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Dernière révision : 2 décembre 2022

Groupes Microsoft 365 est un service qui fonctionne avec les outils Microsoft 365 que vous utilisez déjà. Vous pouvez ainsi collaborer avec vos collègues sur la rédaction de documents, la création de feuilles de calcul, l’élaboration de plans de projets, la planification de réunions ou l’envoi de messages électroniques.

Cet article présente les groupes et inclut des liens utiles vers les étapes suivantes.

Pour consulter les dernières informations et vidéos sur Groupes Microsoft 365, voir les Blogs sur Office

Conseils : 

Que sont les Groupes Microsoft 365 ?

Les groupes dans Microsoft 365 vous permettent de choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer et de configurer facilement une collection de ressources à partager avec ces personnes. Des ressources telles qu’une boîte de réception Outlook partagée, un calendrier partagé ou une bibliothèque de documents pour collaborer sur des fichiers.

Vous n’avez pas à vous soucier d’attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils fournis par le groupe lorsqu’ils sont ajoutés. En outre, les groupes constituent l’expérience nouvelle et améliorée pour laquelle nous utilisions des listes de distribution ou des boîtes aux lettres partagées.

Conseil : Pour plus d’informations sur la mise à niveau de vos listes de distribution traditionnelles vers Groupes Microsoft 365, voir Pourquoi mettre à niveau vos listes de distribution vers des groupes dans Outlook.

Les ressources spécifiques fournies dépendent légèrement du type de groupe que vous créez.

Quel type de groupe devez-vous créer ?

Pendant que vous envisagez les options, il est important de se rappeler qu’une seule taille convient rarement à tous. Les équipes ont des habitudes différentes et les outils inclus dans Microsoft 365 sont destinés à favoriser la collaboration selon la forme souhaitée par vos équipes.

Si votre équipe préfère collaborer par e-mail et a besoin d’un calendrier partagé : Créez un groupe Microsoft 365 dans Outlook.

Si votre équipe souhaite collaborer dans un environnement de conversation persistant ou utiliser des applications incorporées: Créez un compte Microsoft Teams.

Si vous voulez créer un large forum de discussion ouvert pour votre entreprise, par exemple, pour les annonces et les discussions de niveau exécutif: Créer un groupe dans Yammer.

Vous pouvez créer des Groupes Microsoft 365 à partir de divers outils, notamment Outlook, Outlook sur le web, Outlook Mobile, SharePoint, Planificateur, Teams, etc. L’outil à partir duquel vous choisissez de démarrer dépend du type de groupe avec lequel vous travaillez. Par exemple, chez Microsoft, nous avons tendance à partir de Outlook lorsque nous créons un groupe organisé autour de la messagerie et du calendrier. Si le Groupe est destiné à la communication à l’échelle de l’entreprise, nous avons tendance à commencer par Yammer. Pour la collaboration basée sur la conversation, nous allons démarrer notre groupe à partir de Microsoft Teams.

Lorsque vous créez un groupe, vous devez décider si celui-ci sera public ou privé. Le contenu d’un groupe public peut être vu par toute personne de votre organization, et toute personne de votre organization peut rejoindre le groupe. Le contenu d’un groupe privé doit être vu par les membres du groupe et les personnes qui souhaitent rejoindre un groupe privé doivent être approuvées par un propriétaire du groupe.

Remarque : Actuellement, les groupes créés à partir d’Outlook sur le web sont privés par défaut.

Les groupes publics et privés ne sont ni visibles ni accessibles aux personnes extérieures à votre organisation, à moins que ces personnes n’aient été spécifiquement invitées.

Pour plus d’informations sur la modification de vos groupes de Public à Private (ou vice versa), consultez Rendre les groupes Microsoft 365 publics ou privés.

Propriétaires, membres et invités

Les propriétaires du groupe sont les modérateurs du groupe. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres et disposent d’autorisations uniques, comme la possibilité de supprimer des conversations de la boîte de réception partagée ou de modifier différents paramètres relatifs au groupe. Les propriétaires de groupe peuvent renommer le groupe, mettre à jour la description ou l’image, etc. Si vous êtes familiarisé avec les rôles SharePoint, un propriétaire de groupe est un administrateur de collection de sites.

Conseil : Nous vous conseillons, si vous le pouvez, d’avoir au moins deux propriétaires pour un groupe. Ainsi, si l’un des utilisateurs n’est pas disponible, l’autre utilisateur peut apporter des modifications au groupe.

