Project-ohjelmalla voit luoda ja mukauttaa upeita graafisia raportteja mistä projektitiedoista tahansa joutumatta käyttämään muita ohjelmistoja. Projektin edetessä raportit muuttuvat ja vastaavat aina uusimpia tietoja – ilman manuaalisia päivityksiä. Katso kaikkien raporttien luettelo ja tiedot siitä, miten niitä käytetään.
- Valitse Raportti-välilehti.
- Valitse Näytä raportit -ryhmässä haluamasi raporttityyppi ja valitse sitten tietty raportti.
Jos haluat avata esimerkiksi Projektin yleiskatsaus -raportin, valitse Raportin>raporttinäkymät Projektin>yleiskatsaus.
Yhdistämällä kaavioita ja taulukoita Projektin yleiskatsaus -raportti näyttää projektin jokaisen vaiheen, tulevat välitavoitteet sekä tehtävät, joiden määräpäivä on ohitettu.
Projectissa on kymmeniä raportteja, joita voi käyttää heti, mutta niiden ei tarvitse rajoittaa mahdollisuuksiasi. Voit mukauttaa minkä tahansa raportin sisältöä ja ulkoasua tai luoda uuden alusta alkaen.
Raportin käyttäminen
Uuden raportin lisääminen tulevissa projekteissa käytettäväksi
Muita tapoja raportoida projektitietoja
Raportin tietojen muuttaminen
Voit valita Projectin missä tahansa raportin osassa näyttämät tiedot.
- Valitse muutettava taulukko tai kaavio.
- Näytä ja suodata tiedot käyttämällä näytön oikeassa laidassa olevaa Kenttäluettelo-ruutua.
Vihje
Kun valitset kaavion, sen oikealle puolelle ilmestyy kolme painiketta.
Kaavion osat
suodattimet
avulla voit valita nopeasti arvopisteiden otsikoiden kaltaisia elementtejä ja suodattaa kaavioon sisällytettäviä tietoja.
Esimerkki
Projektin yleiskatsaus -raportissa voit muuttaa % valmiina -kaaviota niin, että siinä näkyvät ylimmän tason yhteenvetotehtävien sijaan kriittiset alitehtävät:
- Valitse mikä tahansa % valmiina -kaavion kohta.
- Siirry Kenttäluettelo-ruudun Suodatin-ruutuun ja valitse Kriittinen.
- Valitse Jäsennystaso-ruudusta Taso 2. Tässä esimerkissä jäsennyksen ensimmäisellä tasolla on alitehtäviä yhteenvetotehtävien sijaan.
Kaavio muuttuu tekemiesi valintojen mukaan.
Raportin ulkoasun muuttaminen
Projectin avulla voit hallita raporttiesi ulkoasua. Voit luoda asiallisen mustavalkoisen raportin tai leikkiä väreillä ja tehosteilla.
Vihje
Voit liittää raportin osaksi jaettua näkymää, jolloin näet raportin muutokset reaaliajassa projektin tietoja muuttaessasi. Lisätietoja löydät osiosta Näkymän jakaminen.
Valitse mikä tahansa raportin kohta ja valitse sitten Raportointityökalujen rakenne, jotta saat näkyviin vaihtoehdot koko raportin ulkoasun muuttamiseen. Tässä välilehdessä voit muuttaa fontin, värin tai koko raportin teeman. Voit myös lisätä uusia kuvia (myös valokuvia), muotoja, kaavioita tai taulukoita.
Kun valitset raportin yksittäisiä osia (kaavioita, taulukoita jne.), näytön yläreunaan ilmestyy uusia välilehtiä, joissa on kyseisen osan muotoiluasetuksia.
- Piirtotyökalut – Muotoile -välilehti. Muotojen muotoilu ja tekstiruudut.
- Kuvatyökalut – Muotoile -välilehti. Tehosteiden lisääminen kuviin.
- Taulukkotyökalut – Rakenne- ja Taulukkotyökalut - Asettelu -välilehdet. Määritä taulukot ja muokkaa niitä samaan tapaan kuin muissa Office-ohjelmissa.
- Kaaviotyökalut – Rakenne- ja Kaaviotyökalut – Muotoile -välilehdet. Määritä kaaviot ja muokkaa niitä.
