רענון חיבור נתונים חיצוני ב- Excel

למד אודות רענון נתונים באפליקציית Excel

מקש רענון וסיכום פקודות

הטבלה הבאה מסכמת את פעולות הרענון, מקשי הקיצור והפקודות.

לשם	הקש	לחלופין
רענון נתונים שנבחרו בגליון העבודה	Alt + F5	בחר נתונים> החץ הנפתח לצד 'רענן את כל>הרענון'.
רענון כל הנתונים בחוברת העבודה	Ctrl + Alt + F5	בחרבאפשרות 'רענן את הכלנתונים>'
בדיקת מצב רענון		לחץ פעמיים על ההודעה, אחזור נתונים בשורת המצב.
עצירת רענון	Esc
עצירת רענון רקע		לחץ פעמיים על ההודעה בשורת המצב. ולאחר מכן בחר 'הפסק רענון ' בתיבת הדו-שיח ' מצב רענון נתונים חיצוניים '.

אודות רענון נתונים ואבטחה

הנתונים בחוברת העבודה עשויים להיות מאוחסנים ישירות בחוברת העבודה, או שהם מאוחסנים במקור נתונים חיצוני, כגון קובץ טקסט, מסד נתונים או הענן. בפעם הראשונה שאתה מייבא נתונים חיצוניים, Excel יוצר פרטי חיבור, שלעתים נשמרים בקובץ חיבור נתונים של Office (ODC), המתארים כיצד לאתר את מקור הנתונים החיצוני, להיכנס, לבצע בו שאילתה ולגשת אליו.

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני, באפשרותך לבצע פעולת רענון כדי לאחזר את הנתונים המעודכנים. בכל פעם שתרענן נתונים, תראה את הגירסה העדכנית ביותר של הנתונים, כולל שינויים שנעשו בנתונים מאז הרענון האחרון.

קבל מידע נוסף על רענון נתונים

קבל מידע על בעיות אבטחה

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני ומנסה לרענן את הנתונים, חשוב להיות מודע לבעיות אבטחה פוטנציאליות ולדעת מה ניתן לעשות בנוגע לבעיות אבטחה.

חיבורי אמון - ייתכן שנתונים חיצוניים אינם זמינים כעת במחשב שלך. כדי לרענן את הנתונים בעת פתיחת חוברת עבודה, עליך להפוך את חיבורי הנתונים לזמינים באמצעות סרגל מרכז יחסי האמון או להעביר את חוברת העבודה למיקום מהימן. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמרים הבאים:

• הוספה, הסרה או שינוי של מיקום מהימן עבור הקבצים שלך
• מסמכים מהימנים
• הוספה, הסרה או הצגה של מפרסם מהימן
• הצגת האפשרויות וההגדרות במרכז יחסי האמון

קובץ ODC - קובץ חיבור נתונים (.odc) מכיל לעתים קרובות שאילתה אחת או יותר המשמשת לרענון נתונים חיצוניים. על-ידי החלפת קובץ זה, משתמש בעל כוונה זדונית יכול לעצב שאילתה כדי לגשת למידע סודי ולהפיץ אותו למשתמשים אחרים או לבצע פעולות מזיקות אחרות. לכן, חשוב לוודא שקובץ החיבור נכתב על ידי אדם מהימן, ושקובץ החיבור מאובטח ומגיע מספריית חיבורי נתונים (DCL) מהימנה.

אישורים - גישה למקור נתונים חיצוני דורשת בדרך כלל אישורים (כגון שם משתמש וסיסמה) המשמשים לאימות המשתמש. הקפד שאישורים אלה סופקו לך בצורה בטוחה ומאובטחת, ושלא תגלה אישורים אלה לאחרים בטעות. אם מקור הנתונים החיצוני שלך דורש סיסמה כדי לקבל גישה לנתונים, באפשרותך לדרוש את הזנת הסיסמה בכל פעם שיתבצע רענון של טווח הנתונים החיצוניים.

שיתוף - האם אתה משתף חוברת עבודה זו עם אנשים אחרים שייתכן כי ירצו לרענן נתונים? עזור לעמיתיך להימנע משגיאות רענון נתונים על-ידי תזכורת להם לבקש הרשאות במקורות הנתונים המספקים את הנתונים.

לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול הגדרות והרשאות של מקורות נתונים.

הגדרת אפשרויות רענון בעת פתיחה או סגירה של חוברת עבודה

באפשרותך לרענן טווח נתונים חיצוניים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה. באפשרותך גם לשמור את חוברת העבודה מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים, כדי לכווץ את גודל הקובץ.

1. בחר תא בטווח הנתונים החיצוני.
2. בחר שאילתות נתונים>& הכרטיסיה חיבורים>, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שאילתה ברשימה ולאחר מכן בחר מאפיינים.
3. בתיבת הדו-שיח מאפייני חיבור , בכרטיסיה שימוש , תחת בקרת רענון, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ .
4. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה עם הגדרת השאילתה, אך בלי הנתונים החיצוניים, בחר בתיבת הסימון הסר נתונים מטווח הנתונים החיצוניים לפני שמירת חוברת העבודה.

רענון נתונים אוטומטי במרווחי זמן קבועים

1. בחר תא בטווח הנתונים החיצוני.
2. בחר שאילתות נתונים>& הכרטיסיה חיבורים>, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שאילתה ברשימה ולאחר מכן בחר מאפיינים.
3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.
4. בחר בתיבת הסימון רענן כל ולאחר מכן הזן את מספר הדקות בין כל פעולת רענון.

