קביעת הגדרות עבור לוח הזמנים של הצוות שלך ב'משמרות'

מאמר זה חל על מנהלי קו החזית.

קביעת התצורה והניהול של הגדרות עבור לוח הזמנים של הצוות שלך ב'משמרות' באינטרנט ובשולחן העבודה.

ב-Shifts, עבור אל הכרטיסייה 'הגדרות '. מכאן, באפשרותך להגדיר את הגדרות לוח הזמנים ולבחור את יכולות המשמרות שברצונך להפוך לזמינות עבור הצוות שלך. 

במאמר זה

• הגדרת אזור הזמן
• הגדרת תחילת השבוע
• העתקת משמרות
• פתיחת משמרות
• החלפת בקשות למשמרת
• הצעת בקשות למשמרת
• בקשות לחופשה
• הוספה או עריכה של סיבות לחופשה
• שעון נוכחות
• הגדרת פקדי פרטיות עבור ניראות משמרת

הגדרת אזור הזמן

הגדר את אזור הזמן כדי להבטיח שהמשמרות של הצוות שלך יוצגו באזור הזמן הנכון בהתבסס על מיקום הצוות שלך. תחת אזור זמן של צוות, בחר את אזור הזמן של מיקום הצוות שלך ולאחר מכן, תחת העיר הקרובה ביותר, בחר את העיר הקרובה ביותר למיקום הצוות שלך.  

הגדרת תחילת השבוע

בהתאם לפרטי הארגון שלך, ייתכן שתרצה להתאים את תחילת שבוע העבודה ליום אחר. תחת תחילת השבוע, בחר את היום בשבוע שבו ברצונך שלוחות הזמנים שלך יתחילו.

העתקת משמרות

בעת הגדרת לוחות הזמנים שלך, ייתכן שתרצה להעתיק ולהדביק משמרות (כולל משמרות פתוחות) מיום אחד ליום הבא.  

בחר אם לכלול פעילויות בעת העתקת משמרות. כאשר היא מוגדרת ל'פעיל', פעילויות שהוספת למשמרות המקוריות נכללות באופן אוטומטי ומועתקות למשמרות החדשות.

פתיחת משמרות

בחר אם ברצונך לפרסם משמרות פתוחות בלוח הזמנים כדי שעובדים יוכלו לבקש.

פתיחת משמרות לעובדים במיקום שלך

כאשר משמרות פתוחות מופעלות:

• באפשרותך:

  • הוסף ושתף משמרות פתוחות עם הצוות שלך. 
  • הצג ואשר או דחה בקשות למשמרות פתוחות מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יבקשו בקשות. 

• העובדים שלך יכולים:

  • הצג ובקש משמרות פתוחות המשותפות עם הצוות.
  • לעקוב אחר הבקשות שלהם למשמרות פתוחות, כולל בקשות המתבצעות וממתינות לאישור המנהל. עובדים מקבלים גם הודעה כאשר משמרות פתוחות מוקצות להם. 

אם פתיחת משמרותכבויה:

• לא ניתן ליצור משמרות פתוחות עבור הצוות שלך. עדיין תוכל להציג ולנהל את כל בקשות המשמרת הפתוחות שבוצעו לפני שביטלת הגדרה זו.
• העובדים שלך לא יכולים להציג או לבקש משמרות פתוחות לקחת. הוא עדיין יכול לעקוב אחר בקשות משמרת פתוחות שהוא ביצע לפני שהגדרה זו בוטלה.

פתיחת משמרות במיקומים שונים

כאשר משמרות פתוחות במיקומים שוניםמופעלות גם כן:

• באפשרותך:

  • הוסף ושתף משמרות פתוחות עבור עובדים בצוותים אחרים (מיקומים) באזור שלך שמשתמשים גם הם בתכונה זו כדי לבקש.
  • הצג ואשר או דחה בקשות למשמרת פתוחה מעובדים בצוותים אחרים באזורך, המשתמשים גם הם בתכונה זו. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יבקשו בקשות.

• עובדים בצוותים אחרים באזור שלך יכולים:

  • הצג ובקש משמרות פתוחות ששיתפת.
  • לעקוב אחר הבקשות שלהם למשמרות פתוחות, כולל בקשות המתבצעות וממתינות לאישור המנהל. עובדים מקבלים גם הודעה כאשר בקשת המשמרת הפתוחה שלהם מאושרת או נדחית.

