Utiliser les contacts professionnels dans le gestionnaire de contacts professionnels

Vous pouvez utiliser les enregistrements contact professionnel pour organiser et stocker de nombreuses informations sur les personnes avec lesquelles vous travaillez.

Cet article décrit comment créer de nouveaux enregistrements et remplir le formulaire de contact professionnel.

Que voulez-vous faire ?

Créer des enregistrements contact professionnel

Modifier des enregistrements contact professionnel

Filtrer votre liste de contacts professionnels

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes avec les enregistrements contact professionnel :

  • Ajoutez-les à l’aide de diverses méthodes.

  • Les affecter à un employé ou à un collègue.

  • Associez-leur des comptes.
    Lorsque vous liez des enregistrements contact professionnel à des enregistrements compte, vous pouvez connecter les informations relatives à vos contacts professionnels avec des informations sur les entreprises pour lesquelles ils travaillent. Par exemple, lorsque vous liez un ou plusieurs contacts professionnels à un enregistrement compte, l’historique des communications de l’enregistrement compte inclut les éléments de l’historique des communications de chaque contact professionnel associé à ce compte.

  • Liez les éléments de l’historique des communications aux contacts professionnels, effectuez le suivi des messages électroniques et filtrez la liste des éléments de l’historique des communications.
    Vous pouvez effectuer le suivi de plusieurs de vos activités (y compris les appels téléphoniques, les messages électroniques, les lettres ou les fichiers) sur la page historique dans l’enregistrement Contact professionnel.

    Vous pouvez lier automatiquement les messages électroniques à des enregistrements contact professionnel. Pour plus d’informations, consultez lier et effectuer le suivi de messages électroniques dans le gestionnaire de contacts professionnels.

  • Convertir un contact professionnel en prospect ou autre enregistrement basé sur le type d’enregistrement Contact professionnel.

  • Modifiez les informations dans les enregistrements contact professionnel.

  • Personnalisez le formulaire de contact professionnel en ajoutant ou en supprimant des champs et des éléments dans les listes de champs.
     

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Créer des enregistrements contact professionnel

Les enregistrements contact professionnel vous permettent de suivre les informations dont vous disposez sur les personnes avec lesquelles vous travaillez.

Dans cette section

Ajouter manuellement un nouvel enregistrement Contact professionnel

Importer des contacts professionnels à partir d’un autre programme

Déplacer ou copier des contacts Outlook dans le gestionnaire de contacts professionnels

Créer un enregistrement Contact professionnel à partir d’un message électronique

Convertir un enregistrement Prospect en un enregistrement Contact professionnel

Il existe plusieurs façons d’obtenir des informations dans les enregistrements contact professionnel. Vous pouvez entrer des informations dans des enregistrements, importer des données à partir d’Outlook ou d’autres programmes, et copier un contact Outlook.

Les informations peuvent être les suivantes :

  • Des informations professionnelles, telles que l’entreprise ou l’organisation du contact professionnel.

  • Des informations personnelles telles que la date de naissance ;

  • Éléments de l’historique des communications, tels que les messages électroniques et les rendez-vous.

  • Les détails que vous enregistrez dans les champs personnalisés que vous ajoutez au formulaire.

    Conseil : Vous pouvez personnaliser vos formulaires de contact professionnel en ajoutant des champs propres à votre entreprise, ou en déplaçant les sections de façon à mettre en évidence les informations importantes pour vous. Par exemple, un fleuriste peut créer un champ intitulé « fleur favorite » et un spécialiste en chauffant peut créer un champ intitulé « modèle de four ». 

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Ajouter manuellement un nouvel enregistrement Contact professionnel

Il suffit de quelques minutes pour ouvrir un formulaire de contact professionnel vide et entrer quelques éléments clés de données. L’enregistrement du formulaire entraîne la création de l’enregistrement Contact professionnel. Par la suite, lorsque vous développez votre relation avec la personne, vous pouvez rouvrir l’enregistrement et ajouter des détails.

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Vous constaterez de nombreuses similitudes entre le formulaire de contact professionnel et le formulaire de contact Outlook.

Ouvrir un formulaire de contact professionnel

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestionnaire de contacts.

