Tiedostojen jakaminen työryhmän jäsenten kanssa

1. Siirry OneDrive-sivustoon ja kirjaudu sisään työtililläsi.

2. Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa

3. Valitse Jaa sivun yläreunassa.
   
   

4. Valitse Kopioi linkki, jos haluat kopioida linkin ja jakaa sen haluamallasi tavalla, kuten sähköpostissa, asiakirjassa tai Teams-viestissä.
   
   
   
   Voit myös lisätä henkilön, jonka kanssa haluat jakaa viestin, ja kirjoittaa viestin. Valitse Lähetä, niin hän saa sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon.

1. Jos haluat muuttaa linkin käyttöoikeuksia, valitse Linkkiasetukset:
   
    

   Huomautus

   Jos jakamisvaihtoehto on harmaana, yrityksen järjestelmänvalvojat ovat saattaneet rajoittaa sitä. He voivat esimerkiksi poistaa käytöstä Kuka tahansa-vaihtoehdon, jotta käyttökelpoisia linkkejä ei välitetä muille organisaation ulkopuolisille käyttäjille.

   • Kuka tahansa -valinta antaa käyttöoikeuden kaikille, jotka vastaanottavat tämän linkin joko suoraan sinulta tai jonkun toisen välittämänä. Tämä voi sisältää organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä.

   • Linkin <organisaatiosi> henkilöt linkin kautta antaa kenelle tahansa organisaatiosi jollekin, jolla on linkin käyttöoikeus tiedostoon, joko suoraan sinun tai jonkun toisen välitetyltä.

   • Käyttäjät, joilla on jo oikeudet henkilöt, joilla on jo kyseisen tiedoston tai kansion käyttöoikeus, voivat käyttää sitä. Se ei muuta käyttöoikeuksia. Käytä tätä, jos haluat lähettää linkin jollekin, jolla on jo käyttöoikeus. 

   • Tietyt henkilöt antaa käyttöoikeuden vain määrittämiesi henkilöiden käyttöön, vaikka muillakin henkilöillä voi jo olla käyttöoikeus. Jos henkilöt lähettävät jakamiskutsun edelleen, vain henkilöt, joilla on jo ennestään kohteen käyttöoikeus, voivat käyttää linkkiä.

     Huomautus

     Jos haluat seurata käyttöoikeuksia ja varmistaa suojauksen, voit jakaa vain organisaatiossasi olevan henkilön kanssa, jolla on Microsoft-tili.

2. Muut asetukset -kohdassa voit määrittää jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

   • Salli muokkaaminen -toiminnolla käyttäjät voivat muokata tiedostoja tai kansioita, joita he voivat käyttää. Jos jaat kansion, muokkausoikeudet saavat henkilöt voivat kopioida, siirtää, muokata, nimetä uudelleen, jakaa ja poistaa mitä tahansa sen kansion osaa, johon heillä on käyttöoikeus. Jos poistat tämän ruudun valinnan, käyttäjät voivat tarkastella, kopioida tai ladata kohteita kirjautumatta sisään. Vastaanottajat voivat myös lähettää linkin eteenpäin. He eivät kuitenkaan voi tehdä muutoksia versioon OneDrive.

     Huomautukset

     • Salli   muokkaaminenon oletusarvoisesti käytössä.

     • Voit myös määrittää muokkausoikeudet edellisessä näytössä valitsemalla kynäkuvakkeen niiden nimien oikealta puolelta, joiden kanssa jaat tiedoston. 

   • Estä lataaminen estää käyttäjiä lataamasta tiedostoa tai kansioita, joiden käyttöoikeus heillä on. Jos poistat tämän valintaruudun valinnan, muut voivat ladata tiedostot laitteisiinsa. 

   • Aseta vanhentumispäivä -asetuksen avulla voit määrittää linkin vanhenemispäivämäärän. Asettamasi päivämäärän jälkeen linkki ei enää toimi, ja sinun on luotava uusi linkki käyttäjille, jotka tarvitsevat tiedoston tai kansion käyttöoikeudet.

   • Aseta salasana -toiminnolla voit määrittää salasanan tiedoston käyttöön. Kun käyttäjä napsauttaa linkkiä, häntä pyydetään antamaan salasana, ennen kuin hän voi käyttää tiedostoa. Salasana on annettava erikseen kaikille, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.

   • Avaa tarkistustilassa rajoittaa vain sen, että ihmiset voivat jättää kommentteja ja tehdä tiedostoon ehdotuksia. 

     Huomautukset

     • Vain Word-asiakirjoissa ja -tiedostoissa on tämä käyttöoikeusasetus.

     • Jos käyttäjällä on jo tiedoston muokkausoikeudet, Avaa vain tarkistustilassa -vaihtoehdon valitseminen ei estä muokkaamista. Heille asiakirja avautuu muokkaustilassa.

3. Kun olet määrittänyt kaikki linkkiasetukset ja käyttöoikeudet, valitse Käytä. 

4. Nyt voit jakaa tiedoston tai kopioida linkin.

Jos sinulla on jo tiedosto avoinna Microsoft 365 -sovelluksessa, kuten Word tai PowerPointissa, voit helposti jakaa tiedoston sulkematta tiedostoa tai poistumatta sovelluksesta.

1. Valitse jaa sovelluksen oikeasta yläkulmasta.

2. Jos haluat linkin, jonka voit liittää sähköpostiviestiin, tekstiviestiin tai muuhun sijaintiin, valitse Kopioi linkki. Muussa tapauksessa valitse Jaa uudelleen.

3. Vahvista Jaa-valintaikkunassa käyttöoikeudet, jotka haluat toisen henkilön tarvitsevan, anna hänen nimensä tai sähköpostiosoitteensa sekä lyhyt viesti, jossa kerrotaan, mikä tiedosto on ja miksi jaat sen hänen kanssaan.

4. Valitse Lähetä.