הכל אודות זרימות עבודה של אישור

זרימות עבודה של SharePoint יכולות לסייע לך להפוך את התהליכים העסקיים שלך לאוטומטיים, כדי להפוך אותם לעקביים ויעילים יותר. זרימת העבודה של אישור מאפשרת לך לנתב מסמכים ופריטים אחרים המאוחסנים ב- SharePoint לאדם אחד או יותר לצורך אישורם. 

לקבלת מידע נוסף, ראה אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint. 

אם כל שעליך לעשות הוא להשלים משימה של זרימת עבודה של 'אישור ' פשוט גלול מטה אל המקטע 'השלמה' והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהפלחים האחרים בשלב זה.

זרימות העבודה של SharePoint הן:

• יעיל ועקבי זרימת עבודה של אישור מנתבת את המסמך או הפריט באופן אוטומטי, מקצה משימות סקירה ועוקבת אחר ההתקדמות שלהן ושולחת תזכורות והודעות בעת הצורך. ניתן לנטר ולהתאים את הפעילות בזרימת עבודה מדף מצב מרכזי, והיסטוריית האירועים בהפעלת זרימת עבודה נשמרת למשך 60 יום ממועד השלמתה.
• פחות עבודה בשבילך זרימת עבודה של אישור חוסכת לך ולעמיתיך זמן וטרחה, ובה בעת מייעלת ומתקנת את תהליך האישור.

להלן דיאגרמה של גירסה פשוטה מאוד של זרימת העבודה של 'אישור'.

עצות לשימוש במאמר זה

המידע במאמר זה מוצג בעשרה מקטעים הניתנים להרחבה.

לחץ כאן לקבלת כמה עצות שיעזרו לך להפיק את המרב ממאמר זה

אם כל שעליך לעשות הוא להשלים משימה של זרימת עבודה של 'אישור ' פשוט גלול מטה אל המקטע 'השלמה' והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהפלחים האחרים בשלב זה.

אם ברצונך להוסיף, להפעיל, לנטר ולתחזק זרימות עבודה אם אינך מכיר עדיין משימות אלה, מומלץ לעבוד על מאמר זה, מקטע אחר מקטע, בפעם הראשונה שאתה מעצב ומוסיף זרימת עבודה. לאחר שתכיר את המידע ואת פריסת המאמר, תוכל לעבור ישירות לפלח השוק הדרוש לך בכל ביקור חוזר.

אישור תוכן ואישור פרסום ייתכן שיש לך רשימות או ספריות שבהן ברצונך שפריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של פריטים נוכחיים ייבדקו כדי לבדוק את מידת הדיוק של התוכן שלהם, או את מידת ההתאמה של הצורה והסגנון שלהם, לפני שהם הופכים לגלויים לכל מי שיש לו גישה לרשימה. סוג זה של תהליך סקירה נקרא אישור תוכן, ובאפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של 'אישור' כדי לשלוט באישור תוכן ברשימה או בספריה. (זרימת עבודה דומה מאוד של אישור פרסום, שנוצרה במיוחד לשימוש באתרי SharePoint המפרסמים דפי אינטרנט באינטרנט.)

מילה אודות הדפסת מאמר זה זהו מאמר ארוך. אם ברצונך להדפיס מקטעים נבחרים בלבד, ודא שרק מקטעים אלה מורחבים בעת ההדפסה. (כמו כן, אם ברצונך לכלול את הגרפיקה המלאה בעותק המודפס, הדפס בכיוון הדפסה לרוחב ולא לאורך.)

ומילה לגבי חיפוש לפני שתחפש טקסט או מונח כלשהו במאמר זה, ודא שכל פלחי השוק שבהם ברצונך לחפש מורחבים.

קבל מידע נוסף על זרימות עבודה של אישור

זרימת עבודה של אישור היא תכונה של SharePoint המנתבת מסמך או פריט אחר המאוחסן ברשימה או בספריה של SharePoint לאדם אחד או יותר לצורך אישור או דחייה שלהם. זרימת העבודה הופכת את התהליך כולו לאוטומטי, מייעל ומתקנן אותו.

זרימת העבודה הבסיסית של אישור הכלולה במוצרי SharePoint מתפקדת כתבנית. באמצעות תבנית זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות של 'אישור' לאתרים שלך. כל זרימת עבודה שאתה מוסיף היא גירסה ייחודית של זרימת העבודה הבסיסית מסוג 'אישור', ולכל אחת מהן דרך עבודה מיוחדת משלה, בהתבסס על ההגדרות שאתה מציין בעת הוספתה.

מקטעים במקטע זה

1. מה זרימת עבודה של 'אישור' יכולה לעשות עבורי?
2. מה זרימת עבודה של 'אישור' אינה יכולה לעשות?
3. מי יכול להשתמש בזרימת עבודה מסוג זה?
4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק זרימת עבודה מסוג זה?

1. מה זרימת עבודה של 'אישור' יכולה לעשות עבורי?

• בעת הוספת זרימת עבודה של 'אישור' לראשונה לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, באפשרותך לציין כמה משתתפים לכלול ולציין אם המשימות שלהם מוקצות בזו אחר זו (בסדרה) או בכולן ביחד (במקביל). ניתן אפילו להחליט אם לחלק את משימות המשתתפים לשני שלבים נפרדים או יותר, וכן לציין תאריך יעד סופי ו/או את הזמן המותר להשלמת כל משימה. ובכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני בפריט, באפשרותך לשנות הגדרות אלה.
• זרימת העבודה מקצה משימה לכל משתתף שצוין. כל משתתף בוחר מבין כמה תגובות אפשריות: לאשר או לדחות את הפריט, לבקש שינוי בפריט, להקצות מחדש את המשימה, או לבטל או למחוק את המשימה.
• בזמן שזרימת העבודה פועלת, באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות ולבצע התאמות (במידת הצורך) מדף מרכזי אחד של 'מצב זרימת עבודה'.
• במשך 60 יום לאחר השלמת זרימת העבודה, הרשימה של כל אירועי זרימת העבודה שהתרחשו במהלך ההפעלה (או המופע) של זרימת העבודה עדיין זמינה בדף 'מצב זרימת עבודה', לצורך עיון לא רשמי.

באפשרותך גם להשתמש בזרימת עבודה של 'אישור' כדי לנהל תהליך אישור תוכן עבור רשימה או ספריה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע 'פקדים ' במאמר זה.

2. מה זרימת עבודה של 'אישור ' אינה יכולה לעשות?

משתתפים בזרימת עבודה של אישור אינם מורשים בדרך כלל לבצע שינויים בפריט הנבדק. במקום זאת, משתתפים יכולים לבקש ששינויים יבוצעו בפריט במהלך מופע זרימת העבודה. אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה שבה המשתתפים מוסיפים הערות ושינויים מסומנים בפריט עצמו, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב, בסעיף 'למידע נוסף '.

כמו כן, זרימות עבודה של אישור אינן מיועדות לאיסוף חתימות. אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה כדי לאסוף חתימות במסמך Microsoft Word, בחוברת עבודה של Microsoft Excel או בטופס של Microsoft InfoPath, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות, בסעיף 'למידע נוסף'.

לראש הקטע

3. מי יכול להשתמש בזרימת עבודה מסוג זה?

כדי להוסיף זרימת עבודהכברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימת עבודה. (לקבוצה 'בעלים' יש הרשאה של 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצה 'מבקרים' אין.)

כדי להתחיל זרימת עבודהכמו כן, כברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה 'עריכת פריטים' כדי להתחיל זרימת עבודה שכבר נוספה. (לקבוצה 'חברים' ולקבוצה 'בעלים' יש את ההרשאה 'עריכת פריטים' כברירת מחדל; לקבוצה 'מבקרים' אין.)

לחלופין, בעלים יכולים לבחור לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיות כך שרק חברים בקבוצה 'בעלים' יוכלו להפעיל אותן. (לשם כך, בחר את תיבת הסימון דרוש הרשאות ניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה זו , בעמוד הראשון של טופס השיוך.)

לראש הקטע

4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק זרימת עבודה מסוג זה?

אלה הם השלבים הבסיסיים:

• לפני הפעלת זרימת העבודה (תכנון, הוספה, התחלה)
  לפני הוספת זרימת עבודה, עליך לתכנן היכן ברצונך להוסיף אותה (עבור רשימה או ספריה בודדת, או עבור אוסף האתרים כולו) ואת פרטי אופן הפעולה שלה. לאחר ההוספה וקביעת התצורה של זרימת העבודה, כל אדם עם ההרשאות הדרושות יכול להפעיל את זרימת העבודה בפריט ספציפי. ניתן גם להגדיר את זרימת העבודה כך שתפעל באופן אוטומטי. ניתן להפעיל הפעלות אוטומטיות על סמך אחד משני האירועים המפעילים או שניהם: כאשר פריט כלשהו נוסף לרשימה או ספריה או נוצר בה, או כאשר פריט כלשהו ברשימה או בספריה משתנה.
• בזמן שזרימת העבודה פועלת (השלמה, ניטור, התאמה)
  בזמן שזרימת העבודה פועלת, משתתפים בודדים משלימים את המשימות שהוקצו להם. תזכורות אוטומטיות נשלחות למשתתפים שאינם עומדים בתאריכי יעד של משימות. בינתיים, ניתן לנטר את התקדמות זרימת העבודה מהדף המרכזי 'מצב זרימת עבודה' עבור מופע מסוים זה של זרימת העבודה. ניתן לבצע התאמות בזרימת העבודה בזמן שהיא פועלת מאותו עמוד; בנוסף, במקרה הצורך, ניתן לבטל או לסיים את זרימת העבודה משם.
• לאחר הפעלת זרימת העבודה (סקירה, דיווח, שינוי)
  לאחר השלמת זרימת העבודה, ניתן לסקור את ההיסטוריה המלאה של אותה הפעלה (או של מופע) במשך עד 60 יום בדף 'מצב זרימת עבודה'. מאותו עמוד, ניתן ליצור דוחות סטטיסטיים על הביצועים של גירסת זרימת עבודה זו. לבסוף, אם ברצונך לשנות משהו בנוגע לאופן שבו זרימת העבודה פועלת, באפשרותך לפתוח ולערוך את טופס השיוך שאותו השלמת כאשר הוספת לראשונה את זרימת העבודה.

תרשים הזרימה הבא מדגים שלבים אלה מנקודת מבטו של האדם שמוסיף זרימת עבודה חדשה.

תכנון זרימת עבודה חדשה של 'אישור'

במקטע זה, אנו מזהים את ההחלטות שעליך לקבל ואת המידע שעליך לאסוף לפני שאתה מוסיף גירסה של זרימת העבודה של 'אישור'.

אם אתה כבר מכיר את אופן ההוספה של זרימת עבודה מסוג זה ואתה זקוק רק לתזכורת לגבי השלבים הספציפיים, באפשרותך לעבור ישירות לפלח הקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

מקטעים במקטע זה

1. תבניות וגירסאות
2. הצגת טופס השיוך
3. שתים עשרה שאלות לענות עליהן

1. תבניות וגרסאות

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint מתפקדות כתבניות אב שעליהן מבוססות זרימות העבודה הספציפיות והבודדות שאתה מוסיף לרשימות, לספריות ולאוסף האתרים שלך.

בכל פעם שאתה מוסיף זרימת עבודה של 'אישור', לדוגמה, אתה למעשה מוסיף גירסה של התבנית הכללית של זרימת העבודה 'אישור'. אתה נותן לכל גירסה שם משלה והגדרות משלה, שאותם תציין בטופס השיוך בעת הוספת גירסה מסוימת זו. בדרך זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות, כולן מבוססות על תבנית האב של זרימת העבודה 'אישור', אך כל אחת מהגירסאות נקבעה בשם והותאמת לאופן הספציפי שבו תשתמש בה. ניתן גם להתייחס לגירסאות בעלות שם כאל מופעי זרימת עבודה.

