Berikut adalah beberapa tips untuk mempersiapkan lembar bentang Excel Anda untuk gabungan surat. Pastikan:
-
Nama kolom di lembar bentang sesuai dengan nama bidang yang ingin Anda sisipkan di gabungan surat. Misalnya, untuk menangani pembaca dengan nama depan mereka di dokumen Anda, Anda akan memerlukan kolom terpisah untuk nama depan dan nama belakang.
-
Semua data yang akan digabungkan disajikan dalam lembar pertama dari lembar bentang Anda.
-
Entri data dengan persentase, mata uang, dan kode pos diformat dengan benar dalam lembar bentang agar Word dapat membaca nilainya dengan baik.
-
Lembar bentang Excel yang akan digunakan dalam gabungan surat disimpan di komputer lokal.
-
Perubahan atau penambahan pada lembar bentang Anda telah selesai sebelum tersambung ke dokumen gabungan surat Anda di Word.
Catatan:
-
Anda dapat mengimpor informasi dari lembar bentang Excel dengan mengimpor informasi dari file comma-separated value (.csv) atau teks (.txt), dan menggunakan Panduan Impor Teks untuk membuat lembar bentang baru.
-
Untuk informasi selengkapnya, lihat Mempersiapkan sumber data Excel Anda untuk gabungan surat di Word
Menyambungkan dan mengedit milis
Sambungkan ke sumber data Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan Surat.
Mengedit milis Anda
-
Pilih Edit Daftar Penerima.
-
Dalam penerima gabungan Surat, kosongkan kotak centang di samping nama setiap orang yang tidak ingin menerima surat Anda.
Catatan: Anda juga dapat mengurutkan atau memfilter daftar tersebut untuk memudahkan pencarian nama dan alamat. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengurutkan data untuk gabungan Surat atau memfilter data untuk gabungan Surat.
Menyisipkan bidang gabungan
Anda dapat menyisipkan satu atau beberapa bidang gabungan surat yang menarik informasi dari lembar bentang ke dalam dokumen.
Untuk menyisipkan bidang gabungan pada amplop, label, pesan email, atau Surat
-
Masuk ke blok alamatsurat >.
Untuk informasi selengkapnya, lihat menyisipkan blok alamat
-
Untuk menambahkan baris salam, pilih baris salam.
Untuk informasi selengkapnya, lihat menyisipkan baris salam.
-
Untuk menambahkan bidang gabungan lainnya, seperti nomor faktur, lihat menyisipkan bidang gabungan Surat.
-
Pilih OK.
-
Pilih File > Simpan.
Jika Anda tertarik untuk mempelajari selengkapnya tentang opsi untuk menyiapkan pesan email, lihat gabungan email di Word.
Mempratinjau dan menyelesaikan gabungan Surat
Setelah menyisipkan bidang gabungan yang diinginkan, lakukan pratinjau hasil untuk mengonfirmasi bahwa konten tidak bermasalah. Kemudian, Anda sudah siap untuk menyelesaikan proses penggabungan.
-
Masuk ke hasil surat> pratinjau.
-
Pilih
berikutnya atau
sebelumnya untuk menelusuri rekaman di sumber data Anda dan menampilkan tampilannya di dokumen. -
Masuk ke selesaikan & gabungkan > mencetak dokumen atau mengirim pesan email.
Simpan gabungan surat Anda
Ketika menyimpan dokumen gabungan surat, dokumen tersebut tetap terhubung ke sumber data Anda. Anda dapat menggunakan kembali dokumen gabungan surat untuk surat massal berikutnya.
-
Buka dokumen gabungan surat dan pilih Ya ketika Word meminta Anda mempertahankan sambungan.
Lihat juga
Berikut adalah beberapa tips untuk mempersiapkan lembar bentang Excel Anda untuk gabungan surat. Pastikan:
-
Nama kolom di lembar bentang sesuai dengan nama bidang yang ingin Anda sisipkan di gabungan surat. Misalnya, untuk menangani pembaca dengan nama depan mereka di dokumen Anda, Anda akan memerlukan kolom terpisah untuk nama depan dan nama belakang.
-
Semua data yang akan digabungkan disajikan dalam lembar pertama dari lembar bentang Anda.
-
Entri data dengan persentase, mata uang, dan kode pos diformat dengan benar dalam lembar bentang agar Word dapat membaca nilainya dengan baik.
-
Lembar bentang Excel yang akan digunakan dalam gabungan surat disimpan di komputer lokal.
-
Perubahan atau penambahan pada lembar bentang Anda telah selesai sebelum tersambung ke dokumen gabungan surat Anda di Word.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Mempersiapkan sumber data Excel Anda untuk gabungan surat di Word
Menyambungkan dan mengedit milis
Sambungkan ke sumber data Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan Surat.
-
Pilih Edit Daftar Penerima.
Untuk informasi selengkapnya, lihat gabungan Surat: mengedit Penerima.
Untuk informasi selengkapnya tentang pengurutan dan pemfilteran, lihat mengurutkan data untuk gabungan Surat atau memfilter data untuk gabungan Surat.
-
Pilih OK.
Menyisipkan bidang gabungan
Anda dapat menyisipkan satu atau beberapa bidang gabungan surat yang menarik informasi dari lembar bentang ke dalam dokumen.
-
Masuk ke kotak surat > sisipkan bidang gabungan.
-
Tambahkan bidang yang Anda inginkan.
-
Ulangi langkah 1 dan 2 sesuai keperluan.
-
Pilih File > Simpan.
Jika Anda tertarik untuk mempelajari selengkapnya tentang opsi untuk menyiapkan pesan email, lihat gabungan email di Word.
Mempratinjau dan menyelesaikan gabungan Surat
Setelah menyisipkan bidang gabungan yang diinginkan, lakukan pratinjau hasil untuk mengonfirmasi bahwa konten tidak bermasalah. Kemudian, Anda sudah siap untuk menyelesaikan proses penggabungan.
-
Masuk ke hasil surat> pratinjau.
-
Pilih berikutnya atau sebelumnya untuk menelusuri rekaman di sumber data Anda dan melihat tampilannya di dokumen.
-
Masuk ke selesaikan & gabungkan > mencetak dokumen atau gabungkan ke email.
Simpan gabungan surat Anda
Ketika menyimpan dokumen gabungan surat, dokumen tersebut tetap terhubung ke sumber data Anda. Anda dapat menggunakan kembali dokumen gabungan surat untuk surat massal berikutnya.
-
Buka dokumen gabungan surat dan pilih Ya ketika Word meminta Anda mempertahankan sambungan.
