Organiser un événement Engage

Les événements permettent aux dirigeants de partager leur stratégie et de promouvoir la culture tout en aidant les employés à se connecter, à réseaur et à échanger des idées. Les conversations aident à maintenir l’engagement des participants avant, pendant et après l’événement. Les participants peuvent participer à partir de leur ordinateur ou appareil mobile.

Tout utilisateur peut créer des événements Engage sur son scénario, et les administrateurs de la communauté peuvent créer des événements Engage pour leur communauté. les événements Engage prennent en charge trois types d’événements : les diffusions, les réunions et les événements asynchrones. Avec ces scénarios, nous combinons les superpuissances de Teams et de Engage dans une expérience d’événements unifiée.

Rôles des organisateurs et des présentateurs

L’organisateur est le créateur d’un événement. Les organisateurs ont un contrôle total sur les fonctionnalités de modification et de suppression d’événements.

Capture d’écran montrant comment les organisateurs sélectionnent les personnes qui remplissent des rôles pour un événement.

Engage événements prend en charge jusqu’à 10 co-organisateurs. Les co-organisateurs peuvent modérer des événements, modifier les options d’engagement telles que la modération du flux d’événements et l’engagement anonyme, et mettre à jour les enregistrements d’événements après l’événement.

Les organisateurs peuvent présenter des personnes comme visage de l’événement. Les utilisateurs proposés apparaissent sur la page d’accueil de l’événement. L’événement apparaît sur la storyline des utilisateurs proposés, qui ont accès à l’événement.

Les organisateurs et co-organisateurs ne sont pas visibles par les participants sur la page de l’événement, et ils n’apparaissent pas sur les cartes d’événement.

Les organisateurs désignent des présentateurs pour partager du contenu et prendre la parole lors de l’événement. Il est synchronisé avec les paramètres du présentateur Teams.

Les présentateurs peuvent être n’importe qui dans votre organization. Ils peuvent présenter leur écran et partager la voix et la vidéo pendant l’événement.

Important : L’expérience web Microsoft Teams ne prend pas en charge la production d’événements de l’assemblée générale. Utilisez toujours l’application de bureau Teams pour accéder à cette fonctionnalité pour les diffusions Engage.

Où les événements ont-ils lieu ?

Engage événements se déroulent à deux endroits : le scénario d’un responsable ou dans une communauté dans Engage ou Microsoft Teams.

Événements de storyline publics et privés

Les événements de scénario permettent de contrôler quand votre événement est public ou privé. Voici une répartition de ces deux options de visibilité :

Événements publics de storyline	Toute personne dans le organization peut accéder à l’événement et y participer.
Événements privés storyline	Les organisateurs, co-organisateurs, présentateurs et participants invités (communautés, groupes M365, listes de distribution, groupes de sécurité ou individus) peuvent accéder à l’événement et y participer.

Événements communautaires

Les événements de la communauté respectent les paramètres de confidentialité standard de la communauté d’hébergement.

Engage’événements dans les collectivités publiques sont visibles par tous les organization.
Engage événements dans les communautés privées ne sont visibles que par les membres de la communauté.

Les événements communautaires suivent la vie privée de la communauté au moment de leur création. Le tableau ci-dessous décrit clairement le comportement des événements (déjà créés , passés et à venir) lorsqu’un administrateur de la communauté modifie les paramètres de confidentialité de la communauté :

Type d’événement	Changement dans la confidentialité de la communauté	Appartenance de l’utilisateur	Accès à la page d’événements	Engagement de flux	Accès à l’affichage en direct	Accès VoD
Async	Public > Private	Non membre	Non	Non	Non	Non
Réunion	Public > Private	Non membre	Non	Non	Oui	Non
Diffusion	Public > Private	Non membre	Non	Non	Oui (y compris l’affichage sur Engage)	Non
Async	Privé > Public	Non membre	Oui	Oui	Non	Oui
Réunion	Privé > Public	Non membre	Oui	Oui	Non	Oui
Diffusion	Privé > Public	Non membre	Oui	Oui	Non (y compris l’affichage sur Engage)	Oui

Créer un événement Engage

Pour créer un événement sur un scénario ou une communauté, accédez à votre scénario ou communauté. Sélectionnez l’onglet Événements > Créer un événement.

Vous pouvez également commencer un nouvel événement à partir du niveau supérieur de Engage :

Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Créer et choisissez Événement.

La Engage navigation de gauche fournit le menu Créer.

Renseignez le titre, les dates et heures, ainsi que d’autres sections de ce formulaire. Les dates de début et de fin définissent la fenêtre de temps de l’événement.
Choisissez d’héberger cet événement dans un scénario ou dans une communauté.