לראש הקטע

2. הצגת טופס השיוך

בכל פעם שאתה מוסיף גירסת זרימת עבודה חדשה המבוססת על אחת מתבניות זרימת העבודה הכלולות, עליך למלא טופס שיוך כדי לציין את האופן שבו ברצונך שהמופע החדש יפעל.

בסעיף הבא, תמצא רשימה של שאלות שיכינו אותך למילוי טופס השיוך. אבל תחילה, קחו רגע או שניים כדי לבחון את הטופס ואת השדות שלו.

העמוד הראשון של טופס השיוך

העמוד השני של טופס השיוך

השדות בתיבה האדומה בעמוד שני זה מופיעים גם בטופס האתחול, המוצג בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן ידני, וניתן לערוך אותו שם עבור הפעלה בודדת זו.

לראש הקטע

3. שתים עשרה שאלות לענות עליהן

ברגע שיש לך את התשובה לכל השאלות בסעיף זה, אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה שלך.

1. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?
2. רשימה או ספריה אחת, או אוסף האתרים כולו? וסוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?
3. מהו שם טוב?
4. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?
5. כיצד (ועל ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?
6. האם סוגי תוכן שיורשים מתהליך זה מקבלים גם זרימת עבודה זו?
7. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?
8. איזה מידע נוסף דרוש למשתתפים?
9. מה תאריך היעד של המשימות?
10. מתי זרימת עבודה זו מסתיימת?
11. למי צריך להודיע?
12. האם זרימת עבודה זו תשלוט באישור תוכן?

01. האם זה סוג זרימת העבודה הנכון?

קיימות כמה תבניות זרימת עבודה ששמן כולל את המילה 'אישור'. מאמר זה עוסק בתבנית זרימת העבודה המופיעה בתפריט כאישור – SharePoint 2010. אם אינך בטוח שסוג זרימת עבודה זה הוא הבחירה הטובה ביותר עבורך, עיין בסעיף LEARN במאמר זה. לקבלת מידע נוסף אודות תבניות זרימת עבודה אחרות הזמינות, עיין במאמר אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint בסעיף 'למידע נוסף '.

לראש הקטע

02. רשימה או ספריה אחת, או אוסף האתרים כולו? (ו) סוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?

באפשרותך להפוך את הגירסה החדשה של זרימת העבודה של 'אישור' לזמינה ברשימה או בספריה אחת בלבד, או להפוך אותה לזמינה בכל אוסף האתרים.

• אם תוסיף את זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה בודדת, באפשרותך להגדיר אותה לפעול בכל סוגי התוכן או בסוג תוכן יחיד בלבד.
• עם זאת, אם תוסיף את זרימת העבודה עבור אוסף האתרים כולו, עליך להגדיר אותה לפעול בסוג תוכן אתר יחיד בלבד.

מהו סוג תוכן?

כל מסמך או פריט אחר המאוחסן ברשימה או בספריה של SharePoint שייך לסוג תוכן זה או אחר. סוג תוכן יכול להיות בסיסי וכללי כמו מסמך או גיליון אלקטרוני של Excel, או בעל התמחות גבוהה כמו חוזה משפטי או מפרט עיצוב מוצר. סוגי תוכן מסוימים זמינים במוצרי SharePoint כברירת מחדל, אך באפשרותך להתאים אותם אישית ולהוסיף אחרים שאתה יוצר בעצמך. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה או התאמה אישית של סוג תוכן אתרוהוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה.

לראש הקטע

03. מהו שם טוב?

תן לגירסת זרימת העבודה שלך שם אשר:

• מציין בבירור למה הוא משמש.
• מבדיל אותו בבירור מזרימות עבודה אחרות.

דוגמה

דמיין שאתה חבר בקבוצה של עורכים. הקבוצה שלך מעוניינת להשתמש בשתי זרימות עבודה שונות של אישור כדי לנהל שליחות מסמכים ממשתתפים חיצוניים:

• עליך להפעיל את זרימת העבודה הראשונה בכל מסמך שנשלח כדי להחליט אם לקבל אותו לתהליך העריכה.
• לאחר שתקבל ותערוך מסמך שנשלח, תפעיל את זרימת העבודה השניה על הטיוטה הערוכה כדי להחליט אם לקבל אותה כסופית.

זרימת העבודה הראשונה תקרא 'אישור הגשה ' והשנייה 'אישור טיוטה סופית'.

לראש הקטע

04. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

באפשרותך לקבוע שזרימת העבודה שלך תשתמש ברשימת המשימות וברשימת ההיסטוריה של האתר המהוות ברירת מחדל, להשתמש ברשימות משימות והיסטוריה קיימות אחרות , או לבקש רשימות חדשות עבור זרימת עבודה זו בלבד.

• אם באתר שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, או אם חלק מזרימות העבודה יכללו משימות מרובות, שקול לבקש רשימות חדשות עבור כל זרימת עבודה. (ניהול רשימות ארוכות מדי עלול להאט את הביצועים. קל ומהיר יותר למערכת לתחזק כמה רשימות קצרות יותר מאשר רשימה אחת ארוכה מאוד.)
• אם המשימות וההיסטוריה של זרימת עבודה זו יכילו נתונים רגישים או סודיים שברצונך לשמור בנפרד מהרשימה משימות הכללית, עליך בהחלט לציין כי אתה מעוניין ברשימות חדשות ונפרדות עבור זרימת עבודה זו. (לאחר הוספת זרימת העבודה, ודא שהוגדרו הרשאות מתאימות עבור הרשימות החדשות.)

לראש הקטע

05. כיצד (ועל ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

ניתן להגדיר זרימת עבודה להפעלה ידנית בלבד, או באופן אוטומטי בלבד, או בכל מקרה:

• בעת הפעלה ידנית של זרימת עבודה של 'אישור' במסמך או בפריט ספציפיים, מוצג טופס אחר, טופס האתחול. טופס האתחול מכיל את רוב ההגדרות מהעמוד השני של טופס השיוך . כך, אם האדם שמפעיל את זרימת העבודה מעוניין לשנות הגדרות אלה (עבור המופע הנוכחי בלבד), הוא יכול לעשות זאת לפני שהוא לוחץ על 'התחל'. מעבר לרשימה > תפריט > תלוי הקשר של פריט זרימות עבודה> בחר את זרימת העבודה כדי להפעיל אותה באופן ידני.
• בהפעלה אוטומטית, כמובן, אין אפשרות להציג טופס אתחול, ולכן הגדרות ברירת המחדל שצוינו בטופס השיוך נמצאות בשימוש ללא שינויים.

האיור הבא מציג את ההבדל בין הפעלה ידנית להפעלה אוטומטית.

כל השינויים שתבצע בטופס האתחול יחולו רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. כדי לשנות את הגדרות ברירת המחדל הקבועות של זרימת העבודה, עליך לערוך את טופס השיוך המקורי, כמוסבר בסעיף 'שינוי ' במאמר זה.

הפעלות ידניות

אם תאפשר הפעלות ידניות, כל מי שיש לו את ההרשאות הדרושות יוכל להפעיל את זרימת העבודה בכל פריט זכאי בכל עת.

היתרונות של הפעלה ידנית הם שאתה ועמיתיך יכולים להפעיל את זרימת העבודה רק כאשר ואם תבחרו בכך, ושבכל פעם שתפעיל אותה תהיה לכם הזדמנות לשנות הגדרות מסוימות באמצעות טופס האתחול.

דוגמה מהירה אם ברצונך להפעיל את זרימת העבודה רק על פריטים שכותב מחוץ לצוות שלך, הפעלתה ידנית בלבד תמנע מההפעלה האוטומטית שלה בפריטים שאתה וחבריך לצוות שלך. (פתרון חלופי: שמור רשימה או ספריה אחת עבור פריטים של מחברים בצוות שלך, ורשימה או ספריה נפרדת עבור פריטים של כל המחברים האחרים. באופן זה, באפשרותך להפעיל את זרימת העבודה באופן אוטומטי, אך רק ברשימת העורכים החיצוניים. פתרון אחר: הוסף תנאי 'אם' והגדר את 'נוצר על-ידי ' לאדם הספציפי.

החיסרון העיקרי של הפעלה ידנית הוא שמישהו צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה בכל פעם שזה מתאים לעשות זאת.

הפעלות אוטומטיות

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה כך שתופעל באופן אוטומטי בעקבות כל אחד מהאירועים הבאים:

• מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט.
• פריט חדש נוצר ברשימה או בספריה או מועלה אליה.
• פריט שכבר מאוחסן ברשימה או בספריה משתנה.

היתרון של הפעלה אוטומטית הוא שאף אחד לא צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה. היא מופעלת בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

דוגמה מהירה אם אתה אחראי על מידת הדיוק וההתאמה של הפריטים ברשימה, באפשרותך להוסיף זרימת עבודה של 'אישור' לרשימה זו ולציין את עצמך כמשתתף היחיד. באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה כך שתתחיל לפעול באופן אוטומטי בכל פעם שפריט ברשימה משתנה ובכל פעם שפריט חדש מתווסף. כך תישאר תמיד מעודכן.

שני חסרונות של התחלות אוטומטיות:

• לא ניתן להפסיק את זרימת העבודה בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.
• לא ניתן לשנות הגדרות בתחילת המופע הבודד.

לקבלת מידע נוסף אודות הפעלה אוטומטית של זרימת העבודה של 'אישור' בכל פעם שמישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט, עיין בסעיף ' בקרה ' במאמר זה.

לראש הקטע

06. האם סוגי תוכן שיורשים מתהליך זה מקבלים גם זרימת עבודה זו?

רק בעת הוספת זרימת עבודה לסוג תוכן עבור אוסף האתרים כולו, ניתנת לך האפשרות להוסיף את זרימת העבודה גם לכל סוגי התוכן האחרים באוסף האתרים היורשים מסוג התוכן שאליו אתה מוסיף את זרימת העבודה.

פתקים

• הפעולה שתשלים את כל ההוספות הנוספות עשויה להימשך זמן רב.
• אם ההעברה בירושה נותקה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לסוגי תוכן הניתנים בירושה, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי המשנה הללו לפני שתפעיל פעולה זו.

לראש הקטע

07. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

יהיה עליך לספק את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של כל אדם שאליו יוקצו משימות סקירה.

שלב אחד או מספר שלבים? באפשרותך לבחור לכלול שלב אחד בלבד של משימות סקירה, או שלבים מרובים. אם יש לך יותר משלב אחד, השלבים יבוצעו בזה אחר זה.

ביקורות מקבילות או סקירות סדרתיות? עבור המשתתפים בכל שלב, באפשרותך לבחור שמשימות הסקירה שלהם יוקצו בבת אחת (במקביל) או שמשימות הסקירה שלהם יוקצו בזו אחר זו (בסדרה) לפי הסדר שתציין. האפשרות הטורית יכולה להיות שימושית אם, לדוגמה, אתה מגדיר את זרימת העבודה להסתיים לאחר הדחייה הראשונה – או אם ברצונך שהמשתתפים בהמשך הדרך יוכלו לעיין בהערות של משתתפים קודמים כחלק מההקשר של הביקורות שלהם.

