Les modèles personnalisés dans le Planificateur Microsoft vous permettent de transformer un plan existant en un modèle réutilisable pour votre groupe. Les modèles permettent de standardiser le travail, d’accélérer la création de plans et de faciliter le partage des flux de travail les plus utilisés.
Avec les modèles personnalisés, vous pouvez :
- Créez un modèle réutilisable à partir d’un plan Planificateur existant.
- Choisissez les champs à copier dans de nouveaux plans.
- Partagez des modèles avec un groupe Microsoft 365 afin que d’autres utilisateurs puissent les réutiliser. Les modèles personnalisés sont mieux adaptés aux tâches répétitives telles que les démarrages de projet, les flux de travail d’intégration, la planification de campagne ou les listes de contrôle opérationnelles.
Avant de commencer
Avant d’utiliser des modèles personnalisés, case activée les éléments suivants :
- Vous avez accès au Planificateur Microsoft.
- Le plan que vous souhaitez transformer en modèle est adossé à un groupe.
- Vous êtes membre d’un groupe Microsoft 365 avec lequel vous souhaitez partager le plan. Les modèles sont stockés avec le groupe avec lequel vous les partagez, et l’accès est lié à l’appartenance au groupe.
Licences et disponibilité
Les modèles personnalisés sont disponibles pour tous les utilisateurs ayant accès à Planificateur Microsoft, quel que soit leur niveau de licence.
Remarque
Les modèles personnalisés diffèrent des modèles prédéfinis. Les modèles prédéfinis sont des plans de démarrage fournis par Microsoft disponibles dans la galerie de modèles. Les modèles personnalisés sont des plans que vous créez et publiez vous-même, adaptés aux flux de travail de votre équipe.
Créer un modèle personnalisé à partir d’un plan existant
Commencez par utiliser un plan que vous avez déjà configuré ou créez un plan de base pour le transformer en modèle personnalisé.
Pour créer un modèle :
- Ouvrez le plan que vous souhaitez réutiliser dans le Planificateur.
- Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Partager.
- Sélectionnez Publier comme modèle.
- Entrez un nom et une description de modèle.
- Choisissez le groupe Microsoft 365 avec lequel partager le modèle.
- Sélectionnez les champs du plan que vous souhaitez inclure ; Par défaut, toutes les tâches sont incluses.
- Sélectionnez Publier. Une fois publié, le modèle est disponible pour les membres du groupe sélectionné.
Choisissez ce qui est copié
Lors de la publication d’un modèle, vous pouvez décider quels éléments sont copiés dans les nouveaux plans créés à partir de ce modèle. Les options disponibles peuvent inclure :
- Objectifs
- Compartiments
- Tâches
- Étiquettes de tâches
- Notes sur les tâches
- Listes de contrôle des tâches
- Pièces jointes aux tâches
Seuls les éléments que vous sélectionnez sont copiés lorsqu’un membre crée un plan à partir du modèle. Le statut et la progression des tâches sont réinitialisés dans le nouveau plan.
Remarque : les pièces jointes aux tâches sont copiées sous forme de liens.
Créer un plan à partir d’un modèle personnalisé
Une fois qu’un modèle est publié, tous les membres du groupe partagé peuvent l’utiliser pour créer un plan.
Pour créer un plan à l’aide d’un modèle personnalisé :
- Ouvrez le Planificateur.
- Commencez à créer un plan.
- Sous la catégorie « Choisir un modèle », accédez à Partagé ou Créé par moi, qui répertorie les modèles partagés avec vous ou créés par vous.
- Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
- Confirmez et configurez les détails du plan. Le Planificateur crée un plan à l’aide de la structure définie dans le modèle.
Partager et gérer des modèles
Les modèles personnalisés sont partagés au niveau du groupe :
- Tous les membres du groupe peuvent voir et utiliser le modèle.
- Les modèles restent disponibles tant que le groupe existe. Si un modèle doit être modifié, mettez à jour le plan sous-jacent et publiez une nouvelle version de modèle. Les plans existants créés à partir d’un modèle ne sont pas affectés par les futures modifications de modèle.
Supprimer un modèle personnalisé
Une fois qu’un modèle est publié, tout membre du groupe partagé peut le supprimer.
Pour supprimer un modèle :
- Ouvrez le Planificateur.
- Accédez à Créer un plan.
- Sous la catégorie « Choisir un modèle », accédez à Partagé ou **Créé par moi** et identifiez le modèle que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur ... pour ouvrir l’option **Supprimer le modèle**.
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression du modèle. Le modèle mis à jour est disponible pour les membres du groupe. Les plans déjà créés à partir du modèle ne sont pas modifiés.
Scénarios courants
Les modèles personnalisés sont utiles lorsque vous souhaitez :
- Assurez une configuration cohérente pour les tâches récurrentes.
- Réduisez le temps consacré à la création de plans à partir de zéro.
- Partagez des flux de travail éprouvés avec votre équipe. Les exemples incluent les lancements marketing, la planification de sprints, les plans d’intégration et les guides opérationnels