Cela détermine qui peut participer à l’événement et où le contenu est stocké.
1. Pour créer des événements de la communauté, vous devez être administrateur de la communauté.
2. Pour créer des événements de storyline, il doit s’agir de votre propre storyline, ou vous pouvez être délégué pour un responsable et avoir accès à l’histoire des dirigeants.
Choisissez parmi les trois types d’événements : Asynchrone, Réunion ou Diffusion. Async est la valeur par défaut.
1. Laissez le bouton bascule Activer la diffusion ou la réunion DÉSACTIVÉ pour créer un événement asynchrone sans fonctionnalités vidéo. Pour les étapes suivantes, consultez Événements de Engage asynchrones.
2. Activez le bouton bascule Activer la diffusion ou la réunion pour sélectionner le choix d’une diffusion ou d’une réunion. Pour connaître les étapes suivantes, consultez Réunions dans Engage événements ou pour configurer une diffusion, consultez Diffusions dans Engage événements.

Après avoir créé un événement, les organisateurs, co-organisateurs et présentateurs désignés reçoivent une invitation de calendrier.

Important : N’apportez aucune modification à l’événement sur Outlook ou sur le calendrier Teams. Toutes les modifications d’événement doivent être effectuées sur Viva Engage.

Modérer un événement Engage

Les organisateurs et coorganiseurs d’événements peuvent gérer les discussions et les réponses pendant un événement.

Lorsque la modération est activée, les organisateurs peuvent consulter les questions et les billets de discussion avant qu’ils ne soient publiés sur tous les utilisateurs. Les réponses ne peuvent pas être modérées. Les organisateurs peuvent également répondre en privé aux questions non publiées des participants. L’organisateur peut commenter la raison pour laquelle une question est ignorée ou demander des précisions supplémentaires avant la publication. Ces réponses ne sont pas visibles par les autres participants et, lorsque la conversation est publiée, les réponses ne sont plus visibles par personne.

Les publications et commentaires anonymes sont vraiment anonymes, ce qui signifie qu’ils ne sont pas associés à l’utilisateur par le biais de la conformité et n’apparaissent pas dans l’onglet Mes publications de l’utilisateur de publication.

Reporter ou désactiver les questions

Pour démarrer un événement sans questions ni discussions, désactivez les questions, les discussions pour les participants lors de la planification de votre événement. Les participants n’auront pas d’expérience d’éditeur, mais les organisateurs et les présentateurs peuvent toujours publier. Ces options d’engagement des participants peuvent être modifiées à tout moment.
Pour modifier les options d’engagement des participants avant, pendant ou après l’événement, accédez au bouton Modifier les détails, modifiez les paramètres d’engagement et enregistrez l’événement.

Surveiller les questions

Filtrez les conversations pour les questions sans réponse afin de trouver des questions sans meilleure réponse.
Marquez la meilleure réponse (sélectionnez l’icône Coche sous la réponse).
Remplacez une meilleure réponse en sélectionnant une nouvelle meilleure réponse ou en marquant la meilleure réponse actuelle comme incorrecte (icône X).
Demandez à des personnes spécifiques de répondre à une question en les @mentioning dans votre réponse.
Pour chaque meilleure réponse, référencez l’emplacement vidéo ou la conversation (dans Engage ou Teams) où la question a été répondue.

Calendar invitations

Lorsque vous enregistrez un événement nouvellement créé, les organisateurs, les co-organisateurs et les présentateurs reçoivent automatiquement des invitations de calendrier. Toutes les mises à jour d’événements sur Engage par l’organisateur sont reflétées dans cette invitation. Les détails de l’opération sont les suivants :

Une invitation reçue ne peut pas être modifiée ou transférée.
Si vous devez apporter des modifications à l’événement, effectuez-les sur la page d’événement Engage. Les modifications apportées à l’invitation ne reflètent pas l’événement dans Engage.

Modifiez les informations relatives à cette invitation dans la page de création de l’événement Engage.

Les participants peuvent rapidement ajouter ou recevoir des invitations de calendrier pour chaque événement :

Créer une invitation : l’organisateur crée une invitation avec les détails et l’envoie aux participants à l’heure choisie.
Ajouter au calendrier : les participants potentiels peuvent sélectionner Ajouter au calendrier sur la page de l’événement pour ajouter un événement à leur calendrier.

Important : L’action Ajouter au calendrier du destinataire ajoute un fichier .icsstatique au calendrier du participant. Les mises à jour ultérieures apportées à l’événement par l’organisateur (telles que la date/heure/description) ne mettent pas automatiquement à jour les invitations des participants.

Remarque : Les participants aux réunions storyline privées reçoivent automatiquement une invitation de calendrier.