הפעלת שאילתה ברקע או בזמן המתנה

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. שקול להפעיל רענון רקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

1. בחר תא בטווח הנתונים החיצוני.

2. בחר שאילתות נתונים>& הכרטיסיה חיבורים>, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שאילתה ברשימה ולאחר מכן בחר מאפיינים.

3. בחר את הכרטיסיה 'שימוש '.

4. בחר בתיבת הסימון הפוך רענון רקע לזמין כדי להפעיל את השאילתה ברקע. נקה תיבת סימון זו כדי להפעיל את השאילתה בזמן המתנה.

   עצה

   בזמן שאתה מקליט מאקרו הכולל שאילתה, Excel אינו מפעיל את השאילתה ברקע. כדי לשנות את המאקרו המוקלט כך שהשאילתה תפעל ברקע, ערוך את המאקרו בעורך Visual Basic. שנה את שיטת הרענון של אובייקט ‏QueryTable מ- ‏‏BackgroundQuery := False‏ ל- ‏BackgroundQuery := True‏.

דרישת סיסמה לרענון טווח נתונים חיצוניים

סיסמאות מאוחסנות אינן מוצפנות, ולכן אינן מומלצות. אם מקור הנתונים שלך דורש סיסמה כדי להתחבר אליו, באפשרותך לדרוש שהמשתמשים יזינו את הסיסמה לפני שיוכלו לרענן את טווח הנתונים החיצוניים. ההליך הבא אינו חל על נתונים שאוחזרו מקובץ טקסט (.txt) או משאילתת אינטרנט (.iqy).

חיוני לזכור את הסיסמה. אם תשכח את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה כותב במקום בטוח הרחק מהמידע המוגן באמצעות סיסמאות אלה.

1. בחר תא בטווח הנתונים החיצוני.
2. בחר שאילתות נתונים>& הכרטיסיה חיבורים>, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שאילתה ברשימה ולאחר מכן בחר מאפיינים.
3. בחר את הכרטיסיה 'הגדרה ' ולאחר מכן נקה את תיבת הסימון 'שמור סיסמה '.

עזרה מפורטת לרענון נתונים

רענון נתונים ב- Power Query

בעת עיצוב הנתונים ב- Power Query, בדרך כלל אתה טוען את השינויים לגליון עבודה או למודל נתונים. חשוב להבין את ההבדל בין רענון נתונים ואופן הרענון.

רוב השאילתות מבוססות על משאבי נתונים חיצוניים מסוג זה או אחר. עם זאת, יש הבדל מרכזי בין Excel ל- Power Query. Power Query מאחסן במטמון את הנתונים החיצוניים באופן מקומי כדי לסייע בשיפור הביצועים. יתר על כן, Power Query אינו מרענן באופן אוטומטי את המטמון המקומי כדי לסייע במניעת הוצאות הקשורות למקורות נתונים ב- Azure.

רענון שאילתה בעורך עורך Power Query

בעת רענון שאילתה מתוך עורך Power Query, אתה לא רק מביא נתונים מעודכנים ממקור הנתונים החיצוני, אלא גם מעדכן את המטמון המקומי. עם זאת, פעולת רענון זו אינה מעדכנת את השאילתה בגליון העבודה או במודל הנתונים.

1. ב- עורך Power Query, בחר 'בית'
2. בחר 'רענון תצוגה מקדימה > ', 'רענון תצוגה מקדימה ' (השאילתה הנוכחית ב'נתוני תצוגה מקדימה') או 'רענן הכל ' (כל השאילתות הפתוחות מהחלונית 'שאילתות').
3. בחלק התחתון של עורך Power Query בצד שמאל, מופיעה ההודעה "Preview downloaded at <hh:mm> AM/PM". הודעה זו מוצגת בעת הייבוא הראשון ולאחר כל פעולת רענון עוקבת עורך Power Query.

רענון שאילתה בגליון עבודה

1. ב- Excel, בחר תא בשאילתה בגליון עבודה.
2. בחר את הכרטיסיה ' שאילתה ' ברצועת הכלים ולאחר מכן בחר 'רענן > ' רענן.
3. גליון העבודה והשאילתה מתרעננים ממקור הנתונים החיצוני וממטמון Power Query.

רענון נתונים ב- PivotTable

בכל עת, באפשרותך לבחור באפשרות 'רענן ' כדי לעדכן את הנתונים עבור טבלאות PivotTable בחוברת העבודה שלך. באפשרותך לרענן את הנתונים עבור טבלאות PivotTable המחוברות לנתונים חיצוניים, כגון מסד נתונים (SQL Server, Oracle, Access או אחר), קוביית Analysis Services, הזנת נתונים, וכן נתונים מטבלת מקור באותה חוברת עבודה או בחוברת עבודה אחרת. ניתן לרענן טבלאות PivotTable באופן ידני או אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה.

רענון ידני

1. בחר את הנקודה במקום כלשהו ב- PivotTable כדי להציג את הכרטיסיה 'ניתוח PivotTable ' ברצועת הכלים.

   הערה

   כדי לרענן PivotTable ב- Excel באינטרנט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו ב- PivotTable ולאחר מכן בחר רענן.

