ניהול אוספי אתרים והגדרות כלליות במרכז הניהול של SharePoint

תכנון כדי לשמור על ניהול אוספי אתרים

פיקוח הוא קבוצת פריטי המדיניות, התפקידים, האחריות והתהליכים השולטים באופן שיתוף הפעולה של הארגון שלך כדי להשיג יעדים עסקיים. יעדים אלה במרכז השירות שאתה מספק וניהול הקניין הרוחני שהעובדים שלך יוצרים. כאשר אתה מתכנן את אוספי האתרים שלך, עליך גם לבנות תוכנית לפיקוח עליהם.

כאשר אתה חושב על מבנה אוספי האתרים שלך ופיקוח עליו, שקול את התשובות לשאלות אלה.

מחיקה ושחזור של אוספי אתרים

כמנהל SharePoint, תוכל גם לשחזר אוספי אתרים שנמחקו. סל המיחזור מאפשר לך לשחזר אוספי אתרים שנמחקו, כל עוד הם לא היו בסל המיחזור יותר מ- 90 יום. לאחר 90 יום בסל המיחזור, אוסף אתרים נמחק לצמיתות באופן אוטומטי. סל המיחזור מספק לך זמן כדי לוודא שאוסף האתרים אינו מכיל נתונים שהארגון שלך זקוק להם. לקבלת מידע נוסף, ראה שחזור אוסף אתרים שנמחק.

ניהול מנהלי מערכת של אוסף אתרים

זמינים שלושה תפקידי ניהול SharePoint השירות:

• מנהל מערכת כללי    מנהל מערכת עבור Microsoft 365 הפורטל; יכול לנהל רשיונות שירות, משתמשים וקבוצות, תחומים ושירותים רשומים כמנויים. ב- Microsoft 365, מנהל מערכת כללי הוא גם מנהל SharePoint מערכת.

• מנהל SharePoint    מנהל מערכת כללי שהעבודה הראשית שלו היא לנהל SharePoint סביבה באמצעות SharePoint הניהול; יכול ליצור ולנהל אוספי אתרים, להקצות מנהלי אוסף אתרים, לקבוע הגדרות דיירים ולקבוע תצורה של קישוריות למידע עסקי שירותים ואחסון מאובטח, ניהול רשומות, חיפוש ופרופילי משתמשים.

• מנהל אוסף אתרים    משתמש עם הרשאות מנהל מערכת לניהול אוסף אתרים. אוסף אתרים יכול לכוללים כמה מנהלי מערכת, אך רק מנהל מערכת ראשי אחד. מנהל SharePoint צריך להקצות הרשאות למנהל אוסף האתרים הראשי בעת יצירת אוסף אתרים, והוא יכול להוסיף מנהלי מערכת נוספים עבור אוסף האתרים לאחר מכן.

בעת יצירת אוסף אתרים ב- SharePoint מנהל מערכת כללי או מנהל SharePoint מנהל אוסף אתרים ראשי. זהו אמצעי הגנה טוב לייעד מנהל אוסף אתרים אחד או יותר כגיבויים, בדיוק כפי שנוהק לנהל מערכת כללי משני זמין בתוך Microsoft 365.

לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול מנהלי מערכת עבור אוסף אתרים.

אפשר למשתמשים חיצוניים גישה לאתרים הפנימיים שלך

SharePoint מספקת למשתמשי אתר את היכולת להזמין משתמשים חיצוניים (לדוגמה, משתמשים ללא רשיון למנוי Microsoft 365 שלך) כדי להציג או לערוך תוכן באתרים. אם אתה תוהה אילו סוגים של משתמשים מתאימים להיות משתמשים חיצוניים ומה הזכויות שיש למשתמש חיצוני, ראה מהו משתמש חיצוני?

שיתוף חיצוני הוא תכונת שיתוף פעולה רבת עוצמה התומך בצרכים של הארגון שלך כדי לשתף פעולה עם ספקים, לקוחות או לקוחות חיצוניים. עם זאת, חשוב לנהל שיתוף חיצוני בקפידה כדי לוודא שכל תוכן שאתה לא מעוניין לשתף מוגן כראוי.

קיימים שלוש דרכים שבהן משתמשים יכולים לשתף תוכן באתרים עם אנשים מחוץ לארגון שלך:

• הם יכולים לשתף אתר שלם על-ידי הזמנת משתמשים חיצוניים להיכנס לאתר שלך באמצעות חשבון Microsoft* או Microsoft Office 365 משתמש.

