Animateur dans les réunions Microsoft Teams

L’agent facilitateur travaille dans les réunions Teams pour une collaboration plus efficace, notamment les fonctionnalités suivantes :

Génère des notes générées par l’IA en temps réel pendant les réunions, ce qui permet à tout le monde de co-créer et de collaborer en toute transparence.
Résume les décisions clés et les questions ouvertes à partir des discussions de réunion.
Répond aux questions ouvertes dans la conversation des participants à la réunion.
Documente les insights de la discussion de réunion.
Vérifie l’ordre du jour d’une réunion à partir de l’invitation à la réunion et les notes de réunion Loop composant, puis envoyez l’ordre du jour dans la conversation afin que tous les participants soient conscients des sujets à discuter.
Requêtes aux participants de définir des objectifs de réunion si aucun ordre du jour n’est détecté.
Permet à la discussion de rester à l’ordre du jour et à l’heure en affichant les sujets dans un minuteur d’ordre du jour avec des allocations de temps et le marquage quand une discussion a commencé pour un sujet.
Gère le temps en commençant et en affichant un compte à rebours à tous les participants, en alertant les participants lorsque le minuteur se termine pour aider la réunion à rester sur la bonne voie.
Alerte les participants lorsque la réunion s’exécute sur l’heure de fin planifiée et aide les participants à planifier les réunions de suivi nécessaires.
@mentions des participants absents dans la conversation de réunion lorsqu’ils ont été mentionnés plusieurs fois au cours de la réunion.
Demandez au facilitateur de créer une boucle ou un document word basé sur la conversation.
Demandez au facilitateur de vous aider à gérer vos tâches en @mentioning facilitateur pour créer, mettre à jour ou interroger des tâches liées à cette réunion. Ces tâches sont synchronisées avec un plan de réunion associé à cette instance.
Les tâches créées de manière proactive par le facilitateur sont automatiquement synchronisées avec un plan de réunion associé à cette réunion instance. Disponible dans la préversion publique de Teams.

Important :

Pour inviter le facilitateur à parler de la réunion après la fin de celle-ci, veillez à activer la transcription avant ou pendant la réunion. Si Copilot est défini pour démarrer sans transcription, Le facilitateur démarre également sans transcription.
Une licence Microsoft 365 Copilot est requise pour ajouter un facilitateur à une réunion ou l’activer pendant une réunion. Toutefois, tout participant à la réunion (à l’exception des participants externes) peut voir toutes les mises à jour en temps réel dans conversation et notes.

Ajouter un facilitateur à une invitation à une réunion

Il existe trois façons d’ajouter un facilitateur à une réunion par le biais de son invitation à la réunion :

Utilisez le bouton bascule Facilitateur dans l’invitation à la réunion.
Utilisez l’option Activer pour Facilitateur dans l’invitation à la réunion.
Utilisez le volet Options de réunion.

Remarque : Le facilitateur ne peut être ajouté qu’aux réunions planifiées et ne peut pas être ajouté aux réunions de canal, aux réunions instantanées ou aux appels Teams.

Activer le facilitateur dans le formulaire de planification des réunions

Pour activer le facilitateur lors de la planification d’une réunion :

Sélectionnez Calendrier dans Teams.
Sélectionnez Nouvel événement > événement.
Sélectionnez Ajouter un facilitateur. Autres options > Ajouter un facilitateur dans l’invitation à la réunion.

Utiliser le volet d’options de réunion

Vous pouvez également ajouter un facilitateur à une invitation à une réunion en modifiant les options de réunion.

Dans l’invitation à la réunion, sélectionnez Options .
Dans les options de réunion, sélectionnez Copilot et d’autres IA .
Activez le bouton bascule Facilitateur .
Sélectionnez Appliquer.

Créer un ordre du jour de la réunion

L’animateur recherche automatiquement un ordre du jour dans la description de la réunion et Loop fichier de notes de réunion. Pour que le facilitateur extrait un ordre du jour des notes de réunion ou de l’invitation à la réunion, procédez comme suit :

Écrivez un ordre du jour dans la description de la réunion ou les notes de réunion Loop composant avant le début de la réunion.
Activez le facilitateur pendant la planification ou au début de la réunion.

