Házon kívül esemény hozzáadása mások Outlook-naptárához

"Házon kívül" esemény Létrehozás a naptárban

1. A Naptár lapon a Kezdőlapon válassza az Új esemény lehetőséget. 

2. Adjon címet az eseménynek, majd válassza ki a kezdő és a záró dátumot.

3. Egy teljes nap (vagy nap) letiltásához húzza az Egész nap kapcsolót. 

4. A Beállítások csoportban válassza az Foglalt, majd a legördülő menü Házon kívül elemét .

5. Válassza a Save (Mentés) lehetőséget.

"Házon kívül" esemény küldése másoknak

Ha követte az előző szakaszban leírt lépéseket, a létrehozott esemény házon kívül állapotúként jelenik meg. Ez azt jelenti, hogy ha valaki értekezletet próbál ütemezni Önnel, látni fogja, hogy Ön nem érhető el. 

Gyakori hiba, amikor a házon kívül eseményt másoknak küldi el, hogy megnyitja az eredeti eseményt, és módosítja Szabad/Foglalt beállítást, hogy a Házon kívül helyett ingyenesként jelenjen meg. Ez azonban azt jelenti, hogy mostantól mindenki számára elérhetőként jelenik meg, aki értekezletet próbál ütemezni Önnel. Ennek elkerülése érdekében létre kell hoznia egy ismétlődő találkozót a naptárban, Szabad/Foglalt beállítással kell rendelkeznie, szükség szerint módosítania kell az eseményt, majd el kell küldenie másoknak.

1. A Naptárban kattintson a jobb gombbal a korábban létrehozott házon kívül eseményre, és válassza az Esemény duplikálása lehetőséget.

2. Adjon hozzá egy új címet az eseményhez. Előfordulhat például, hogy fel szeretné venni a nevét a címbe, hogy bárki, aki ezt a saját naptárában nyitja meg, azonnal tudni fogja, hogy miről van szó.

3. A Résztvevők csoportban válassza a Válaszbeállítások lehetőséget, és törölje a Válaszok kérése lehetőséget a legördülő menüből.

4. A Beállítások csoportban válassza Szabad/Foglalt lehetőséget, majd a legördülő listából válassza az Ingyenes lehetőséget.

5. A Résztvevők meghívása területen adja hozzá a kívánt címzetteket.

6. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.

7. Ha ismétlődő időpontok sorozatára figyelmezteti a felhasználókat, hogy távol lesz az irodától, az Ismétlődés mellőzése legördülő listában válassza ki az ismétlődési mintát, majd válassza a Mentés lehetőséget.

8. Válassza a Küldés gombot.

Ha ezt az értekezlet-összehívást Szabad/Foglalt beállítással küldi el, az esemény minden nap tetején megjelenik a címzett Outlook-naptárában – ez egy vizuális emlékeztető, amely nem blokkolja a saját munkaidejét.

A rendelkezésre állás kezelése a naptárban

Alapértelmezés szerint, amikor elemet ad hozzá a naptárhoz, vagy valaki mástól fogad meghívót, az elem foglaltként lesz megjelölve a naptárban:

• Ez hatással van arra, hogy mások mennyi szabad/elfoglalt időt látnak a naptárban, amikor értekezletet próbálnak ütemezni Önnel.

• Ha a Teamst használja, az az állapotjelzőre is hatással van, és az értekezletek vagy találkozók ütemezésekor elfoglaltként jelenik meg.

Ha megtekinti a naptárát, az egyes elemek bal széle színkóddal jelzi az állapotát: a fehér él szabad, a sötétebb szín pedig az elfoglaltságot jelzi.

A naptárelemeket módosíthatja úgy, hogy Elfoglalt, Szabad, Házon kívül stb. állapotúként jelenjenek meg:

1. A naptárban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt elemre.

2. A megjelenő menüben mutasson a Megjelenítés másként pontra, majd válassza ki a kívánt beállítást.

Szeretné módosítani az állapotát a Teamsben? Lásd: Az állapot módosítása a Microsoft Teamsben.

1. lépés: Szabadság időtartamának hozzáadása a munkatársak naptárához

Ha „Házon kívül” jelzéssel lát el egy adott időtartamot a naptárában, a munkatársai látni fogják ezt, amikor értekezletet kísérelnek meg ütemezni Önnel az adott időtartamban. Bizonyára hasznosnak találná azonban, ha a rendszer mindenkit azonnal és előre értesítene a távollétéről, anélkül hogy a távollétnek hatása volna az érintettek szabad időpontjaira vagy a naptáraik áttekinthetőségére. Mindezt megteheti úgy, hogy a megadott időszakot egy olyan egész napos eseményként tünteti fel a munkatársak naptárában, amelyet a normál (jellemzően foglalt időpontként beállított) eseményektől eltérően szabad időpontként állít be. Ha így tesz, akkor a létrehozott esemény nem lesz hatással a munkatársai szabad és foglalt időpontjaira.

1. A Naptár lapon a Kezdőlapon válassza az Új értekezlet lehetőséget.

   Tipp: A billentyűparancs használatával új értekezlet-összehívást is létrehozhat a CTRL+SHIFT+Q billentyűkombináció lenyomásával.