דוגמה

תרחיש פשוט זה ממחיש כמה מהיתרונות של סקירות מרובות שלבים וסדרתיות:

דמיין שמיקי מוסיף זרימת עבודה חדשה של אישור. הוא מעוניין שעמיתיו לעבודה, אנה ושון, יבדקו תחילה כל פריט, לפני שהוא עצמו יבדוק אותו. הוא גם רוצה שזרימת העבודה תסתיים לפני הבדיקה שלו אם אנה או שון ידחו את הפריט. מיקי יכול להגדיר זאת באחת משתי דרכים:

• באמצעות סקירה טוריתפרנק מקים ביקורת סדרתית בת שלב אחד שבה אנה ושון הם שני המשתתפים הראשונים והוא השלישי; והוא בוחר באפשרות סיים בדחייה ראשונה .
  בהסדר זה, אנה חייבת לאשר את הפריט לפני שהמשימה של שי מוקצית, ולאחר מכן שי חייב לאשר את הפריט לפני שהמשימה של מיקי מוקצית. אם אנה תדחה את הפריט, לא לשון ולא לפרנק תהיה משימה; אם אנה מאשרת אך שי דוחה, זרימת העבודה עדיין מסתיימת לפני שמשימת הסקירה של מיקי הוקצתה אי פעם.
  כך פרנק מגדיר את הביקורת הסדרתית החד-שלבית שלו.
  
  
• על ידי שימוש בשני שלביםאם פרנק רוצה שאנה ושון יקבלו את הביקורות שלהם באותו הזמן, כדי ששון לא יצטרך לחכות שאנה תסיים לפני שהיא תוכל להתחיל, הוא יכול להגדיר שני שלבים בזרימת העבודה: הראשון שלב מקביל לביקורות של אנה ושון, והשני שלב נפרד לסקירה שלו בלבד. שוב, הוא בוחר באפשרות סיים בדחייה ראשונה . השלב השני לא יתחיל עד להשלמת השלב הראשון; לכן, שוב, אם אנה או שון דוחים את הפריט, משימת הסקירה של פרנק לעולם לא תוקצה.
  כך פרנק מגדיר את הסקירה המקבילה הדו-שלבית שלו.
  
  

להלן דיאגרמות של שני הפתרונות.

משתתפים חיצוניים קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כ- Proxy של המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של תהליך זה:

האם להקצות משימה אחת לכל קבוצה שלמה או משימה אחת לכל חבר בקבוצה? אם תכלול כתובת קבוצה או רשימת תפוצה בין משתתפי זרימת העבודה שלך, תוכל לקבוע שזרימת העבודה תקצה משימה אחת לכל חבר בקבוצה, או תקצה משימה אחת בלבד לקבוצה כולה (אך עדיין תשלח הודעה לגבי משימה יחידה זו לכל חבר). כאשר משימה אחת בלבד מוקצית לקבוצה כולה, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת הזו. (תוכל למצוא הוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע ' השלמה ' במאמר זה.)

לראש הקטע

08. איזה מידע נוסף דרוש למשתתפים?

בטופס השיוך מופיע שדה טקסט שבו תוכל לספק הוראות, פרטים לגבי דרישות, משאבים וכן הלאה.

שני דברים שתוכל לכלול:

• פרטי קשר, למקרה שלמשתתפים יש קשיים או שאלות.
• אם זרימת העבודה שלך תקצה משימה אחת בלבד לכל קבוצה או רשימת תפוצה, ציין כאן שחבר יחיד מכל קבוצה כזו צריך לקחת בעלות על המשימה לפני השלמתה. בדרך זו, חברים אחרים בקבוצה לא יבזבזו זמן על ידי התחלת אותה משימה. תוכל למצוא את הפרטים לגבי דרישה למשימה קבוצתית בסעיף ' השלמה ' במאמר זה

לראש הקטע

09. מה תאריך היעד של המשימות?

באפשרותך לציין את מועד היעד של משימות זרימת עבודה באחת משתי דרכים, או בשתיהן:

לפי תאריך בלוח השנה באפשרותך לציין תאריך לוח שנה יחיד שעד אליו יש להשלים את כל המשימות.

• אם אתה מגדיר את זרימת העבודה שלך להפעלה אוטומטית, בדרך כלל אינך צריך להשתמש באפשרות זו. הסיבה לכך היא שערך התאריך שאתה מציין לא יתאים את עצמו באופן אוטומטי ביחס לתאריך הנוכחי בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי.

לפי משך פעילות באפשרותך לציין מספר ימים, שבועות או חודשים המותרים להשלמת כל משימה, החל ממועד הקצאתה הפעילות.

• תאריך יעד בלוח תאריכים עוקף משך פעילות שצוין. כלומר: אם היום הוא ה- 10 ביוני, והפעילות מוקצית לי היום פעילות בעלת משך של שלושה ימים, אך גם היא בעלת תאריך יעד של לוח תאריכים ה- 11 ביוני, תאריך היעד של הפעילות יהיה ב- 11 ביוני (תאריך היעד של לוח השנה) ולא ב- 13 ביוני (סוף משך הזמן בן שלושת הימים).

לראש הקטע

10. מתי זרימת עבודה זו מסתיימת?

כדי להימנע מבזבוז זמן על סקירות מיותרות, באפשרותך לבחור שזרימת העבודה תסתיים באופן מיידי (לפני תאריך היעד שצוין או תאריך היעד המחושב) כאשר מתרחש אחד משני אירועים:

• כל משתתף ידחה את הפריט.
• הפריט משתנה בכל דרך שהיא.

לראש הקטע

11. למי צריך להודיע?

בשדה 'עותק ', בעמוד השני של טופס השיוך, באפשרותך להזין שמות או כתובות של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת עבודה זו מתחילה או מסתיימת.

• הזנת שם כאן אינה מביאה להקצאה של משימת זרימת עבודה לאדם זה.
• כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.
• כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

לראש הקטע

12. האם זרימת עבודה זו תשלוט באישור תוכן?

ייתכן שיש לך רשימות או ספריות שבהן ברצונך שפריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של פריטים נוכחיים ייבדקו כדי לבדוק את מידת הדיוק של התוכן שלהם, או את מידת ההתאמה של הצורה והסגנון שלהם, לפני שהם הופכים לגלויים לכל מי שיש לו גישה לרשימה. סוג זה של תהליך בדיקה נקרא אישור תוכן.

במוצרי SharePoint, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של אישור כדי להפוך את תהליך אישור התוכן לקל ויעיל עוד יותר. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף 'אישור תוכן של פקדים ' במאמר זה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה החדשה של 'אישור' לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים, עבור אל מקטע ההוספה המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

שליטה באישור תוכן באמצעות זרימת עבודה של 'אישור'

ייתכן שיש לך רשימות וספריות שבהן ברצונך שפריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של הפריטים הנוכחיים ייבדקו כדי לבדוק את דיוק התוכן שלהם או את מידת ההתאמה של הצורה והסגנון שלהם לפני שהם הופכים לגלויים לכל מי שיש לו גישה לרשימה. סוג זה של תהליך בדיקה נקרא אישור תוכן.

במוצרי SharePoint, באפשרותך לשלוט באישור תוכן באופן ידני, ללא זרימת עבודה; עם זאת, זרימת עבודה של אישור SharePoint יכולה להפוך את התהליך לקל ויעיל עוד יותר.

אם אינך מכיר עדיין את תכונות ניהול הגירסאות ואישור התוכן במוצרי SharePoint, מומלץ להתחיל בסקירה של המאמרים הבאים:

• דרישת אישור של פריטים ברשימה או בספריה של אתר
• אישור או דחייה של פריטים או קבצים ברשימה או ספריה של אתר
• הפיכת ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה לזמין וקביעת התצורה שלו

קיימות שתי דרכים שבהן זרימת עבודה של אישור יכולה לשלוט בתהליך אישור התוכן, כאשר כל דרך משויכת לפקד יחיד בטפסי השיוך שאתה ממלא כאשר אתה מוסיף לראשונה את זרימת העבודה. באפשרותך להשתמש בזרימת העבודה עבור אחת מהאפשרויות או שתיהן.

בקרת פרסום של גירסאות ראשיות

באזור 'אפשרויות התחלה ' של העמוד הראשון של טופס השיוך, מופיעה האפשרות 'הפעל זרימת עבודה זו' כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט. כמה דברים שיש לשים לב אליהם:

• אפשרות זו זמינה רק עבור זרימת עבודה מסוג אישור הפועלת על כל סוגי התוכן ברשימה או בספריה בודדת, ולא עבור כל זרימת עבודה הפועלת בפריטים בעלי סוג תוכן יחיד בלבד.
• כדי שאפשרות זו תהיה זמינה, אישור תוכן חייב להיות זמין עבור הרשימה או הספריה בדף 'הגדרות של ניהול גירסאות', ויש לבחור את האפשרות 'יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטה) ' באותו דף.
• אם תבחר באפשרות זו, שתי האפשרויות הבאות אחריה יהפכו ללא זמינות: הפעל זרימת עבודה זו כאשר פריט חדש נוצרוהפעל זרימת עבודה זו כאשר פריט משתנה.
• אם תבחר באפשרות זו, זרימת העבודה שלך תפעל באופן אוטומטי על פריט רק כאשר מישהו ינסה לפרסם גירסה ראשית של פריט זה.
• בכל רשימה או ספריה אחת, יכולה להיות רק זרימת עבודה אחת של אישור המשמשת לאישור פרסום של גירסאות ראשיות. אם תנסה לייעד זרימת עבודה שניה באותה רשימה או ספריה עבור פונקציה זו, תתבקש לבחור אחד מהם.

פקד שאינו מבוסס על ניהול גירסאות

באזור 'הפוך אישור תוכן לזמין' של העמוד השני של טופס השיוך, קיימת אפשרות לעדכן את מצב האישור לאחר השלמת זרימת העבודה (השתמש בזרימת עבודה זו כדי לשלוט באישור תוכן).

אפשרות זו זמינה בטופס בין אם נדרש אישור תוכן ברשימה או בספריה ובין אם לאו. בכל מקרה, הערך בשדה 'אישור ' עבור הפריט מתעדכן בהתבסס על תוצאת זרימת העבודה.

באמצעות אפשרות זו, באפשרותך:

• הפעל תמיד את זרימת העבודה באופן ידני, או
• בחר אחת או יותר מאפשרויות ההפעלה האוטומטית בעמוד הראשון של טופס השיוך, או
• אפשר הפעלות ידניות ואוטומטיות

בקרת תוכן עבור אתרי פרסום באינטרנט

בקרת תוכן היא תהליך מיוחד באתרים המפרסמים דפים באינטרנט. בהתאם לכך, קיימת זרימת עבודה מיוחדת של אישור פרסום לשימוש באתרי פרסום, וכן תבנית אתר (הנקראת 'אתר פרסום עם זרימת עבודה') הכוללת גירסה של זרימת עבודה זו שכבר הותאמה אישית לשימוש בפרסום באינטרנט.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה החדשה של 'אישור' לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים, עבור אל מקטע ההוספה המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

הוספת זרימת עבודה של 'אישור' (עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

אם אינך בקיא עדיין בהוספת זרימות עבודה, ייתכן שיהיה מועיל לסקור הן את מקטע LEARN והן את מקטע PLAN במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

1. לפני שתתחיל
2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה, יש לסדר שני עניינים:

דואר אלקטרוני כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות ותזכורות בדואר אלקטרוני, יש להפוך דואר אלקטרוני לזמין עבור אתר SharePoint שלך. אם אינך בטוח שפעולה זו כבר נעשתה, פנה למנהל SharePoint. ראה גם SharePoint 2013 שלב אחר שלב: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצא.

הרשאות הגדרות ברירת המחדל של SharePoint דורשות שתהיה בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (לקבוצה 'בעלים' יש הרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצות 'מבקרים' אין). לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין בסעיף LEARN במאמר זה.)

לראש הקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

1. פתח את הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.

