Siklus hidup Templat formulir

Dalam artikel ini

• Fase 1: merencanakan

• Fase 2: Desain

• Fase 3: menyebarkan

• Fase 4: mempertahankan

• Tahap 5: Arsip

Fase 1: merencanakan

Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan perencanaan bergantung pada kerumitan Templat formulir Anda, Anda peran di organisasi Anda, dan pada proses dan persyaratan di organisasi Anda.

Jika Templat formulir Anda hanya dapat digunakan oleh anggota tim Anda langsung, tahap perencanaan mungkin sangat informal. Jika Templat formulir Anda lebih rumit, tahap perencanaan kemungkinan akan lebih formal dan terlibat proses, dan Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan banyak stakeholder. Misalnya, jika Templat formulir Anda akan menjadi satu bagian sistem bisnis lebih besar, berskala perusahaan, seperti pengeluaran pelaporan atau enterprise sumber daya perencanaan sistem, Anda mungkin perlu membuat formal dokumen perencanaan, seperti spesifikasi fungsional.

Dalam kasus lain, sebelum Anda mulai mendesain Templat formulir Anda, pertimbangkanlah hal berikut ini:

• Tujuan pengguna    Apa Apakah pengguna perlu menyelesaikan dengan Templat formulir Anda? Skenario apa yang perlu Anda mendukung? Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan di memenuhi tujuan pengguna Anda?

• Pertimbangan kompatibilitas    Templat formulir Anda diperlukan untuk dapat diakses untuk pengguna di luar organisasi Anda, baik sekarang maupun di masa mendatang? Misalnya, Apakah Anda ingin Templat formulir Anda tersedia di situs Web eksternal organisasi Anda untuk pelanggan yang tidak memiliki InfoPath yang terinstal di komputer mereka? Jika demikian, Anda dapat mendesain templat formulir yang kompatibel dengan browser bukan Templat formulir standar, InfoPath-saja. Beberapa pengguna di organisasi Anda perlu dapat mengisi formulir di InfoPath 2003? Jika demikian, Anda mungkin ingin mendesain Templat formulir yang kompatibel mundur. Apakah Anda ingin agar dapat mengisi formulir saat menjauh dari kantor atau jika tidak offline pengguna? Jika demikian, Anda bisa menambahkan fitur ke Templat formulir Anda yang akan memungkinkan untuk fungsi secara efektif di mode offline.

• Formulir pengguna yang sudah ada    Anda saat ini gunakan dokumen Microsoft Office Word atau buku kerja Microsoft Office Excel untuk mengumpulkan data dari pengguna? Jika demikian, Anda bisa dengan mudah mengonversi file tersebut menjadi Templat formulir InfoPath. 

• Integrasi persyaratan    Produk atau teknologi lain apa akan Templat formulir Anda bekerja dengan? Misalnya, Anda mungkin perlu menyimpan data di Templat formulir Anda dalam database Microsoft SQL Server, atau Anda mungkin memutuskan untuk mendasari desain Templat formulir Anda pada layanan Web sehingga Anda bisa mengirimkan data ke database yang tidak didukung langsung oleh InfoPath.

• Persyaratan antarmuka pengguna    Perlu untuk mematuhi pedoman merek perusahaan? Apa yang Anda inginkan Templat formulir Anda terlihat seperti? Apa jenis kontrol akan Anda gunakan dan bagaimana Anda akan mengatur mereka?

• Proses persyaratan    Akan Templat formulir Anda menjadi bagian dari proses bisnis yang lebih besar, seperti proses menyetujui laporan pengeluaran? Jika demikian, jenis tampilan yang Anda butuhkan, dan bagaimana Anda akan menerapkan aturan yang mengatur bagaimana data menelusuri organisasi dan diproses oleh orang lain dan sistem bisnis? Akan Anda memanfaatkan fitur alur kerja di program lain, seperti Office SharePoint Server 2007? Templat formulir meminta kode yang dikelola atau skrip? Jika demikian, Anda akan menggunakan pengembang produksi sendiri atau akan outsourcing ini berfungsi?

