יצירת דוחות מצב אוטומטיים באמצעות סוכן מנהל הפרוייקט

סוכן מנהל פרויקט (תצוגה מקדימה) אוטומטיות של הודעות דואר אלקטרוני של דוחות מצב עבור התוכניות שלך על-ידי יצירת סיכומי תמציתיים ומקצועיים המבוססים על התקדמות, אבני דרך ומשימות קרובות. היא עוזרת לעדכן את בעלי העניין, לחסוך זמן ולתמוך בשקיפות וביישור בין פרוייקטים.

הערה: הסוכן Project Manager מופץ כעת ללקוחות. קבל מידע נוסף על כך ב- שאלות נפוצות אודות סוכן מנהל הפרויקט.

התחלת דוח חדש

אפשרות 1: התחל עם תוכנית חדשה

נווט אל Microsoft Teams ופתח את Planner האפליקציה.
צור תוכנית חדשה על-ידי בחירה באפשרות תכנן עם מנהל הפרוייקט אוPremium.
שתף את התוכנית שלך על-ידי לחיצה על סמל 'שתף' בחלק השמאלי העליון. באפשרותך ליצור קבוצה חדשה או להוסיף את התוכנית לקבוצה קיימת
הוסף לתוכנית לפחות 10 פעילויות.
לחץ על הכרטיסיה 'דוחות ' בכרזת העליונה. אם אינך רואה כרטיסיה זו, בדוק את תפריט הגלישה (שלוש נקודות) לקבלת אפשרויות נוספות.

אפשרות 2: התחל עם תוכנית קיימת

נווט אל Microsoft Teams ופתח את Planner האפליקציה.
פתח תוכנית Premium אותוכנית עם מנהל הפרוייקט הכוללת לפחות 10 פעילויות.
ודא שהתוכנית משותפת עם קבוצה. אם לא, שתף אותו על-ידי לחיצה על לחצן שתף בפינה השמאלית העליונה.
נווט אל הכרטיסיה דוח.

עצה: דוחות פועלים בצורה הטובה ביותר עם תוכניות הנמצאות במעקב במשך פרק זמן, והן מאוכלסות בפעילויות. אם יש לך פחות מ- 10 פעילויות בתוכנית שלך, נסה להוסיף כמה פעילויות נוספות לפני יצירת דוח.

יצירה, הצגה ועריכה של דוח

בחר תחילת העבודה על הכרזה העליונה בכרטיסיה דוחות.
כדי להוסיף תקופת זמן לדיווח, נווט אל בחר תקופת דיווח, בחר את הרשימה הנפתחת כדי לציין את פרק הזמן שברצונך שהדוח מכסה.
תחת ספק פרטים נוספים, יש לך אפשרות להוסיף פרטים ספציפיים על מה שאתה רוצה בדוח. לדוגמה, "צור עדכון מקיף על פריטים בעדיפות גבוהה עבור צוות המנהיגות".
בחר צור. הטבלה הסוכן Project Manager לסנתז מידע מהתוכנית כדי ליצור דוח מותאם אישית.
הדוח שלך יוצג Loop הציור שלך, ותקבל הודעה בתוך האפליקציה עם קישור לדוח.

באפשרותך לבצע פעולות עריכה ישירות בדוח כדי לסיים את התוכן.

הערה: יצירת הדוח עשויה להימשך כמה דקות בהתאם המורכבות של התוכנית שלך. באפשרותך לנווט אל מחוץ לדף הנוכחי או Planner היישום שלך, מפני שהדוח שלך יהיה זמין כשתחזור.

הצגת הדוחות האחרונים שלך

בחר את התוכנית הספציפית המכילה את הדוחות שאליהם ברצונך לגשת.
נווט אל הכרטיסיה דוחות.
תחת המקטע דוחות אחרונים, תראה רשימה המציגה את 10 הדוחות שנוצרו לאחרונה.

הצגת כל הדוחות ה בעבר

בחר את התוכנית הספציפית המכילה את הדוחות שאליהם ברצונך לגשת.
נווט אל הכרטיסיה דוחות.
תחת המקטע דוחות אחרונים, תראה רשימה המציגה את 10 הדוחות שנוצרו לאחרונה.
בחר הצג הכל בפינה הימנית העליונה כדי לפתוח את תיקיית SharePoint שבה מאוחסנים כל הדוחות שלך בעבר.

עצה: באפשרותך גם להציג את כל הדוחות ה בעבר כאשר יש לך דוח פתוח על-ידי איתור האפשרות בלחצן ריבוי הפעולה בפינה השמאלית העליונה של השורה הצפה.

בצע פעולה בדוחות שלך

שיתוף הדוח כרכיב Loop חדש

בעת הצגת דוח, באפשרותך לגשת לאפשרויות נוספות באמצעות Loop הסמלים בפינה השמאלית העליונה.

בחר מיקומים משותפים כדי להציג את הקישור לתיקיה SharePoint שבו Loop שלך מאוחסן. מכאן, באפשרותך גם לבחור באפשרות "הוסף לסביבת Loop" כדי לכלול את הרכיב בסביבת עבודה אחרת.
בחר העתק רכיב והדבק אותו במקום אחר, כגון Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Word או יישומים אחרים של Microsoft 365. כל השינויים שבוצעו ברכיב במיקומים אלה יתעדכנו באופן אוטומטי בזמן אמת.
בחר באפשרות ראה למי יש גישה כדי להציג רשימה של חברי צוות שיש להם כעת הרשאה לגשת לדוח שלך.

שיתוף הדוח שלך עם משתמשים חיצוניים מחוץ לקבוצה שלך

נווט אל תיקיית SharePoint שבה Loop שלך מאוחסן ופתח אותו משם.
לאחר שהדוח פתוח ב- Loop, בחר שתף בפינה השמאלית העליונה.

שיתוף הדוח באמצעות ידיעון SharePoint

כאשר הדוח פתוח ב- Planner Teams, בחר שתף כידיעון הממוקם בצד השמאלי של סרגל הפעולות הצף. פעולה זו ממירה את הדוח שלך לתבנית ידיעון של SharePoint.

סגירת דוח

בחר בלחצן סגור בצד השמאלי של שורת הפעולות הצפה כדי לחזור לדף הדוח המוגדר כברירת מחדל.

דרישות גישה

כדי לגשת לדוח המצב, המשתמשים חייבים לקבל גישה הסוכן Project Manager.

התכונה 'דוח מצב' פועלת עם התוכניות הבאות:

תוכניות זמינות של מנהל הפרוייקט
תוכניות Premium משותפות

הערה: משתמשים ללא רשיון Microsoft 365 Copilot יכולים להציג ולערוך דוחות, אך אינם יכולים ליצור דוחות חדשים. משתמשים ללא רשיוןPlanner Plan 1, Planner ו- Project Plan 3 או Planner ו- Project Plan 5 יכולים ליצור תוכנית Premium חדשה, אך יכולים לגשת לתוכניות Premium קיימות.