Menggunakan aturan untuk menyesuaikan gabungan surat berdasarkan informasi di sumber data Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan aturan untuk menambahkan Tunggakan ketika Tanggal jatuh tempo penerima sudah lewat.
Siapkan aturan setelah Anda memilih penerima gabungan surat dan menyisipkan bidang gabungan dalam dokumen Anda.
Buka Aturan Surat> dan pilih aturan berdasarkan deskripsi di bawah ini.
Ask
Gunakan aturan Ask ketika Anda ingin memasukkan informasi sekali dan menampilkannya di beberapa tempat dalam dokumen gabungan. Misalnya, jika tanggal rapat tidak ada di sumber data, Anda dapat memasukkan tanggal sekali dan menampilkannya di mana pun Anda menambahkan bookmark yang sesuai.
- Dalam menggabungkan dokumen, tekan Ctrl+F9, lalu ketik nama untuk membuat bookmark. Ulangi langkah-langkah ini, menggunakan nama yang sama, di setiap tempat tempat Anda ingin respons terhadap bidang Tanya muncul dalam dokumen.
- Letakkan kursor Anda di suatu tempat dalam dokumen, sebelum bookmark pertama yang baru saja Anda buat.
- BukaAturan>Surat>Tanyakan.
- Pilih bookmark yang baru saja Anda buat (atau ketikkan namanya), lalu masukkan perintah, seperti "Tanggal acara?" dalam kotak Perintah .
- Pilih OK, lalu OK lagi.
- Di akhir proses, saat Anda memilih Selesai & Penggabungan, pilih Edit Dokumen Individual. Anda akan dimintai respons untuk setiap penerima. Respons tersebut akan disisipkan dalam bookmark yang Anda tentukan, dalam dokumen yang dihasilkan dari penggabungan.
Info selengkapnya: Kode bidang: Tanya bidang
Fill-in
Misalnya, Anda mengirimkan undangan yang sama untuk rapat triwulanan. Sumber data Anda tidak menyimpan tanggal rapat, dan tanggal rapat hanya muncul sekali dalam undangan.
Dengan menempatkan bidang Isian dalam dokumen, Anda dapat menjalankan penggabungan yang sama untuk setiap rapat. Satu-satunya hal yang harus Anda ketik adalah tanggal rapat.
Letakkan kursor di tempat Anda ingin teks pengisian digunakan.
Di tab Surat, bukaPengisian Aturan>.
Masukkan perintah, seperti Tanggal acara? dalam kotak Perintah .
Pilih OK, lalu OK lagi.
Pilih Selesai & Gabungkan >Edit Dokumen Individual.
Ketika diminta, masukkan respons untuk setiap penerima. Respons tersebut akan disisipkan di bidang Isi dan muncul di bookmark dalam dokumen gabungan.
Jika... Kemudian... Else
Gunakan If... Kemudian... Else untuk menampilkan teks yang berbeda berdasarkan informasi dalam sumber data Anda. Misalnya, Anda dapat menampilkan satu pesan kedatangan saat bidang Negara/Kawasan kosong dan pesan lain saat tidak.
Letakkan kursor di tempat Anda menginginkan teks bersyarat.
Bukaaturan>surat>jika... Kemudian... yang lain.
Pilih nama bidang dan perbandingan.
Dalam kotak Bandingkan dengan , masukkan nilai yang ingin Anda bandingkan. Lewati langkah ini jika Anda memilih kosong atau tidak kosong.
Dalam Sisipkanteks ini, masukkan teks untuk menunjukkan kapan kondisi terpenuhi.
Jika tidak, masukkan teks ini untuk menunjukkan kapan kondisi tidak terpenuhi.
Pilih OK.
Info selengkapnya: Kode bidang: bidang IF
Merge Record #
Gunakan Gabungkan Catatan # untuk menampilkan posisi setiap penerima dalam daftar tunggu. Misalnya, Anda dapat mengurutkan daftar penerima dalam urutan pendaftaran kronologis, lalu menggunakan aturan Gabungkan catatan # untuk menampilkan posisi penerima bernomor dalam daftar.
Nomor rekaman mencerminkan setiap penyortiran atau pemfilteran yang Anda terapkan sebelum penggabungan.
Tips
Gunakan aturan Gabungkan rec # di samping bidang Tanggal Cetak untuk membuat nomor faktur unik.
- Letakkan kursor di tempat Anda ingin nomor rekaman muncul.