• הם יכולים לשתף מסמכים בודדים על-ידי הזמנת משתמשים חיצוניים להיכנס לאתר שלך באמצעות חשבון Microsoft* או Microsoft Office 365 משתמש.

• הם יכולים לשלוח למשתמשים קישור אורח שהם יכולים להשתמש בו כדי להציג מסמכים בודדים באתר שלך באופן אנונימי.

* חשבונות Microsoft כגון Outlook.com ו- Hotmail.com, מסופקים על-ידי Microsoft Corporation והם כפופים לתנאים ולהתניות ולהצהרות הפרטיות של Microsoft. השימוש באפליקציות ובחשבונות אלה עשוי לגרום להעברה, לאחסון ו/או לעיבוד של נתוני לקוחות בארצות הברית או בכל מדינה אחרת שבה Microsoft, חברות המסונפות אליה או ספקי השירות שלה שומרים על מתקנים.

שיתוף חיצוני אינו זמין כברירת מחדל עבור סביבת SharePoint (דייר) ולאוספי האתרים, אך באפשרותך להפעיל אותו לאחר שתדע בדיוק כיצד ברצונך להשתמש בתכונה. ייתכן שתחליט שברצונך לאפשר שיתוף חיצוני עבור אוספי אתרים ספציפיים, תוך השארתו כבויה באוספים של אתרים שיאחסנו תוכן רגיש לעסק שלך.

באפשרותך להגדיר שיתוף חיצוני בשתי רמות במרכז SharePoint הניהול:

1. באפשרותך להפעיל או לבטל שיתוף חיצוני באופן כללי עבור סביבת SharePoint (או דייר).    בנוסף, אם תפעיל שיתוף חיצוני, תוכל לציין אם ברצונך לאפשר שיתוף רק עם משתמשים מאומתים, או אם ברצונך לאפשר למשתמשים לשתף תוכן עם משתמשים מאומתים ומשתמשים אנונימיים באמצעות קישורי אורחים.

2. באפשרותך להפעיל או לבטל שיתוף חיצוני עבור אוספי אתרים בודדים.    פעולה זו מספקת לך את היכולת לאבטח תוכן באוספים ספציפיים של אתרים שלא ברצונך לשתף. באפשרותך גם לציין איזו רמת שיתוף ברצונך לאפשר באוסף אתרים (שיתוף עם משתמשים מאומתים או שיתוף עם משתמשים מאומתים ומשתמשים אנונימיים באמצעות קישורי אורחים).

לקבלת מידע נוסף אודות הפעלה וניהול של שיתוף חיצוני, ראה ניהול שיתוף חיצוני עבור סביבת SharePoint שלך.

ניהול פרופילי משתמשים ותוכנית עבור מאפייני פרופיל מותאמים אישית או פריטי מדיניות מותאמים אישית

כאשר חשבון משתמש נוצר באמצעות Microsoft 365, מנהל מערכת יכול להזין פרטי משתמש באופן ידני, כולל תפקיד, מחלקה, מספרי טלפון ומאפיינים אחרים המופיעים ברשימת Microsoft 365 הכללית. לחלופין, מנהל מערכת יכול להשתמש בכלי סינכרון מדריכי כתובות של Microsoft Services כדי לשכפל את חשבונות המשתמשים של Active Directory של הארגון שלך (ואת אובייקטים אחרים של Active Directory) לתוך Microsoft 365. מידע זה מזנ את הפרופיל SharePoint של משתמש.

בין אם הזנת באופן ידני פרטי פרופיל משתמש בשירות מדריך הכתובות של Microsoft 365 או סינכרון עם Active Directory, אם ברצונך להוסיף מידע לפרופילי משתמשים, אך אין שדה עבורו, ייתכן שתשקול ליצור מאפיין פרופיל משתמש SharePointמשתמש. באפשרותך גם להגדיר את פריטי המדיניות עבור אופן הפעולה של מאפיינים אלה.

מאפיינים נוספים של פרופיל משתמש יכולים לשפר את החוויה החברתית SharePoint של הארגון שלך, כגון חיפוש והמלצות של אנשים. לדוגמה, ייתכן שתרצה ליצור מאפיין פרופיל משתמש עבור פרוייקטים נוכחיים שעובד עובד עליו, דבר שיאפשר לאחרים למצוא מומחים לנושא.