2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה 'רשימה' או 'ספריה '.

   הערה

   שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה הכרטיסיה נקראת Calendar.

3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

4. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', תחת 'הצג שיוכי זרימת עבודה מסוג זה', ציין אם ברצונך שזרימת העבודה תפעל במסמך, ברשימה או בתיקיה ולאחר מכן לחץ על הוסף זרימת עבודה.

5. מלא את העמוד הראשון של טופס השיוך.
   (ההוראות מופיעות לאחר האיור).
   

   	סוג תוכן השאר את בחירת ברירת המחדל כ'הכל', או בחר סוג תוכן מסוים.
   	תבנית בחר את התבנית 'אישור – SharePoint 2010 '. הערה: אם התבנית אישור – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint שלך כדי לברר אם היא הופעלה עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם אתה מנהל מערכת, עבור אל 'הגדרות האתר'> תכונות >אוסף אתריםהפעלת התכונה 'זרימות עבודה'.
   	Name הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים ברשימה או בספריה זו. לקבלת הצעות לגבי מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	רשימת משימות בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה. לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת פעילויות חדשה (בניגוד לבחירת רשימת פעילויות קיימת), עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	רשימת היסטוריה בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על היסטוריית זרימת עבודה (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה. לקבלת מידע על הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימת היסטוריה קיימת), עיין בסעיף PLAN במאמר זה.
   	אפשרויות התחלה ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו. לקבלת מידע אודות בחירת אפשרויות התחלה, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה. לקבלת מידע אודות השימוש בזרימת העבודה לשליטה באישור תוכן, כולל פרסום של גירסאות ראשיות, עיין בסעיף ' בקרה ' במאמר זה. שים לב שהאפשרות 'הפעל זרימת עבודה זו' כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריטאינה מופיעה אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור סוג תוכן יחיד בלבד. כמו כן, שים לב שאם תבחר באפשרות הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט, שתי תיבות הסימון הבאות יהפכו ללא זמינות.

6. כאשר כל ההגדרות בטופס זה הן כפי שאתה רוצה, לחץ על הבא.

7. מלא את העמוד השני של טופס השיוך.
   (ההוראות מופיעות לאחר האיור).

   הערה

   מוצרי SharePoint מציגים בפניך כמה אפשרויות ראשונות בעמוד השני של טופס השיוך - מספרים 1 עד 7 באיור הבא, מאשרים עד עותק - בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שבאפשרותך לבצע שינויים באפשרויות אלה עבור מופע אחד זה בלבד.

   

   	הקצה אל הזן שמות או כתובות עבור האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות. אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בסדרה) הזן את השמות או את הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות. אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (במקביל) לסדר השמות או הכתובות אין חשיבות. אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין בסעיף המלא של מאמר זה.
   	Order ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (בסדרה) או את כולן ביחד (במקביל). לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בסדר סידורי ובסדר מקבילי, עיין בסעיף PLAN במאמר זה.
   	הוספת שלב חדש הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה קבעת את תצורתו. כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	הרחבת קבוצות כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעה על משימה, וכל חבר יצטרך לבצע משימה משלו.) כדי להקצות פעילות אחת בלבד לכלקבוצה שלמה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעה על משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא הוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע ' השלמה ' במאמר זה.)
   	בקשה כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה תשלח. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שהמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל: פרטי התקשרות. בהתאם לצורך, הערה לגבי משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה. (תוכל למצוא הוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע ' השלמה ' במאמר זה.)
   	תאריכי יעד ומשכי פעילויות ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהזמן שבו היא הוקצתה. אם זרימת עבודה זו תופעל אי פעם באופן אוטומטי, בדרך כלל מומלץ להשאיר את שדה תאריך היעד עבור כל המשימות ריק ולהשתמש בשני שדות המשך כדי לקבוע את תאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר תפעיל את זרימת העבודה באופן ידני. לקבלת מידע נוסף על מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי פעילויות, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	CC הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת. הזנת שם כאן אינה מביאה להקצאה של משימת זרימת עבודה. כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה ללא צורך לציין זאת בשדה זה. כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה ללא צורך לציין אותו בשדה זה.
   	סיום זרימת העבודה בחר באחת מאפשרויות אלה או בשתיהן. לקבלת מידע נוסף אודות אפשרויות אלה, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	אפשר אישור תוכן בחר תיבת סימון זו אם בכוונתך להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל אישור תוכן. לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל פרסום של גירסאות ראשיות, עיין בסעיף ' בקרה ' במאמר זה.

8. כאשר כל ההגדרות בדף זה יהיו כפי שאתה רוצה, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

הוספת זרימת עבודה של 'אישור' (עבור אוסף אתרים שלם)

אם אינך בקיא עדיין בהוספת זרימות עבודה, ייתכן שיהיה מועיל לסקור הן את מקטע LEARN והן את מקטע PLAN במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

1. לפני שתתחיל
2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה, יש לסדר שני עניינים:

דואר אלקטרוני כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות ותזכורות בדואר אלקטרוני, דואר אלקטרוני חייב להיות זמין עבור האתר שלך. אם אינך בטוח שפעולה זו כבר נעשתה, פנה למנהל SharePoint. ראה גם SharePoint 2013 שלב אחר שלב: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצא.

הרשאות הגדרות ברירת המחדל של SharePoint דורשות שתהיה בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (לקבוצה 'בעלים' יש הרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצות 'מבקרים' אין). לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין בסעיף LEARN במאמר זה.)

לראש הקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

2. לחץ על סמל 'הגדרות' ' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות האתר'.

3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות Web Designer Galleries, לחץ על סוגי תוכן אתר.

4. בדף 'סוגי תוכן של אתר', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

   הערה

   יש להוסיף זרימת עבודה המתווספת לאוסף האתרים כולו עבור פריטים בעלי סוג תוכן יחיד בלבד.

   

   1. בדף של סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      
   2. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', לחץ על הקישור 'הוסף זרימת עבודה '.
      
   3. מלא את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (ההוראות מופיעות לאחר האיור).

   

   	תבנית בחר את התבנית 'אישור – SharePoint 2010 '. הערה: אם התבנית אישור – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint שלך כדי לברר אם היא הופעלה עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם אתה מנהל מערכת, עבור אל 'הגדרות האתר'> תכונות > אוסף אתרים הפעלת התכונה 'זרימות עבודה'.
   	Name הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים של אוסף אתרים זה. לקבלת הצעות לגבי מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	רשימת משימות בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה. לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת פעילויות חדשה (בניגוד לבחירת רשימת פעילויות קיימת), עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	רשימת היסטוריה בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על היסטוריית זרימת עבודה (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה. לקבלת מידע על הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימת היסטוריה קיימת), עיין בסעיף PLAN במאמר זה.
   	אפשרויות התחלה ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו. לקבלת מידע אודות בחירת אפשרויות התחלה, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	האם זרימת עבודה זו לסוגי תוכן המהווים צאצא? ציין אם יש להוסיף זרימת עבודה זו לכל סוגי התוכן האחרים של אתרים ורשימות היורשים מסוג תוכן זה . הפעולה שתשלים את כל ההוספות הנוספות עשויה להימשך זמן רב. אם ההעברה בירושה נותקה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך שזרימת עבודה זו תתווסף לסוגי התוכן היורשים, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי המשנה הללו לפני שתפעיל פעולה זו.

5. כאשר כל ההגדרות בדף זה יהיו כפי שאתה רוצה, לחץ על הבא.

6. מלא את העמוד השני של טופס השיוך.
   (ההוראות מופיעות לאחר האיור).

   הערה

   מוצרי SharePoint מציגים בפניך כמה אפשרויות ראשונות בעמוד השני של טופס השיוך - מספרים 1 עד 7 באיור הבא, מאשרים עד עותק - בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שבאפשרותך לבצע שינויים באפשרויות אלה עבור מופע אחד זה בלבד.

   

   	הקצה אל הזן שמות או כתובות של האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות. אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בסדרה) הזן את השמות או את הכתובות בסדר שבו ברצונך שהמשימות יוקצו. אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (במקביל) לסדר השמות או הכתובות אין חשיבות. אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין בסעיף המלא של מאמר זה.
   	Order ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (בסדרה) או את כולן ביחד (במקביל). לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בסדר סידורי ובסדר מקבילי, עיין בסעיף PLAN במאמר זה.
   	הוספת שלב חדש הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה קבעת את תצורתו. כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	הרחבת קבוצות כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעה על משימה, וכל חבר יצטרך לבצע משימה משלו.) כדי שפעילות אחת בלבד תוקצה לקבוצה שלמה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעה על משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא את ההוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע ' השלמה ' במאמר זה.)
   	בקשה כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה תשלח. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שהמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל: פרטי התקשרות. בהתאם לצורך, הערה לגבי משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה. (תוכל למצוא הוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע ' השלמה ' במאמר זה.)
   	תאריכי יעד ומשכי פעילויות ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהזמן שבו היא הוקצתה. אם זרימת עבודה זו תופעל אי פעם באופן אוטומטי, בדרך כלל מומלץ להשאיר את שדה תאריך היעד עבור כל המשימות ריק ולהשתמש בשני שדות המשך כדי לקבוע את תאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר תפעיל את זרימת העבודה באופן ידני. לקבלת מידע נוסף על מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי פעילויות, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	CC הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת. הזנת שם כאן אינה מביאה להקצאה של משימת זרימת עבודה. כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה ללא צורך לציין זאת בשדה זה. כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה ללא צורך לציין אותו בשדה זה.
   	סיום זרימת העבודה בחר באחת מאפשרויות אלה או בשתיהן. לקבלת מידע נוסף אודות אפשרויות אלה, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	אפשר אישור תוכן בחר תיבת סימון זו אם בכוונתך להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל אישור תוכן. לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל פרסום של גירסאות ראשיות, עיין בסעיף ' בקרה ' במאמר זה.

7. כאשר כל ההגדרות בדף זה יהיו כפי שאתה רוצה, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור אל המקטע 'התחלה ' במאמר זה והפעל את המופע הראשון כדי לבדוק את זרימת העבודה החדשה שלך.

התחלת זרימת עבודה של 'אישור'

ניתן להגדיר זרימת עבודה להפעלה ידנית בלבד, באופן אוטומטי בלבד או בכל אחת מהדרכים:

• באופן ידני בכל עת, על-ידי כל מי שיש לו את ההרשאות הדרושות.
• באופן אוטומטי בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל שצוין. כלומר, בעת הוספת פריט לרשימה או לספריה, ו/או כאשר פריט ברשימה משתנה בדרך כלשהי, ו/או כאשר מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט).
  (האירוע או האירועים המפעילים מצוינים בעמוד הראשון של טופס השיוך, במהלך השיוך וקביעת התצורה המקוריים של זרימת העבודה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.)

מקטעים במקטע זה

1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי
2. הפעלת זרימת העבודה באופן ידני
3. התחלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה
4. הפעלה ידנית מתוך תוכנית של Microsoft Office

1. הפעל את זרימת העבודה באופן אוטומטי

אם זרימת העבודה מוגדרת להפעלה אוטומטית, בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל, זרימת העבודה פועלת על הפריט שהפעיל אותה.

כאשר זרימת העבודה מתחילה, היא מקצה את המשימה או המשימות הראשונות ושולחת הודעת משימה לכל מוקצה. בינתיים, היא גם שולחת הודעות התחלה (להבדיל מהודעות משימה) לאדם שהוסיף במקור את זרימת העבודה ולכל מי שרשום בשדה 'עותק ' של העמוד השני של טופס השיוך.