אם האפשרות 'פתח משמרות על-פני מיקומים ' כבויה:

• המשמרות הפתוחות שאתה משתף אינן זמינות לעובדים בצוותים אחרים באזור שלך לבקש. עדיין תוכל להציג ולנהל בקשות למשמרות פתוחות מעובדים בצוותים אחרים שבוצעו לפני שביטלת הגדרה זו.
• עובדים בצוותים אחרים באזור שלך אינם יכולים להציג או לבקש משמרות פתוחות במיקום שלך. הוא עדיין יוכל לעקוב אחר בקשות משמרת פתוחות שהוא ביצע במיקום שלך לפני שהגדרה זו בוטלה.

החלפת בקשות למשמרת

בחר אם עובדים יוכלו ליצור בקשות להחלפת משמרות עם עמיתים לעבודה. 

כאשר החלפת משמרות מופעלת:

• באפשרותך להציג ולאשר או לדחות כל בקשה למשמרת החלפה מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יבקשו בקשות. 

• העובדים שלך יכולים:

  • צור בקשות להחלפת משמרות עם עמית לעבודה בצוות.
  • נהל וקבל הודעות עבור בקשות למשמרת החלפה שמגיעות אליהם מעמית לעבודה.
  • לעקוב אחר בקשות המשמרת להחלפה של כל המשתמשים, כולל בקשות המתבצעות וממתינות לאישור המנהל.

אם האפשרות 'החלף משמרות'כבויה:

• באפשרותך לנהל את כל בקשות המשמרת להחלפה שבוצעו לפני שביטלת הגדרה זו.
• העובדים שלך לא יכולים ליצור בקשות להחלפת משמרות. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות משמרת להחלפה שהם ביצעו ולנהל את הבקשות שהגיעו אליהם מעמיתים אחרים לפני שהגדרה זו בוטלה.   

הצעת בקשות למשמרת

בחר אם עובדים יכולים ליצור בקשות כדי להציע את המשמרות שלהם לעמיתים לעבודה.

כאשר משמרות ההצעה מופעלות:

• באפשרותך להציג ולאשר או לדחות בקשות הצעה למשמרת מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יבקשו בקשות. 

• העובדים שלך יכולים:

  • צור בקשות כדי להציע את המשמרות שלהם לעמית לעבודה בצוות.
  • נהל וקבל הודעות עבור בקשות הצעה למשמרת שמגיעות אליהם מעמית אחר לעבודה.
  • לעקוב אחר בקשות המשמרת של ההצעות שלהם, כולל בקשות הממתבצעות וממתינות לאישור המנהל.

אם ההצעה משתמרתכבויה:

• באפשרותך לנהל את כל בקשות משמרת ההצעה שבוצעו לפני שביטלת הגדרה זו.
• העובדים שלך לא יכולים ליצור בקשות להציע משמרות. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות משמרת הצעה שהם ביצעו ולנהל את הבקשות שהגיעו אליהם מעמיתים לעבודה לפני שהגדרה זו בוטלה.

בקשות לחופשה

בחר אם עובדים יוכלו ליצור בקשות לחופשה.

כאשר בקשות לחופשהמופעלות:

• באפשרותך:

  • הקצה ושתף שעות מנוחה לכל עובד בצוות שלך.
  • הצג ואשר או דחה בקשות לחופשה מהצוות שלך. באפשרותך גם לקבל הודעות כאשר עובדים מבקשים.

העובדים שלך יכולים:

• הצג וקבל הודעות עבור שעות מנוחה שהוקצו להם.
• צור בקשות לחופשה.
• לעקוב אחר בקשות המנוחה שלהם, כולל בקשות המתבצעות וממתינות לאישור המנהל.

אם בקשות לחופשהכבויות:

• עדיין תוכל להקצות ולשתף שעות מנוחה לכל עובד בצוות, ולנהל בקשות לחופשה שבוצעו לפני שביטלת הגדרה זו.
• העובדים שלך אינם יכולים ליצור בקשות לחופשה. הוא עדיין מקבל הודעות כאשר מוקצה לו חופשה. בנוסף, באפשרותו עדיין לעקוב אחר בקשות לחופשה שביצע לפני שהגדרה זו בוטלה. 