2. Írja be a leírást a Cím mezőbe, és ha szükséges, adjon meg egy helyet a Hely mezőben.

3. A Kezdő időpont és a Befejező időpont listában adja meg, hogy mikortól meddig lesz házon kívül. Szabadság esetén rendszerint egész napokról van szó. Ha ezt szeretné beállítani, jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

   Megjegyzés: Az Outlook alapértelmezés szerint a számítógép aktuális időzóna-beállítását veszi alapul az ütemezéshez. Ha egy másik időzóna alapján szeretné ütemezni az irodán kívül töltött időt, jelölje be az Időzónák jelölőnégyzetet, és válassza ki a megfelelő időzónát.

4. A Résztvevők csoport Válaszbeállítások csoportjában törölje a Válasz kérése lehetőséget a legördülő gombra kattintva.

5. A Beállítások csoport Megjelenítés másként csoportjában válassza az Ingyenes lehetőséget a legördülő listában. Ha már megadta, hogy egész napos eseményről van szó, akkor a Megjelenítési mód legördülő listában automatikusan a Szabad lehetőség lesz kiválasztva.

   Fontos: 

   • Győződjön meg róla, hogy a Megjelenítési mód legördülő listában a Szabad lehetőség van kiválasztva. Ez a beállítás teszi lehetővé, hogy az értekezlet-összehívás címzettjei elfogadják a meghívást, és felvegyék az Ön szabadságának időtartamát a naptárukba anélkül, hogy a felvett időtartam foglaltként jelenne meg a naptárukban. Így a címzettek naptára az Ön szabadságának időtartama alatt továbbra is szabad időtartamot fog jelezni.

   • Egész napos esemény választásakor az esemény kezdő időpontja éjfél. Annak érdekében, hogy megkímélje a munkatársait a szokatlan időpontban kapott értesítésektől, állítsa az Emlékeztető beállítást a Nincs értékre.

6. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.

7. Adja hozzá a kívánt címzetteket a Kötelező vagy a Nem kötelező sorhoz.

8. Ha ismétlődő időpontok sorozatára figyelmezteti a felhasználókat, hogy nem lesz az irodában, a Beállítások csoportban válassza az Ismétlődés lehetőséget, válassza ki az ismétlődési szabályt, majd kattintson az OK gombra.

9. Válassza a Küldés gombot.

Ha az értekezlet-összehívás elküldésekor a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását választotta, az esemény a munkatársak Outlook-naptárában az egyes napok tetején lesz látható – egy képi emlékeztető formájában, amely nem foglal le munkaidőt.

2. lépés: Szabadság időtartamának lefoglalása a saját naptárban

Ha végrehajtotta az előző szakasz lépéseit, akkor az elküldött értekezlet-összehívás szabad időként kerül be a munkatársai naptárába annak érdekében, hogy ne foglalja le a naptárbeli idejüket. Az időtartam azonban a saját naptárában is szabadként jelenik meg. Következő lépésként létre kell hoznia egy további találkozót saját maga számára, hogy mások láthassák, nem lesz elérhető a megadott időtartam során.

Gyakori hiba, hogy megnyitja az értekezlet-összehívási elemet a naptárban, és az eredeti kérés elküldése után a Megjelenítés másként beállítást IngyenesrőlHázon kívül értékre módosítja. Ha azonban ezt teszi, a rendszer frissítést küld mindenkinek, akihez az értekezlet-összehívást küldte, a Szabad beállítást házon kívülre módosítja, és legyőzi azokat a lépéseket, amelyeket azért tett, hogy ezt elkerülje. Ismétlődő találkozót kell létrehoznia a naptárban a Házon kívül beállítással.

Ha a felhasználók az Outlook naptárát használják értekezletek és egyéb események ütemezésére, akkor láthatják az Ön elérhetőségét, hacsak nem módosította a naptár engedélyeit ennek elkerülése érdekében. A találkozók, értekezletek és események megjelenítési beállítása általában Foglalt. A Házon kívülbeállítással is létrehozhat elemeket. A Házon kívül értékre állított elemek a Foglalt értékre vannak állítva – mások nem számíthatnak arra, hogy ön abban az időpontban elérhető lesz. A két típus vizuálisan különbözik – a Házon kívül beállítású elemek lila színnel jelennek meg, a Foglalt értékre állított elemeket kék színösszeállítás azonosítja. Ez a megjelenésbeli különbség segít hangsúlyozni, hogy miért nem érhető el. Előfordulhat például, hogy áthelyezhet egy ütköző Foglalt elemet, de valószínűleg nem tud vagy nem hajlandó módosítani egy házon kívüli elemet, például a szabadságát.

1. A Naptár lapon a Kezdőlapon válassza az Új találkozó lehetőséget.

2. A Cím mezőbe írja be a távol töltött idő nevét.

3. A Kezdési időpont és a Befejezési idő területen válassza ki azokat a dátumokat, amikor a távol töltött idő elkezdődik és véget ér.

4. Jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

5. Módosítsa a Megjelenítés másként beállítást Házon kívül értékre.

6. Válassza a Mentés & Bezárás lehetőséget.