• Persyaratan penyimpanan data    Apa yang ingin Anda lakukan dengan data dalam formulir pengguna? Misalnya, jika pengguna perlu bisa dengan cepat mengirim data formulir dan mundur, dan Anda tidak perlu menggunakan kembali data, lalu Anda mungkin ingin menggunakan pesan email untuk menyimpan data. Jika pengguna perlu bisa mengakses dan berbagi data formulir, lalu Anda mungkin ingin menyimpan kumpulan terkait formulir InfoPath di pustaka pada server yang menjalankan Microsoft Windows SharePoint Services. Jika pengguna perlu mengakses data formulir di aplikasi bisnis lain atau sistem, seperti pengeluaran pelaporan atau akuntansi aplikasi, lalu Anda mungkin ingin menyimpan data di database korporat. Ini sering dicapai dengan menyambungkan Templat formulir ke layanan Web, yang bertindak sebagai perantara antara Templat formulir dan sistem database atau bisnis.

• Persyaratan keamanan    Apa jenis tantangan keamanan dan kerentanan yang Anda wajah? Apakah Templat formulir Anda perlu diinstal di komputer pengguna atau bisa pengguna Anda mengaksesnya dari sumber daya jaringan? Apakah Anda ingin pengguna untuk menandatangani mereka bentuk atau tertentu set data dalam formulir mereka? Anda akan tersambung Templat formulir langsung ke database, atau Anda akan menggunakan file koneksi data di pustaka koneksi data, yang biasanya dikelola oleh administrator?

• Persyaratan pengujian    Proses apa yang akan Anda gunakan untuk menguji tampilan dan perilaku Templat formulir Anda? Apakah Anda perlu membuat paket uji formal?

• Persyaratan penggunaan    Bagaimana Anda berencana untuk berbagi template formulir Anda dengan orang lain? Tempat Anda akan menerbitkan Templat formulir? Jika Anda berencana untuk menerbitkan ke server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath, Apakah Anda ingin menerbitkannya ke pustaka atau sebagai situs tipe konten? Bagaimana Anda akan memberi tahu pengguna ketersediaan Templat formulir? Apa itu paket Anda untuk merilis versi baru dari Templat formulir

• Pemeliharaan persyaratan    Apakah Anda ingin arsipkan Templat formulir, formulir pengguna, atau keduanya? Berapa lama Anda perlu mempertahankan data? Apa jenis kebijakan penyimpanan data dan pengarsipan diperlukan oleh organisasi Anda?

Atas halaman

Fase 2: Desain

Setelah Anda melengkapi tahap perencanaan, Anda bisa mulai proses desain. Sebaiknya Anda mengikuti urutan tugas tercantum di bawah saat mendesain Templat formulir Anda. Namun, Anda bisa menyimpang dari urutan jika perlu. Misalnya, Anda mungkin ingin menetapkan validasi data, bersyarat pemformatan dan aturan untuk kontrol saat Anda menambahkan kontrol tersebut ke Templat formulir Anda, bukan melakukannya nanti dalam proses desain.

• Langkah 1: Membuat Templat formulir

• Langkah 2: Membuat atau menentukan sumber data utama

• Langkah 3: Tetapkan tata letak

• Langkah 4: Menambahkan kontrol

• Langkah 5: Menambahkan koneksi data

• Langkah 6: Menambahkan validasi data, aturan, dan fitur logika bisnis lainnya

• Langkah 7: Membuat tampilan kustom

• Langkah 8: Aktifkan mengirimkan perilaku

• Langkah 9: Mengaktifkan fitur keamanan

• Langkah 10: Uji kemunculan dan perilakunya

Langkah 1: Membuat Templat formulir

Saat Anda membuat Templat formulir Anda, Anda mungkin perlu mengimpor formulir yang sudah ada, seperti dokumen Word atau buku kerja Excel, ke InfoPath atau menentukan pengaturan kompatibilitas untuk Templat formulir sehingga hasil formulir dapat diisi dalam InfoPath 2003 atau Web browser. Sebagian besar dari opsi ini tersedia dalam kotak dialog desain Templat formulir . Misalnya, jika Anda ingin mendesain Templat formulir yang dapat dibuka dan terisi di Microsoft Office InfoPath atau browser, Anda bisa memilih kotak centang Aktifkan fitur kompatibel dengan browser hanya dalam kotak dialog desain Templat formulir .