  2. Dans le ruban, dans le groupe nouveau , cliquez sur nouveau contact professionnel.

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Remplir le formulaire de contact professionnel

Comme la plupart des autres formes, le formulaire de contact professionnel inclut une page générale, Détailset historique .

Vous pouvez personnaliser le formulaire en déplaçant les sections et les champs, en renommant des champs et en ajoutant des éléments aux listes. 

Page Général

        Section Contact professionnel

  1. Entrez le nom complet et la fonction du contact professionnel. Sélectionnez le nom du fichier comme vous le feriez dans un formulaire de contact Outlook.

    Nom complet est le seul champ obligatoire. L’ajout d’informations à d’autres champs est facultatif.

  1. Affecter le contact professionnel     Pour affecter le contact professionnel à un autre employé, dans le champ affecté à , cliquez sur le nom de l’employé.

    Remarque : Les noms de la liste affecté à sont les employés avec lesquels vous avez partagé votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur le partage, voir partager vos données du gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

    Section Informations sur l’entreprise

    Vous pouvez utiliser le champ entreprise ou le champ compte pour stocker le nom de la société du contact professionnel. Utilisez le champ entreprise si vous n’utilisez pas d’enregistrements de compte.

    Section compte lié

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  1. Lier le contact professionnel à un compte     Cliquez sur compte pour lier le contact professionnel à une Compte.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un compte à associer à ce contact professionnel , cliquez sur le compte, puis sur lier à.
    La valeur de lier des contacts professionnels à un compte est l’historique des communications du contact professionnel figurant également dans l’historique des communications de l’enregistrement compte. Si plusieurs contacts professionnels sont liés au même compte, l’historique des communications de chaque contact professionnel lié figure également dans l’historique des communications du compte. Cela vous permet d’afficher l’intégralité de l’historique des communications ainsi que tous les contacts professionnels associés à une organisation au sein d’un même emplacement. Pour plus d’informations sur la sélection d’un enregistrement à lier, voir lier les enregistrements dans le gestionnaire de contacts professionnels.

    Sections Internet, numéros de téléphone, adresses et cartes de visite

  3. Entrez les adresse de messagerie et de page Web, les numéros de téléphone, les adresses de votre entreprise et votre famille. Entrez les informations nécessaires pour compléter la carte de visite, comme vous le feriez dans un formulaire de contact Outlook.
    Une flèche en regard d’un nom de champ (par exemple, courrier électronique) indique que vous pouvez créer plusieurs entrées dans le champ.

    Conseil : Si vous entrez plusieurs adresses pour un contact professionnel, activez la case à cocher il s’agit de l’adresse postale pour établir l’adresse utilisée lors du publipostage.

    Section Informations sources

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  4. Dans la section Informations sources, entrez des informations dans les champs suivants :

    • Source     Cliquez sur la méthode ou l’action que le contact professionnel a appris sur votre entreprise. Par exemple, une publicité ou un mot de bouche.

    • Initié par     Cliquez sur ce bouton pour sélectionner l’activité marketing ou un autre enregistrement professionnel (par exemple, un autre contact professionnel) ayant remis ce contact professionnel à votre entreprise.

      Conseil : La saisie du nom d’une activité marketing permet au Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook de suivre le type et le nombre d’enregistrements résultant de l’activité. Il lie également l’enregistrement d’activité marketing au contact professionnel. Pour plus d’informations sur les activités marketing, voir commercialiser vos produits et services dans le gestionnaire de contacts professionnels.

      Section Commentaires

  5. Dans la section Commentaires , tapez des notes, collez des commentaires provenant d’autres fichiers, ou joignez des fichiers, des éléments Outlook ou des cartes de visite.

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    Conseil : Si plusieurs collègues travaillent avec un contact professionnel, il est possible que vous deviez noter lorsque vous avez entré un commentaire. Cliquez sur Ajouter horodatage pour enregistrer la date et l’heure de chaque entrée.

  6. Lorsque vous avez terminé d’entrer les informations, cliquez sur enregistrer & fermer.

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Page Détails

  1. Dans le ruban, dans le groupe Afficher , cliquez sur Détails pour afficher la page Détails .

  2. Entrez des informations supplémentaires sur le poste de la personne et ses données, telles que la date de naissance, le statut du paiement, si l’enregistrement est actif, puis sélectionnez le mode de communication de votre choix.