L’animateur lit l’ordre du jour et envoie un message dans une conversation.

L’ordre du jour peut également être fourni par @mentioning animateur lors de la conversation pendant la réunion.

Par exemple, « @Facilitator, voici l’ordre du jour : présentations (5 minutes), discussion sur le produit (25 minutes)."

Ajouter un facilitateur pendant une réunion

Pour activer le facilitateur pendant une réunion :

Sélectionnez Autres actions dans les contrôles de réunion.
Sélectionnez Activer le facilitateur dans le menu.

Lorsque vous activez le facilitateur, vous êtes invité à sélectionner une langue si une langue pour la réunion n’a pas déjà été sélectionnée. Une fois le facilitateur activé, il peut fournir des insights tout au long de la réunion.

Compétence de modération pour l’agent facilitateur travaillant dans une réunion Teams.

L’icône Notes dans les contrôles de réunion devient Icône de notes générées par l’IA , indiquant que les notes générées par l’IA sont activées. Les notes générées par l’IA n’apparaissent pas immédiatement, mais commencent quelques minutes plus tard en fonction de la discussion capturée dans la transcription.

Remarque : Les participants aux réunions mobiles peuvent voir les notes en direct générées. Seuls les participants à la réunion qui sont organisateurs ou présentateurs et qui utilisent Teams pour le web ou le bureau peuvent activer ou désactiver le facilitateur pendant une réunion.

Désactiver le facilitateur pendant une réunion

Pour désactiver le facilitateur pendant une réunion :

Sélectionnez Autres actions dans les contrôles de réunion.
Sélectionnez Désactiver le du facilitateur dans le menu.

La désactivation du facilitateur arrête la prise de notes automatisée, mais ne supprime pas les notes qui ont déjà été prises.

Utiliser un ordre du jour pour maintenir la réunion sur les rails

L’animateur suit automatiquement l’ordre du jour lorsqu’un ordre du jour est trouvé dans l’invitation à la réunion ou les notes de réunion, ou lorsqu’un ordre du jour est fourni dans la conversation.

Pour commencer le suivi, @mention animateur et fournir l’ordre du jour. Par exemple, « @Facilitator, voici l’ordre du jour : présentations (5 minutes), discussion sur le produit (25 minutes)."
Pour modifier l’ordre du jour, @mention animateur et lui demander d’apporter la modification. Par exemple, « @Facilitator, ajoutez « Examen de stratégie » à l’ordre du jour pendant 15 minutes."

Le facilitateur aide les participants à effectuer le suivi de l’heure par rapport à ces points de l’ordre du jour en partageant l’ordre du jour dans un minuteur sur la phase de réunion. Si l’ordre du jour comporte des allocations de temps, le minuteur permet de suivre le temps pour chaque rubrique.

L’animateur écoute la discussion de la réunion et marque les sujets avec une coche une fois que la discussion sur cette rubrique a commencé.

Le facilitateur marque les rubriques avec des coches à intervalles pendant la réunion, et non immédiatement après le début de la discussion.

Demander au facilitateur de démarrer un minuteur

Vous pouvez également demander à l’animateur de démarrer un minuteur qui n’est pas lié à l’ordre du jour de la réunion.

Dans la conversation de réunion, @mention facilitateur et lui demander de démarrer un minuteur.
1. Par exemple, « @Facilitator, ajoutez un minuteur pendant cinq minutes."
L’animateur commence une minuterie pendant la réunion.
Vous pouvez également @mention Facilitateur pour des actions telles que la réinitialisation, la suspension et l’arrêt du minuteur.

Prendre des notes avec Le Facilitateur sur mobile

Capturez, transcrivez et organisez instantanément des notes de réunion en personne, avec distinction de l’orateur et résumés actionnables, directement à partir de votre appareil mobile.