Sumber daya berikut menyediakan detail tambahan tentang proses membuat Templat formulir.

Langkah 2: Membuat atau menentukan sumber data utama

Semua Templat formulir yang didasarkan pada sumber data, yang menyimpan data yang dikumpulkan dalam formulir. Sumber data ini mungkin database perusahaan, Layanan Web atau file XML yang digunakan seluruh organisasi Anda untuk standardize data, seperti file Skema XML (.xsd) yang sudah ada. Jika Anda tidak memiliki sumber data yang ada, Anda bisa membiarkan InfoPath membuatnya untuk Anda saat Anda menambahkan kontrol ke Templat formulir Anda.

Anda bisa menampilkan representasi sumber data untuk Templat formulir Anda di panel tugas Sumber Data :

Saat Anda pertama kali membuat Templat formulir Anda, Anda harus memutuskan mana dari pendekatan berikut ini untuk menggunakan:

• Biarkan InfoPath membuat sumber data    Jika Anda membuat Templat formulir kosong, InfoPath membuat sumber data untuk Anda saat Anda menambahkan kontrol ke Templat formulir Anda. Ini dapat berguna saat Anda mendesain Templat formulir yang akan digunakan informal oleh anggota tim kecil, saat Anda tidak memiliki akses ke sumber data yang ada di organisasi Anda, atau saat Anda tidak perlu menyimpan data yang Anda kumpulkan luar bentuk. Ini juga dapat berguna saat Anda berbagi formulir di pustaka SharePoint atau dalam pesan email, dan Anda ingin menampilkan informasi dari formulir dalam kolom di pustaka atau di folder Formulir InfoPath dan bukan menyimpan di database atau lokasi lain eksternal.

• Menggunakan sumber data yang sudah ada    Jika Anda mendasari desain Templat formulir pada sumber data yang sudah ada, seperti database atau layanan Web, InfoPath akan menetapkan utama koneksi data ke sumber data tersebut. Akan ada hanya satu koneksi data utama di Templat formulir. Nanti dalam proses desain, Anda bisa membuat koneksi data ke sumber data sekunder untuk mengisi kotak daftar dengan data eksternal atau mengirimkan formulir data ke lebih dari satu sumber data. Untuk informasi selengkapnya tentang sumber data sekunder, lihat "langkah 5: menambahkan koneksi data" selanjutnya di artikel ini.

Sumber daya berikut menyediakan detail tambahan yang bisa membantu Anda menentukan tipe sumber data untuk menggunakan, dan Kapan Anda harus menambahkan koneksi data tambahan ke Templat formulir Anda.

Langkah 3: Tetapkan tata letak

Sebagian besar Templat formulir yang menyertakan setidaknya satu tata letak tabel, yang kerangka untuk menata dan menyusun formulir konten, termasuk kontrol, Bagian dari formulir, logo, dan jenis gambar lain.

Anda bisa menemukan tata letak siap pakai tabel di panel tugas tata letak :

Sumber daya berikut menyediakan detail tambahan tentang opsi desain visual untuk Templat formulir Anda.

Langkah 4: Menambahkan kontrol

Kontrol memungkinkan pengguna untuk memasukkan dan pilih data di Templat formulir. Mereka bisa juga digunakan untuk menampilkan data dari sumber data yang sudah ada, seperti database atau layanan Web. Setelah membuat tata letak Templat formulir Anda, Anda bisa menyisipkan kontrol apa pun yang Anda perlukan ke Templat formulir Anda. Panel tugas kontrol menyediakan akses ke semua kontrol yang tersedia di InfoPath, termasuk kontrol kustom apa pun yang telah ditambahkan ke panel tugas, seperti kontrol ActiveX atau komponen Templat.