לראש הקטע

2. הפעלת זרימת העבודה באופן ידני

הערה לגבי הרשאות בדרך כלל, עליך להיות בעל ההרשאה 'עריכת פריטים' כדי להתחיל זרימת עבודה. (כברירת מחדל, לקבוצה 'חברים' ולקבוצה 'בעלים' יש הרשאה זו, אך לקבוצה 'מבקרים' אין. עם זאת, בעלים יכול גם לבחור, על בסיס זרימת עבודה אחר זרימת עבודה, לדרוש את ההרשאה 'ניהול רשימות' עבור אנשים שמפעילים את זרימת העבודה. על-ידי בחירה באפשרות זו, בעלים יכולים למעשה לציין שרק הם ובעלים אחרים יכולים להפעיל זרימת עבודה מסוימת. לקבלת פרטים נוספים, עיין בסעיף Learn במאמר זה.)

שני מקומות להתחיל מהם

באפשרותך להפעיל זרימת עבודה באופן ידני מכל אחד משני המקומות:

• מהרשימה או מהספריה שבה מאוחסן הפריט
• מתוך הפריט עצמו, שנפתח בתוכנית Microsoft Office שבה הוא נוצר. (שים לב שזו חייבת להיות התוכנית המותקנת, ולא גירסת יישום אינטרנט.)

שני הסעיפים הנותרים במקטע זה מספקים הוראות עבור שתי השיטות.

לראש הקטע

3. התחלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה

1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה מאוחסן הפריט שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה.

2. לחץ על שלוש הנקודות לצד שם הפריט ולאחר מכן, בתיבת הדו-שיח, לחץ על שלוש הנקודות כדי לפתוח את תפריט הפריטים ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

3. בדף זרימות עבודה: שם פריט, תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל.
   

4. בדף 'שינוי זרימת עבודה', בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

   הערה

   שינויים המתבצעים כאן, בטופס האתחול, נמצאים בשימוש רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה תפעל, או אם ברצונך לשנות הגדרות של זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין בסעיף 'שינוי ' במאמר זה.

   

   	הקצה אל בצע את השינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות. אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם הזן את השמות או את הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות. אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית לסדר השמות או הכתובות אין חשיבות. אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך לקבלת מידע נוסף על הכללת משתתפים חיצוניים, עיין בקטע המלא של מאמר זה
   	Order ודא שהמפרט של הקצאת המשימות אחת בכל פעם (בסדרה) או את כולן ביחד (במקביל) הוא הנכון לך. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בסדר סידורי ובסדר מקבילי, עיין בסעיף PLAN במאמר זה.
   	הוספת שלב חדש הוסף או כל שלב רצוי מעבר לשלב או לשלבים המוגדרים כעת. כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	הרחב קבוצות כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל את ההודעה על המשימה, וכל חבר יקבל משימה משלו להשלים.) כדי להקצות פעילות אחת בלבד לכלקבוצה שלמה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעה על משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא את ההוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע ' השלמה ' במאמר זה.)
   	בקשה כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה תשלח. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שהמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל: פרטי קשר לשאלות ובעיות אם רלוונטי, הערה לגבי משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה (תוכל למצוא הוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע 'השלמה ' במאמר זה.)
   	תאריכי יעד ומשכי פעילויות ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהזמן שבו היא הוקצתה. לקבלת מידע נוסף על מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי פעילויות, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
   	CC בצע את כל ההוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי: הזנת שם כאן אינה מביאה להקצאה של משימת זרימת עבודה. מכיוון שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תקבל את הודעות ההתחלה והעצירה בין אם אתה רשום בשדה זה ובין אם לאו.

5. לאחר שכל ההגדרות בטופס האתחול יהיו כפי שרצית, לחץ על 'התחל ' כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות התחלה אליך ולכל מי שרשום בשדה 'עותק ' של טופס האתחול.

לראש הקטע

1. פתח את הפריט בתוכנית Office המותקנת במחשב שלך.

2. בפריט הפתוח, לחץ על הכרטיסיה קובץ , לחץ על שמירה & שליחה, ולאחר מכן לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל בפריט.

3. אם מופיעה ההודעה הבאה, המציינת כי יש להכניס את הקובץ לזרימת העבודה, לחץ על לחצן Check In.

4. לחץ על הלחצן הגדול 'התחל זרימת עבודה '.

5. בדף 'שינוי זרימת עבודה', בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

   הערה

   שינויים המתבצעים כאן, בטופס האתחול, נמצאים בשימוש רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה תפעל, או אם ברצונך לשנות הגדרות של זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין בסעיף 'שינוי' במאמר זה.

   

	הקצה אל בצע את השינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות. אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בסדרה) הזן את השמות או את הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות. אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (במקביל) לסדר השמות או הכתובות אין חשיבות. אם אתה מקצה משימה למישהו מחוץ לארגון SharePoint שלך לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין בסעיף המלא של מאמר זה.
	Order ודא שהמפרט של הקצאת המשימות אחת בכל פעם (בסדרה) או את כולן ביחד (במקביל) הוא הנכון לך. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בסדר סידורי ובסדר מקבילי, עיין בסעיף PLAN במאמר זה.
	הוספת שלב חדש הוסף או כל שלב רצוי מעבר לשלב או לשלבים המוגדרים כעת. כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשלבים מרובים, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
	הרחבת קבוצות כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', בחר תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל את ההודעה על המשימה, וכל חבר יקבל משימה משלו להשלים.) כדי להקצות פעילות אחת בלבד לכלקבוצה שלמה שאתה מזין בשדה ' הקצה ל ', נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעה על משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא את ההוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית במקטע ' השלמה ' במאמר זה.)
	בקשה כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה תשלח. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שהמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל: פרטי קשר לשאלות ובעיות. אם רלוונטי, הערה לגבי משימות בודדות שהוקצו לקבוצות שלמות או לרשימות תפוצה. (תוכל למצוא את ההוראות לקבלת דרישה למשימה קבוצתית בסעיף ' השלמה ' במאמר זה.)
	תאריכי יעד ומשכי פעילויות ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמת כל משימה מהזמן שבו היא הוקצתה. לקבלת מידע נוסף על מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי פעילויות, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.
	CC בצע את כל ההוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי: הזנת שם כאן אינה מביאה להקצאה של משימת זרימת עבודה. מכיוון שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תקבל את הודעות ההתחלה והעצירה בין אם אתה רשום בשדה זה ובין אם לאו.

1. כאשר ההגדרות בטופס האתחול יהיו כפי שאתה רוצה, לחץ על 'התחל ' כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות התחלה אליך ולכל מי שרשום בשדה 'עותק ' של טופס האתחול.

מה השלב הבא?

• אם זוהי הפעם הראשונה שזרימת עבודה זו מופעלת, ייתכן שהמשתתפים האחרים זקוקים למידע ולסיוע כדי להשלים את המשימות שהוקצו להם. (הם עשויים למצוא את החלק המלא במאמר זה שימושי.)
• כמו כן, מומלץ לבדוק אם המשתתפים מקבלים את הודעות הדואר האלקטרוני שלהם, ובפרט לבדוק שמסנני דואר הזבל לא מטפלים בהודעות בצורה שגויה.
• וכמובן, ייתכן שעליך להשלים בעצמך משימת זרימת עבודה אחת או יותר. עבור אל המקטע ' השלמה ' במאמר זה לקבלת הפרטים על אופן השלמתם.
• בינתיים, לקבלת מידע אודות האופן שבו ניתן לעקוב אחר ההתקדמות של המופע הנוכחי של זרימת העבודה, עבור אל המקטע 'ניטור ' במאמר זה.

השלמת משימה של זרימת עבודה של 'אישור'

אם זו הפעם הראשונה שבה מוקצית לך משימה בזרימת עבודה של 'אישור', כדאי לסקור קטע זה של המאמר במלואו לפני השלמת המשימה. כך תהיה מודע לכל האפשרויות שעשויות להיות פתוחות בפניך.

ראשית, ודא שקיבלת את המאמר הנכון

סוגים שונים של זרימות עבודה דורשים פעולות שונות של משימה.

לכן, לפני שתתחיל, ודא שהמשימה שהוקצתה לך היא אכן משימת זרימת עבודה של אישור, ולא משימה לסוג אחר של זרימת עבודה.

חפש את הטקסט אשר בכל אחד מהמיקומים הבאים:

• בשורת הנושא של הודעת המשימה
  
• בסרגל ההודעות, בפריט לסקירה
  
• בכותרת המשימה בדף 'מצב זרימת עבודה'
  

אם אינך רואה את הטקסט ' נא אשר ' במיקומים אלה, פנה לאדם שהתחיל או הוסיף במקור את זרימת העבודה כדי לברר על איזו תבנית זרימת עבודה היא מבוססת—או אם זוהי זרימת עבודה מותאמת אישית. תמצא קישורים למאמרים אודות אופן השימוש בסוגים האחרים של זרימות עבודה הכלולים במוצרי SharePoint בסעיף 'למידע נוסף ' במאמר זה.

עם זאת, אם המשימה שלך היא משימת אישור, המשך לקרוא!

מקטעים במקטע זה

1. מבט כולל על התהליך
2. גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח של המשימה
3. גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה
4. סקירת הפריט
5. השלמה ושליחה של טופס המשימה
6. הודעות שתאריך היעד שלהן חלף
7. דרישה והשלמה של משימה קבוצתית (אופציונלי)
8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)
9. הקצאה מחדש של משימת האישור למישהו אחר (אופציונלי)
10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

1. סקירה כללית של התהליך

כאשר מוקצית לך משימה בזרימת עבודה, בדרך כלל אתה מגלה את המשימה באחת משלוש דרכים:

• אתה מקבל הודעת משימה בדואר אלקטרוני.
• אתה פותח מסמך של Microsoft Office ורואה סרגל הודעות המודיע לך שהוקצתה לך משימה קשורה.
• אתה בודק את אתר SharePoint ומגלה שמשימה אחת או יותר מוקצות לך כרגע.

כשאתה מגלה שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה של 'אישור', אתה בדרך כלל עושה שני דברים:

• סקירת הפריט גלה אם באפשרותך לאשר את הפריט במצבו הנוכחי.
• השלם את המשימה שלך השתמש בטופס המשימה כדי לשלוח את תוצאות הסקירה.

לכן, לעתים קרובות, שלושת הפריטים הבאים מעורבים בהשלמת המשימה:

• הודעת ההודעה (שאתה מקבל כדואר אלקטרוני)
• הפריט נשלח לאישורך (אותו אתה פותח וסוקר)
• טופס המשימה (אותו אתה פותח, מבצע ושולח)

כך נראים שלושת הפריטים הללו.

לראש הקטע

2. גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח של המשימה

בצע שלבים אלה:

1. בהודעת הדיווח על המשימה, בהוראות כדי להשלים משימה זו , לחץ על הקישור לפריט.
2. בפריט שנפתח, לחץ על לחצן 'פתח משימה זו ' בסרגל ההודעות.

לראש הקטע

3. גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

בצע שלבים אלה:

1. ברשימה או בספריה שבה מאוחסן הפריט שיש לסקור, לחץ על הקישור 'מתבצע ' המשויך לפריט ולזרימת העבודה.
2. בדף 'מצב זרימת עבודה', לחץ על כותרת המשימה.
3. בטופס המשימה, בסרגל ההודעות, משימת זרימת עבודה זו חלה על , לחץ על הקישור לפריט.

לראש הקטע

4. סקירת הפריט

בדוגמה זו, הפריט הוא מסמך Microsoft Word.