Les membres du groupe sont les utilisateurs réguliers de votre organisation qui utilisent le groupe pour collaborer. Ils peuvent accéder à tous les éléments du groupe, mais ne peuvent pas modifier les paramètres du groupe. Dans l’environnement SharePoint, ils sont membres du site. Pour plus d’informations sur l’ajout ou la suppression de membres de groupe, voir Ajouter et supprimer des membres de groupe dans Outlook.

Les invités sont comme des membres du groupe, mais ils sont extérieurs à votre organisation. Par défaut, vos utilisateurs peuvent inviter des invités à rejoindre votre groupe, et vous pouvez contrôler ce paramètre. Pour plus d’information, voir Accès invité dans les groupes Microsoft 365.

Sélectionnez le type de compte que vous voulez utiliser :

Si vous préférez le mode de collaboration de la boîte de réception partagée, l’expérience des groupes dans Outlook est pour vous. En créant un groupe dans Outlook, vous obtiendrez :

  • Boîte de réception partagée : pour les conversations par courrier électronique entre les membres de votre équipe. Cette boîte de réception dispose d’une adresse de messagerie et peut être configurée pour accepter les messages provenant des personnes extérieures au groupe, et même en dehors de votre organisation, à l’instar d’une liste de distribution classique.

  • Calendrier partagé : pour la planification des événements liés au groupe.

  • Bibliothèque de documents SharePoint : emplacement centralisé qui permet au groupe de stocker et partager des fichiers.

  • Bloc-notes OneNote partagé : pour le recueil des idées, des recherches et des informations.

  • Site d’équipe SharePoint : référentiel centralisé pour les informations, les liens et le contenu liés à votre groupe.

  • Planificateur : pour l’attribution et la gestion des tâches de projet entre les membres de votre groupe

Vous n’êtes pas obligé de créer manuellement ces ressources. La création du groupe les génère automatiquement et affecte les autorisations nécessaires aux membres du groupe de telle sorte qu’ils peuvent commencer à les utiliser immédiatement.

Vous pouvez accéder à ces ressources via le client de bureau Microsoft Outlook familier (2016 ou version ultérieure), via Outlook sur le web, via Outlook 2016 pour Mac (boîte de réception partagée uniquement) ou via Outlook Mobile. Vous trouverez votre Groupes Microsoft 365 dans le volet de navigation à gauche de Outlook bureau ou sur le web.

Vous trouverez vos groupes dans le volet de navigation de gauche dans Outlook ou Outlook sur le web

La nouvelle carte contextuelle des Groupes Microsoft 365 vous permet d’accéder rapidement aux ressources du groupe partagé. Pointez simplement sur un nom de groupe dans Outlook sur le web ou SharePoint.

Pointer sur la fiche Image des nouveaux Groupes Office 365

Microsoft Teams est la dernière fonctionnalité relative à la collaboration. Microsoft Teams fait le lien entre les membres de votre équipe en offrant un espace de travail permanent basé sur la conversation où avoir des conversations informelles et en temps réel sur des sujets définis ou au sein de sous-groupes spécifiques au sein du groupe. 

Yammer apporte l’expérience offerte par un réseau social d’entreprise à votre collaboration. Il vous permet d’établir de nouvelles connexions et de faire des découvertes au sein de votre organisation. Il peut vous aider à communiquer et discuter d’idées à l’échelle de l’entreprise ou autour d’intérêts communs.

En créant un groupe connectéMicrosoft 365 dans Yammer, vous obtiendrez :

  • Groupe Yammer : emplacement commun pour discuter et partager des informations

  • Bibliothèque de documents SharePoint : emplacement centralisé qui permet au groupe de stocker et partager des fichiers.

  • Bloc-notes OneNote partagé : pour le recueil des idées, des recherches et des informations.

  • Site d’équipe SharePoint : référentiel centralisé pour les informations, les liens et le contenu liés à votre groupe.

  • Planificateur : pour l’attribution et la gestion des tâches de projet entre les membres de votre groupe.

Vous pouvez accéder à ces outils via Yammer dans votre navigateur ou à l’aide de l’application Yammer sur votre appareil iOS, Android ou Windows Phone.

Une fois qu’un groupe remplit son objectif initial, vous pouvez supprimer le groupe pour libérer des ressources système et supprimer le groupe des listes et des affichages. Voir : Supprimer un groupe. Si vous ne voulez pas devoir vous rappeler de supprimer les groupes obsolètes, votre administrateur peut définir des stratégies d’expiration qui provoqueront l’expiration et la suppression des anciens groupes immédiatement après une période spécifiée. Voir : Stratégie d’expiration des groupes Microsoft 365.

Remarque : Le contenu de cet onglet est destiné aux administrateurs.