2. בחר 'רענן ' או 'רענן הכל'.
   

3. כדי לבדוק את מצב הרענון אם הרענון נמשך זמן רב יותר מהצפוי, בחר את החץ תחת מצב רענון(מצב רענון>).

4. כדי להפסיק את הרענון, בחר בטל רענון או הקש Esc.

מניעת התאמה של רוחב עמודות ועיצוב תאים

אם רוחב העמודות ועיצוב התאים של הנתונים שלך מותאמים בעת רענון נתוני PivotTable, ואינך מעוניין בכך, ודא שהאפשרויות הבאות מסומנות:

1. בחר את הנקודה במקום כלשהו ב- PivotTable כדי להציג את הכרטיסיה 'ניתוח PivotTable ' ברצועת הכלים.
2. בחר את הכרטיסיה >'ניתוח PivotTable' בקבוצה PivotTable ובחר אפשרויות.
   
3. בכרטיסיה > 'עיצוב & פריסה', בחר בתיבות הסימון עבור 'התאמה אוטומטית של רוחב עמודות' בעת העדכוןו'שמר עיצוב תאים' בעת העדכון.

רענון נתונים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה

1. בחר את הנקודה במקום כלשהו ב- PivotTable כדי להציג את הכרטיסיה 'ניתוח PivotTable ' ברצועת הכלים.
2. בחר את הכרטיסיה >'ניתוח PivotTable' בקבוצה PivotTable ובחר אפשרויות.
   
3. בכרטיסיה נתונים , בחר רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.

רענון נתונים בקובץ קוביה לא מקוון

רענון קובץ קוביה לא מקוון, שיוצר את הקובץ מחדש באמצעות הנתונים המעודכנים ביותר מקוביית השרת, עשוי לצרוך זמן רב ולדרוש שטח דיסק זמני רב. התחל את התהליך בזמן שבו אינך זקוק לגישה מיידית לקבצים אחרים ב- Excel וודא שיש שטח דיסק מספיק לשמירה חוזרת של הקובץ.

1. בחר את ה- PivotTable המחובר לקובץ הקוביה הלא מקוון.
2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכל ולאחר מכן לחץ על רענן.

לקבלת מידע נוסף, ראה עבודה עם קבצי קוביה לא מקוונים.

רענון נתונים בקובץ XML מיובא

1. בגליון העבודה, לחץ על תא ממופה כדי לבחור את מפת ה- XML שברצונך לרענן.

2. אם הכרטיסיה מפתחים אינה זמינה, בצע את הפעולות הבאות כדי להציגה:

   1. לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית של רצועת הכלים.
   2. תחת כרטיסיות ראשיות, בחר בתיבת הסימון מפתחים ולאחר מכן לחץ על אישור.

3. בכרטיסיה מפתחים, בקבוצה XML, לחץ על רענן נתונים.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על XML ב- Excel.

רענון נתונים במודל נתונים ב- Power Pivot

בעת רענון מודל נתונים ב- Power Pivot, ניתן גם לראות אם הרענון הצליח, נכשל או בוטל. לקבלת מידע נוסף, ראה PowerPivot: ניתוח נתונים רב-עוצמה ומידול נתונים ב- Excel.

רענון והצגה של מצב הרענון

1. ב- Power Pivot, בחר 'בית'>, 'קבל רענון נתונים חיצוניים > ' או 'רענן הכל ' כדי לרענן את הטבלה הנוכחית או את כל הטבלאות במודל הנתונים.
2. מצב הרענון מצוין עבור כל חיבור שנמצא בשימוש במודל הנתונים. קיימות שלוש תוצאות אפשריות:

• הצלחה - מדווח על מספר השורות שיובאו לכל טבלה.
• שגיאה - מתרחשת אם מסד הנתונים נמצא במצב לא מקוון, אם אין לך עוד הרשאות, או אם טבלה או עמודה נמחקת או ששמה השתנה במקור. ודא שמסד הנתונים זמין, אולי על-ידי יצירת חיבור חדש בחוברת עבודה אחרת.
• בוטל - Excel לא הוציא את בקשת הרענון, כנראה משום שרענון אינו זמין בחיבור.

שימוש במאפייני טבלה להצגת השאילתות המשמשות ברענון נתונים

רענון הנתונים פשוט מפעיל מחדש את אותה שאילתה ששימשה לקבלת הנתונים מלכתחילה. ניתן להציג, ולפעמים לשנות, את השאילתה על-ידי הצגת מאפייני טבלה בחלון Power Pivot.

1. כדי להציג את השאילתה המשמשת במהלך רענון נתונים, בחר ניהול Power Pivot>כדי לפתוח את חלון Power Pivot.
2. בחר 'מאפייני טבלתעיצוב>'.
3. עבור אל עורך Power Query כדי להציג את השאילתה המשמשת כבסיס.

שאילתות אינן גלויות עבור כל סוג של מקור נתונים. לדוגמה, שאילתות אינן מוצגות עבור ייבוא הזנת נתונים.

הגדרת מאפייני חיבור לביטול רענון נתונים

ב- Excel, ניתן להגדיר מאפייני חיבור שקובעים את תדירות רענון הנתונים. אם רענון אינו מותר בחיבור מסוים, תקבל הודעת ביטול כאשר תפעיל את 'רענן הכל ' או תנסה לרענן טבלה ספציפית המשתמשת בחיבור.