שים לב לשני סרגלי ההודעות הצהובים בראש המסמך:

• שרת לקריאה בלבדמסמך זה פתוח במצב לקריאה בלבד - כלומר, באפשרותך לקרוא את המסמך, אך לא לבצע בו שינויים.
  (שים לב שבעת השלמת משימה של זרימת עבודה של 'אישור', בדרך כלל אינך מבצע שינויים ישירות בפריט עצמו. במקום זאת, השתמש בטופס המשימה כדי לרשום את כל התגובות שלך.)
• משימת זרימת עבודהכשתהיה מוכן לרשום את תגובתך בטופס המשימה, לחץ על לחצן 'פתח משימה זו '.

לראש הקטע

5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

טופס המשימה עבור משימת זרימת עבודה של 'אישור' נראה בערך כך.

שים לב ששני הפריטים הראשונים ('מחק פריט'ו'משימת זרימת עבודה זו' חלה על כותרת הפריט) אינם מופיעים בטופס המשימה כאשר הוא נפתח מתוך הפריט המיועד לסקירה.

	מחיקת פריט כדי למחוק משימה זו מהמופע הנוכחי של זרימת העבודה, לחץ על לחצן זה. מחיקת המשימה אינה מוחקת את הפריט שיש לסקור. אם אתה מוחק את המשימה, פעולה זו מתפקדת כדחייה של המסמך (ומתועדת בהיסטוריה). לכן, אם זרימת העבודה מוגדרת להסתיים בדחייה הראשונה, מחיקת המשימה מסיימת את זרימת העבודה. משימה שנמחקה אינה מופיעה עוד באזור ' משימות ' בדף 'מצב זרימת עבודה'. (עם זאת, המחיקה והדחייה האוטומטית כתוצאה מכך עדיין נרשמות באזור ההיסטוריה של הדף.)אם לא אתה הפעלת מופע זה של זרימת העבודה, מומלץ לבדוק זאת עם האדם שהפעיל אותה לפני מחיקת המשימה.
	משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת הפריט כדי לפתוח את הפריט לסקירה, לחץ על הקישור כאן.
	מצב, מבוקש על-ידי, הערות מאוחדות, תאריך יעד לא תוכל לערוך או לשנות ערכים בארבעת שדות אלה, אך ייתכן שהמידע שבהם יועיל לך. שים לב שהתיבה 'הערות מאוחדות ' מכילה לא רק הוראות נוספות להשלמת המשימה, אלא גם את כל ההערות שנשלחו על-ידי משתתפים שכבר השלימו את המשימות שלהם באותו מופע של זרימת העבודה. באותו אופן, לאחר שתשלח טופס משלך, כל ההערות שתכלול בתיבה הערות (4) יופיעו גם בתיבה הערות מאוחדות עבור המשתתפים הבאים.
	הערות כל טקסט שתזין כאן יירשם בהיסטוריית זרימת העבודה ויופיע גם בשדה הערות מאוחדות (3) עבור המשתתפים הבאים.
	אשר כדי לאשר את הפריט, הקלד תחילה הערות שברצונך לתרום בשדה הערות (4), ולאחר מכן לחץ על לחצן זה.
	דחה כדי לדחות את הפריט, הקלד תחילה הערות שברצונך לתרום בשדה הערות (4), ולאחר מכן לחץ על לחצן זה.
	ביטול כדי לסגור את טופס המשימה מבלי לשמור שינויים או תגובות, לחץ על לחצן זה. המשימה תישאר לא שלמה ותוקצה לך.
	בקש שינוי כדי לבקש שינוי בפריט שאתה סוקר, לחץ על לחצן זה. לקבלת איור של הטופס שבו תזין את פרטי בקשתך, ולקבלת הוראות נוספות, עבור אל סעיף 8 במקטע זה, בקש שינוי בפריט. הערה: אפשרות זו עשויה להיות כבויה עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.
	הקצאה מחדש של משימה כדי להקצות מחדש את משימת האישור למישהו אחר, לחץ על לחצן זה. לקבלת איור של הדף שבו תזין את פרטי ההקצאה מחדש, ולקבלת הוראות נוספות, עבור אל סעיף 7 במקטע זה, הקצאה מחדש של משימת האישור למישהו אחר. הערה: אפשרות זו עשויה להיות כבויה עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

לראש הקטע

6. הודעות שתאריך היעד שלהן חלף

אם תאריך היעד להשלמת משימה או מופע זרימת עבודה שלם חלף, הודעות נשלחות באופן אוטומטי אל:

• האדם שאליו הוקצתה המשימה
• האדם שהפעיל את זרימת העבודה (או, אם ההתחלה הייתה אוטומטית, לאדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור)

לראש הקטע

7. דרישה והשלמה של משימה קבוצתית (אופציונלי)

אם רק משימה אחת מוקצית לקבוצה שלמה שאליה אתה משתייך, כל חבר בקבוצה יכול לדרוש ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה.

דרוש את המשימה לפני סקירת הפריט. ברגע שאתה לוקח על עצמך את המשימה, היא מוקצית לך, ואף חבר אחר בקבוצה לא יכול להשלים אותה. (בדרך זו, רק אדם אחד מבצע את העבודה הנחוצה.)

1. בדף 'מצב זרימת עבודה', הצבע על שם המשימה שהוקצתה לקבוצה שלך עד להופעת חץ
2. לחץ על החץ, לחץ על 'ערוך פריט' ולאחר מכן, בטופס המשימה, לחץ על לחצן 'דרוש משימה '.
   

בעת רענון הדף 'מצב זרימת עבודה', תוכל לראות שהמשימה אינה מוקצית עוד לקבוצה, אלא ספציפית לך.

מאוחר יותר, אם תרצה לשחרר שוב את המשימה לקבוצה מבלי להשלים אותה, השתמש באותם שלבים כדי לחזור לטופס המשימה, אך כעת לחץ על לחצן 'שחרר משימה '.

לראש הקטע

8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)

לפני שתתחיל בתהליך זה, שים לב שזרימת העבודה עשויה להסתיים באופן מיידי אם מתבצע שינוי כלשהו בפריט. כדאי לבדוק עם האדם שהפעיל או הוסיף במקור את זרימת העבודה, כדי לוודא שזה בסדר לביצוע שינוי ולסיום זרימת העבודה בנקודה זו.

נדגים את אפשרות בקשת השינוי על-ידי הצבתה בתרחיש:

ראשית, דמיין ששמך פרנק.

לאחר מכן, דמיין שעמיתה לעבודה בשם אנה התחילה זרימת עבודה של 'אישור' במסמך שהיא יצרה.

בעת סקירת המסמך החדש של יהנה, אתה מרגיש שהמבוא ארוך מדי.

לחץ על לחצן 'בקש שינוי ' בתחתית טופס המשימה של זרימת העבודה ולאחר מכן מלא טופס זה.

	בקש שינוי מ הזן את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שממנו אתה מבקש את השינוי. (כדי לשלוח את בקשתך לאדם שהתחיל הפעלה זו של זרימת העבודה – או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו של אישור – באפשרותך גם להשאיר שדה זה ריק.)
	בקשה חדשה תאר את השינוי שברצונך לעשות, וספק כל מידע שהאדם המבצע את השינוי יזדקק לו. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף לאזור ההערות המאוחדות .)
	משך חדש בצע אחת משלוש הפעולות הבאות: כדי לשמור על תאריך היעד הקיים השאר שדה זה ריק. כדי להסיר את תאריך היעד לחלוטין הקלד את המספר 0. כדי לציין תאריך יעד חדש הקלד כאן מספר ולאחר מכן ציין את יחידות משך הזמן בשדה הבא. יחדיו, שני הערכים מזהים את התקופה שלפני מועד משימת השינוי.
	יחידות משך זמן חדשות אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה 'משך חדש' כדי לזהות את פרק הזמן שלפני מועד הפעילות. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

כאשר כל ערכי הטופס מסורגים באופן הרצוי, לחץ על 'שלח' והמשימה הנוכחית שלך מסומנתכמשימה שהושלמה. (אבל עדיין לא סיימת. תוקצה לך שוב משימת אישור לאחר שליחה תשלים את משימת השינוי).

בינתיים, אנה מקבלת את הודעת הדואר האלקטרוני הבאה:

אנה יכולה להבחין לאחר הצצה בשורת הנושא (מספר 1 באיור) שלא מדובר בהודעת אישור רגילה, אלא בבקשה לשנות משהו בפריט. היא מוצאת את המידע אודות השינוי הספציפי המבוקש בשינוי המבוקש של הטקסט (מספר 2).

האנה מוציאה את הפריט, מבצעת את השינויים המבוקשים, ולאחר מכן שומרת את השינויים שלה ומחזירה את הפריט.

לאחר מכן היא עוברת לדף 'מצב זרימת עבודה' ופותחת את משימת בקשת השינוי שלה מאזור המשימות שם.

        

האנה מוסיפה את כל המידע שהיא רוצה בשדה 'הערות ' ולאחר מכן לוחצת על 'שלח תגובה'. זרימת העבודה מבצעת שתי פעולות:

• היא מסמנת את משימת בקשת השינוי של אנה כמשימה שהושלמה.
• היא מקצה לך משימת אישור חדשה (כשההערות של הנה מתווספות לשדה 'הערות מאוחדות ') ושולחת לך הודעה לגבי משימה זו.

כעת תוכל להמשיך הלאה ולהשלים את סקירת הפריט שהשתנה.

בינתיים, כל הפעולות הללו נמצאות במעקב וגלויות במקטע ' היסטוריית זרימת עבודה ' בדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג באיור הבא.

להלן דיאגרמה של התהליך כולו.

לראש הקטע

9. הקצאה מחדש של משימת האישור למישהו אחר (אופציונלי)

אם ברצונך שמישהו אחר ישלים משימת זרימת עבודה שהוקצתה לך, לחץ על לחצן 'הקצה מחדש משימה ' בטופס משימת זרימת העבודה.

טופס זה מוצג.

	הקצה מחדש משימה ל הזן את השם או הכתובת של האדם שברצונך להקצות לו משימה זו. כדי להקצות משימה זו לאדם שהפעיל את זרימת העבודה – או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף זרימת עבודה זו במקור – השאר שדה זה ריק.
	בקשה חדשה ספק את כל המידע הדרוש לאדם שאתה מקצה לו את הפעילות כדי להשלים את הפעילות. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף לאזור ההערות המאוחדות .)
	משך חדש בצע אחת משלוש הפעולות הבאות: כדי לשמור על תאריך היעד הקיים השאר שדה זה ריק. כדי להסיר את תאריך היעד לחלוטין הקלד את המספר 0. כדי לציין תאריך יעד חדש הקלד כאן מספר ולאחר מכן ציין את יחידות משך הזמן בשדה הבא. יחדיו, שני הערכים מזהים את התקופה שלפני מועד משימת השינוי.
	יחידות משך זמן חדשות אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה 'משך חדש' כדי לזהות את פרק הזמן שלפני מועד הפעילות. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

לאחר השלמת הטופס, לחץ על שלח. המשימה שלך מסומנת כמשימה שהושלמה, משימה חדשה מוקצית לאדם האחראי כעת על המשימה, והודעה על משימה נשלחת.

כל מידע חדש שסיפקת נכלל בהודעת המשימה החדשה (מספר 1 באיור הבא).

בינתיים, כל השינויים הללו נמצאים במעקב וגלויים במקטעים ' משימות ' ו'היסטוריה ' בדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג כאן.