Anda bisa menambahkan kontrol ke Templat formulir Anda dengan mengklik namanya di daftar menyisipkan kontrol atau dengan menyeretnya dari panel tugas ke ruang kerja Templat formulir. Bergantung pada tipe kontrol yang Anda tambahkan ke Templat formulir Anda, pengguna mengisi formulir akan bisa Ketikkan teks ke dalam bidang teks, menampilkan data dalam kontrol berulang, buat pilihan dari kotak centang dan tombol opsi, pilih entri dari daftar, dan klik perintah tombol untuk menjalankan perintah. Data yang dimasukkan pengguna ke dalam kontrol disimpan dalam sumber data formulir.

Sumber daya berikut menyediakan detail tambahan tentang menggunakan kontrol di InfoPath.

Langkah 5: Menambahkan koneksi data

Semua Templat formulir memiliki sumber data utama, yang disebut sebagai sumber data utama. Jika Anda mendesain Templat formulir yang didasarkan pada sumber data eksternal, seperti database atau layanan Web, InfoPath membuat sumber data utama yang didasarkan pada sumber data eksternal tersebut. Alternatifnya, jika Anda mendesain Templat formulir kosong, InfoPath membuat sumber data utama untuk Anda saat Anda menambahkan kontrol ke Templat formulir Anda.

Saat Anda mendesain Templat formulir Anda, Anda juga bisa menambahkan koneksi data ke satu atau beberapa sumber data sekunder. Sumber data sekunder adalah XML data file, database, atau layanan Web yang digunakan oleh formulir untuk entri dalam kotak Daftar atau untuk skrip tindakan. Ini memungkinkan Anda mengisi kotak daftar dan kontrol lain dengan data eksternal ke Templat formulir, seperti data yang berada dalam database SQL Server atau daftar SharePoint. Anda juga bisa menambahkan koneksi data ke sumber data sekunder ketika Anda perlu pengguna untuk mengirim data ke lebih dari satu sumber data eksternal.

Sumber daya berikut menyediakan detail tambahan tentang koneksi data sekunder dan apa yang mereka yang digunakan untuk di InfoPath.

Langkah 6: Menambahkan validasi data, aturan, dan fitur logika bisnis lainnya

Sangatlah penting untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dalam bisnis Anda mana pun kemungkinan. Anda bisa menggunakan fitur logika bisnis dalam Templat formulir Anda guna membantu mencegah entri data yang mahal kesalahan dan untuk mengotomatiskan tindakan dalam formulir pengguna. Ketika menggunakan fitur InfoPath seperti validasi data, pemformatan bersyarat, dan aturan, Anda bisa menentukan kondisi dan tindakan yang secara otomatis melakukan tugas yang didasarkan pada acara, seperti membuka atau menutup formulir, atau pada nilai yang dimasukkan ke formulir Anda Templat.

Sumber daya berikut menyediakan detail tambahan yang menggambarkan rentang logika bisnis fitur di InfoPath.

Fitur logika bisnis dalam InfoPath tidak semua yang Anda perlukan untuk sebagian besar Templat formulir. Namun, jika Templat formulir Anda memerlukan fitur tambahan yang tidak tersedia di InfoPath, Anda bisa menggunakan kode untuk membuat fitur kustom. Jika Anda ingin menulis skrip, Anda bisa menggunakan Microsoft Script Editor (UMK) untuk membuat, mengedit, dan debug Microsoft JScript atau kode Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Jika Anda ingin menulis kode yang dikelola, Anda dapat menggunakan Microsoft Visual Studio 2005 Tools untuk aplikasi (VSTA) untuk membuat, mengedit, dan debug kode Visual Basic atau Visual C#. Selain itu, jika Anda memiliki Microsoft Visual Studio 2005, Anda bisa mengintegrasikan InfoPath mode desain fitur ke lingkungan pengembangan yang Visual Studio 2005 dengan mengunduh dan menginstal Microsoft Visual Studio 2005 Tools untuk Sistem Microsoft Office 2007 di komputer Anda. Anda lalu bisa membuka Visual Studio 2005, membuat proyek Templat formulir InfoPath, dan gunakan mode desain fitur untuk mendesain Templat formulir Anda. Untuk informasi tentang mengunduh Microsoft Visual Studio 2005 Tools untuk Sistem Microsoft Office 2007, lihat Portal pengembang InfoPath di situs Web Jaringan Pengembang Microsoft (MSDN).