Page Historique

  1. Dans le Ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique pour afficher la page Historique.

  2. Ajoutez ou affichez des éléments d’historique des communications tels que des messages électroniques, des notes professionnelles ou des rendez-vous.

    Comment ajouter un élément d’historique des communications ?

    1. Sous Historique des communications, cliquez sur Nouveau, puis sur le type d’élément que vous souhaitez ajouter.

    2. Tapez les informations dans le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

      Pour plus d’informations sur les éléments d’historique des communications, voir Suivre les communications avec vos clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Si vous recherchez un élément particulier, vous pouvez effectuer une recherche dans la liste des éléments de l’historique des communications ou filtrer cette dernière.

    1. Comment effectuer des recherches dans la liste des éléments de l’historique des communications ?

      • Dans la zone de recherche , tapez les informations que vous recherchez, puis cliquez sur le bouton Icône de recherche de recherche .

        Remarque : La recherche porte uniquement sur les champs Objet et Lié à. Pour répertorier tous les éléments d’un certain type, tels que les messages électroniques, utilisez un filtre.

    2. Comment filtrer la liste des éléments de l’historique des communications ?

      • Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage.

      • Dans le groupe Filtre, effectuez l’une des opérations suivantes :

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Importer des contacts professionnels à partir d’un autre programme

Vous pouvez importer contact professionnel et d’autres types d’enregistrements de programmes tels que ACT ! et Microsoft Excel.

Pour plus d’informations sur l’importation de données à partir d’autres programmes ou votre dossier contacts Outlook, voir importer vos données dans le gestionnaire de contacts professionnels.

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Déplacer ou copier des contacts Outlook dans le gestionnaire de contacts professionnels

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Contacts.

  2. Dans la liste des contacts, cliquez sur le contact que vous voulez déplacer vers Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.
    Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

    Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

    Pour copier tout le contenu de votre dossier contacts Outlook dans le gestionnaire de contacts professionnels, importez votre dossier contacts Outlook dans contacts professionnels. Pour plus d’informations sur l’importation, voir importer vos données dans le gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Dans le ruban, dans le groupe professionnel , effectuez l’une des opérations suivantes.

    • Déplacer le contact    

      1. Cliquez sur créer un enregistrement.

      2. Pointez sur déplacer vers le gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur contact professionnel ou sur le type d’enregistrement de votre choix.

    • Copier le contact    

      1. Cliquez sur créer un enregistrement.

      2. Pointez sur Copier vers le gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur contact professionnel ou sur le type d’enregistrement de votre choix.

Si vous voulez accéder à vos contacts professionnels sur votre téléphone mobile comme vous le feriez avec vos contacts Outlook, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels pour inclure vos contacts professionnels dans votre dossier contacts Outlook. Pour plus d’informations sur la synchronisation des contacts professionnels, voir accéder à distance à vos contacts professionnels : utiliser la synchronisation dans le gestionnaire de contacts professionnels.

Important : Vous pouvez utiliser des enregistrements en double dans votre dossier contacts si la fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels est activée. La fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels inclut automatiquement les enregistrements contact professionnel dans votre dossier contacts Outlook. Lorsque des contacts sont déplacés ou copiés dans le dossier contacts professionnels, ils s’affichent également dans votre dossier contacts sous forme de contacts professionnels.

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Créer un enregistrement Contact professionnel à partir d’un message électronique

Vous pouvez créer un enregistrement Contact professionnel à partir d’un message électronique à partir d’un nouveau client.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur boîte de réception.

  2. Double-cliquez sur un message électronique pour l’ouvrir.

  3. Dans le Ruban, Professionnel, cliquez sur Créer un enregistrement.

  4. Cliquez sur contact professionnelou sur le type d’enregistrement Contact professionnel que vous souhaitez créer à l’aide de l’adresse de messagerie figurant sur la ligne de du message.

Vous pouvez créer des contacts professionnels à partir d’autres adresses de messagerie dans un message en cliquant avec le bouton droit sur le nom, en pointant sur créer dans le gestionnaire de contacts professionnels, puis en cliquant sur contact professionnel.