1. כדי להציג מאפייני חיבור, ב- Excel, בחר'שאילתות נתונים>' &'חיבורים' כדי להציג רשימה של כל החיבורים שנמצאים בשימוש בחוברת העבודה.
2. בחר את הכרטיסיה חיבורים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על חיבור ולאחר מכן לחץ על מאפיינים.
3. בכרטיסיה שימוש , תחת בקרת רענון, אם תיבת הסימון לא מסומנת עבור רענן חיבור זה בעת רענן הכל, תקבל ביטול כאשר תנסה לרענן הכל בחלון Power Pivot.

רענון נתונים ב'מפות תלת-ממדיות'

כאשר הנתונים שבהם אתה משתמש עבור המפה שלך משתנים, באפשרותך לרענן אותה באופן ידני ב'מפות תלת-ממדיות'. לאחר מכן השינויים ישתקפו במפה שלך. תוכל לעשות זאת באופן הבא:

• ב'מפות תלת-ממדיות', בחר'רענון נתוניבית>'.

  

הוספת נתונים ל- Power Map

כדי להוסיף נתונים חדשים ל'מפות תלת-ממדיותPowerMap' שלך:

1. ב'מפות תלת-ממדיות', עבור אל המפה שברצונך להוסיף לה נתונים.

2. השאר את החלון של 'מפות תלת-ממדיות' פתוח.

3. ב- Excel, בחר את נתוני גליון העבודה שברצונך להוסיף.

4. ברצועת הכלים של Excel, לחץ על 'הוסף> חץ >מפה' הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map. המפות התלת-ממדיות שלך יתעדכנו באופן אוטומטי כדי להציג את הנתונים הנוספים. לקבלת מידע נוסף, ראה השגת הנתונים והכנתם עבור Power Map.

   

רענון נתונים ב- Excel Services

רענון נתונים חיצוניים ב- Excel Services כולל דרישות ייחודיות.

שליטה באופן רענון הנתונים

באפשרותך לקבוע כיצד לרענן נתונים ממקור נתונים חיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות.

רענן בעת הפתיחה באמצעות Excel Services

ב- Excel, באפשרותך ליצור חוברת עבודה המרעננת באופן אוטומטי נתונים חיצוניים בעת פתיחת הקובץ. במקרה זה, Excel Services תמיד מרענן את הנתונים לפני שהוא מציג חוברת עבודה ויוצר הפעלה חדשה. השתמש באפשרות זו אם ברצונך להבטיח שנתונים עדכניים יוצגו תמיד בעת פתיחת חוברת העבודה ב- Excel Services.

1. בחוברת עבודה עם חיבורי נתונים חיצוניים, בחר את הכרטיסיה נתונים .

2. בקבוצה חיבורים, בחר חיבורים>, בחר את מאפייני החיבור>.

3. בחר את הכרטיסיה 'שימוש ' ולאחר מכן בחר 'רענן נתונים' בעת פתיחת הקובץ.

   אזהרה

   אם תנקה את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ , הנתונים המאוחסנים במטמון עם חוברת העבודה יוצגו, כלומר כאשר משתמש מרענן את הנתונים באופן ידני, המשתמש יראה נתונים מעודכנים במהלך ההפעלה הנוכחית, אך הנתונים לא יישמרו בחוברת העבודה.

רענון באמצעות קובץ .odc

אם אתה משתמש בקובץ חיבור נתונים של Office (.odc), הקפד להגדיר גם את תיבת הסימון השתמש תמיד בקובץ חיבור :

1. בחוברת עבודה עם חיבורי נתונים חיצוניים, בחר את הכרטיסיה נתונים .
2. בקבוצה חיבורים, בחר חיבורים>, בחר את מאפייני החיבור>.
3. בחר את הכרטיסיה 'הגדרה' ולאחר מכן בחר 'השתמש תמיד בקובץ חיבור'.

הגדרות האתר של מיקום קבצים מהימן, זמן קצוב להפעלה קצרהומשך חיים של מטמון נתונים חיצוניים יכולות גם הן להשפיע על פעולות רענון. לקבלת מידע נוסף, פנה למנהל המערכת או למערכת העזרה.

רענון ידני

1. בחר תא בדוח ה- PivotTable.

2. בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת תפריט 'עדכון ', בחר 'רענן את החיבור שנבחר'.

   הערה

   • אם פקודת רענון זו אינה גלויה, מחבר ה- Web Part ניקה את המאפיין רענן את החיבור שנבחר, רענן את כל החיבורים . לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של Web Part של Excel Web Access.
   • כל פעולה אינטראקטיבית הגורמת לשאילתה מחדש במקור נתונים של OLAP מפעילה פעולת רענון ידנית.

