|
Jos aiot seurata projektin kustannustietoja, tämän artikkelin avulla voit selvittää, miten se tehdään. Opit, miten ja minne eri kustannustiedot kirjataan, jotta voit tarkastella ja analysoida kokonaiskustannuksia projektin edetessä.
Rahavirtaa seuraamalla voit tehdä parempia päätöksiä ja pitää projektin budjetissa. |
Kustannustenhallintavinkkejä ennen aloittamista
Tässä artikkelissa on tietoa yhdestä projektinhallinnan suunnittelun projektinhallintatavoitteista, joita on useita.
-
Projektin kustannusten arvioiminen Suunnittelemasi projektin kaltaisten projektien kustannushistoriasta voi olla hyötyä alkuvaiheessa. Se auttaa välttämään kalliiksi tulevat virheet. Jos organisaatiossa on projektitoimiston (PMO) asiantuntijoita, voit keskustella kustannus- ja budjettisuunnitelmista myös heidän kanssaan tai pyytää kokenutta ja asiantuntevaa ryhmän jäsentä tarkistamaan tehtävien ja resurssien kustannusarviot. Kustannusten arviointi voi olla hankalaa: suuret organisaatiot noudattavat projektitoimiston ohjeita tai palkkaavat kustannuslaskennan ammattilaisia.
-
Projectin eri kustannustyyppien tunteminen Suurin osa projektin kustannuksista tulee työresursseista eli henkilöistä, jotka työskentelevät määritettyjen tehtävien parissa, tai projektin valmistumiseen tarvittavista materiaaleista ja laitteista. Resurssikustannukset perustuvat tavallisesti tuntipalkka- tai yksikköhintoihin, mutta ne voivat myös olla kertaluonteisia kustannuksia, kuten konsulttipalkkioita, alihankintakustannuksia tai matkakuluja. Kustannukset, jotka eivät liity resursseihin, kirjataan usein tietyn tehtävän tai koko projektin kiinteinä kustannuksina.
-
Kustannusten kirjaaminen Resurssikustannukset kirjataan Resurssitaulukko-näkymässä tuntipalkkaisille työntekijöille, toimihenkilöille, urakoitsijoille, materiaalikustannuksille tai muille kertaluonteisille resurssikustannuksille, kuten vakuutus- tai työnantajakustannuksille. Tehtävän kustannukset kirjataan tehtävätaulukkoon lisättävään kustannustaulukkoon.
-
Kokonaiskustannusten laskeminen Project laskee kirjattujen kustannusten kokonaismäärän, jotta näet nopeasti projektin kokonaiskustannukset. Jaa kustannustiedot projektin sidosryhmille, jotka todennäköisesti odottavat niitä.
-
Budjetin asettaminen Kun kokonaiskustannukset vastaavat sinun ja projektin sidosryhmien suunnittelemaa budjettia, ne voidaan määrittää alkuperäisiksi kustannuksiksi, jolloin arvioidut kokonaiskustannukset muodostavat projektin budjetin. Tämä tehdään yleensä ennen työn aloittamista ja sen jälkeen, kun kaikki projektin tarvittavat tiedot on kirjattu. Kustannusten seurantaan ja hallintaan tarvitaan alkuperäinen budjetti, varsinkin jos projektin edetessä on tarkoitus analysoida kustannuspoikkeamia ansaitun arvon analyysin avulla. Lisätietoja on artikkelissa Perusaikataulun määrittäminen ja tallentaminen.
-
Kustannusanalyysin tekeminenVie kustannustiedot Exceliin tietojen tarkkaa analyysia varten. Voit käyttää Excelin Pivot-taulukoita, kaavioita ja muita ominaisuuksia, kuten ehdollista muotoilua ja Sparkline-kaavioita (kuten seuraavassa kuvassa).
Voit myös tarkastella ansaittua arvoa kuvaavaa Pivot-taulukkoa (tunnetaan myös nimellä S-käyrä) Projectin visuaalisten raporttien avulla.
Voit analysoida projektin tietoja vielä syvemmin käyttämällä Excelin Analyysityökalujen ANOVA-analyysitoimintoja. Projektin kustannusten analysointimahdollisuudet ovat rajattomat.
Projektin kustannusten kirjaaminen
|
Resurssien kustannusten syöttäminen |
Aivan ensimmäiseksi on lisättävä projektin valmistumiseen tarvittavien henkilöiden korvaukset ja materiaalien yksikköhinnat. Lisää sitten laitteiden kiinteät resurssikustannukset sekä kertaluonteiset resurssikustannukset, joita haluat seurata projektin aikana. Project laskee automaattisesti toteutuneet kustannukset toteutuneen työmääräkertymän tai tehtävissä käytettyjen materiaalien mukaan, mutta voit tarvittaessa kirjata toteutuneet kustannukset määrättyihin tehtäviin niiden valmistuttua. |
|
Projektin kokonaiskustannusten tarkasteleminen |
Kun resurssien ja tehtävien kustannukset on lisätty, tarkista, pitääkö kustannuksia säätää, jotta kokonaiskustannukset vastaavat kustannustavoitetta. |
|
Oikean raportin valitseminen |
Jossakin vaiheessa saatat haluta raportoida projektin kustannustiedot muille organisaation jäsenille. Käytä valmista kustannusraporttia, kuten Kassavirta- tai Ansaittu arvo -raporttia, tai tarkastele kustannustietoja välittömästi visuaalisena raporttina esimerkiksi Excelin Pivot-kaaviona tai Vision Pivot-puukaaviona. |
Projektin kustannusten hallinta
|
Perusaikataulun määrittäminen ja tallentaminen |
Kun kustannusarviot on kirjattu, määritä budjetti tallentamalla arviot alkuperäiseksi suunnitelmaksi. Näin voit verrata suunniteltuja kustannuksia projektin toteutuneisiin kustannuksiin, ja ennakoida, pysyvätkö projektin kustannukset budjetissa. |
|
Aikataulun etenemisen seuranta, yksinkertaisesta tavasta vaativaan |
Tarkkaile tehtäviin kuuluvan työn edistymistä ja toteutuneiden kustannusten kertymistä, jotta voit selvittää, pysyykö projekti budjetin rajoissa vai onko vaarana, että budjetti ylittyy. |
|
Tietoja ansaitun arvon analyysista |
Voit tehdä ansaitun arvon analyysin milloin tahansa projektin aikana ja selvittää, vastaavatko toteutuneet kustannukset tehtyä työtä tai tehtäville, resursseille ja varauksille asetettuja alkuperäisiä kustannuksia. |