לראש הקטע

10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כ- Proxy עבור המשתתף החיצוני:

1. כלול את כתובת הדואר האלקטרוני של המשתתף החיצוני בשלב הקצה ל המתאים בעמוד השני של טופס השיוך.
2. זרימת העבודה למעשה מקצה את המשימה של המשתתף החיצוני לחבר האתר שמפעיל את זרימת העבודה - או, אם זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, לחבר שהוסיף את זרימת העבודה במקור. אדם זה שאליו המשימה מוקצית בפועל פועל כמיופה הכוח של המשתתף החיצוני.
3. חבר אתר זה מקבל הודעה על פעילות, עם הוראות לשליחת עותק של הפריט לסקירה למשתתף החיצוני. (בינתיים, המשתתף החיצוני מקבל עותק של הודעת המשימה, שיכולה לשמש כהתראה שימושית או כהתראה.)
4. חבר האתר שאליו הפעילות הוקצתה בפועל שולח עותק של הפריט למשתתף החיצוני.
5. המשתתף החיצוני סוקר את הפריט ושולח בחזרה את התגובה שלו לחבר האתר.
6. כאשר מגיעה תגובה של המשתתף החיצוני, חבר האתר משלים את המשימה בשמו של המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של התהליך.

ניטור, התאמה או הפסקה של זרימת עבודה פועלת של אישור

המיקום המרכזי שממנו באפשרותך לנטר, להתאים או לעצור זרימת עבודה פועלת הוא הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור מופע זה של זרימת העבודה.

תחילה נראה לך כיצד להגיע לדף זה, ולאחר מכן נראה לך כיצד להשתמש באפשרויות ובמידע שאתה מוצא בו. לבסוף, נראה לך שני דפים נוספים שבהם תוכל לקבל מידע נוסף על ניטור.

מקטעים במקטע זה

1. מעבר לדף 'מצב זרימת עבודה'
2. שימוש בדף 'מצב זרימת עבודה' לניטור התקדמות זרימת העבודה
3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)
4. שינוי פעילויות עתידיות (פעילויות שעדיין לא הוקצו)
5. ביטול או סיום של הפעלת זרימת עבודה זו
6. גילוי זרימות העבודה הפועלות בפריט
7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

1. מעבר אל דף המצב של זרימת העבודה

ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על הקישור 'מתבצע ' עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא מסמך בשם Keynote Draft וזרימת העבודה היא Approval 3.

הדף 'מצב זרימת עבודה' נפתח.

לראש הקטע

2. שימוש בדף 'מצב זרימת עבודה' לניטור התקדמות זרימת העבודה

כאן, תחת האיור של כל מקטע בדף 'מצב זרימת עבודה', תמצא את שאלות הניטור שהסעיף עונה עליהן.

המקטע 'מידע זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

• מי הפעיל מופע זה של זרימת העבודה?
• מתי הופעל מופע זה?
• מתי התרחשה הפעולה האחרונה במופע זה?
• באיזה פריט פועל מופע זה?
• מה המצב הנוכחי של המופע הזה?

המקטע 'משימות'

שאלות שנענו:

• אילו פעילויות כבר נוצרו והוקצו, ומה המצב הנוכחי שלהן?
• אילו משימות כבר הושלמו, ומה הייתה התוצאה של כל אחת מהמשימות?
• מהו תאריך היעד עבור כל פעילות שכבר נוצרה והוקצתה?

משימות שנמחקו ומשימות שטרם הוקצו אינן מופיעות במקטע זה.

המקטע 'היסטוריית זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

• אילו אירועים כבר התרחשו במופע זה של זרימת העבודה?
• שים לב שהודעות על משימות שתאריך היעד שלהן חלף והודעות על משימות שתאריך היעד שלהן חלף אינן מופיעות באזור זה.

לראש הקטע

3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

קיימות שתי דרכים לשינוי פעילויות שכבר הוקצו אך עדיין לא הושלמו:

• שינוי משימה פעילה יחידה
• שינוי כל המשימות הפעילות

שינוי משימה פעילה יחידה

הרשאותכדי לבצע שינוי במשימה בודדת שהוקצתה לאדם אחר מלבדך, דרושה לך ההרשאה 'ניהול רשימות'. (לקבוצה 'בעלים' יש הרשאה 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצות 'מבקרים' אין). כך ניתן, לדוגמה, לקבל הרשאות המאפשרות לך להפעיל זרימת עבודה, אך לא לבצע שינויים במשימה של משתתף אחר.)

אם יש לך את ההרשאות הדרושות:

1. לחץ על כותרת המשימה ברשימת המשימות .
   
2. השתמש בטופס המשימה כדי להשלים, למחוק או להקצות מחדש את המשימה.

לקבלת הוראות מפורטות יותר לשימוש בטופס המשימה, עיין בסעיף ' השלמה ' במאמר זה.

שינוי כל המשימות הפעילות

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודות באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של מי בעל ההרשאה 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור 'סיים זרימת עבודה זו ' אינו מופיע אלא אם גם לאדם זה יש הרשאת ניהול רשימות. (שוב, לקבוצה 'בעלים' יש הרשאת 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצות 'מבקרים' אין.)

1. באזור שמתחת לתצוגה החזותית של זרימת העבודה, לחץ על הקישור עדכן משימות פעילות של אישור .

2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על אישור.

   • הודעות המשקפות את השינויים שלך נשלחות לאנשים שמוקצות להם כעת משימות בהפעלה זו.
   • משימות שכבר הושלמו או נמחקו, ומשימות שטרם הוקצו, לא יושפעו מהשינויים שתבצע בטופס זה.
   • אם ברצונך לבצע שינויים בפעילויות שעדיין לא הוקצו, עיין בסעיף הבא, שינוי פעילויות עתידיות.

	משך זמן לפעילות, יחידות משך זמן כדי לשמור על תאריך היעד הקיים השאר את משך הזמן לכל פעילות ריק ואל תשנה את יחידות משך הזמן. כדי להסיר את תאריך היעד כך שלא יהיה תאריך יעד הקלד את המספר 0ב'משך זמן' לכל פעילות. כדי להזיז את תאריך היעד החוצה על-ידי הארכת משך הפעילות השתמש בשני שדות המשך כדי לציין את המספר והסוג של היחידות שבהן ברצונך להאריך את משך הזמן.
	בקשה כדי לשנות את טקסט הבקשה בצע את השינויים הרצויים בתיבת הטקסט.

1. כאשר כל השדות בטופס יהיו כפי שרצית, לחץ על אישור.

כל המשימות הפעילות במופע הנוכחי מתעדכנות.

לראש הקטע

4. שינוי פעילויות עתידיות (פעילויות שעדיין לא הוקצו)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודות באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של מי בעל ההרשאה 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור 'סיים זרימת עבודה זו כעת ' אינו מופיע, אלא אם גם לאדם זה יש הרשאת ניהול רשימות. (שוב, לקבוצה 'בעלים' יש הרשאת 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצות 'מבקרים' אין.)

1. בדף 'מצב זרימת עבודה', באזור שמתחת לתצוגה החזותית של זרימת העבודה, לחץ על הקישור 'הוסף או עדכן מאשרים של אישור '.

2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על עדכן.

   הערה

   משימות שכבר נוצרו והוקצו אינן מושפעות מהשינויים שאתה מבצע בטופס זה.

	משתתפים, סדר, הרחבת קבוצות כדי להוסיף או להסיר משתתפים, או כדי לשנות את סדר המשימות הוסף, הסר ו/או סדר מחדש את סדר השמות או כתובות המשתתפים בשדה 'משתתפים '. כדי להסיר שלב שלם לחץ בשדה הקצה ל עבור שלב זה ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE. הערה: באפשרותך להשתמש בתיבת הסימון 'הרחב קבוצות ' כדי לציין אם יש להקצות לקבוצות התפוצה הרשומות פעילות אחת בלבד עבור הקבוצה כולה, או משימה אחת לכל חבר. לקבלת מידע נוסף על השימוש בשדות אלה, עיין במקטע 'תכנון ' ובמקטע ההתאמה 'הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.
	בקשה כדי לשנות את טקסט הבקשה בצע את השינויים הרצויים בטקסט בתיבה.
	תאריך יעד עבור כל הפעילויות, משך זמן לפעילות, יחידות משך זמן כדי לשנות או להסיר את תאריך היעד של לוח השנה מחק את התאריך הקיים ולאחר מכן ספק תאריך חדש, או כדי להסיר את תאריך היעד הספציפי לחלוטין, השאר את השדה ריק. (אל תקליד אפס בשדה זה. שדה זה חייב להכיל ערך תאריך בלוח השנה או להיות ריק.) כדי לשמור על משך הזמן הקיים השאר את משך הזמן לכל פעילות ריק ואל תשנה את יחידות משך הזמן. כדי להסיר את משך הזמן כך שלא יהיה כזה הקלד את המספר 0ב'משך זמן' לכל פעילות. כדי להאריך את משך הפעילות השתמש בשני שדות משך הזמן כדי לציין את המספר והסוג של היחידות שבהן ברצונך להרחיב את משך הזמן. (לקבלת מידע נוסף על הגדרת תאריכי יעד ומשכי זמן, עיין בסעיף 'תכנון ' במאמר זה.)

1. כאשר כל השדות בטופס יהיו כפי שרצית, לחץ על אישור.

כל הפעילויות העתידיות במופע הנוכחי ישקפו את השינויים שלך.

לראש הקטע

5. ביטול או סיום של הפעלת זרימת עבודה זו

קיימות שתי דרכים שבהן באפשרותך לעצור מופע של זרימת עבודה פועלת לפני השלמתו:

• ביטול זרימת העבודה כל המשימות מבוטלות, אך נשמרות באזור ' משימות ' בדף 'מצב זרימת עבודה'.
• סיום זרימת העבודה כל המשימות מבוטלות ונמחקות באזור ' משימות ' בדף 'מצב זרימת עבודה'. (עם זאת, הן עדיין מופיעות באזור 'היסטוריית זרימת עבודה').

להלן הוראות עבור שתי השיטות.

ביטול (כל המשימות בוטלו, אך נשמרו ברשימת המשימות ובהיסטוריה)

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודות באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של מי בעל ההרשאה 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור 'סיים את זרימת העבודה ' אינו מופיע אלא אם גם לאדם זה יש הרשאת ניהול רשימות. (שוב, לקבוצה 'בעלים' יש הרשאת 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצות 'מבקרים' אין.)

אם המופע הנוכחי של זרימת עבודה אינו נחוץ עוד, ניתן להפסיק אותה.

• בדף 'מצב זרימת עבודה', באזור שמתחת לתצוגה החזותית של זרימת העבודה, לחץ על הקישור 'בטל את כל משימות האישור '.
• לחץ על כן כדי לאשר.

כל המשימות הנוכחיות מבוטלות וזרימת העבודה מסתיימת במצב ' מבוטל'. המשימות שבוטלו עדיין מפורטות הן באזור משימות והן באזור היסטוריית זרימת עבודה .

סיום (כל המשימות נמחקות מהרשימה 'משימות' אך נשמרות ב'היסטוריה')

הרשאות כל ארבעת קישורי הפקודות באיור הבא מופיעים בדף 'מצב זרימת עבודה' של מי בעל ההרשאה 'ניהול רשימות'. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בדף של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור 'סיים זרימת עבודה זו ' אינו מופיע אלא אם גם לאדם זה יש הרשאת ניהול רשימות. (שוב, לקבוצה 'בעלים' יש הרשאת 'ניהול רשימות' כברירת מחדל; לקבוצה 'חברים' ולקבוצות 'מבקרים' אין.)

אם מתרחשת שגיאה, או אם זרימת העבודה מפסיקה ולא מגיבה, ניתן לסיים אותה.

בדף 'מצב זרימת עבודה', באזור שמתחת לתצוגה החזותית של זרימת העבודה, לחץ על 'סיים זרימת עבודה זו' ולאחר מכן לחץ על 'כן' כדי לאשר.