Il existe trois modèles principaux d’approvisionnementGroupes Microsoft 365: Ouvert, Piloté par l’informatique ou Contrôlé. Chacun possède ses propres avantages.

Modèle

Avantages

Ouvert (par défaut)

Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon les besoins, sans devoir attendre ou se soucier de l’IT

Déterminé par l’IT

Les utilisateurs demandent un groupe auprès de l’IT. L’IT peut vous aider à sélectionner les meilleurs outils de collaboration répondant à leurs besoins

Contrôlé

Création de groupe limitée à des personnes, des équipes ou des services spécifiques (voir : Contrôler qui peut créer Groupes Microsoft 365)

Si vous souhaitez contrôler la façon dont vos Groupes Microsoft 365 sont nommées, vous pouvez utiliser la stratégie de nommage pour forcer les noms de groupe à respecter certaines normes, y compris les préfixes ou suffixes, ainsi que pour bloquer les noms répréhensibles. Consultez la Stratégie d’attribution de noms de groupes Microsoft 365 pour plus d’informations.

Chaque groupe a au moins un propriétaire qui peut ajouter ou supprimer des membres, et effectuer des tâches de gestion de base du groupe et de son contenu. En règle générale, le propriétaire effectue cette opération dans Outlook. Voir Ajouter des membres au groupe et en supprimer dans Outlook. Si le ou les propriétaires d’un groupe quittent le organization pour une raison quelconque, l’administrateur peut attribuer un nouveau propriétaire au groupe. Voir Attribuer un nouveau propriétaire à un groupe orphelin.

En outre, si vous disposez d’autorisations d’administrateur Exchange Online, vous pouvez administrer vos groupes à partir du Centre Microsoft 365 Administration (voir Gérer l’appartenance aux groupes dans le Centre d'administration Microsoft 365) ou de PowerShell (voir Gérer) Groupes Microsoft 365 avec PowerShell.

Il peut arriver que vous souhaitiez supprimer un groupe depuis votre client. Pour plus d’informations sur la suppression d’un groupe, voir : Supprimer un groupe. Si un groupe est supprimé accidentellement, les administrateurs peuvent restaurer ce groupe pendant jusqu’à 30 jours. Voir : Restaurer un groupe Microsoft 365 supprimé.

Si vous préférez une méthode plus automatisée pour gérer le cycle de vie de votre Groupes Microsoft 365, vous pouvez utiliser des stratégies d’expiration pour faire expirer les groupes à un intervalle de temps spécifique. Les propriétaires du groupe recevront un e-mail 30, 15 et 1 jour avant l’expiration du groupe qui leur permet de renouveler facilement le groupe s’il est toujours nécessaire. Voir : Stratégie d’expiration des groupes Microsoft 365.

Limites des groupes

Maximum...

Valeur

Nombre de propriétaires par groupe

100

Nombre de groupes pouvant être créés par un utilisateur

250

Nombre de groupes pouvant être créés par un administrateur

Jusqu’à la limite de client par défaut de 500 000

Nombre de membres

Plus de 1000, même si 1000 membres peuvent accéder simultanément aux conversations de groupe.

Les utilisateurs peuvent remarquer des retards lors de l’accès au calendrier et aux conversations dans de très grands groupes dans Outlook

Nombre de groupes dont un utilisateur peut-être membre

1 000

Stockage de fichiers

1 To + 10 Go par utilisateur abonné + stockage supplémentaire acheté. Vous pouvez acheter une quantité illimitée de stockage supplémentaire.

Taille de la boîte aux lettres du groupe

50 Go

Le nombre maximal de groupes qu’une organisation peut créer par défaut dans une organisation Microsoft 365 est actuellement fixé à 500 000.

Si vous envisagez d’utiliser la fonctionnalité « Écriture différée du groupe » depuis l’outil Azure Active Directory Connect, la longueur maximale est de 448 caractères par rapport à l’attribut « Description ».

Pour plus d’informations sur le stockage SharePoint Online, voir Limites de SharePoint Online et SharePoint Online : limites et frontières logicielles.

La gestion de vos Groupes Microsoft 365 est plus efficace lorsque vous disposez d’informations exploitables sur l’utilisation des groupes. Le Centre Microsoft 365 Administration dispose d’un outil de création de rapports qui peut vous permettre de voir des informations telles que l’utilisation du stockage, le nombre de groupes actifs dont vous disposez et même la façon dont vos utilisateurs utilisent les groupes. Voir : Pour plus d’informations, voir les Rapports Microsoft 365 dans le Centre d’administration.

Groupes Microsoft 365 vous offre un certain nombre d’outils de conformité, de protection des informations et d’eDiscovery.

Voir aussi

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