Yrityksen tiedostojen tallennustila

Kun jatkat yrityksen määrittämistä Microsoft 365:ssä, on tärkeää ymmärtää, mitä vaihtoehtoja sinulla on tiedostojen tallennussijainnille.

Yksi parhaista tavoista määrittää tiedostojen tallennustila ja jakaminen yrityksellesi on käyttää OneDrivea henkilökohtaisiin tiedostoihin, joiden kanssa haluat hallita jakamista, ja SharePointia ja Teamsia tiedostoihin, joiden kanssa kaikilla tai useimmilla pitäisi olla käyttöoikeus.

Selaimesi ei tue videon toistoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

OneDrive on pilvitallennusympäristö, johon voit tallentaa yksittäisiä tai henkilökohtaisia tiedostoja. OneDrive on integroitu tiiviisti sovelluksiin, kuten Word, Exceliin ja PowerPointiin, mikä tekee siitä kätevän paikan luottamuksellisten tiedostojen turvalliseen tallentamiseen ja käyttämiseen.

Käytä OneDrivea, kun haluat luoda asiakirjan, joka on vain sinun, esimerkiksi käsitellessäsi erittäin arkaluonteisia tai yksityisiä tietoja.

Aloita OneDriven käyttö kirjautumalla sisään ladataksesi ja asentaaksesi OneDrive-työpöytäsovelluksen, noudattamalla kirjautumiskehotteita ja valitsemalla kansiot, jotka haluat synkronoida pilvipalveluun.

Jos haluat luoda uuden tiedoston OneDrivessa, napsauta Uusi-painiketta ja valitse luotava tiedostotyyppi, kuten Word asiakirja tai Excel-laskentataulukko.
Jos haluat hallita tiedostoja OneDrivessa, napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nimeä uudelleen , jos haluat antaa tiedostolle kuvaavamman nimen, tai vedä ja pudota tiedostoja eri kansioihin, jotta organisaatiosi on entistä parempi.
Jos haluat jakaa tiedostoja OneDrivessa , napsauta Jaa-painiketta ja kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston. Lue lisätietoja tiedostojen hallinnasta OneDrivessa.

SharePoint on yhteistyötyökalu, jota käytetään tiedostojen ja tietojen hallintaan ja jakamiseen koko organisaatiossa. SharePointin avulla useat käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä yhdessä keskitetyssä sijainnissa.

Käytä SharePointia, kun haluat luoda asiakirjan, jonka työryhmä kirjoittaa ja hallitsee, tai kun se on jaettava laajasti. Voit esimerkiksi käyttää sitä keskitettynä sijaintina, jossa työryhmän jäsenet voivat tarkastella projektin aikajanoja, tehtäviä ja välitavoitteita. Näin tiimit voivat seurata edistymistä, pysyä aikataulussa ja tehdä yhteistyötä tehokkaammin.

Jos haluat luoda uuden tiedoston SharePointissa, siirry tiedostokirjastoon, johon haluat luoda tiedoston, ja napsauta Uusi-painiketta .
Jos haluat hallita tiedostoja, kuittaa tiedosto ulos ja tee siihen muutoksia ja kuittaa sitten tiedosto takaisin sisään, kun olet valmis.
Jos haluat jakaa tiedostoja, napsauta tiedostoa ja valitse Jaa. Voit myös tehdä yhteistyötä reaaliaikaisesti avaamalla tiedoston asianmukaisessa sovelluksessa, kuten Word tai Excelissä, ja ottamalla yhteismuokkaamisen käyttöön. Jos haluat tarkastella tiedoston aiempia versioita, napsauta tiedostoa ja valitse Versiohistoria. Lue lisätietoja tiedostojen hallinnasta SharePointissa.

Teams ja SharePoint

Kun luot uuden työryhmän, se luo automaattisesti vastaavan SharePoint-sivuston, joka on linkitetty tiimiin.

SharePointin avulla voit tallentaa ja hallita työryhmäsi työhön liittyviä tiedostoja, ja voit jakaa ne suoraan Teamsissa. SharePoint-käyttöoikeuksien avulla voit myös hallita sitä, kuka voi tarkastella, muokata ja poistaa tiedostoja, ja versioiden hallinnan avulla voit seurata tiedostoihin tehtyjä muutoksia ajan mittaan.

Kun luot uuden kanavan Teamsissa, se luo uuden kansion vastaavaan SharePoint-sivustoon. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki kanavaan liittyvät tiedostot ja keskustelut tallennetaan kyseiseen kansioon, mikä helpottaa työn järjestämistä ja hallintaa.