מבט כולל: פיקוח על אתר, הרשאה ושיתוף עבור בעלי אתרים

מבנה ניווט מודרני של אתר SharePoint

אתרי SharePoint היעילים ביותר עוזרים למשתמשים למצוא את הדרוש להם במהירות כדי שהם יוכלו להשתמש במידע שהם יכולים למצוא כדי לקבל החלטות, ללמוד מה קורה, לגשת לכלים הדרושים להם או ליצור קשר עם עמיתים כדי לעזור בפתרון בעיה. קבל מידע נוסף על תכנון הניווט באתר ב - SharePoint.

חלק מארכיטקטורת המידע שלך עשוי לכלול סיווג מידע. אם המידע שאתה מפרסם כולל ערך גבוה לחברה, מחייב אבטחה מיוחדת או מכוסה על-ידי כללי תאימות לתקנות, שקול להגדיר סכימת סיווג כדי לזהות סוגים ספציפיים של תוכן שיש לנהל בזהירות. לאחר שתארגן מידע ברשימות ובספריות ספציפיות, תוכל להשתמש בתכונות פיקוח כדי לנהל את אופן הצגת התוכן.

ארכיטקטורת SharePoint מודרנית נועדה להיות גמישה ומתאימה לצרכים המשתנים של הארגון שלך. ניתן לשייך אתרים מודרנייםלאתרי רכזת. האתרים המשויכים משתפים ניווט ומיתוג עם הרכזת. אם הבעלים של אתר הרכזת ובעלי האתר מאשרים אפשרות זו, האתרים המשויכים יכולים גם לשתף הרשאות רכזת.

שקול לבצע את הפעולות הבאות בעת קביעת מבנה הניווט של האתר שלך:

• איזה סוג תוכן יהיה לך באתר? כיצד פעולה זו תתורגם לדפים, רשימות וספריות?

• כיצד יוצג מידע באתר?

• כיצד ינווטו משתמשי האתר באתר?

• כיצד ייעד מידע לקהלים ספציפיים?

• כיצד החיפוש יוגדר וימוטב?

ניהול הרשאות באתרים מודרניים

התקינות, הסודיות והפרטיות של המידע הקריטי למשימה של הארגון שלך מבוססות על אבטחת האתר שלך - במיוחד למי אתה בוחר להעניק גישה לאתר שלך. ניהול הרשאות באתרים מודרניים כרוך הן במשתמשים והן בקבוצות משתמשים. ההרשאות בתקשורת מודרנית ובאתרי צוות מגיעות מתבניות האתר המספקות אפשרויות שונות. עבור כל אתר.

אתרי תקשורת אינם משויכים לקבוצות Microsoft 365 ויש להם שלושה תפקידי ברירת מחדל - בעלי אתרים, חברי אתר ומבקרים באתר.

הנה כמה עצות שעליך לזכור כאשר אתה מפתח אסטרטגיית הרשאות:

• פעל בהתאם לעקרונות ההרשאה הפחותה: תן לאנשים את רמות ההרשאה הנמוכות ביותר הדרושות להם כדי לבצע את המשימות שהוקצו להם.

• השתמש בקבוצות ברירת מחדל סטנדרטיות: הענק לאנשים גישה על-ידי הוספתם לקבוצות ברירת מחדל רגילות (כגון חברים, מבקרים ובעלים).

• שקול לחלק את התוכן לפי רמת אבטחה: צור אתר או ספריה במיוחד עבור מסמכים רגישים, במקום לפזר אותם בספריה גדולה יותר ולהגן על-ידי הרשאות ייחודיות.

הרשאות אתר מודרניות לפי כותרת

משאבים נוספים לבעלי אתרים:

• התאמה אישית של אתר SharePoint

• התאמה אישית של הניווט עבור אתר SharePoint שלך

• חיפוש ב- SharePoint מודרני

• הגדרת אתר רכזת של SharePoint

• ניהול אתר התקשורת שלך ב- SharePoint

• ניהול הגדרות אתר SharePoint שלך

• שיתוף האתר שלך

• עריכת הרשאות עבור רשימה, ספריה או פריט בודד

יצירת אתר משנה

ייתכן שתרצה וחברי הצוות שלך יוכלו ליצור אתרי משנה תחת אתר הצוות לשימוש בפרוייקטים ספציפיים.

