Microsoft Planner mukautettujen mallien avulla voit muuttaa olemassa olevan suunnitelman uudelleenkäytettäväksi malliksi ryhmällesi. Mallit auttavat standardoimaan työtä, nopeuttamaan suunnitelmien luomista ja helpottavat parhaiden työnkulkukäytäntöjen jakamista.
Mukautettujen mallien avulla voit:
- Luo uudelleenkäytettävä malli olemassa olevasta Planner-suunnitelmasta.
- Valitse, mitkä kentät kopioidaan uusiin suunnitelmiin.
- Jaa mallit Microsoft 365 -ryhmän kanssa, jotta muut voivat käyttää niitä uudelleen. Mukautetut mallit soveltuvat parhaiten toistettavaan työhön, kuten projektin aloituksiin, perehdytyksen työnkulkuihin, kampanjan suunnitteluun tai toiminnan tarkistuslistoihin.
Ennen aloittamista
Tarkista seuraavat asiat ennen mukautettujen mallien käyttämistä:
- Voit käyttää Microsoft Planneria.
- Suunnitelma, jonka haluat muuttaa malliksi, ryhmittelee ryhmäsi.
- Olet sellaisen Microsoft 365 -ryhmän jäsen, jonka kanssa haluat jakaa suunnitelman. Mallit tallennetaan ryhmään, jonka kanssa jaat ne, ja niiden käyttöoikeus on sidottu ryhmän jäsenyyteen.
Mukautetun mallin luominen aiemmin luodusta suunnitelmasta
Aloita käyttämällä aiemmin määritettyä suunnitelmaa tai muuta se mukautetuksi malliksi luomalla uusi perussuunnitelma.
Mallin luominen:
- Avaa suunnitelma, jota haluat käyttää uudelleen Plannerissa.
- Valitse oikeassa yläkulmassa Jaa.
- Valitse Julkaise mallina.
- Kirjoita mallin nimi ja kuvaus.
- Valitse Microsoft 365 -ryhmä, jonka kanssa haluat jakaa mallin.
- Valitse, mitkä suunnitelman kentät haluat sisällyttää; Oletusarvoisesti kaikki tehtävät sisältyvät siihen.
- Valitse Julkaise. Kun malli on julkaistu, se on valitun ryhmän jäsenten käytettävissä.
Kopioitavien kohteiden valitseminen
Kun julkaiset mallin, voit päättää, mitkä elementit kopioidaan kyseisestä mallista luotuihin uusiin suunnitelmiin. Käytettävissä olevia vaihtoehtoja voivat olla:
- Tavoitteet
- Säilöt
- Tehtävät
- Tehtävän otsikot
- Tehtävän muistiinpanot
- Tehtävien tarkistusluettelot
- Tehtävän liitteet
Vain valitsemasi kohteet kopioidaan, kun jäsen luo uuden suunnitelman mallista. Tehtävän tila ja edistyminen nollataan uudessa suunnitelmassa.
Huomautus: Tehtävän liitteet kopioidaan linkkeinä.
Uuden suunnitelman luominen mukautetusta mallista
Kun malli on julkaistu, kuka tahansa jaetussa ryhmässä voi luoda sen perusteella uuden suunnitelman.
Suunnitelman luominen mukautetun mallin avulla:
- Avaa Planner.
- Aloita uuden suunnitelman luominen.
- Siirry Valitse malli -luokassa kohtaan Jaettu tai Minun luoma, jossa luetellaan kanssasi jaetut tai itse luomasi mallit.
- Valitse käytettävä malli.
- Vahvista ja määritä suunnitelman tiedot. Planner luo uuden suunnitelman mallissa määritetyn rakenteen avulla.
Mallien jakaminen ja hallinta
Mukautetut mallit jaetaan ryhmätasolla:
- Kaikki ryhmän jäsenet voivat nähdä ja käyttää mallia.
- Mallit ovat käytettävissä niin kauan kuin ryhmä on olemassa. Jos mallia on muutettava, päivitä pohjana oleva suunnitelma ja julkaise uusi malliversio. Mallien tulevat muutokset eivät vaikuta aiemmin luotuihin suunnitelmiin.
Mukautetun mallin poistaminen
Kun malli on julkaistu, kuka tahansa jaetussa ryhmässä voi poistaa sen.
Mallin poistaminen:
- Avaa Planner.
- Siirry Luo suunnitelma -kohtaan.
- Siirry Valitse malli -luokassa kohtaan Jaettu tai Minun luomani ja valitse malli, jonka haluat poistaa.
- Napsauta... avataksesi **Poista malli** -vaihtoehdon.
- Vahvista mallin poisto valitsemalla Poista . Päivitetty malli on ryhmän jäsenten käytettävissä. Mallissa jo luotuja suunnitelmia ei muuteta.
Yleisiä skenaarioita
Mukautetut mallit ovat käteviä, kun haluat
- Varmista toistuvan työn yhdenmukainen määritys.
- Vähennä suunnitelmien luomiseen kuluvaa aikaa alusta alkaen.
- Jaa hyväksi havaitut työnkulut tiimisi kanssa. Esimerkkejä ovat markkinoinnin lanseeraukset, sprintin suunnittelu, perehdytyssuunnitelmat ja toiminnan pelikirjat.