Körlevél borítékokkal

1. lépés: A levelezőlista beállítása

A levelezőlista az Ön adatforrása. További információért tekintse át a Körlevélkészítéshez használható adatforrások című témakört.

Tippek

• Ha nincs levelezőlistája, körlevélkészítés közben is létrehozhat egyet. Gyűjtse össze az összes címlistáját, és vegye fel őket az adatforrásába.
• Ha Excel-számolótáblát használ, szövegként formázza az irányítószámokat tartalmazó oszlopot, hogy megőrizze az irányítószámokat tartalmazó oszlopot. További információ a Körlevél számainak, dátumainak és egyéb értékeinek formázása az Excelben című témakörben olvasható.
• Ha Outlook-névjegyeit szeretné használni, gondoskodjon arról, hogy az Outlook legyen az alapértelmezett levelezőprogram.

2. lépés: A boríték elrendezésének tesztelése

Szükség esetén a tényleges körlevélkészítés előtt futtasson egy tesztet egy néhány borítékból álló kötegen.

1. Ugrás a Fájl>elemre: Új >üres dokumentum.

2. Ugrás a Levelezési>borítékokhoz.
   

3. A Cím mezőbe írjon be egy mintacímet, hogy tesztelhesse a boríték nyomtatás utáni megjelenését.

4. Írja be a saját címét a Feladó címe mezőbe.
   

5. Válassza a Boríték>beállításai lehetőséget, majd tegye a következőket:

   • Válassza ki a borítékjának megfelelő méretet, vagy válassza az Egyéni méret lehetőséget a kívánt méret beállításához.
     
   • Szükség esetén válassza ki a Cím és a Feladó címe mező betűtípusát, valamint a bal és a felső széltől való eltolásának mértékét.

6. Győződjön meg arról, hogy a Nyomtatási beállítások lapon levő Adagolás módja mezőben a helyes beállítás van kiválasztva, az ábrának megfelelően töltse be a borítékot, majd válassza az OK gombot.
   

7. A Nyomtatás, majd az Igen lehetőséget választva beállíthatja a feladói címet alapértelmezettként.

3. lépés: A körlevélkészítés megkezdése

1. Nyissa meg a Levelezés> és aBorítékok körlevélkészítése>lehetőséget.
   
2. Ellenőrizze a Boríték beállításai párbeszédpanelen látható beállításokat, majd válassza az OK gombot.
3. Ha feladói címet vagy emblémát szeretne felvenni a borítékra, ezen a ponton megteheti.
4. Válassza a Fájl>mentés lehetőséget.

4. lépés: A levelezőlista csatolása a törzsdokumentumhoz

1. Lépjen a Levelezés> lapra:Címzettek kiválasztása
   
2. Válasszon ki egy adatforrást. További információért tekintse át a Körlevélkészítéshez használható adatforrások című témakört.
3. Válassza a Fájl>mentés lehetőséget.

Ha módosítania kell a levelezőlistát, tekintse át a Körlevél: Címzettek szerkesztése című témakört.

5. lépés: Címterület hozzáadása a borítékhoz

A címterület egy körlevélmező, amelyet ott kell elhelyeznie, ahol meg szeretné jeleníteni a címeket a borítékon. A kívánt pozíció jobban látható, ha a CTRL+SHIFT+8 billentyűket lenyomva bekapcsolja a bekezdésjelek (¶) megjelenítését.

1. Állítsa a kurzort a címterület kívánt helyére.
2. Nyissa meg a Levelezés>címterületét , és válassza ki a kívánt formátumot. Bővebb információkért tekintse meg a Címterület beszúrása című cikket.
   
3. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen válassza ki, hogy milyen formátumban szeretné megjeleníteni a címzett nevét a borítékon.
4. Ha szeretné, a Következő , vagy az Előző esetén az adatforrás rekordjai között lépegetve megnézheti, hogyan jelennek majd meg a rekordok.
5. Kattintson az OK gombra.
6. A körlevél-dokumentum mentéséhez válassza a Mentés>lehetőséget .