Langkah 7: Membuat tampilan kustom

Setiap Templat formulir InfoPath memiliki tampilan default, yang menampilkan saat pengguna pertama-tama buka formulir yang didasarkan pada Templat formulir Anda.

Anda bisa menggunakan panel tugas tampilan untuk mendesain tampilan tambahan Templat formulir Anda:

Saat Anda mendesain tampilan baru, Anda biasanya Ulangi proses meletakkan bentuk, menambahkan kontrol ke dalamnya, dan menambahkan validasi data atau fitur lainnya.

Dengan membuat tampilan berbeda dari Templat formulir, Anda memperbolehkan pengguna untuk melihat data dalam formulir dengan cara berbeda. Ini mencegah Anda harus mendesain Templat formulir beberapa untuk proses bisnis yang sama. Misalnya, di Templat formulir yang digunakan untuk pemrosesan klaim asuransi, Anda mungkin membuat satu tampilan untuk nasabah, kedua menampilkan untuk agen asuransi, dan menampilkan ketiga untuk adjusters asuransi. Setiap tampilan ini dikustomisasi untuk mengakomodasi tipe pengguna yang memasukkan informasi ke dalamnya. Anda juga dapat mendesain tampilan cetak kustom yang digunakan hanya untuk tujuan mencetak formulir.

Tampilan harus sederhana dan relatif cukup jelas. Namun, jika Anda ingin berkomunikasi instruksi khusus untuk pengguna Anda, Anda mungkin perlu build bantuan ke tampilan Anda. Misalnya, Anda bisa membuat tampilan bantuan khusus untuk Templat formulir Anda, dan lalu menambahkan tombol ke tampilan default yang bisa diklik pengguna untuk dapat mengakses tampilan bantuan.

Sumber daya berikut menyediakan detail tambahan tentang tampilan.

Langkah 8: Aktifkan mengirimkan perilaku

Saat Anda mendesain Templat formulir untuk mengumpulkan data sebagai bagian dari proses bisnis yang lebih besar, data tersebut biasanya tidak tetap berada di formulir yang pengguna isi. Sebagai gantinya, data formulir berpindah dari formulir ke berikutnya tahap dalam proses bisnis — biasanya untuk sumber data eksternal seperti database atau layanan Web. Misalnya, karyawan mungkin menggunakan InfoPath untuk mengisi formulir laporan pengeluaran, dan lalu kirimkan formulir itu ke layanan Web di mana formulir dapat diproses.

Menentukan tempat data di Templat formulir Anda ke dikirim dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi proses bisnis Anda, karena memungkinkan Anda untuk memberikan lebih banyak kontrol atas proses tersebut. Sebelum pengguna dapat mengirimkan data formulir mereka, InfoPath memastikan bahwa data dalam formulir valid dan memungkinkan pengguna untuk mengoreksi data tidak valid apa pun. Fitur ini dapat membantu memastikan bahwa hanya data yang valid dikirimkan ke sumber data eksternal.

Sumber daya berikut ini menjelaskan cara untuk mendesain Templat formulir Anda sehingga data formulir dikirim ke lokasi pilihan Anda.

Langkah 9: Mengaktifkan fitur keamanan

Anda harus menggunakan kebijakan keamanan organisasi Anda yang sudah ada sebagai dasar untuk pilihan apa pun yang Anda buat tentang keamanan Templat formulir Anda dan mereka bentuk terkait.