- BukaAturan>Surat>Gabungkan Catatan #.
Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang MergeRec
Merge Sequence #
Gunakan Urutan Gabungan # untuk menampilkan jumlah setiap catatan dalam dokumen gabungan. Misalnya, Anda dapat memberi nomor pada setiap penerima sesuai urutan penggabungannya.
- Letakkan kursor di tempat Anda ingin nomor rekaman muncul.
- BukaUrutan penggabunganaturan>surat> #.
Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang MergeSeq
Next Record
Gunakan aturan Catatan Berikutnya untuk memberi tahu Word agar melanjutkan ke catatan berikutnya tanpa memulai halaman baru. Misalnya, Anda menggunakan gabungan surat untuk mencetak daftar kontak di satu lembar kertas.
Catatan
Selembar label surat ditata sebagai tabel di Word. Untuk menempatkan alamat berikutnya pada label, Word menggunakan aturan Catatan Berikutnya di setiap sel tabel.
- Letakkan kursor di tempat Anda ingin menampilkan data dari catatan berikutnya.
- BukaCatatan berikutnyaAturan>Mailing>.
- Menyisipkan bidang gabungan untuk data yang Anda inginkan berikutnya
Daftar nama perusahaan mungkin terlihat seperti ini:
«Company_Name»
«Rekaman Berikutnya»«Company_Name»
«Rekaman Berikutnya»«Company_Name»
Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang berikutnya
Next Record If
Gunakan Catatan Berikutnya Jika untuk mengontrol kapan Word berpindah ke catatan berikutnya berdasarkan suatu kondisi. Misalnya, Anda dapat menggunakan bidang Negara/Kawasan untuk memisahkan peserta domestik dan internasional.
- Letakkan kursor di tempat Anda ingin menampilkan data dari catatan berikutnya.
- BukaAturan>Surat>berikutnya Rekam jika.
- Dalam daftar Nama bidang , pilih nama bidang gabungan, seperti Kota.
- Dalam daftar Perbandingan , pilih cara untuk membandingkan nilai data. Misalnya, untuk mengkhususkan penerima di kota tertentu, pilih Sama dengan.
- Dalam kotak Bandingkan dengan , masukkan nilai yang ingin Anda gunakan. Misalnya, untuk memilih penerima di Tokyo, ketik Tokyo (lewati ini jika Anda memilih kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).
Info selengkapnya: Kode bidang: bidang NextIf
Set Bookmark
Gunakan Atur Bookmark untuk memasukkan informasi sekali dan menggunakannya di beberapa tempat dalam dokumen Anda. Misalnya, Anda dapat memasukkan nama pembicara sekali dan menggunakannya di mana pun Anda menambahkan bidang Ref yang sesuai.
- Letakkan kursor Anda di mana saja dalam dokumen.
- Buka KumpulanAturan>Surat>Bookmark, lalu ketik nama, lalu pilih OK.
- Letakkan kursor di mana Anda ingin teks bookmark muncul.
- Masuk ke Sisipkan>Bidang Bagian Cepat>, lalu pilih Ref.
- Pilih nama bookmark yang baru saja Anda buat, lalu pilih OK.
- Sisipkan bidang Ref di mana pun Anda ingin teks bookmark muncul.
- Sebelum menjalankan penggabungan, klik kanan bidang Atur, pilih Edit Bidang, dan masukkan teks yang Anda inginkan dalam kotak Teks .
- Pilih OK.
Info selengkapnya: Kode bidang: Atur bidang
Skip Record If
Gunakan Lewati Catatan Jika untuk mengecualikan penerima dari gabungan surat berdasarkan informasi di sumber data Anda. Misalnya, Anda dapat mengecualikan pelanggan yang bidang Ukurannya cocok dengan ukuran tertentu.
- BukaAturan>Surat>Lewati Rekam Jika.
- Dalam daftar Nama bidang , pilih nama bidang gabungan, seperti Ukuran.
- Dalam daftar Perbandingan , pilih cara untuk membandingkan nilai data. Misalnya, untuk memilih pelanggan yang memakai ukuran tertentu, pilih Sama dengan.
- Dalam kotak Bandingkan dengan , masukkan nilai yang ingin Anda gunakan. Misalnya, untuk memilih pelanggan yang memakai ukuran ekstra kecil, pilih XS (lewati ini jika Anda memilih kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).
Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang SkipIf