Pour prendre des notes avec le facilitateur :

Vérifiez que la dernière version de Teams est installée sur votre appareil. Visitez l’App Store d’Apple pour obtenir des mises à jour.
Ouvrez l’application mobile Teams.
Appuyez sur Calendrier .
Appuyez sur Réunion .
Appuyez sur Prendre des notes avec le facilitateur.
Désactivez les fonctionnalités d’isolation vocale iOS natives :
1. Pendant un appel, balayez vers le bas à partir du coin supérieur droit de votre écran pour ouvrir le Centre de contrôle.
2. Appuyez sur Mode micro.
3. Sélectionnez Standard.

Vos paramètres d’isolation vocale iOS seront conservés dans les réunions futures.

La génération de notes en direct au fur et à mesure que du contenu parlé est collecté peut prendre quelques minutes. Une fois la réunion terminée, vous serez en mesure d’afficher les notes ou d’obtenir un lien partageable. Pour accéder aux notes ultérieurement, ainsi qu’à Copilot, ouvrez la réunion dans votre calendrier ou votre liste de conversation et affichez le récapitulatif.

Pour en savoir plus sur les notes de réunion dans Teams, consultez Prendre des notes de réunion dans Microsoft Teams.

Passer en revue le contenu généré par l’IA après une réunion

Tout contenu généré par le facilitateur pendant la réunion est accessible à la fois par le biais d’une conversation de réunion et de notes de réunion dans Récapitulatif après la fin d’une réunion.

Sélectionnez Conversation dans Teams.
Sélectionnez une conversation de réunion dans laquelle vous avez activé Le facilitateur.
Sélectionnez Récapitulatif en haut de la conversation de réunion. Vous pouvez également ouvrir la conversation de réunion et sélectionner Afficher le récapitulatif dans la miniature de la réunion.
Sélectionnez Notes.

La recherche des notes générées par l’IA après la réunion est terminée dans l’onglet Récapitulatif d’une conversation Teams.

Les notes de réunion générées par l’IA sont stockées dans une page Microsoft Loop, et tout participant à la réunion peut modifier la page Loop avant, pendant ou après la réunion, ainsi que modifier les notes générées par l’IA pendant et après la réunion. Outre les notes générées par l’IA en temps réel sous l’onglet Notes , l’onglet Résumé de l’IA inclut un résumé de transcription complète généré après la réunion.

Poser des questions à l’animateur dans une conversation de réunion

L’animateur agit en tant que membre d’équipe collaboratif dans la conversation de réunion et peut aider à rechercher sur le web et à répondre aux questions sur la conversation dans la réunion. Il vous suffit de @mention Facilitateur pour :

Obtenez des résumés rapides pour rattraper votre retard.
Posez des questions sur la réunion/conversation ou les documents partagés.
Trouvez des réponses sur la conversation ou des sujets généraux.
Maintenez l’équipe à jour avec des insights clés.
Recherchez sur le web des informations pertinentes à partager.
Posez des questions sur l’ordre du jour et l’heure.

Gérer vos tâches

L’animateur peut vous aider à gérer les tâches d’une réunion. Le facilitateur capture automatiquement les tâches pendant la réunion auxquelles vous pouvez accéder dans Notes. Dans Tâches de suivi, sélectionnez Accepter pour synchroniser ces tâches avec le Planificateur.

Vous pouvez également demander à l’animateur directement par le biais de la conversation de réunion de créer, de modifier et d’attribuer d’autres tâches. Les tâches que vous demandez à Facilitator de créer se synchronisent automatiquement avec le Planificateur. Vous pouvez également rechercher des tâches spécifiques ou toutes les tâches liées à cette réunion.

Créer un document

L’animateur peut créer un document Word ou Loop basé sur un sujet particulier de la réunion en tapant @Facilitator, avec la demande. L’animateur propose également de vous aider lorsque la création de document est en cours de discussion. Dans ce cas, vous devez accepter et accuser réception du facilitateur pour générer ce brouillon.

Rubriques connexes

Utiliser Copilot dans les réunions Microsoft Teams

Forum aux questions sur les agents dans Microsoft Teams