Voici quelques conseils pour préparer votre feuille de calcul Excel en vue d’une opération de fusion et publipostage. Vérifiez les points suivants :
- Les noms de colonnes dans votre feuille de calcul correspondent aux noms de champs que vous voulez insérer dans votre publipostage. Par exemple, pour vous adresser aux lecteurs par leur prénom dans votre document, vous devez scinder les colonnes en noms et prénoms.
- Toutes les données à fusionner figurent dans la première feuille de votre feuille de calcul.
- Les entrées de données avec des pourcentages, des devises et des codes postaux sont correctement mises en forme dans la feuille de calcul afin que les Word puissent lire correctement leurs valeurs.
- La feuille de calcul Excel à utiliser dans le publipostage est stockée sur votre ordinateur local.
- Les modifications ou les ajouts apportés à votre feuille de calcul sont effectuées avant qu’elle ne soit connectée à votre document de fusion et publipostage dans Word.
Remarque
- Vous pouvez importer des informations à partir de votre feuille de calcul Excel en important des informations à partir d’une valeur séparée par des virgules (.csv) ou d’un fichier texte (.txt) et utiliser l’Assistant Importation de texte pour créer une nouvelle feuille de calcul.
- Pour plus d’informations, voir Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word.
Connecter et modifier la liste de diffusion
Connectez-vous à votre source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.
Modifier votre liste de diffusion
Sélectionnez Modifier la liste de destinataires.
Dans Fusion et publipostage : Destinataires, décochez la case en regard du nom de chaque personne à laquelle vous ne souhaitez pas adresser votre publipostage.
Remarque
Vous pouvez également trier ou filtrer la liste pour simplifier la recherche de noms et d’adresses. Pour plus d’informations, consultez Trier les données pour un publipostage ou Filtrer les données pour un publipostage.
Insérer un champ de fusion
Vous pouvez insérer un ou plusieurs champs de fusion qui extraient les informations de votre feuille de calcul et les placent dans votre document.
Pour insérer des champs de fusion sur une enveloppe, une étiquette, un message électronique ou une lettre
- Accédez àBloc d’adresses>de publipostage.
Pour plus d’informations, consultez Insérer un bloc d’adresse - Pour ajouter une formule d’appel, sélectionnez Formule d’appel.
Pour plus d’informations, consultez Insérer une formule d’appel. - Pour ajouter d’autres champs de fusion, comme des numéros de facture, consultez Insérer des champs de fusion et publipostage.
- Cliquez sur OK.
- Choisissez Fichier>Enregistrer.
Pour en savoir plus sur les options de configuration d’un courrier électronique, consultez Publipostage électronique dans Word.
Afficher un aperçu et terminer le processus de fusion et publipostage
Après avoir inséré les champs de fusion souhaités, prévisualisez les résultats pour confirmer que le contenu est correct. Ensuite, vous êtes prêt à lancer le processus de fusion.
- Accédez à Publipostage Des>résultats en préversion.
- Choisissez le
ou 
parcourir les enregistrements de votre source de données et voir comment ils apparaissent dans le document. - Accédez à Terminer & Fusionner imprimer>des documents ou Envoyer des messages électroniques.
Enregistrer votre fusion et publipostage
Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage, celui-ci reste connecté à votre source de données. Vous pouvez réutiliser le document de fusion et publipostage pour un publipostage en nombre ultérieur.
- Ouvrez le document de fusion et publipostage et choisissez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.