Vihje
Kun valitset kaavion, sen oikealle puolelle ilmestyy kolme painiketta. Valitse Kaavion tyylit
kun haluat vaihtaa nopeasti kaavion väriä tai tyyliä.
Esimerkki
Oletetaan, että Projektin yleiskatsaus -raportin % valmiina -kaavio tarvitsee uuden parannuksen.
- Valitse % valmiina -kaavion mikä tahansa kohta ja valitse sitten Kaaviotyökalut – Rakenne.
- Valitse uusi tyyli Kaavion tyylit -ryhmässä. Tämä tyyli poistaa sarakkeista viivat ja lisää niihin varjostuksia.
- Luo kaavioon syvyyttä. Valitse Kaaviotyökalujen rakenne>Muuta kaaviotyyppiä.
- Valitse sarake>3D-pinottu pylväskaavio.
- Lisää taustaväri. Valitse Kaaviotyökalut, Muotoile>muodon täyttö ja valitse sitten uusi väri.
- Vaihda palkkien värejä. Valitse palkit valitsemalla ne, valitse sitten Kaaviotyökalut, Muotoile>muoto Täyttö ja valitse uusi väri.
- Siirrä numerot pois palkeista. Valitse numerot valitsemalla ne ja vedä niitä sitten ylöspäin.
Ero on huomattava vain muutamalla napsautuksella. Tässä esittelimme vain muutamia muotoiluasetusten vaihtoehtoja.
Oman raportin tekeminen
- Valitse Ilmoita>uudesta raportista.
- Valitse jokin neljästä vaihtoehdosta ja valitse sitten Valitse.
- Anna raportille nimi ja ala lisätä siihen tietoja.
Tyhjä Luo tyhjän piirtoalustan. Lisää kaavioita, taulukoita, tekstiä ja kuvia käyttämällä Raportointityökalut – Rakenne -välilehteä.
Kaavio Project luo kaavion, jossa verrataan oletusarvoisesti todellista työmäärää, jäljellä olevaa työmäärää ja työmäärää. Kenttäluettelo-ruudun avulla voit valita vertailtaviksi eri kenttiä ja muuttaa sitten kaavion väriä ja muotoilua ohjausobjektien avulla.
Taulukko Valitse Kenttäluettelo-ruudun avulla taulukossa näytettävät kentät (oletuksena näkyvät Nimi, Aloitus, Loppu ja % valmiina). Jäsennystaso-ruudussa voit valita, montako tasoa projektin jäsennyksestä taulukossa näkyy. Voit muuttaa taulukon ulkoasua Taulukkotyökalujen Rakenne- ja Asettelu-välilehdissä.
Vertailu Sijoittaa kaksi kaaviota rinnakkain. Kaavioissa on samat tiedot ensimmäisinä. Valitse yksi kaavio ja valitse Kenttäluettelo-ruudussa tiedot, joista haluat aloittaa kaavioiden erottelun.
Kaikkia kokonaan uusia kaavioita voi mukauttaa. Voit lisätä ja poistaa osia sekä muuttaa tietoja tarpeidesi mukaan.
Raportin jakaminen
- Napsauta mitä tahansa kohtaa raportissa.
- Valitse Raporttityökalut, Rakenne,>Kopioi raportti.
- Voit liittää raportin mihin tahansa ohjelmaan, joka näyttää kuvia.
Vihje
Voit joutua muuttamaan raportin kokoa ja järjestystä, kun kopioit sen uuteen sijaintiin.
Voit myös tulostaa raportin, jos haluat jakaa sen vanhaan perinteiseen tapaan.
Uuden raportin lisääminen tulevissa projekteissa käytettäväksi
Järjestäjä-toimintoa käyttämällä voit kopioida uuden raportin yleiseksi malliksi tulevia projekteja varten.
Muita tapoja raportoida projektitietoja
- Katso kaikkien raporttien luettelo ja tiedot siitä, miten niitä käytetään.
- Vertaa todellista työmäärää arvioihisi seurantaraporteilla.
- Luo aikajana keskeisistä tehtävistä ja välitavoitteista.
- Määritä projektin raportoinnin tilapäivä.
