Kirjekuorien yhdistäminen

Vaihe 1: Postitusluettelon määrittäminen

Postitusluettelo toimii tietolähteenäsi. Katso lisätietoja kohdasta Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.

Vinkkejä

• Jos sinulla ei ole postituslistaa, voit luoda sen yhdistämisen aikana. Kerää kaikki osoiteluettelosi ja lisää ne tietolähteeseen.
• Jos käytät Excel-taulukkoa, muotoile postinumerosarake tekstiksi, jotta kaikki nollat säilyvät. Katso lisätietoja kohdasta Yhdistämisen numeroiden, päivämäärien ja muiden arvojen muotoilu Excelissä.
• Jos haluat käyttää Outlookin yhteystietoja, varmista, että Outlook on oletussähköpostiohjelmasi.

Vaihe 2: Kirjekuoren asettelun testaaminen

Luo tarvittaessa pieni koe-erä kirjekuoria ennen varsinaista yhdistämistä.

1. Valitse Tiedosto>Uusi>tyhjä asiakirja.

2. Siirry kohtaan Postitukset>kirjekuoret.
   

3. Kirjoita Jakeluosoite-ruutuun esimerkkiosoite, niin voit testata, miltä kirjekuori näyttää tulostettuna.

4. Kirjoita oma osoitteesiPalautusosoite-ruutuun.
   

5. Valitse Asetukset>Kirjekuoriasetukset ja toimi seuraavasti:

   • Valitse kirjekuoren koko tai määritä koko valitsemalla Mukautettu koko.
     
   • Valitse tarvittaessa fontti sekä Jakeluosoitteen ja Palautusosoitteen etäisyys vasemmasta ja yläreunasta.

6. Varmista Tulostusasetukset-välilehdestä, että oikea Syöttötapa on valittuna, aseta kirjekuori tulostimeen kuvaa vastaavalla tavalla ja valitse sitten OK.
   

7. Valitse Tulosta ja tallenna sitten palautusosoite oletusosoitteeksi valitsemalla Kyllä.

Vaihe 3: Yhdistämisen aloittaminen

1. Siirry Postitukset-kohtaan> Aloitakirjekuorten yhdistäminen>.
   
2. Valitse Kirjekuoriasetukset -valintaikkunassa haluamasi asetukset ja valitse sitten OK.
3. Jos haluat lisätä kirjekuoreen palautusosoitteen tai logon, se kannattaa tehdä nyt.
4. Valitse Tallenna>.

Vaihe 4: Postitusluettelon linkittäminen pääasiakirjaan

1. Siirry Postitukset-kohtaan>Valitse vastaanottajat.
   
2. Valitse tietolähde. Katso lisätietoja kohdasta Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.
3. Valitse Tallenna>.

Jos haluat muokata postitusluetteloa, katso Yhdistäminen: Muokkaa vastaanottajia.

Vaihe 5: Osoitelohkon lisääminen kirjekuoreen

Osoitelohko on yhdistämiskenttä, johon lisätään kirjekuoressa näytettävät osoitteet. Jos haluat nähdä kohdan tarkemmin, näytä kappalemerkit (¶) painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+VAIHTO+8.

1. Vie kohdistin paikkaan, johon haluat osoitelohkon.
2. Siirry Postituksen>osoitelohkoon ja valitse muoto. Lisätietoja on artikkelissa Osoitelohkon lisääminen.
   
3. Valitse vastaanottajan nimelle Lisää osoitelohko -valintaikkunassa se muotoilu, jollaisena haluat sen näkyvän kirjekuoressa.
4. Voit halutessasi valita Seuraava tai Edellinen jotta näet miltä lopputulos näyttää.
5. Valitse OK.
6. Tallenna yhdistämisasiakirja siirtymällä Tallenna tiedostoon>.

Jos mikä tahansa osoitteen osa puuttuu, korjaa katsomalla kohta Yhdistäminen: Täsmää kentät.