כל המשימות שנוצרות על-ידי זרימת העבודה מבוטלות ונמחקות מאזור המשימות בדף 'מצב זרימת עבודה', למרות שהן עדיין ישתקפו באזור 'היסטוריית זרימת עבודה '. זרימת העבודה מסתיימת במצב 'זרימת העבודה מבוטלת'.

לראש הקטע

6. גילוי זרימות העבודה הפועלות בפריט

בדף 'זרימות עבודה' של פריט כלשהו, תמצא רשימה של זרימות העבודה הפועלות כעת בפריט זה.

1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה הפריט מאוחסן.
2. הצבע על שם הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.
3. בדף זרימות עבודה: שם פריט, תחת זרימות עבודה פועלות, תמצא רשימה של מופעים הפועלים כעת בפריט.

לראש הקטע

7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

מנהלי אוסף אתרים יכולים להציג זאת במבט מהיר:

• כמה זרימות עבודה המבוססות על כל תבנית זרימת עבודה קיימות כעת באוסף האתרים.
• אם כל תבנית זרימת עבודה עצמה פעילה כעת או לא פעילה באוסף האתרים.
• כמה מופעים של גירסאות זרימת עבודה המבוססות על כל תבנית זרימת עבודה פועלים כעת באוסף האתרים.

תוכל לעשות זאת באופן הבא:

1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).
2. לחץ על סמל 'הגדרות' ' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות האתר'.
3. בדף 'הגדרות האתר', תחת 'ניהול אתר', לחץ על 'זרימות עבודה'.

הדף 'זרימות עבודה' נפתח ומציג את המידע.

מה השלב הבא?

אם זו הפעם הראשונה שגירסת זרימת עבודה זו מופעלת, מומלץ להשתמש בהוראות במקטע 'סקירה ' במאמר זה כדי להציג את האירועים במופע ולגלות אם זרימת העבודה פועלת כרצונך.

סקירת תוצאות זרימת העבודה של אישור ויצירת דוחות

לאחר השלמת מופע זרימת העבודה, תוכל לסקור את האירועים שתועדו בהיסטוריה שלו. (באפשרותך לגשת לרשומה עבור כל מופע למשך עד 60 יום לאחר סיום פעולתו.)

באפשרותך גם להפעיל דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה במופעים שונים.

מקטעים במקטע זה

1. סקירת אירועים במופע האחרון
2. גישה להיסטוריית מופעים למשך עד 60 יום
3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

1. סקירת אירועים במופע האחרון

כל עוד פריט נשאר באותה רשימה או באותה ספריה, ועד שאותה זרימת עבודה מופעלת שוב באותו פריט, ניתן לגשת להיסטוריה של המופע האחרון מתוך הרשימה או הספריה.

כדי להציג את הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המופע העדכני ביותר של זרימת עבודה שהופעלה בפריט כלשהו:

• ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על קישור המצב עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך שכותרתו 'טיוטת Keynote' , וזרימת העבודה היא 'אישור מסמך חדש'.

בדף 'מצב זרימת עבודה', המקטע 'היסטוריית זרימת עבודה ' ממוקם בסמוך לחלק התחתון.

לראש הקטע

2. גישה להיסטוריית מופעים למשך עד 60 יום

מה אם ברצונך לסקור את ההיסטוריה של מופע לאחר שהפעלת שוב את אותה זרימת עבודה על אותו פריט?

למעשה, באפשרותך לעשות זאת במשך עד 60 יום, מכל אחת משתי נקודות כניסה: הרשימה או הספריה או הודעת השלמת זרימת העבודה.

מתוך הרשימה או הספריה

1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה הפריט מאוחסן.
2. הצבע על שם הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.
3. בדף זרימות עבודה: שם פריט, תחת זרימות עבודה שהושלמו, לחץ על השם או המצב של מופע זרימת העבודה שברצונך לסקור.
   
   הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור מופע זה נפתח.

מההודעה על השלמת זרימת העבודה

• פתח את ההודעה על השלמת זרימת העבודה עבור המופע שברצונך לסקור ולאחר מכן לחץ על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה .

הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור מופע זה נפתח.

כדי לשמור את כל הודעות ההשלמה שלך, מומלץ ליצור כלל של Outlook. הגדר את הכלל להעתקת כל ההודעות הנכנסות שהטקסט שלהן הושלם בשורתהנושא לתיקיה נפרדת משלהן. (ודא שהכלל של Outlook מעתיק את ההודעות הנכנסות ולא פשוט מעביר אותן, אחרת הן לא יופיעו גם בתיבת הדואר הנכנס שלך.)

לראש הקטע

3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

כדי ללמוד כיצד אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך מתפקדת באופן כללי - לאורך זמן ולאורך מופעים מרובים - באפשרותך ליצור אחד משני הדוחות המוגדרים מראש או את שניהם:

• דוח משך פעילות השתמש בדוח זה כדי לראות ממוצעים של משך הזמן שנדרש עבור כל פעילות בזרימת עבודה וכן את משך הזמן שנדרש לכל הפעלה שלמה או מופע של זרימת עבודה זו.
• דוח ביטולים ושגיאות השתמש בדוח זה כדי לראות אם זרימת עבודה מבוטלת לעתים קרובות או אם היא נתקלת בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

1. ברשימה או בספריה, בעמודה ' מצב ' של זרימת עבודה זו, לחץ על קישור כלשהו בנוגע למידע על מצב.
   
2. בדף 'מצב זרימת עבודה', תחת 'היסטוריית זרימת עבודה', לחץ על 'הצג דוחות זרימת עבודה'.
   
3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג דוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
   
4. בעמוד התאמה אישית, שמור או שנה את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.
   
   הדוח נוצר ונשמר במיקום שצוין.
5. לאחר השלמת הדוח, ניתן ללחוץ על הקישור המוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסיים ולסגור את תיבת הדו-שיח. (מאוחר יותר, כאשר תהיה מוכן להציג את הדוח, תמצא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
   

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך מתפקדת בדיוק כפי שאתה רוצה, אתה מוכן להתחיל להשתמש בה.

אם יש משהו שברצונך לשנות באופן הפעולה של תכונה זו, עיין בסעיף 'שינוי ' במאמר זה.

שינוי, ביטול או מחיקה של זרימת עבודה של 'אישור'

לאחר הפעלת המופע הראשון של זרימת העבודה החדשה של 'אישור' וסקירת התוצאות, ייתכן שתרצה לבצע שינוי אחד או יותר באופן קביעת התצורה של זרימת העבודה.

כמו כן, ייתכן שתרצה במועדים שונים בעתיד לבצע שינויים נוספים בתצורה.

לבסוף, ייתכן שבשלב מסוים תרצה להשבית את זרימת העבודה לפרק זמן קצר או ארוך יותר, אך לא להסיר אותה - או שתרצה להסיר אותה לחלוטין.

מקטעים במקטע זה

1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה
2. הפיכת זרימת עבודה ללא זמינה או הסרתה

1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

כדי לבצע שינויים קבועים בהגדרות עבור זרימת עבודה קיימת, עליך לפתוח ולערוך את טופס השיוך שבו השתמשת במקור כדי להוסיף אותה.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

1. פתח את הרשימה או הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה 'רשימה ' או 'ספריה '.

   הערה

   שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה הכרטיסיה נקראת Calendar.

3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

4. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', תחת 'שם זרימת עבודה' (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות הגדרות.

   הערה

   אם זרימת העבודה של 'אישור' הרצויה אינה מופיעה ברשימה, ייתכן שהיא משויכת לסוג תוכן אחד בלבד. זרימות העבודה המופיעות ברשימה זו נקבעות על-ידי זרימות עבודה אלה מוגדרות לפעול על פריטים מסוג פקד זה , הממוקמים ממש מתחת לרשימה. (ראה איור.) לחץ על אפשרויות סוג התוכן בתפריט הנפתח כדי לגלות איזו מהן מציגה את זרימת העבודה הרצויה. כאשר זרימת העבודה הרצויה מופיעה ברשימה, לחץ על שמה.

5. באותם שני עמודים של טופס השיוך ששימשו במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.
   לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע 'תכנון ' ובמקטע ההתאמה 'הוספה' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).
2. לחץ על סמל 'הגדרות' ' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות האתר'.
3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות Web Designer Galleries, לחץ על סוגי תוכן אתר.
4. בדף 'סוגי תוכן של אתר', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.
   
5. בדף של סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
   
6. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', תחת 'שם זרימת עבודה' (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות הגדרות.
   
7. באותם שני עמודים של טופס השיוך ששימשו במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.
   לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע 'תכנון ' ובמקטע ההתאמה 'הוספה' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

לראש הקטע

2. הפיכת זרימת עבודה ללא זמינה או הסרתה

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

1. פתח את הרשימה או הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה 'רשימה ' או 'ספריה '.

   הערה

   שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה הכרטיסיה נקראת Calendar.

3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

4. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', לחץ על הקישור 'הסר', 'חסום או שחזר זרימת עבודה '.

5. השתמש בטופס בדף 'הסרת זרימות עבודה' כדי להפוך זרימות עבודה, להפוך אותן לזמינות מחדש או כדי להסיר זרימות עבודה.
   

קיימות חמש עמודות בטופס:

• זרימת עבודה שם זרימת העבודה.
• מופעים מספר המופעים של זרימת העבודה הפועלים כעת בפריטים.
• אפשר אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.
• אין מופעים חדשים אפשרות המאפשרת השלמה של כל המופעים הנוכחיים של זרימת העבודה, אך הופכת את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתה לבלתי זמינה להפעלת מופעים חדשים. ( פעולה זו הפיכה. כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)
• הסר אפשרות המסירה את זרימת העבודה כולה מן הרשימה או הספריה. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו היא בלתי הפיכה.)

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).
2. לחץ על סמל 'הגדרות' ' ולאחר מכן לחץ על 'הגדרות האתר'.
3. בדף 'הגדרות אתר', תחת 'גלריות', לחץ על 'סוגי תוכן של אתר'.
4. בדף 'סוגי תוכן של אתר', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.
   
5. בדף של סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
   
6. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', לחץ על הקישור 'הסר', 'חסום או שחזר זרימת עבודה '.
7. השתמש בטופס בדף 'הסרת זרימות עבודה' כדי להפוך זרימות עבודה, להפוך אותן לזמינות מחדש או כדי להסיר זרימות עבודה.
   

קיימות חמש עמודות בטופס:

• זרימת עבודה שם זרימת העבודה.
• מופעים מספר המופעים של זרימת העבודה הפועלים כעת בפריטים.
• אפשר אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.
• אין מופעים חדשים אפשרות המאפשרת השלמה של כל המופעים הנוכחיים של זרימת העבודה, אך הופכת את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתה לבלתי זמינה להפעלת מופעים חדשים. ( פעולה זו הפיכה. כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)
• הסר אפשרות המסירה את זרימת העבודה לחלוטין מאוסף האתרים. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו היא בלתי הפיכה.)

מה השלב הבא?

אם ביצעת שינויים, הפעל מופע בדיקה של זרימת העבודה כדי לבדוק שוב את השפעת השינויים.

התאמה אישית נוספת

קיים מגוון רחב של דרכים להתאמה אישית נוספת של זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint.

באפשרותך אפילו ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מאפס.

באפשרותך להשתמש באחת מהתוכניות הבאות או בכולן:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 התאמה אישית של טפסים, פעולות ואופני פעולה של זרימת עבודה.
• Microsoft Visual Studio בנה פעולות זרימת עבודה מותאמות אישית משלך.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Software Developer Network (MSDN).