היכולת ליצור אתרי משנה חדשים באופן ספונטני יכולה להיות יתרון גדול לקבוצה, אך יצירת אתרים בלתי מוגבלת יכולה להיות בלתי מוגבלת. כאשר אתרי משנה יתפוררו ב חופשי, בעיות יכולות להתעורר. לדוגמה:

• קשה למשתמשים למצוא את אתר המשנה הנכון, או לוודא שיש להם.

• ניתן לשכפל מידע בכמה אתרי משנה, להשתמש בשטח אחסון יקר ולדרוש מאמץ כפול לתחזוקה.

• מידע לא מעודכן יכול למצא באתרי משנה, שעשוי להיות במשך שנים, שמוצג בתוצאות החיפוש. ייתכן שקשה לדעת איזו גירסה של מידע נכונה.

• ניהול הרשאות עבור מספר רב של אתרי משנה יכול להפוך למטלה משמעותית, ומשתמשים עלולים להיתקל שלא במתן גישה למידע שהם באמת לא אמורים לקבל.

• כשעובדים עוזבים את הקבוצה, אתרי המשנה שהם יוצרים עשויים להיות נטושים, דבר היוצר בלבול והתוצאות חיפוש בבוץ עבור משתמשי האתר הנותרים.

באפשרותך לחסוך זמן ואנרגיה אם תגדיר מדיניות מסוימת ליצירת אתרים הכתובות על האזורים הבאים:

• מי רשאי ליצור אתרי משנה?

• האם יש לאשר אתרי משנה חדשים מראש? אם כן, מהם הקריטריונים לאישור ומי מעניק את האישור?

• האם אתרי משנה חדשים צריכים להשתמש בתבניות ובערכות נושא מבוססות?

• כמה מידע ניתן לאחסן באתר? זה, כמה שטח דיסק שרת הוא יכול לקחת?

• מהם הכללים לכלול אסטרטגיות ניווט באתר?

• כמה זמן צריך לאחסן מידע באתרי משנה לפני שהוא נמחק או מאוחסן בארכיון?

ראה יצירת אתר או אתר משנה לקבלת מידע נוסף.

ניהול הרשאות

התקינות, הסודיות והפרטיות של המידע הקריטי למשימה של הארגון שלך מבוססות על אבטחת האתר שלך - במיוחד למי אתה בוחר להעניק גישה לאתר שלך.

הענקת גישה לאתר שלך והגבלתה נקראת ניהול הרשאות, והיא אחת מאחריות האחריות החשובה ביותר שלך כבעלי אתר.

הנה כמה עצות שעליך לזכור כאשר אתה מפתח אסטרטגיית הרשאות.

• פעל בהתאם לעקרונות ההרשאה המעטה ביותר: תן לאנשים את רמות ההרשאה הנמוכות ביותר הדרושות להם כדי לבצע את המשימות שהוקצו להם.

• הענק לאנשים גישה על-ידי הוספתם לקבוצות ברירת מחדל רגילות (כגון חברים, מבקרים ובעלים). הפוך את רוב האנשים לחברים בקבוצות חברים או מבקרים, והגבלת מספר האנשים בקבוצה בעלים.

• השתמש בירושה של הרשאות כדי ליצור הירארכיה נקייה וקלה להמחשה. זאת, הימנע מהענקת הרשאות לאנשים בודדים, במקום זאת עבוד עם קבוצות. אם הדבר אפשרי, יש לאתרי משנה פשוט לקבל הרשאות בירושה מאתר הצוות שלך, במקום להיות בעלי הרשאות ייחודיות.

• ארגן את התוכן שלך כדי לנצל את קבלת ההרשאות בירושה: שקול לחלק את התוכן לפי רמת אבטחה - צור אתר או ספריה במיוחד עבור מסמכים רגישים, במקום לפזר אותם בספריה גדולה יותר ולהגן על-ידי הרשאות ייחודיות.

ראה הכרת רמות הרשאה ב- SharePoint או עריכת הרשאות עבור רשימה , ספריה או פריט בודד לקבלת מידע אודות הגדרת הרשאות.