Vaihe 6: Kirjekuorten esikatselu ja tulostaminen

Tee lopullinen tarkistus, ennen kuin tulostat kirjekuoret.

1. Valitse Seuraava , tai Edellinen , jotta voit selata tietolähteen tietueita ja nähdä, miltä ne näyttävät.
2. Valitse Valmis & yhdistä>tulostettavat asiakirjat.
   

Vaihe 7: Kirjekuoren yhdistämisasiakirjan tallentaminen

Kun tallennat kirjekuoren yhdistämisasiakirjan, se säilyttää yhteyden postitusluetteloon tulevaa käyttöä varten.

Jos haluat käyttää kirjekuoren yhdistämisasiakirjaa uudelleen, avaa asiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys. Voit vaihtaa kirjekuoren yhdistämisasiakirjan osoitteita avaamalla asiakirjan ja valitsemalla Muokkaa vastaanottajaluetteloa, jolloin voit lajitella, suodattaa ja valita haluamasi osoitteet.

Vaihe 1: Postitusluettelon määrittäminen

Postitusluettelo toimii tietolähteenäsi. Katso lisätietoja kohdasta Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.

Vaihe 2: Pääasiakirjan valmisteleminen niin, että se vastaa kirjekuoria

1. Siirry Postitukset-kohtaan> Aloitakirjekuorten yhdistäminen>.
   
2. Valitse asetus Kirjekuori-valintaikkunan Palautusosoite-kohdassa.
3. Valitse Kirjekuori-valintaikkunan Tulostusasetukset-kohdassa Sivun asetukset.
4. Valitse Sivun asetukset -valintaikkunan Paperin koko -luettelosta vaihtoehto, joka vastaa käyttämiesi kirjekuoren kokoa.
   Jos mikään vaihtoehdoista ei vastaa käyttämäsi kirjekuoren kokoa, toimi seuraavasti:
5. Valitse Sivun asetukset -valintaikkunassa Vaaka>OK.
6. Sulje Kirjekuori-valintaikkuna valitsemalla OK.
7. Siirry Tiedoston>tallentaminen -kohtaan.

Vaihe 3: Postitusluettelon linkittäminen pääasiakirjaan

1. Valitse Postitukset-välilehdessä Valitse vastaanottajat.
   
2. Valitse tietolähde. Katso lisätietoja kohdasta Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.
3. Muokkaa tarvittaessa vastaanottajaluetteloa. Katso lisätietoja kohdasta Yhdistäminen: Muokkaa vastaanottajia.
4. Valitse Tallenna>.

Vaihe 4: Yhdistämiskenttien lisääminen ja muotoileminen

1. Valitse asiakirjan Vedä kentät tähän kehykseen tai kirjoita teksti -ruutu ja poista sitten teksti napsauttamalla tai napauttamalla sitä.
2. Siirry Postitukset>Lisää yhdistämiskenttä -kohtaan ja valitse lisättävä kenttä.
   
3. Lisää ja muotoile kirjekuoreen sisällytettäviä kenttiä ja valitse sitten OK.

Vaihe 5: Kirjekuorten esikatselu ja tulostaminen

1. Voit tarkistaa, miltä kirjekuoret näyttävät, siirtymällä Postitusten>esikatselun tuloksiin .
   

   Huomautus

   Voit selata kirjekuoria käyttämällä Postitukset-välilehdessä vasenta ja oikeaa nuolta.

2. Jos haluat tehdä lisää muutoksia, muokkaa yhdistämiskenttiä valitsemalla uudelleen Esikatsele tuloksia.

3. Kun olet valmis, viimeistele yhdistäminen siirtymällä Postitukset-välilehteen , valitsemalla Valmis & Yhdistä>tulostetut asiakirjat .
   

   Vihje

   Jos haluat tarkastella ja päivittää jokaisen kirjekuoren erikseen ennen tulostamista, valitse Postitukset>valmis & Yhdistä>Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja. Kun olet valmis, tulosta kirjekuoret siirtymälläkohtaan Tulosta> tiedosto.