הוספה או עריכה של סיבות לחופשה

הוסף או שנה את הסיבות לחופשה שאתה והצוות שלך רואים ב-Shifts.

באפשרותך להשתמש באפשרויות אלה כאשר אתה מקצה שעות מנוחה לעובדים בצוות שלך, והעובדים בוחרים מבין אפשרויות אלה כאשר הם מבקשים שעות מנוחה.  

התכונה 'משמרות' כוללת סיבות חופשה אלה המוגדרות כברירת מחדל: חופשה, ימי מחלה, חופשת לידה וחופשת לידה ללא תשלום. באפשרותך לשנות את שמותיהן, לשנות את הסמלים שלהן או להסיר אותן, וכן ליצור סיבות חופשה מותאמות אישית משלך.

שעון נוכחות

באמצעות 'שעון נוכחות', הצוות שלך יכול להיכנס ולצאת ממשמרות, להקליט הפסקות במהלך משמרות וכאשר הם נמצאים ב- Shifts למכשירים ניידים, לערוך ולאשר את רשומות גליון הזמנים שלהם. לקבלת מידע נוסף, ראה כניסה ויציאה עם 'משמרות'. 

באפשרותך לייצא ולהציג את דוח הזמן של הצוות שלך עבור כל תקופה נתונה. 

בעת הגדרת שעון נוכחות, באפשרותך לכלול זיהוי מיקום (אופציונלי) כדי לתעד אם העובדים נכנסים ויוצאים מהמיקום שהגדרת. 

כדי להפעיל שעון נוכחות:

1. בחר הפעל שעון נוכחות.  

2. אם ברצונך לכלול זיהוי מיקום, בחר כלול זיהוי מיקום עבור האפליקציה למכשירים ניידים, ומלא את הקואורדינטות עבור המיקום שבו אתה מצפה שהעובדים ייכנסו וייצאו.  
   כדי לקבל את הקואורדינטות, תזדקק למערכת מפות כמו 'מפות Bing' או 'מפות Google'. 

   • עבור אל 'מפות Bing' והזן את הכתובת שברצונך לקבל את הקואורדינטות שלה. כאשר מופיעה התוצאה, עבור אל חלונית המידע מימין. תחת בקרבת מקום, תראה מידע כגון המדינה או האזור של הכתובת. הקואורדינטות ממוקמות ממש מתחת לזה. 
   • עבור אל מפות גוגל והזן את הכתובת שברצונך לקבל את הקואורדינטות שלה. כאשר מופיעה התוצאה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הסיכה האדומה במפה כדי לראות את הקואורדינטות.

3. לאחר הפעלת שעון הנוכחות, תוכל לבחור לייצאכדי לייצא ולהציג את דוח גיליון השעות של הצוות שלך.

   

הגדרת פקדי פרטיות עבור ניראות משמרת

לשלוט באיזו רחוק בעבר העובדים יכולים לראות את המשמרות אחד של השני ואת רמת הפירוט שהם רואים.  

השתמש בהגדרות הבאות כדי לשלוט ברמת הניראות:

• אפשר לעובדים לראות את כל המשמרות בעבר: הפעל כדי לאפשר לעובדים לראות את כל המשמרות של עמיתיהם בעבר. כדי להגביל את הניראות של משמרות קודמות, בטל הגדרה זו ולאחר מכן בחר משך זמן (בחודשים).
• אפשר לעובדים לראות מדוע עובדים אחרים ביקשו חופשה ואת ההערות שהם כללו בבקשת החופשה שלהם: בטל אם ברצונך שעובדים יראו את שעות המנוחה של עמיתיהם באופן כללי, ללא גישה להערות או מסיבות ספציפיות. 
• אפשר לעובדים לראות את הערות המשמרת, הפעילויות וההפסקות הכלולות במשמרות של עובדים אחרים: כבה כדי להגביל את רמת הפירוט שהעובדים יכולים לראות במשמרות זה של זה.

עבור מנהלי IT

משמרות עבור הארגון בחזית העסק