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Conversion d’un enregistrement Prospect en un enregistrement Contact professionnel ou conversion d’un prospect en contact professionnel

En général, les informations relatives à un client potentiel sont stockées dans un enregistrement Prospect. Lorsque cette personne devient un client réel, vous pouvez convertir l’enregistrement Prospect en un enregistrement Contact professionnel.

Vous pouvez également convertir un contact professionnel en un prospect ou un autre type d’enregistrement basé sur le type d’enregistrement Contact professionnel.

Vous pouvez créer des types d’enregistrements tels que des employés ou des fournisseurs en commençant par le formulaire de contact professionnel. 

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet prospects .

  3. Double-cliquez sur l’enregistrement que vous voulez convertir.

  4. Dans le groupe modifier du ruban, cliquez sur convertir en, puis cliquez sur contact professionnel.

  5. Modifiez le nouvel enregistrement selon vos besoins.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Modifier des enregistrements contact professionnel

À mesure que vous travaillez avec vos contacts professionnels, vous en obtenez d’autres sur celles-ci, y compris le mode de contact, le nom de leurs assistants, les nouveaux numéros de téléphone, etc. Le flux d’informations est une tâche quotidienne qui vous permet de simplifier la mise à jour et l’enregistrement de vos enregistrements contact professionnel en continu. Vous pouvez ouvrir un enregistrement Contact professionnel pour ajouter ou modifier des informations, ou pour afficher les éléments de l’historique des communications, tels que les messages électroniques liés au contact professionnel.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet contacts professionnels , puis procédez comme suit :

    • Accédez au contact professionnel que vous voulez ouvrir, puis double-cliquez dessus.

      ou

    • Utilisez la zone de recherche pour taper des informations sur le contact professionnel que vous recherchez, puis double-cliquez sur l’enregistrement.

  3. Ajoutez ou modifiez des informations comme bon vous semble.

    Conseil : Si vous disposez d’une adresse de messagerie pour le compte, vous pouvez vérifier que les messages électroniques en direction et en provenance du compte sont automatiquement inclus dans l’historique des communications de l’enregistrement. Dans le groupe Modifier, cliquez sur Suivi du courrier électronique, puis sur Gérer la liaison et le suivi. Activez la case à cocher correspondant à l’adresse de messagerie du compte, puis cliquez sur OK. Pour plus d’informations sur la liaison automatique de messages électroniques à des enregistrements, voir lier et effectuer le suivi de messages électroniques dans le gestionnaire de contacts professionnels.

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur enregistrer & fermer.

Conseil : Une fonctionnalité appelée modification en bloc vous permet de modifier le contenu d’un champ dans plusieurs enregistrements contact professionnel. C’est pratique, par exemple, si vous voulez entrer une adresse Web pour une douzaine de contacts professionnels travaillant au sein d’une même société. Pour plus d’informations sur la modification simultanée de plusieurs enregistrements, voir modifier simultanément plusieurs enregistrements dans le gestionnaire de contacts professionnels.

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Filtrer votre liste de contacts professionnels

Il n’est pas nécessaire de faire défiler l’ensemble de vos contacts professionnels pour trouver ce que vous voulez. Au lieu de cela, vous pouvez filtrer n’importe quelle liste de contacts professionnels pour afficher uniquement les enregistrements qui vous intéressent.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Dans l’espace de travail, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet contacts professionnels , puis cliquez sur modifier.

  3. Dans la boîte de dialogue modifier l’onglet , cliquez sur Filtrer.

  4. Dans la boîte de dialogue Filtrer les contacts professionnels , vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes ou les deux :

    • Filtre simple     Activez ou désactivez l’option catégories prédéfinies.

    • Filtre avancé     Créer plusieurs filtres pour affiner votre sélection.

Cette liste filtrée peut être utilisée pour créer un onglet personnalisé, une liste d’appels ou une liste de diffusion. Elle peut également être utilisée comme base d’un rapport ou d’un gadget.

Pour plus d’informations sur le filtrage, voir Filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur les rapports, voir utiliser les rapports et les graphiques dans le gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur les gadgets, voir utiliser les gadgets dans le gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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