זכור שמאפיינים אלה ספציפיים SharePoint ומידע זה לא ישוכפל ל- חשבון בעבודה או בבית ספר שלך. פירוש הדבר Microsoft 365, כגון Exchange או Lync Online, לא יתווספו מידע זה מאחר שהוא לא יתווסף לרשימת הכתובות הכללית.

בעת תכנון פרופילי משתמשים, ייתכן שתתחיל בהערכת צרכי שיתוף הפעולה של הארגון שלך על-ידי שקול את התשובות לשאלות הבאות. כדי להגביל את טווח התכנון, התמקד בהוספת מאפיינים המאפשרים צרכים עסקיים או תרחישים עיקריים עבור כל אוסף אתרים. אם מאפיין רלוונטי אינו מפנה לתרחישים ספציפיים, המתן עד לזיהוי הצורך במהלך פעולות רגילות במקום לתכנן להוסיף את המאפיין רק משום שאתה סבור שייתכן שתתצטרך אותו בעתיד. ייתכן שלא תצטרך להוסיף מאפיינים חדשים בכלל.

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול פרופילי משתמשים, ראה ניהול פרופילי משתמשים ב- SharePoint.

הצגת תוכן מותאם אישית למשתמשים עם פילוח קהל

SharePoint קהלים מאפשרים לך להציג תוכן למשתמשים בהתבסס על העבודה או המשימה שלהם. קהלים יכולים להיות מוגדרים על-ידי אחד או שילוב של פריטים: חברות ברשימת תפוצה, Windows אבטחה, SharePoint הקבוצה; תפקיד הארגון; או מאפיינים ציבוריים בפרופילי משתמשים באפשרותך לייעד תוכן לקהלים עבור קישורי ניווט, פריטי רשימה, פריטי ספריה רכיבי Web Part.

לפני שתיצור קהלים שיתמקדו בתוכן, עליך לעבוד עם מנהלי אוסף האתרים ובעלי האתר כדי לקבוע אילו רכיבי אתר ישמשו באתרים שלהם. פעולה זו תעזור לך לחשוב על האופן שבו אנשים ילקיים אינטראקציה עם האתרים השונים ולקבוע כיצד ברצונך להשתמש במיקוד תוכן.

לאחר ההגדרה, ניתן להשתמש בקהלים לייעוד תוכן בדרכים רבות. לדוגמה, עבור Microsoft Office 2013, באפשרותך להגדיר את הקישורים המוצגים ב'שמירה בשם' > SharePoint 'תיקיותאחרונות' ולהגדיר את הקהלים שכל קישור גלוי לם. באתרים אישיים (המכונה בעבר 'האתרים שלי'), באפשרותך להגדיר קהלים עבור קישורי הניווט באתר שמופיעים בסרגל הקישורים העליון. בסביבה שבה קהלים מוגדרים, מנהלי אתרים יכולים להשתמש ב- רכיבי Web Part כדי לייעד תוכן לפי קהל.

בעת תכנון קהלים, המטרה צריכה להיות למצוא את הערכה הקטנה ביותר האפשרית של קהלי מפתח בהתבסס על צרכי הארגון שלך.

SharePoint שונים מהרשאות SharePoint שונות. אם ברצונך להפוך גישה של אדם ללא זמינה לאתר, לספריית מסמכים או למסמך מסוימים, תוכל לעשות זאת על-ידי קביעת התצורה של הרשאות. לקבלת מידע נוסף אודות תכנון עבור פעולה זו, ראה תכנון אסטרטגיית ההרשאות שלך.

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול קהלים, ראה ניהול קהלי פרופיל משתמש ב- SharePoint.

הגדרת אתרים אישיים עבור משתמשים

האתרים שלי הם אתרים אישיים המספקים ערכה עשירה של תכונות של רשתות חברתיות ושיתוף פעולה לכל חבר בארגון שלך. בנוסף, 'האתרים שלי' Microsoft 365 משתמשים במיקום מרכזי שבו הם יכולים לאחסן, לשתף ולעקוב אחר המידע שהם מספקים להם. משתמשים יכולים לגשת לאתרים האישיים שלהם על-ידי לחיצה על אתרים בחלק העליון של אתר SharePoint לחיצה על הזנה חדשותית אוOneDrive תיקח משתמש למיקום אחר של 'האתר שלי' לאחר יצירת אוסף האתרים 'האתר שלי'. כמו כן, אם תלחץ על שם המשתמש בפינה השמאלית העליונה של דף כלשהו, ותלחץ על אודותי ,פעולה זו תפנה אותך לדף 'האתר שלי' המתאר את הפעילויות של הבעלים של 'האתר שלי'.