Important : Pour toutes les réunions, les groupes de la communauté ne reçoivent pas d’invitations de calendrier. Ajoutez-les individuellement ou en tant que liste de distribution pour recevoir des invitations.

Participer à l’événement

Sur la page d’arrivée de l’événement, les organisateurs de l’événement peuvent trouver les meilleures pratiques pour la promotion de l’événement et peuvent commencer à recueillir les questions des participants à l’événement avant que la partie en direct de l’événement n’a lieu.

Le jour de l’événement, lorsque l’événement est « en direct », les invités sélectionnent Rejoindre une réunion ou Participer à la diffusion' dans la page d’accueil de l’événement ou dans leur invitation de calendrier d’événements, si l’organisateur a envoyé des invitations séparément.

Au-delà de l’affichage et de la participation à des événements via Engage web et mobile, affichez les événements directement dans Communautés dans Teams. Que l’utilisateur ait Engage web, Microsoft Teams, l’application mobile Engage ou l’application mobile Teams, les utilisateurs peuvent afficher et participer à Engage événements.

Remarque : Si vous copiez un lien à partir d’un événement dans Communautés dans Teams, le lien dirige les utilisateurs directement vers Teams.

Gérer les enregistrements d’événements vidéo à la demande (VoD)

Capture d’écran d’une vidéo à la demande qui est en place pour une réunion en direct Une fois la partie réunion vidéo en direct de l’événement terminée, si l’événement a été enregistré, l’enregistrement (vidéo à la demande) apparaît en haut de la page d’accueil de l’événement pour un accès facile.

Important : Pour vous assurer que l’enregistrement de l’événement s’affiche sur la page de l’événement, veillez à enregistrer l’événement. Par défaut, l’enregistrement est ACTIVÉ pour les cas d’usage de diffusion et de réunion. Les organisateurs doivent confirmer le paramètre d’enregistrement vidéo pour chaque événement au préalable via les options de réunion Microsoft Teams.

Les enregistrements vidéo de réunion et de diffusion de la communauté sont automatiquement stockés dans le lecteur SharePoint de la communauté d’hébergement. Il hérite des autorisations d’accès de la communauté.
- Pour les réunions de la communauté publique, tous les membres du réseau peuvent voir automatiquement la voD.
- Pour les réunions privées de la communauté, tous les participants invités peuvent voir automatiquement la VoD.
Les enregistrements de réunion et de diffusion de scénario sont stockés dans le OneDrive de l’organisateur et suivent les autorisations d’accès de Microsoft Teams déterminées par la liste de conversation. L’organisateur doit sélectionner Mettre à jour l’enregistrement pour s’assurer que tous les participants invités peuvent voir le VoD pour les réunions privées et que tous les membres du réseau peuvent voir la voD pour les réunions publiques.

Pour mettre à jour un enregistrement de réunion avec une nouvelle version, sélectionnez Mettre à jour l’enregistrement dans l’en-tête de dépassement dans la page de l’événement, remplacez le lien, puis choisissez Mettre à jour. L’enregistrement met à jour et fournit l’accès en fonction des paramètres de lien d’enregistrement.

Une fois votre événement terminé, veillez à case activée si votre enregistrement est divisé en plusieurs vidéos par Teams. Cela se produit lorsque les vidéos sont longues et dépassent la limite de stockage d’enregistrement Teams. Tous les enregistrements seront chargés vers l’emplacement Engage approprié. Pour les événements de communauté dans le lecteur SharePoint de la communauté d’hébergement & pour les événements de storyline dans le one drive de l’organisateur, vous devrez peut-être les fusionner et mettre à jour le lien d’enregistrement.

Bonnes pratiques pour l’hébergement d’événements

Pour garantir la meilleure participation possible à votre événement, utilisez les meilleures pratiques de planification suivantes.

Promouvoir l’événement au moins 24 heures à l’avance. Partagez le lien de l’événement via des publications, des annonces ou des invitations de calendrier provenant de Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook ou SharePoint dans Microsoft 365.
Dans votre invitation, rappelez aux utilisateurs qu’ils peuvent participer à partir de n’importe quel appareil ou regarder l’enregistrement ultérieurement.
Choisissez une heure qui accueille le plus de participants dans différents fuseaux horaires.
Envoyez des rappels la veille et juste avant l’événement - ça marche !
Créez une dynamique en demandant aux participants de poser des questions la semaine précédant l’événement.
Motiver les contributeurs en les encourageant à répondre aux questions :
- Filtrez et répondez aux questions sans réponse.
- Marquez les meilleures réponses en sélectionnant case activée marquer les icônes sous les réponses.
- @Mention des personnes spécifiques pour répondre à une question.
Une fois l’événement terminé, poursuivez les conversations avec des suivis pour répondre aux questions sans réponse.