Animateur dans les réunions Microsoft Teams

Ajouter un facilitateur à une invitation à une réunion

Il existe trois façons d’ajouter un facilitateur à une réunion par le biais de son invitation à la réunion :

• Utilisez le bouton bascule Facilitateur dans l’invitation à la réunion.

• Utilisez l’option Activer pour Facilitateur dans l’invitation à la réunion.

• Utilisez le volet Options de réunion.

Une fois le facilitateur activé, votre réunion est automatiquement transcrite.

Créer un ordre du jour de la réunion

L’animateur recherche automatiquement un ordre du jour dans la description de la réunion et le fichier de notes de réunion Loop. Pour que le facilitateur extrait un ordre du jour des notes de réunion ou de l’invitation à la réunion, procédez comme suit :

1. Écrivez un ordre du jour dans la description de la réunion ou les notes de réunion Loop composant avant le début de la réunion.

2. Activez le facilitateur pendant la planification ou au début de la réunion.

3. L’animateur lit l’ordre du jour et envoie un message dans une conversation.

L’ordre du jour peut également être fourni par @mentioning animateur dans la conversation pendant la réunion.

Par exemple, « @Facilitator, voici l’ordre du jour : présentations (5 minutes), discussion sur le produit (25 minutes)."

Ajouter un facilitateur pendant une réunion

1. Sélectionnez Autres actions dans les contrôles de réunion.

2. Sélectionnez Activer le facilitateur dans le menu.

Lorsque vous activez le facilitateur, vous êtes invité à sélectionner une langue si une langue pour la réunion n’a pas déjà été sélectionnée.

Une fois le facilitateur activé, votre réunion est automatiquement transcrite et la capture de contenu continue tant que la transcription est activée. Si la transcription est désactivée, la capture de contenu s’arrête jusqu’à ce que la transcription soit réactivée.

L’icône Notes dans les contrôles de réunion devient , indiquant que les notes générées par l’IA sont activées. Les notes générées par l’IA n’apparaissent pas immédiatement, mais commencent quelques minutes plus tard en fonction de la discussion capturée dans la transcription.
 

Utiliser un ordre du jour pour maintenir la réunion sur les rails

L’animateur suit automatiquement l’ordre du jour lorsqu’un ordre du jour est trouvé dans l’invitation à la réunion ou les notes de réunion, ou lorsqu’un ordre du jour est fourni dans la conversation.

• Pour commencer le suivi, @mention animateur et fournir l’ordre du jour. Par exemple, « @Facilitator, voici l’ordre du jour : présentations (5 minutes), discussion sur le produit (25 minutes)."

• Pour modifier l’ordre du jour, @mention animateur et lui demander d’apporter la modification. Par exemple, « @Facilitator, ajoutez « Examen de stratégie » à l’ordre du jour pendant 15 minutes."

Le facilitateur aide les participants à effectuer le suivi de l’heure par rapport à ces points de l’ordre du jour en partageant l’ordre du jour dans un minuteur sur la phase de réunion. Si l’ordre du jour comporte des allocations de temps, le minuteur permet de suivre le temps pour chaque rubrique.

L’animateur écoute la discussion de la réunion et marque les sujets avec une coche une fois que la discussion sur cette rubrique a commencé.

• Le facilitateur marque les rubriques avec des coches à intervalles pendant la réunion, et non immédiatement après le début de la discussion.

Prendre des notes avec Le Facilitateur sur mobile

Capturez, transcrivez et organisez instantanément des notes de réunion en personne, avec distinction de l’orateur et résumés actionnables, directement à partir de votre appareil mobile.  

Pour prendre des notes avec le facilitateur : 

La génération de notes en direct au fur et à mesure que du contenu parlé est collecté peut prendre quelques minutes. Une fois la réunion terminée, vous serez en mesure d’afficher les notes ou d’obtenir un lien partageable. Pour accéder aux notes ultérieurement, ainsi qu’à Copilot, ouvrez la réunion dans votre calendrier ou votre liste de conversation et affichez le récapitulatif. 

Pour en savoir plus sur les notes de réunion dans Teams, consultez Prendre des notes de réunion dans Microsoft Teams. 

Passer en revue le contenu généré par l’IA après une réunion

Tout contenu généré par le facilitateur pendant la réunion est accessible à la fois par le biais d’une conversation de réunion et de notes de réunion dans Récapitulatif après la fin d’une réunion.

1. Accédez à Conversation sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez une conversation de réunion dans laquelle vous avez activé Le facilitateur.

3. Sélectionnez Récapitulatif en haut de la conversation de réunion. Vous pouvez également ouvrir la conversation de réunion et sélectionner Afficher le récapitulatif dans la miniature de la réunion.

4. Sélectionnez Notes.

Les notes de réunion générées par l’IA sont stockées dans une page Microsoft Loop, et tout participant à la réunion peut modifier la page Loop avant, pendant ou après la réunion, ainsi que modifier les notes générées par l’IA pendant et après la réunion. Outre les notes générées par l’IA en temps réel sous l’onglet Notes , l’onglet Résumé de l’IA inclut un résumé de transcription complète généré après la réunion.

Poser des questions à l’animateur dans une conversation de réunion

L’animateur agit en tant que membre d’équipe collaboratif dans la conversation de réunion et peut aider à rechercher sur le web et à répondre aux questions sur la conversation dans la réunion. Il vous suffit de mention @Facilitator à :

• Obtenez des résumés rapides pour rattraper votre retard.

• Posez des questions sur la réunion/conversation ou les documents partagés.

• Trouvez des réponses sur la conversation ou des sujets généraux.

• Maintenez l’équipe à jour avec des insights clés.

• Recherchez sur le web des informations pertinentes à partager.

• Posez des questions sur l’ordre du jour et l’heure.

Gérer vos tâches 

L’animateur peut vous aider à gérer les tâches d’une réunion. En plus des tâches que le facilitateur capture automatiquement pendant la réunion, vous pouvez demander directement au facilitateur via la conversation de réunion de créer, modifier et affecter d’autres tâches, qui se synchronisent avec Planificateur. Vous pouvez également rechercher des tâches spécifiques ou toutes les tâches liées à cette réunion.

Créer un document

L’animateur peut créer un document Word ou Loop basé sur un sujet particulier de la réunion en tapant @Facilitator, avec la demande. L’animateur propose également de vous aider lorsque la création de document est en cours de discussion. Dans ce cas, vous devez accepter et accuser réception du facilitateur pour générer ce brouillon. 
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