Jika Anda membuat Templat formulir yang kompatibel dengan browser, perhatikan bahwa jumlah faktor mempengaruhi keamanan informasi disimpan di server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath. Beberapa dikontrol oleh Anda dan orang lain dikontrol oleh administrator Anda, yang merupakan orang yang menyetel dan mengelola akun pengguna, menetapkan izin dan membantu pengguna dengan jaringan atau server masalah akses. Anda mungkin perlu dipadukan dengan administrator untuk mengatur opsi yang sesuai untuk Templat formulir Anda.

Sumber daya berikut ini menjelaskan cara untuk mendesain Templat formulir Anda dengan keamanan di pikiran.

Langkah 10: Uji kemunculan dan perilakunya

Paket uji Anda tergantung pada kerumitan Templat formulir Anda dan kebijakan yang sudah ada dalam organisasi Anda untuk menempatkan Templat formulir. Paket uji Anda dapat sesederhana mempratinjau Templat formulir untuk menguji perilaku dan tampilan formulir yang didasarkan pada Templat formulir Anda. Saat menempatkan Templat formulir pada skala yang lebih besar, lebih menyeluruh, formal pengujian mungkin diperlukan. Misalnya, Anda mungkin ingin melakukan pengujian kegunaan atau menjadwalkan percobaan penyebaran dengan sampel pengguna.

Harian uji paling dasar biasanya melibatkan mempratinjau Templat formulir di jendela pratinjau di InfoPath. Jendela pratinjau memungkinkan Anda untuk menampilkan formulir Anda seperti yang akan muncul untuk pengguna, dan memasukkan data dalam kontrol untuk menguji fungsionalitas mereka. Ini memungkinkan Anda untuk memeriksa perataan dan pemformatan kontrol. Anda juga dapat menguji fungsionalitas kontrol dalam formulir Anda. Misalnya, Anda bisa memasukkan data ke dalam kontrol untuk memastikan bahwa validasi data, rumus, aturan, dan koneksi data berfungsi seperti yang Anda harapkan. Di jendela pratinjau, Anda juga harus memastikan bahwa Templat formulir Anda gratis bidangnama dan editorial inkonsistensi, dan memverifikasi bahwa sudah terlihat bagus dari sudut pandang visual.

Saat Anda dapat melakukan banyak pengujian diri Anda sendiri, sebelum Anda menerbitkan dan mendistribusikan Templat formulir Anda, Anda harus menguji dengan pengguna untuk memastikan bahwa hal tersebut telah memenuhi harapan mereka. Idealnya, Anda akan menerbitkan Templat formulir percobaan dan mendistribusikan ke sampel kecil dan pengguna. Cara ini, Anda bisa mengumpulkan umpan balik dari riil pengguna tentang kegunaan keseluruhan Templat formulir Anda. Anda kemudian dapat membuat perubahan yang diperlukan sebelum menerbitkan Templat formulir ke audiens yang lebih luas.

Sumber daya berikut ini menjelaskan cara menggunakan panel tugas Pemeriksa desain untuk menguji Templat formulir Anda.

Atas halaman

Fase 3: menyebarkan

Proses penggunaan Templat formulir melibatkan menerbitkan Templat formulir, mengaktifkan untuk digunakan di Web (kompatibel dengan browser formulir Templat hanya), dan membuat pengguna mengetahui ketersediaan Templat formulir. Jika Anda berencana menginstal Templat formulir Anda di komputer pengguna, proses terbitkan juga mungkin melibatkan membuat file instalasi khusus. Anda bisa menerbitkan Templat formulir untuk berbagai lokasi, termasuk daftar distribusi email dan server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath atau Windows SharePoint Services.