Ha a cím bármelyik része hiányzik, a probléma elhárításához tekintse át a Körlevél: Mezők egyeztetése című témakört.

6. lépés: A borítékok megtekintése és kinyomtatása

Még egyszer utoljára ellenőrizze a beállításokat, mielőtt kinyomtatná a borítékokat.

1. A , vagy az Előző esetén az adatforrás rekordjai között lépegetve megnézheti, hogy hogyan jelennek majd meg a rekordok.
2. Válassza a Befejezés &Dokumentumok egyesítése> lehetőséget.
   

7. lépés: A körlevélboríték-dokumentum mentése

A körlevélboríték-dokumentum mentésekor az csatlakoztatva marad a levelezőlistához, így később is felhasználható.

A körlevélboríték-dokumentum újbóli használatához nyissa meg a dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen gombot. Ha módosítani szeretné a körlevélboríték-dokumentumban szereplő címeket, nyissa meg a dokumentumot, és a Címzettlista szerkesztése lehetőséget választva rendezze, szűrje és válassza ki a kívánt címeket.

1. lépés: A levelezőlista beállítása

A levelezőlista az Ön adatforrása. További információért tekintse át a Körlevélkészítéshez használható adatforrások című témakört.

2. lépés: A borítékoknak megfelelő törzsdokumentum előkészítése

1. Nyissa meg a Levelezés> és aBorítékok körlevélkészítése>lehetőséget.
   
2. Válasszon ki egy lehetőséget a Boríték párbeszédpanel Feladó címe területén.
3. A Boríték párbeszédpanel Nyomtatási beállítások lapján válassza az Oldalbeállítás elemet.
4. Az Oldalbeállítás párbeszédpanel Papírméret listájában válassza ki a borítékok méretének megfelelő beállítást.
   Ha egyik beállítás sem illik a borítékok méretéhez, tegye a következőket:
5. Az Oldalbeállítás párbeszédpanelen válassza a Fekvő>OK gombot.
6. Az OK gombot választva zárja be a Boríték párbeszédpanelt.
7. Nyissa meg a Fájl>mentése lehetőséget.

3. lépés: A levelezőlista csatolása a törzsdokumentumhoz

1. A Levelezés lapon válassza a Címzettek kiválasztása lehetőséget.
   
2. Válasszon ki egy adatforrást. További információért tekintse át a Körlevélkészítéshez használható adatforrások című témakört.
3. Szükség esetén szerkessze a címzettek listáját. További információért tekintse át a Körlevél: Címzettek szerkesztése című témakört.
4. Válassza a Fájl>mentés lehetőséget.

4. lépés: Körlevélmezők hozzáadása és formázása

1. A dokumentumban válassza ki a Mezők húzása ebbe a mezőbe vagy szöveg beírása mezőt, majd kattintson vagy koppintson a szövegre az eltávolításához.
2. Nyissa meg a Levelezés>Adatmező beszúrása párbeszédpanelt, és válassza ki a hozzáadni kívánt mezőt.
   
3. Vegye fel és formázza a borítékon feltüntetni kívánt mezőket, majd válassza az OK gombot.

5. lépés: A borítékok megtekintése és kinyomtatása

1. A borítékok megjelenését a Levelezési>előnézet eredményei lapon nézheti meg.
   

   Megjegyzés

   A Levelezés lapon a balra és jobbra mutató nyilakkal végignézheti az egyes borítékokat.

2. Ha további módosításokat szeretne végezni a formázáson, válassza ismét az Eredmény megjelenítése elemet az adatmezők szerkesztéséhez.

3. Ha elkészült, lépjen a Levelezés lapra, és válassza a Befejezés & Dokumentumok egyesítése> lehetőséget a körlevélkészítés befejezéséhez.
   

   Tipp:

   Ha nyomtatás előtt egyenként szeretné áttekinteni és frissíteni az egyes borítékokat, válassza a Levelezés>befejezése & Egyesítés>Dokumentumok szerkesztése lehetőséget. Ha elkészült, válassza a Fájl>lehetőséget , és nyomtassa ki a borítékokat.