Projektinhallinta on harvoin helppoa. Tämän oppaan avulla voit kuitenkin ymmärtää projektinhallintaa Projectin käytön aikana. Alla olevat linkit vievät sivuille, joilla voit tarkastella kyseistä projektinhallinnan asiaa artikkelien ja lyhyiden opetusohjelmien avulla.
Projektisuunnitelman aloittaminen
Mitä monimutkaisemmaksi projekti muuttuu, sitä enemmän sinun on suunniteltava, ennen kuin aloitat Projectin käytön. Käytä projektin alkuvaiheessa ajattelun apuna sovelluksia kuten Word, Excel ja SharePoint.
| Projektin tavoite | KUVAUS |
|---|---|
| Projektisuunnitelman aloittaminen | Projektit epäonnistuvat usein, kun alkuvaiheessa asioita ei mietitä tarpeeksi. Mieti, keitä sidosryhmiin ja rahoittajiin kuuluu, ja laadi samalla perustamisasiakirjan kohtia, alustavia tuloslaskelmia ja ehkä budjetti. Pienemmissä projekteissa voit tehdä suuren osan tästä työstä Microsoft Projectissa. Käytä isommissa projekteissa Wordia, SharePointia tai vaikka puhelinta ajatustesi tallentamiseen. |
| Suunnitelmista keskusteleminen sidosryhmien kanssa | Viestintäyhteyden säilyttäminen sidosryhmien kanssa ei ole helppoa. Mutta se on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta. |
| Projektiraporttien luominen ja jakaminen | Projectissa on helposti saatavilla useita raporttivaihtoehtoja, jotka auttavat viestinnän aikaa vievässä osassa. Voit määrittää alustavia suunnitelmia, kuten projektin tärkeimpiä välitavoitteita, budjetointivaatimuksia ja henkilöstön tarpeita. |
Sivun alkuun
Projektin aikataulun luominen
Projektin aikataulun luominen voi viedä aikaa. Projektin luominen on helpompaa, jos jaat vaiheet neljään luokkaan:
- Tehtävien lisääminen
- Tehtävien järjestäminen
- Henkilöiden lisääminen
- Viestintä työryhmän kanssa
| Projektin tavoite | KUVAUS |
|---|---|
| Uuden projektin aikataulun luominen | Kun alkuvaiheen suunnittelu on valmis, voit käynnistää Projectin ja luoda uuden aikataulun. Voit aloittaa tyhjän projektin tai käyttää malleja, joita ovat luoneet muut projektipäälliköt, jotka voivat olla projektinhallinnan asiantuntijoita tai toimia kanssasi samalla alalla. |
| Tehtävien lisääminen | Tehtävät ovat projektin suoritettavia toimintoja. Opettele lisäämään tehtäviä, muuttamaan niiden ominaisuuksia ja arvioimaan niiden kestoa. |
| Tehtävien järjestäminen | Kun lisäät tehtäviä, ne eivät välttämättä ole parhaassa mahdollisessa järjestyksessä hallinnan kannalta. Opettele järjestämään niitä yhteenvetotehtävien, alitehtävien ja linkityksen avulla. |
| Henkilöiden lisääminen ja varaaminen tehtäviin | Kun olet lisännyt projektiisi tehtäviä, mieti keiden haluat työskentelevän niiden parissa. Pidä mielessä, että henkilöiden lisääminen ja heidän määrittämisensä tehtäviin ovat eri asioita Projectissa. |
| Resurssien jakaminen resurssivarantojen ja pääprojektien avulla | Eri projekteissa olevien henkilöiden hallinnoimista helpottaa, kun keräät kaikkien projektiesi henkilöt yhteen projektitiedostoon. Tiedosto toimii resurssivarantona. Resurssivarantotiedostosta voit jakaa resursseja useisiin projekteihin (ilman Project Serveriä). |
| Projektin kustannusten määrittäminen | Projektin kustannusten hallinta voi olla pelottavaa projektipäällikölle. Projectin avulla se saattaa olla odotettua helpompaa. Vihjeitä budjetissa pysymiseen. |
Sivun alkuun
Projektin hallinta
Työsi ei lopu aikataulun luomiseen. Projektin hallinta vie enemmän aikaa kuin sen luominen. Esimerkiksi tehtävät muuttuvat, ihmisiä lisätään, päättymispäivää pitää siirtää taaksepäin ja niin edelleen. Project tarjoaa sinulle edistymisen tarkkailuun ja muutosten tekemiseen tarvittavat työkalut, jotka takaavat onnistuneen lopputuloksen.
| TAVOITE | KUVAUS |
|---|---|
| Aikataulun oikean näkymän valitseminen | Selkeytä aikatauluasi valitsemalla oikea näkymä. Gantt-kaavio tarjoaa yhden näkökulman projektin edistymiseen. Voit käyttää myös Kalenteri-näkymää, verkkokaaviota tai aikajanaa, joilla näet tietojen eri tasot. |
| Aikataulun etenemisen seuranta | Kun olet luonut alkuperäisen aikataulun, on aika alkaa nähdä, miten asiat etenevät. Kun luot perusaikataulun ja käytät oikeita näkymiä, voit seurata projektin edistymistä. |
| Tehtävien valmistumisprosentin seuranta | Edistymisen seuraaminen voi tuntua monimutkaiselta, mutta tässä on nopea tapa näyttää valmistumisprosentti Gantt-kaavion edistymispalkin avulla. |
| Resurssien varausongelmien ratkaiseminen | Jotta saat parhaan suorituskyvyn ja tulokset resursseista, sinun on hallittava resurssien työkuormitusta ylivarausten ja alivarausten välttämiseksi. |
| Projektin päättymispäivämäärän aikaistaminen | Projektipäällikön pahin pelko on päättymispäivämäärästä myöhästyminen aikataulun muuttamisen myötä. Opettele hallitsemaan projektin päättymispäivämäärää. |
| Projektin tilasta raportointi | Viestintä on usein hankalaa, erityisesti jos joudut raportoimaan ikävistä asioista. Sidosryhmien ja johdon kanssa viestimistä helpottavat Projectin tyylikkäät ja ammattimaiset raportit, jotka voit luoda ja lähettää muutaman helpon vaiheen kautta. |
| Projektin kustannusten hallinta | Ylittyykö budjetti? Onko kustannuksia muokattava? Opettele ratkaisemaan kustannusongelmat aikataulussasi. |
| Ansaitun arvon analyysiraporttien tarkasteleminen | Ansaittu arvo on edistynyt seurantamenetelmä. Se on tarkoitettu muillekin kuin asiantuntijoille. Voit käyttää sitä projektisi seuraamiseen. |
| Riskien hallinta | Riskejä on kaikkialla projektissasi. Tunnista ongelmakohdat ajoissa ja reagoi niihin, ennen kuin niistä tulee isoja ongelmia. |
| Useiden projektien käsitteleminen | Projectissa on työkaluja, joiden avulla voit hallita projektien välisiä riippuvuuksia, myös yhden projektin tehtäviä, jotka ovat riippuvaisia toisen projektin valmistumisesta. |
Sivun alkuun