• רענן את כל החיבורים - בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת תפריט עדכון, לחץ על רענן את כל החיבורים.
• רענון תקופתי - באפשרותך לציין שהנתונים יתרעננו באופן אוטומטי במרווח זמן שצוין לאחר פתיחת חוברת העבודה עבור כל חיבור בחוברת העבודה. לדוגמה, מסד נתונים של מלאי עשוי להתעדכן מדי שעה, ולכן מחבר חוברת העבודה הגדיר את חוברת העבודה לרענון אוטומטי כל 60 דקות.
  מחבר Web Part יכול לבחור או לנקות את המאפיין 'אפשר רענון נתונים תקופתי של Excel Web Access ' כדי לאפשר או למנוע רענון תקופתי. כאשר מרווח הזמן חולף, כברירת מחדל, תופיע התראת רענון בחלק התחתון של ה- Web Part של Excel Web Access.
  מחבר Web Part של Excel Web Access יכול גם להגדיר את המאפיין הצג הנחיה לרענון נתונים תקופתי כדי לשלוט באופן הפעולה של ההודעה המוצגת כאשר Excel Services מבצע רענון נתונים תקופתי במהלך הפעלה:
  לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של Web Part של Excel Web Access.
• תמיד - פירושו שההודעה מוצגת עם בקשה בכל מרווח זמן.
• אופציונלי - משמעותו שמשתמש יכול לבחור להמשיך ברענון תקופתי מבלי להציג הודעה.
• לעולם לא - פירושו ש- Excel Web Access מבצע רענון תקופתי מבלי להציג הודעה או בקשה.
• ביטול רענון - כאשר חוברת העבודה עוברת רענון, Excel Services מציג הודעה עם בקשה משום שהיא עשויה להימשך זמן רב יותר מהצפוי. באפשרותך לבחור באפשרות 'ביטול' כדי להפסיק את הרענון כך שתוכל לסיים אותו מאוחר יותר במועד נוח יותר. יוצגו נתונים שהוחזרו על-ידי שאילתות לפני שביטלת את הרענון.

Excel משלב טכנולוגיית Power Query (שנקראת גם Get & Transform) כדי לספק יכולות רבות יותר בעת ייבוא, רענון ואימות של מקורות נתונים, ניהול מקורות נתונים Power Query ועיצוב הנתונים לטבלה שמתאימה לדרישות שלך.  

לקבלת מידע נוסף, עיין בדף זה: שימוש ב- Power Query ב- Excel באינטרנט - תמיכה של Microsoft

עבור SharePoint Server, עיין בדף זה: רענון נתונים בחוברת עבודה ב- SharePoint Server - תמיכה של Microsoft

עבור רוב החיבורים, לחץ על תא כלשהו בטווח או בטבלה המשתמשים בחיבור ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

• עדכון הנתונים שנבחרו בלבדהקש ALT+F5. לחלופין , בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכל ולאחר מכן לחץ על רענן.
  
• עדכון כל הנתונים בחוברת העבודההקש CTRL+ALT+F5, או בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על רענן הכל.
  
• שליטה על האופן או המועד שבו יתבצע רענון החיבורבכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.
  
  בתיבת הדו-שיח שנפתחת, בחר את האפשרויות הרצויות בכרטיסיה 'שימוש ' תחת 'בקרת רענון'.

פעולות רענון מסוימות דורשות שלבים נוספים, כמפורט בסעיפים הבאים. אם מקור הנתונים מופיע ברשימה, סקור את המקטע המתאים.

רענון אוטומטי של נתונים בעת פתיחת חוברת עבודה

באפשרותך לרענן טווח נתונים חיצוניים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה. באפשרותך לשמור את חוברת העבודה מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים, כדי לכווץ את גודל הקובץ.

1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.
2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.
   

1. לחץ על הכרטיסיה שימוש.
2. תחת בקרת רענון, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.
3. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה עם הגדרת השאילתה, אך בלי הנתונים החיצוניים, בחר בתיבת הסימון הסר נתונים מטווח הנתונים החיצוניים לפני שמירת חוברת העבודה.

רענון נתונים אוטומטי במרווחי זמן קבועים

1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוניים.
2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.
   
3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.
4. בחר בתיבת הסימון רענן כל ולאחר מכן הזן את מספר הדקות בין כל פעולת רענון.

דרישת סיסמה לרענון טווח נתונים חיצוניים

סיסמאות מאוחסנות אינן מוצפנות, ולכן אינן מומלצות. אם מקור הנתונים שלך דורש סיסמה כדי להתחבר אליו, באפשרותך לדרוש שהמשתמשים יזינו את הסיסמה לפני שיוכלו לרענן את טווח הנתונים החיצוניים. ההליך הבא אינו חל על נתונים שאוחזרו מקובץ טקסט (.txt) או משאילתת אינטרנט (.iqy).

השתמש בסיסמאות חזקות המשלבות אותיות רישיות ואותיות קטנות, מספרים וסמלים. סיסמאות חלשות אינן משלבות רכיבים אלה. לדוגמה, סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. סיסמאות צריכות להכיל 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה המשתמש ב- 14 תווים או יותר עדיף.

חיוני לזכור את הסיסמה. אם תשכח את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה רושם במקום בטוח, הרחק מהמידע המוגן באמצעות סיסמאות אלה.

1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.
2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.
   
3. לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן נקה את תיבת הסימון שמור סיסמה.

הפעלת שאילתה ברקע או בזמן המתנה

עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול להפעיל רענון ברקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.
   

   הערה

   לא ניתן להפעיל שאילתת OLAP ברקע.

   הערה

   לא ניתן להפעיל שאילתה עבור סוגי חיבור המאחזרים נתונים עבור מודל הנתונים.

3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

4. בחר בתיבת הסימון הפוך רענון רקע לזמין כדי להפעיל את השאילתה ברקע. נקה תיבת סימון זו כדי להפעיל את השאילתה בזמן המתנה.

