Le partage dans Outlook dépend de ce que vous souhaitez partager et du type d’accès que vous souhaitez accorder aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager.
Par exemple, vous pouvez partager une boîte aux lettres entre plusieurs personnes et tous les courriers entrants et sortants proviennent de cette boîte aux lettres. Vous pouvez également partager un ou plusieurs dossiers ou l’intégralité de votre boîte aux lettres avec d’autres personnes. Vous pouvez même permettre à d’autres personnes de gérer votre calendrier ou votre boîte aux lettres.
Lorsque vous accordez à quelqu’un l’autorisation de gérer votre boîte aux lettres, vous lui accordez des autorisations déléguées. Cela va au-delà des privilèges de modification et permet à quelqu’un d’envoyer ou de répondre à des éléments de courrier ou de calendrier en votre nom. Dans certains cas, vous pouvez même autoriser la gestion complète de votre boîte aux lettres et de votre calendrier pour lesquels votre délégué est autorisé à agir en votre qualité lors de la création ou de la réponse à des messages ou à des événements. Pour en savoir plus sur les délégués, voir À propos des délégués : autoriser une autre personne à gérer votre courrier électronique et votre calendrier dans Outlook.
La manière dont vous pouvez accéder à ces différentes options de partage dans Outlook dépend également du type de compte que vous utilisez. Par exemple, certaines options de partage sont limitées aux comptes professionnels ou scolaires utilisés dans une organisation. D’autres options, telles que le partage de calendrier, ont un accès plus large et peuvent également être effectuées avec un compte personnel tel qu’un compte Outlook.com ou Hotmail.com.
Conseil
Pour mieux comprendre les comptes, consultez Quelle est la différence entre un compte Microsoft et un compte professionnel ou scolaire ?
Différentes façons de partager dans Outlook
Le tableau ci-dessous décrit les différentes méthodes de partage dans Outlook, le type de compte requis et indique si vous avez besoin ou non de l’Administration informatique de votre organisation pour le configurer pour vous.
| Type de partage | Description | Scénarios d’exemple | Type de compte | Nécessite la configuration de l’administrateur informatique |
|---|---|---|---|---|
| Boîte aux lettres partagée | Une boîte aux lettres partagée fournit un accès de groupe ou individuel à l’ensemble de la boîte aux lettres. Cela inclut le contenu des boîtes aux lettres telles que les dossiers, les calendriers et les contacts. Lorsqu’une personne du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, le message semble provenir de l’adresse partagée, et non d’un utilisateur individuel. Les autorisations dans les boîtes aux lettres partagées peuvent différer d’un membre à l’autre. |
Une équipe du service clientèle souhaite disposer d’une boîte aux lettres unique où vont tous les e-mails info@contoso.comentrants et sortants. Tout membre de l’équipe du service clientèle ayant accès à la boîte aux lettres partagée peut recevoir des messages et y répondre. Les réponses sont toujours envoyées info@contoso.com , quel que soit le membre du groupe qui répond au message. |
Comptes professionnels ou scolaires | Oui, nécessite la configuration de l’administrateur. L’administrateur attribuera des autorisations à tous les utilisateurs qui ont besoin d’accéder à la boîte aux lettres partagée. |
| Calendriers partagés | Les calendriers partagés sont limités au dossier calendrier dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez choisir de partager votre calendrier avec une ou plusieurs personnes. Les autorisations peuvent différer entre les personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier et dépendent également du compte que vous utilisez pour partager votre calendrier. Certains aspects du partage de calendriers sont limités aux comptes professionnels ou scolaires uniquement. |
Vous souhaiterez peut-être partager des calendriers avec des planificateurs, des administrateurs exécutifs, des collègues, des amis, des membres de votre famille ou d’autres personnes de confiance. | Comptes professionnels ou scolaires et personnels | Aucune configuration d’administrateur requise. Dans la plupart des cas, vous pouvez sélectionner le calendrier que vous voulez partager et attribuer des autorisations à partir d’Outlook. Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire, vous pouvez accorder des privilèges de délégué, ce qui permet à un délégué d’envoyer et de répondre à des invitations à des réunions en votre nom. |
| Dossiers partagés | Choisissez de partager un ou plusieurs dossiers de votre boîte aux lettres avec d’autres membres de votre organisation. Vous pouvez définir le niveau d’accès pour chaque personne avec laquelle vous partagez en accordant des privilèges de lecture seule, de modification ou de délégation. Il existe deux types de privilèges de délégation. Vous pouvez choisir que les personnes envoient en votre nom ou en votre nom. |
Scénario 1 : vous souhaitez partager un dossier avec des privilèges lecture seule. Par exemple, vous gérez un projet et souhaitez accorder un membre de votre équipe à tous les messages électroniques de ce dossier. Vous pouvez autoriser cette personne à répondre aux messages, mais elle ne peut répondre qu’en tant qu’elle-même, et non en votre nom. Scénario 2 : Un responsable attribue des privilèges de délégué à son assistant, afin que l’assistant puisse surveiller les courriels et y répondre en son nom. Ou ils souhaitent que l’assistant ait une gestion complète de leur boîte aux lettres et leur donne des autorisations Envoyer en tant que. Dans les deux cas, le gestionnaire peut choisir de partager l’ensemble de sa boîte aux lettres (y compris son calendrier) ou de partager uniquement les dossiers sélectionnés. |
Comptes professionnels ou scolaires | Selon la façon dont vous souhaitez que les autres y accèdent, une configuration d’administrateur peut être nécessaire. Vous pouvez partager des dossiers avec d’autres membres de votre organisation. Cela inclut l’ajout d’une personne en tant que délégué et l’octroi de privilèges Envoyer de la part de . Toutefois, pour accorder les privilèges Envoyer en tant que à une personne, vous devez contacter l’administrateur informatique responsable de la gestion d’Outlook dans votre organisation pour qu’il le configure pour vous. |
Prêt à commencer le partage ?
Sélectionnez un article ci-dessous pour savoir comment et ce que vous souhaitez partager.
- À propos des délégués dans Outlook
- Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée
- Partager un calendrier en lecture seule et y accéder
- Partager un calendrier et y accéder avec des autorisations de modification et de délégation
- Partager et accéder à la boîte aux lettres ou au dossier d’une autre personne dans Outlook
- Autoriser l’envoi de messages en votre nom lors du partage d’un dossier ou d’une boîte aux lettres