: Ryhmän poistaminen. Jos ryhmä on poistettu vahingossa, järjestelmänvalvojat voivat palauttaa sen 30 päivän kuluessa. Lisätietoja on artikkelissa Poistetun Microsoft 365 -ryhmän palauttaminen.

Jos haluat hallita Microsoft 365 -ryhmät -ryhmien elinkaarta automaattisemmin, voit käyttää vanhenemiskäytäntöjä, joiden mukaan ryhmät vanhenevat tietyin väliajoin. Ryhmän omistajat saavat sähköpostin 30, 15 ja 1 päivää ennen ryhmän vanhenemista, jolloin he voivat uusia ryhmän helposti tarvittaessa. Katso: Microsoft 365 -ryhmien vanhenemiskäytäntö.

Ryhmän rajoitukset

Suurin määrä...

Arvo

Omistajia ryhmää kohti

100

Luotuja ryhmiä käyttäjää kohti

250

Luotuja ryhmiä järjestelmänvalvojaa kohti

Enintään vuokraajan oletusraja 500 000

Jäseniä

Yli 1 000, mutta vain 1 000 voi käyttää ryhmäkeskusteluja samanaikaisesti.

Hyvin suurten ryhmien yhteydessä Outlookissa saattaa ilmetä viivettä kalenterin ja keskustelujen käytössä.

Ryhmien määrä, joihin käyttäjä voi kuulua

1 000

Tiedostojen tallennustila

1 teratavu + 10 gigatavua tilaukseen liitettyä käyttäjää kohden + ostettu lisätallennustila. Voit hankkia rajattoman määrän lisätallennustilaa.

Ryhmän postilaatikon koko

50 Gt

Ryhmien oletusarvoinen enimmäismäärä Microsoft 365 -organisaatiossa on tällä hetkellä 500 000.

Jos aiot käyttää ryhmän takaisinkirjoitusominaisuutta Azure Active Directory Connect -työkalussa, enimmäispituus on 448 kuvausmääritteeseen liittyvää merkkiä.

Lisätietoja SharePoint Onlinen tallennustilasta on artikkeleissa SharePoint Onlinen rajoitukset ja SharePoint Online -ohjelmiston rajat ja rajoitukset.

Microsoft 365 -ryhmät -ryhmien hallinta on tehokkaampaa, kun saat tietoja ryhmien käytöstä. Microsoft 365 -hallintakeskuksessa on raportointityökalu, jonka avulla voit tarkastella esimerkiksi tallennustilaa ja aktiivisten ryhmien määrää sekä sitä, miten käyttäjät käyttävät ryhmiä. Katso lisätietoja kohdasta Microsoft 365:n raportit hallintakeskuksessa.

Microsoft 365 -ryhmät -ryhmissä on useita työkaluja vaatimustenmukaisuutta, tietosuojaa ja eDiscoverya varten.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×