   עצה

   בזמן שאתה מקליט מאקרו הכולל שאילתה, Excel אינו מפעיל את השאילתה ברקע. כדי לשנות את המאקרו המוקלט כך שהשאילתה תפעל ברקע, ערוך את המאקרו בעורך Visual Basic. שנה את שיטת הרענון של אובייקט ‏QueryTable מ- ‏‏BackgroundQuery := False‏ ל- ‏BackgroundQuery := True‏.

ביטול או בדיקת מצב הרענון

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

• בדיקת מצב שאילתה הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.
• עצירת רענון רקע כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.
• עצירת שאילתה כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc .

רענון נתונים מקובץ טקסט מיובא

אם השתמשת ב'קבל המרה &' כדי לבצע שאילתה על קובץ טקסט, אין צורך בשלבים נוספים. אם ייבאת את קובץ הטקסט, שלבי הרענון הם כדלקמן:

1. לחץ על תא כלשהו בטבלה או בטווח המכילים את הקישור לקובץ הטקסט המיובא.
2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על רענן הכל.
   
   כדי לעדכן רק את הנתונים שנבחרו, לחץ על 'רענן'.
   ניתן גם ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא בטווח או בטבלה ולאחר מכן ללחוץ על רענן.
3. בתיבת הדו-שיח ייבוא קובץ טקסט, אתר את קובץ הטקסט ולאחר מכן לחץ על יבא.

רענון קובץ קוביה לא מקוון

רענון קובץ קוביה לא מקוון, שיוצר את הקובץ מחדש באמצעות הנתונים המעודכנים ביותר מקוביית השרת, עשוי לצרוך זמן רב ולדרוש שטח דיסק זמני רב. התחל את התהליך בזמן שבו אינך זקוק לגישה מיידית לקבצים אחרים ב- Excel וודא שיש שטח דיסק מספיק לשמירה חוזרת של הקובץ.

1. לחץ על ה- PivotTable המחובר לקובץ הקוביה הלא מקוון.
2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על רענן.
   

רענון נתונים בקובץ XML מיובא

1. בגליון העבודה, לחץ על תא ממופה כדי לבחור את מפת ה- XML שברצונך לרענן.

2. אם הכרטיסיה מפתחים אינה זמינה, בצע את הפעולות הבאות כדי להציגה:

   1. לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית של רצועת הכלים.
   2. תחת כרטיסיות ראשיות, בחר בתיבת הסימון מפתחים ולאחר מכן לחץ על אישור.

3. בכרטיסיה מפתחים, בקבוצה XML, לחץ על רענן נתונים.
   

רענון נתונים המחוברים לחוברת עבודה אחרת

• בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על רענן הכל.

אם יש לך חיבורים מרובים וברצונך לעדכן רק חיבור מסוים, בחר תא כלשהו בטווח נתונים זה, לחץ על החץ ליד רענן הכל ולחץ על רענן.

שליטה על האופן או המועד שבו יתבצע רענון החיבור

1. לחץ על תא כלשהו המכיל את הנתונים המחוברים.
2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ שליד רענן הכל ולחץ על מאפייני חיבור.
   
3. בכרטיסיה שימוש , הגדר את כל האפשרויות שברצונך לשנות.
   עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול לסמן את האפשרות 'הפוך רענון רקע לזמין '. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel ברגע שהרענון מתחיל, במקום שתצטרך להמתין לסיום הרענון.

ביטול רענון או בדיקת מצב הרענון

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

• בדיקת מצב שאילתה הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.
• עצירת רענון רקע כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.
• עצירת שאילתה כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

רענון נתונים מיובאים ב- Power Pivot

בעת שימוש בתוספת Power Pivot לרענון נתונים שיובאו בעבר, באפשרותך לראות אם הרענון הצליח, נכשל או בוטל.

ב- Power Pivot, לחץ על 'בית'>, 'קבל רענון נתונים> חיצוניים' או 'רענן הכל' כדי לייבא מחדש את הטבלה הנוכחית או את כל הטבלאות במודל הנתונים.

מצב הרענון מצוין עבור כל חיבור שנמצא בשימוש במודל הנתונים. ישנן שלוש תוצאות אפשריות.

"הצלחה" מדווח על מספר השורות שיובאו לכל טבלה.

"שגיאה" עשויה להתרחש אם מסד הנתונים נמצא במצב לא מקוון, אם אין לך עוד הרשאות, או אם טבלה או עמודה נמחקה או ששמה השתנה במקור. ודא שמסד הנתונים זמין, אולי על-ידי יצירת חיבור חדש בחוברת עבודה אחרת.

"מבוטל" מציין ש- Excel לא הוציא את בקשת הרענון, ככל הנראה מכיוון שרענון אינו זמין בחיבור.

מאפייני טבלה מציגים שאילתות המשמשות ברענון נתונים

רענון הנתונים פשוט מפעיל מחדש את אותה שאילתה ששימשה לקבלת הנתונים מלכתחילה. ניתן להציג, ולפעמים לשנות, את השאילתה על-ידי הצגת מאפייני טבלה בחלון Power Pivot.

1. כדי להציג את השאילתה המשמשת במהלך רענון נתונים, לחץ על 'נהל' של Power Pivot> כדי לפתוח את חלון Power Pivot.
2. לחץ על 'עיצוב>מאפייני טבלה'.
3. עבור אל עורך Power Query כדי להציג את השאילתה המשמשת כבסיס.

