Mindenki számára hozzáférhető Office-dokumentumok létrehozása

Színek használata

Soha ne támaszkodjon kizárólag színekre az információk közléséhez, mert előfordulhat, hogy a célközönség nem látja azokat helyesen. Ha fontos a pontos szín ismerete, megemlítheti a színt például a kép címkéjén.

Kerülje a halványkék szín használatát, mert ez az első szín, amely problémákat okozhat, ahogy a szemek öregednek, és csökken az érzékenységük.

Hangok használata

Ha hangot használ egy dokumentumban, ügyeljen arra, hogy az információ akkor is elérhető legyen, ha a hang nem hallható.

A videók és hangfájlok akadálymentesítése érdekében felvehet feliratozást vagy képaláírásokat a dokumentumba. Így a dokumentum mondanivalója szélesebb közönséghez juthat el, egyebek között hallássérült és a médiaklipben használt nyelvtől eltérő nyelven beszélő nézőkhöz is.

Hiányzó helyettesítő szövegek a képi elemeknél

Képernyőolvasó használata esetén a helyettesítő (alternatív) szöveg írja le a vizuális elemeket azok számára, akik nem látják azokat. Mindig adjon meg hatásos helyettesítő szöveget ez összes alakzathoz, képhez, diagramhoz, táblázathoz és SmartArt-ábrához, hogy akadálymentesebbé tegye a dokumentumot. A helyettesítő szövegek helyes használatáról a Helyettesítő szöveg című útmutatóban olvashat bővebben.

Túl bonyolult írási stílus

Ha a célközönsége nem érti meg a mondanivalóját, a dokumentum nem éri el a célját.

Használjon rövid mondatokat és egyszerű nyelvtani szerkezeteket. Ha a tartalom kifejezetten alkalmas listajeles listán való bemutatásra, alkalmazza ezt a formátumot. Listajeles lista használatával egyszerűen kényszerítheti magát rövid mondatok írására.

Ha több lehetőség közül választhat, mindig a lehető legegyszerűbb szót válassza, ne akarja elkápráztatni a célközönségét a szókincsével.

Táblázatok a dokumentumokban

Lehetőség szerint kerülje a táblázatok használatát a dokumentumaiban, mert képernyőolvasón keresztül nehéz lehet követni a táblázat tartalmát. Ha mindenképpen táblázatot kell használnia, gondosan úgy tervezze meg, hogy minél egyszerűbb legyen. Mindig használjon fejlécet a táblázat bevezetéséhez.

Ha egy weblaphoz készít táblázatot HTML-kóddal, a megfelelő címkék használatával tegye lehetővé a képernyőolvasó vagy a Braille-kijelző számára, hogy a megfelelő kontextusban mutassa be a táblázat fejlécének információit és az adatokat. Használja a <TH> címkét a fejlécekhez és a <TD> címkét az adatcellákhoz. És ne feledkezzen meg arról, hogy a <table> címkében megadja a táblázat összefoglalását, amely ismerteti a táblázat célját.

Táblázaton alapuló dokumentumelrendezések

A táblázaton alapuló elrendezések különösen a Word és az Outlook használatával létrehozott hírlevelekben népszerűek. Egyszerűen készíthet lenyűgöző megjelenésű dokumentumokat, ha láthatatlan szegélyű táblázatot hoz létre, és külön cellákban helyezi el a hírlevél különböző cikkeit. Az akadálymentességi problémákkal küzdő olvasók azonban nem lesznek hálásak Önnek. Soha ne használja a táblázatokat elrendezési eszközként.

Egy táblázatos elrendezésű dokumentumban való navigáláskor a képernyőolvasók és Braille-kijelzők soronként az oszlopokon végighaladva olvassák a táblázatok tartalmát. Ha úgy alakította ki a hírlevelét, hogy felülről lefelé haladva, hasábonként kelljen olvasni, akkor az olvasók hamar elvesztik a fonalat.

Próbálja táblázatok használata nélkül kialakítani a dokumentum elrendezését. A Sablonok akadálymentesítése című cikkben számos ötletet olvashat, az Akadálymentes Office-sablonok beszerzése lapon pedig elérheti az Office különböző alkalmazásaival használható akadálymentes sablonok gyűjteményét. Ha mindenképpen táblázatos elrendezést kell használnia, ügyeljen arra, hogy a szöveg soronként az oszlopokon végighaladva legyen olvasható, és próbálja minimálisra csökkenteni a táblázat végének eléréséhez szükséges Tab billentyűlenyomások vagy pöccintések számát.

Navigálás és fókuszbejárási sorrend

A képernyőolvasót használók a Tab billentyű megnyomásával vagy pöccintéssel navigálhatnak a dokumentumban. A Tab billentyű mindegyik megnyomása vagy mindegyik pöccintés a következő részre lépteti a fókuszt a dokumentumban, és lehetővé teszi, hogy a képernyőolvasó felolvassa az adott rész tartalmát.

Az akadálymentes navigálás megvalósításához ügyeljen arra, hogy a dokumentum tartalmának részei logikusan legyenek elrendezve. Ez különösen akkor fontos, ha a dokumentum tartalma egymás mellett vagy egymáson elhelyezett különálló szövegrészekből és képi elemekből áll, mint például egy PowerPoint-dián. Ha a részek nincsenek logikusan elrendezve, a képernyőolvasó nem a megfelelő sorrendben olvassa majd fel őket, így a felhasználó nehezen értheti meg a tartalmat. A navigálás teszteléséhez aktiválja a képernyőolvasót, és a Tab billentyű megnyomásával vagy a képernyőn balra vagy jobbra pöccintéssel lépkedjen végig a dokumentumon. Győződjön meg arról, hogy a fókusz a várt sorrendben halad végig a dokumentumon.