כמנהל המערכת SharePoint, באפשרותך להתאים אישית את תוכן 'האתר שלי' עבור כל משתמש בארגון כלשהו ולאפשר למדיניות להגן על הפרטיות.

האתרים שלי, כברירת מחדל, מרכיבים את הרכיבים הראשיים הבאים:

• ההזנה החדשותית שלי היא דף היעד המהווה ברירת מחדל. דף זה מציג הזנה של פעילויות אחרונות הקשורות לעבודה ולתעניינות של משתמש שצוין. משתמשים יכולים להתאים אישית את ההזנה החדשותית שלהם על-ידי מעקב אחר עמיתים לעבודה, ציון תחומי עניין וקביעת התצורה של סוג הפעילויות שהם רוצים לעקוב אחריהם.

• My OneDrive לעבודה או לבית הספר תוכן הוא דף Web Part המציג תוכן שמשתמש אחסן ב'האתר שלי'.

• 'האתרים שלי' הוא דף קישורים לאתרים שהמשתמשים החליטו לעקוב אחריהם ולקשר לאתרים מוצעים.

• 'אודות אני' מציג את דף הפרופיל של המשתמש לאנשים אחרים בארגון שבו המשתמשים יכולים לשתף את המומחיות שלהם, תמונות פרופיל, ועוד. למרות שדפים 'ההזנה החדשותית שלי' ו' OneDrive לעבודה או לבית הספר התוכן שלי' זמינים רק למשתמש, הדף הפרופיל שלי הוא מה שמשתמש זה ואנשים אחרים בארגון רואים כשהם ניגשים לאתר שלי של המשתמש.

כדי לתכנן ביעילות עבור 'האתרים שלי', מנהל מערכת SharePoint לקבוע איזו מיכסה דרושה 'האתרים שלי'. כמו כן, מנהל SharePoint יכול לציין פרטי תצורה חשובים, כגון מיקומי מארח מהימנים, מרכז החיפוש המועדף, אילו חשבונות או קבוצות יהיו בעלי הרשאות קריאה באתרים שלי והגדרות פרטיות ואבטחה אחרות, שנמצאות במרכז הניהול של SharePoint, תחת פרופילי משתמשים. מנהל SharePoint גם קובע את מאפייני פרופיל המשתמשים שמראים בדפי הפרופיל של המשתמשים 'האתר שלי'.

מנהלי אוסף אתרים או בעלי אתרים יכולים לקבוע אם התכונה הזנת אתרים, הזמינה באתרי צוות, תהיה מופעלת עבור אתר. הפעלת תכונה זו תיצור הזנה חדשותית ו- Microfeed ספציפיים לאתר, אותם ניתן לקרוא באתר, או לאחר מכן מתוך 'האתר שלי'.

הטבלה הבאה מספקת הדרכה עבור הרשאות עבור תכונות חברתיות:

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול תכונות חברתיות, ראה ניהול תכונות אישיות וחברתיות.

שיקול מיוחד

התכונות 'האתר שלי' הדורשות שיקול מיוחד כוללות את הפעולות הבאות:

• הזנה חדשותית    כברירת מחדל, התכונה 'הזנה חדשותית' זמינה ומאפשרת למשתמשי אתר לעקוב אחר פעילויות עמיתות בדף 'הזנה חדשותית' של האתרים שלי שלהם. משתמשים יכולים רק להציג פעילויות בהזנה החדשותית שעבורה יש להם הרשאה. בעת תכנון האתרים שלי, עליך לשקול את השלכות הפרטיות של תכונה זו ולספק הפחתת הסיכון בהתבסס על הדרישות שלך.

• כלי התגית וההערה    ניתן לכבות או לכבות את כלי התגיות וההערות במרכז הניהול של SharePoint באמצעות הגדרת ההרשאה השתמש בתגיות והערות. הגדרה זו חלה על כל המשתמשים בעלי ההרשאה השתמש בתגיות ובהערות.

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול 'האתרים שלי', ראה ניהול הגדרות 'האתר שלי' SharePoint ניהולתכונות אישיות וחברתיות.