Jika Anda berencana untuk menerbitkan Templat formulir browser yang kompatibel untuk server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath, Anda harus browser-Aktifkan Templat formulir selain menerbitkannya. Dalam banyak kasus, Anda dapat melakukan langkah ini selama proses penerbitan dengan memilih kotak centang dalam panduan penerbitan. Namun, jika Templat formulir Anda menyertakan fitur tertentu, seperti kode yang dikelola, Anda tidak akan dapat browser-Aktifkan Templat formulir Anda sendiri. Sebagai gantinya, Anda harus menyimpan Templat formulir ke lokasi bersama, dan lalu memungkinkan administrator farm tahu yang tersedia untuk tinjauan. Administrator layanan lalu bisa memverifikasi bahwa formulir Templat gratis dari kesalahan dan peringatan, Unggah ke lokasi pada layanan Web, dan lalu mengaktifkannya di kumpulan situs di server.

Sumber daya berikut ini menjelaskan proses penerbitan dan apa yang memerlukan.

Atas halaman

Fase 4: mempertahankan

Mempertahankan Templat formulir melibatkan memperbarui Templat formulir saat diperlukan melepas versi baru. Juga merupakan ide yang baik secara berkala meminta umpan balik dari pengguna tentang kegunaan desain Anda. Apakah Templat formulir masih memenuhi kebutuhan mereka, atau kebutuhan tersebut telah berubah?

Saat Anda menerbitkan Templat formulir yang Anda telah berubah, InfoPath bisa memperbarui formulir Templat (.xsn file) dan formulir apa pun yang sudah ada (file .xml) yang didasarkan pada Templat formulir tersebut. Ketika pengguna membuka formulir yang sudah ada, mereka akan secara otomatis mengunduh salinan terbaru Templat formulir, dan data formulir mereka akan diperbarui agar sesuai dengan versi tersebut. Secara default, InfoPath secara otomatis menggantikan versi yang lebih lama dari Templat formulir dengan versi terbaru. Anda dapat memilih metode pembaruan yang Anda inginkan untuk memperbarui formulir pengguna yang sudah ada.

Jika Anda adalah administrator layanan untuk server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath, dan Anda perlu mengunggah versi baru templat formulir yang disetujui administrator, Anda bisa menentukan bagaimana transisi antar versi sudah ada dan versi dimutakhirkan akan terjadi. Misalnya, Anda dapat memilih untuk mengganti formulir Templat dengan versi yang lebih baru tanpa kehilangan data menyebabkan pengguna yang saat ini mengisi formulir Anda dalam browser. Alternatifnya, jika Anda memiliki alasan yang memikat, seperti perbaikan keamanan, Anda bisa memilih untuk segera menimpa Templat formulir.

Jika Anda perlu memperbarui komponen Templat yang sudah ada, Anda membukanya, buat perubahan yang diperlukan, Simpan komponen Templat, dan lalu mendistribusikan ulang ke desainer formulir. Setelah desainer formulir menambahkan versi terbaru dari komponen Templat ke panel tugas kontrol , mereka bisa menggunakannya di Templat formulir mereka. Jika mereka membuka Templat formulir yang berisi versi komponen Templat yang lebih lama, InfoPath akan meminta mereka untuk memperbarui komponen Templat tersebut dengan versi terbaru.

Sumber daya berikut menguraikan secara lebih mendetail cara mengubah dan memperbarui Templat formulir dan komponen Templat.

Atas halaman

Tahap 5: Arsip

Organisasi sering Arsip Templat formulir dan formulir sebagai langkah terakhir dalam siklus hidup desain formulir. Jika Anda tidak lagi memerlukan Templat formulir tertentu, Anda mungkin ingin penghentian dari menggunakan dan menyimpan salinan digital Templat formulir untuk catatan Anda. Selain itu, Anda mungkin ingin mempertahankan data yang dikumpulkan di formulir yang didasarkan pada Templat formulir tersebut.

Banyak organisasi ikuti ketat panduan mengenai jangka panjang penyimpanan dan mempertahankan data dalam arsip. Misalnya, organisasi mungkin diperlukan agar pelanggan transaksi catatan pada file untuk jumlah tertentu dari tahun. Panduan arsip di organisasi Anda mungkin dikendalikan oleh kebijakan internal, kepatuhan terhadap peraturan, atau keduanya. Sebagai bagian dari proses perencanaan, Anda harus mencari tahu apa itu kebijakan Anda.