ארכיטקטורת מידע

ארכיטקטורת מידע של אתר דומה לתוכן העניינים של ספר: היא קובעת כיצד המידע באתר זה - דפי האינטרנט, המסמכים, הרשימות והנתונים שלו - מאורגן ומציג למשתמשים של האתר. ארכיטקטורת מידע מתועדת לעתים קרובות כרשימה הירארכית של תוכן אתר, מילות מפתח לחיפוש, סוגי נתונים ומושגים אחרים.

כדי ליצור ארכיטקטורת מידע, עליך לנתח את המידע שיש להציג באתר. להלן כמה מהשאלות שניתן להשתמש בהן כדי לפתח ארכיטקטורת מידע:

• איזה סוג תוכן יהיה לך באתר? כיצד פעולה זו תתורגם לאתרי משנה, לרשימות, לספריות וכן הלאה?

• כיצד יוצג מידע באתר?

• כיצד ינווטו משתמשי האתר באתר?

• כיצד ייעד מידע לקהלים ספציפיים?

• כיצד החיפוש יוגדר וימוטב?

חלק מארכיטקטורת המידע שלך עשוי לכלול סיווג מידע.

אם המידע שאתה מתמודד איתו הוא בעל ערך גבוה לחברה, דורש אבטחה מיוחדת או מכוסה על-ידי כללי תאימות לתקנות, מומלץ להגדיר סכימת סיווג כדי לזהות סוגי תוכן ספציפיים שיש לנהל אותם בקפידה.

לאחר שתארגן מידע ברשימות ובספריות ספציפיות, תוכל להשתמש בתכונות פיקוח כדי לנהל את אופן ניהול התוכן. לדוגמה:

דרישת הוצאה של קבצים

כאשר דרושה לך הוצאה של קובץ, אתה מבטיח שרק אדם אחד יוכל לערוך את הקובץ עד שהוא מוכנס. דרישת הוצאה של מסמכים מונעת מאנשים מרובים לבצע שינויים בו-זמנית, דבר שעלול ליצור התנגשויות עריכה ולהוביל לבלבול. דרישת הוצאה יכולה גם להזכיר לחברי הצוות להוסיף הערה בעת הכנסת קובץ, כך שתוכל לעקוב ביתר קלות אחר השינויים בכל גירסה. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדרת ספריה לדרוש הוצאה של קבצים.

מעקב אחר גירסאות

אם עליך לשמור גירסאות קודמות של קבצים, ספריות יכולות לעזור לך לעקוב אחר הקבצים, לאחסן ולשחזר אותם. באפשרותך לבחור לעקוב אחר כל הגירסאות באותו אופן. לחלופין, באפשרותך לבחור להגדיר גירסאות מסוימות כגירסה ראשית, כגון הוספת פרק חדש למדריך, וגירסאות מסוימות כגרסאות משניות, כגון תיקון שגיאת איות. כדי לסייע בניהול שטח האחסון, באפשרותך לבחור את המספר של כל סוג של גירסה שברצונך לאחסן. לקבלת מידע נוסף על ניהול גירסאות, ראה כיצד פועל ניהול גירסאות ברשימה או בספריה?.

מחזור החיים והפרישה של האתר

אתרים כגון אתרי עבודה של מסמכים ואתרי דיונים נוטים להסתובב לאחר שהם אינם שימושיים עוד, תוך שימוש בשטח אחסון יקר ובתוצאות חיפוש בבוץ. מומלץ להגדיר לוח זמנים לסקירת אתרים ואת התוכן שלהם (לפחות פעם בשנה) כדי לראות אם כדאי לשמור אותם.

כדאי גם לזכור שמודל הפיקוח הגדול יותר של הארגון שלך עשוי להיות גם על התחשבות באתרים מיוימים. לדוגמה, מנהל מערכת עשוי למחוק באופן אוטומטי אתרים שלא נגעו בהם במשך 90 יום. כבעלים של אתר, תקבל הודעת דואר אלקטרוני שתזהה אותך שזה עומד לקרות. לקבלת מידע נוסף על מדיניות מחזור החיים והפרישה, ראה מדיניות סגירת אתר.