שאילתות אינן גלויות עבור כל סוג של מקור נתונים. לדוגמה, שאילתות אינן מוצגות עבור ייבוא הזנת נתונים.

מאפייני חיבור שמבטלים רענון נתונים

ב- Excel, ניתן להגדיר מאפייני חיבור שקובעים את תדירות רענון הנתונים. אם רענון אינו מותר בחיבור מסוים, תקבל הודעת ביטול כאשר תפעיל את 'רענן הכל ' או תנסה לרענן טבלה ספציפית המשתמשת בחיבור.

1. כדי להציג מאפייני חיבור, ב- Excel, לחץ עלחיבורינתונים> כדי להציג רשימה של כל החיבורים הנמצאים בשימוש בחוברת העבודה.
2. בחר חיבור ולחץ על 'מאפיינים'.
3. ב'שימוש', תחת 'בקרת רענון', אם תיבת הסימון לא מסומנת עבור 'רענן חיבור זה' בעת 'רענן הכל', תקבל ביטול כאשר תנסה לרענן הכל בחלון Power Pivot.

רענון שאילתה (עורך Power Query)

באמצעות עורך Power Query, באפשרותך לרענן שאילתה כדי לייבא את הנתונים העדכניים ביותר לטבלה מבלי ליצור מחדש את השאילתה.

כדי לרענן שאילתה:

1. לחץ על 'קבל & המרה>',הצג שאילתות.
2. בחלונית שאילתות חוברת עבודה , בחר את השאילתה שברצונך לרענן.
3. ברצועת הכלים של עורך Power Query, לחץ עלתצוגה מקדימה של רענוןשאילתת>בית>.

רענון או הוספה של נתוני 'מפות תלת-ממדיות'

כאשר הנתונים שבהם אתה משתמש עבור המפה שלך משתנים, באפשרותך לרענן אותה באופן ידני ב'מפות תלת-ממדיות'. לאחר מכן השינויים ישתקפו במפה שלך. תוכל לעשות זאת באופן הבא:

• ב'מפות תלת-ממדיות', לחץ על'רענן נתוניבית>'.

הוספת נתונים ל- Power Map

כדי להוסיף נתונים חדשים ל'מפות תלת-ממדיותPowerMap' שלך:

1. ב'מפות תלת-ממדיות', עבור אל המפה שברצונך להוסיף לה נתונים.
2. כאשר החלון 'מפות תלת-ממדיות' פתוח, לחץ ב- Excel ובחר את נתוני גליון העבודה שברצונך להוסיף.
3. ברצועת הכלים של Excel, לחץ על 'הוסף> חץ >מפה' הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map.

המפות התלת-ממדיות שלך יתעדכנו באופן אוטומטי כדי להציג את הנתונים הנוספים.

רענון נתונים חיצוניים ב- Excel Services

הנתונים בחוברת עבודה של Microsoft Office Excel שהוצגה ב- Excel Services יכולים להגיע משני מיקומים שונים. הנתונים עשויים להיות מאוחסנים ישירות בחוברת העבודה, או שהם מאוחסנים במקור נתונים חיצוני, כגון במסד נתונים או בקוביית עיבוד אנליטי מקוון (OLAP).

אם הנתונים מגיעים ממקור נתונים חיצוני, מחבר חוברת העבודה או מנהל המערכת הגדירו את פרטי החיבור, בדרך כלל בקובץ חיבור נתונים של Office (.odc), המתאר כיצד לאתר את מקור הנתונים החיצוני, להיכנס, לבצע בו שאילתה ולגשת אליו.

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני, באפשרותך לבצע פעולת רענון כדי לאחזר את הנתונים המעודכנים. בכל פעם שתרענן נתונים, תראה את הגירסה העדכנית ביותר של הנתונים, כולל שינויים שנעשו בנתונים מאז הרענון האחרון.

למד אודות רענון נתונים

האיור הבא מסביר את התהליך הבסיסי של מה שקורה בעת רענון נתונים המחוברים למקור נתונים חיצוני.

1. פעולת רענון מקבלת נתונים עדכניים.
2. חיבור, שנשמר לעתים קרובות בקובץ חיבור, מגדיר את כל המידע הדרוש כדי לגשת לנתונים ולאחזר אותם ממקור נתונים חיצוני.
3. קיים מגוון מקורות נתונים שבאפשרותך לגשת אליהם, כגון OLAP, SQL Server, ספקי OLEDB ומנהלי התקנים של ODBC.
4. נתונים עדכניים נוספים לחוברת העבודה הנוכחית.

קבל מידע על בעיות אבטחה

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני ומנסה לרענן את הנתונים, חשוב להיות מודע לבעיות אבטחה פוטנציאליות ולדעת מה ניתן לעשות בנוגע לבעיות אבטחה.

קובץ חיבור נתונים מכיל לעתים קרובות שאילתה אחת או יותר המשמשת לרענון נתונים חיצוניים. על-ידי החלפת קובץ זה, משתמש בעל כוונה זדונית יכול לעצב שאילתה כדי לגשת למידע סודי ולהפיץ אותו למשתמשים אחרים או לבצע פעולות מזיקות אחרות. לכן, חשוב לוודא שקובץ החיבור נכתב על ידי אדם מהימן, ושקובץ החיבור מאובטח ומגיע מספריית חיבורי נתונים (DCL) מהימנה.

לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו מנהל מערכת יכול לערוך קבצי חיבור, ליצור מיקומים מהימנים ולאבטח קבצי חיבור, עיין בעזרה של Microsoft Office Excel ובעזרה של הניהול המרכזי של Office SharePoint Server.

שליטה באופן רענון הנתונים

באפשרותך לקבוע כיצד לרענן נתונים ממקור נתונים חיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

• רענן בעת הפתיחהב- Excel, מחבר חוברת עבודה יכול ליצור חוברת עבודה המרעננת באופן אוטומטי נתונים חיצוניים בעת פתיחת חוברת העבודה על-ידי בחירה בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ בתיבת הדו-שיח מאפייני חיבור . (בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה שימוש ולאחר מכן לחץ על רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.) במקרה זה, Excel Services תמיד מרענן את הנתונים לפני שהוא מציג חוברת עבודה ויוצר הפעלה חדשה. אם מחבר חוברת העבודה מנקה את תיבת הסימון 'רענן נתונים' בעת פתיחת הקובץ , הנתונים המאוחסנים במטמון עם חוברת העבודה מוצגים, כלומר כאשר משתמש מרענן את הנתונים באופן ידני, המשתמש רואה נתונים רעננים ומעודכנים במהלך ההפעלה הנוכחית, אך הנתונים אינם נשמרים בחוברת העבודה. אם ברצונך להבטיח שנתונים עדכניים יוצגו תמיד בעת הצגת חוברת העבודה ב- Excel Services, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ באמצעות Office Excel.
  אם אתה משתמש בקובץ חיבור נתוני Office (.odc), הקפד להגדיר גם את תיבת הסימון השתמש תמיד בקובץ חיבור בתיבת הדו-שיח מאפייני חיבור (בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן לחץ על השתמש תמיד בקובץ חיבור).
  הגדרות האתר של מיקום קבצים מהימן, זמן קצוב להפעלה קצרהומשך חיים של מטמון נתונים חיצוניים יכולות גם הן להשפיע על פעולות רענון. לקבלת מידע נוסף, פנה למנהל המערכת או למערכת העזרה של הניהול המרכזי של Microsoft Office SharePoint Server.

• רענון ידני

  הערה

  באפשרותך לרענן דוח PivotTable באופן ידני בלבד.

  1. בחר תא בדוח PivotTable.

  2. בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת תפריט 'עדכון ', לחץ על 'רענן את החיבור שנבחר'.

     הערה

     • כל פעולה אינטראקטיבית הגורמת להפעלה מחדש של שאילתה של מקור נתונים מסוג OLAP מפעילה פעולת רענון ידנית.
     • אם פקודת רענון זו אינה גלויה, מחבר ה- Web Part ניקה את המאפיין רענן את החיבור שנבחר, רענן את כל החיבורים . לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של Web Part של Excel Web Access.

• רענון כל החיבוריםבסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת תפריט 'עדכון ', לחץ על 'רענן את כל החיבורים'.

• רענון תקופתיבאמצעות Excel, מחבר חוברת העבודה יכול לציין שהנתונים יתרעננו באופן אוטומטי במרווח זמן מוגדר לאחר פתיחת חוברת העבודה עבור כל חיבור בחוברת העבודה. לדוגמה, מסד נתונים של מלאי עשוי להתעדכן מדי שעה, ולכן מחבר חוברת העבודה הגדיר את חוברת העבודה לרענון אוטומטי כל 60 דקות.
  מחבר Web Part יכול לבחור או לנקות את המאפיין 'אפשר רענון נתונים תקופתי של Excel Web Access ' כדי להפוך פעולת רענון תקופתי זו לזמינה או ללא זמינה, אם המאפיין הוגדר על-ידי מחבר חוברת העבודה. כאשר מרווח הזמן חולף, כברירת מחדל, מוצגת בקשת התראת הרענון הבאה בחלק התחתון של ה- Web Part של Excel Web Access:
  רענון נתונים עבור <רשימת החיבורים>? (כעת) (תמיד) (אל תשאל אותי שוב)
  מחבר Web Part של Excel Web Access יכול גם להגדיר את המאפיין הצג הנחיה לרענון נתונים תקופתי כדי לשלוט באופן הפעולה של ההודעה המוצגת כאשר Excel Services מבצע רענון נתונים תקופתי במהלך הפעלה:

  • תמיד מציין שההודעה מוצגת עם בקשה בכל מרווח זמן.
  • אופציונלי פירושו שהמשתמש יכול לבחור להמשיך ברענון תקופתי מבלי להציג הודעה.
  • לעולם לא פירושו ש- Excel Web Access מבצע רענון תקופתי מבלי להציג הודעה או בקשה.

  לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של Web Part של Excel Web Access.

• ביטול רענוןמכיוון שפעולת רענון עשויה להימשך זמן רב יותר מהצפוי, באפשרותך לבטל אותה. כאשר מתרחשת פעולת הרענון, Excel Services מציג הודעה עם בקשה. לחץ על 'ביטול' כדי להפסיק את הפעולה, כך שתוכל להשלים את פעולת הרענון במועד נוח יותר. יוצגו נתונים שהוחזרו על-ידי שאילתות לפני שביטלת את פעולת הרענון.