Facilitatore nelle riunioni di Microsoft Teams

L'agente facilitatore lavora all'interno delle riunioni di Teams per una collaborazione più efficace, incluse le seguenti funzionalità:

Genera note in tempo reale generate dall'intelligenza artificiale durante le riunioni, consentendo a tutti di collaborare in modalità condivisa e collaborare senza problemi.
Riepiloga le decisioni principali e le domande aperte dalla discussione della riunione.
Risposte alle domande aperte dei partecipanti alla riunione nella chat della riunione.
Informazioni dettagliate sui documenti dalla discussione sulla riunione.
Controlla l'agenda di una riunione dall'invito alla riunione e le note della riunione Loop componente e quindi invia l'agenda nella chat della riunione in modo che tutti i partecipanti siano a conoscenza degli argomenti da discutere.
Prompt ai partecipanti di definire gli obiettivi della riunione se non viene rilevata alcuna agenda.
Consente alla discussione di rimanere all'ordine del giorno e in tempo mostrando gli argomenti in un timer dell'agenda con l'allocazione del tempo e contrassegnando quando è iniziata una discussione per un argomento.
Gestisce il tempo avviando e mostrando un timer di conto alla rovescia a tutti i partecipanti, avvisando i partecipanti quando termina il timer per tenere sotto controllo la riunione.
Avvisa i partecipanti quando la riunione viene eseguita nell'ora di fine pianificata e aiuta i partecipanti a pianificare le riunioni di follow-up necessarie.
@mentions partecipanti assenti nella chat della riunione quando sono stati menzionati più volte durante la riunione.
Chiedi al Facilitatore di creare un ciclo o un documento di word basato sulla conversazione.
Chiedi al Facilitatore di aiutarti a gestire le tue attività @mentioning Facilitatore per creare, aggiornare o eseguire query per le attività relative alla riunione. Queste attività verranno sincronizzate con un piano di riunione associato a tale istanza.
Le attività create in modo proattivo dal facilitatore verranno sincronizzate automaticamente con un piano della riunione associato all'istanza della riunione. Disponibile nell'anteprima pubblica di Teams.

Importante:

Per richiedere al Facilitatore informazioni sulla riunione al termine, assicurarsi di attivare la trascrizione prima o durante la riunione. Se Copilot è impostato per l'avvio senza trascrizione, verrà avviato anche il facilitatore senza trascrizione.
È necessaria una licenza Microsoft 365 Copilot per aggiungere il facilitatore a una riunione o attivarlo durante una riunione. Tuttavia, qualsiasi partecipante alla riunione (esclusi i partecipanti esterni) può visualizzare tutti gli aggiornamenti in tempo reale in Chat e Note.

Aggiungere il facilitatore a un invito a una riunione

Esistono tre possibili modi per aggiungere il facilitatore a una riunione tramite l'invito alla riunione:

Usa l'interruttore Facilitatore nell'invito alla riunione.
Usare l'opzione Attiva per il facilitatore nell'invito alla riunione.
Usare il riquadro Opzioni riunione.

Nota: Il facilitatore può essere aggiunto solo alle riunioni pianificate e non può essere aggiunto alle riunioni del canale, alle riunioni istantanee o alle chiamate di Teams.

Attivare Il facilitatore nel modulo di pianificazione della riunione

Per attivare il Facilitatore durante la pianificazione di una riunione:

Selezionare Calendario in Teams.
Selezionare nuovo evento > evento.
Selezionare Aggiungi facilitatore. Altre opzioni > Aggiungi del facilitatore nell'invito alla riunione.

Usare il riquadro delle opzioni della riunione

È anche possibile aggiungere il facilitatore a un invito a una riunione modificando le opzioni della riunione.

Nell'invito alla riunione selezionare Opzioni .
Nelle opzioni della riunione, selezionare Copilot e altri di intelligenza artificiale .
Attiva l'interruttore Facilitatore .
Selezionare Applica.

Creare un'agenda per la riunione

Il facilitatore cercherà automaticamente un'agenda nella descrizione della riunione e Loop file delle note della riunione. Per consentire al facilitatore di estrarre un'agenda dalle note della riunione o dall'invito alla riunione, completare i passaggi seguenti:

Scrivere un'agenda nella descrizione della riunione o nelle note della riunione Loop componente prima dell'inizio della riunione.
Attiva il Facilitatore durante la pianificazione o all'inizio della riunione.

Il facilitatore leggerà l'agenda e invierà un messaggio in chat.

L'agenda può essere fornita anche dal Facilitatore @mentioning in chat durante la riunione.

Ad esempio, "@Facilitator, ecco l'agenda: introduzione (5 minuti), discussione sui prodotti (25 minuti)."

Aggiungere il facilitatore durante una riunione

Per attivare il Facilitatore durante una riunione:

Selezionare Altre azioni dai controlli della riunione.
Selezionare Attiva facilitatore dal menu.

Quando si attiva il Facilitatore, viene chiesto di selezionare una lingua se non è già stata selezionata una lingua per la riunione. Una volta attivato, il Facilitatore può fornire informazioni approfondite per tutta la durata della riunione.

Capacità di moderazione per l'agente facilitatore che lavora a una riunione di Teams.

L'icona Note nei controlli della riunione verrà visualizzata in Icona Note generate dall'intelligenza artificiale , a indicare che le note generate dall'intelligenza artificiale sono attivate. Le note generate dall'intelligenza artificiale non verranno visualizzate immediatamente, ma inizieranno pochi minuti dopo in base alla discussione acquisita nella trascrizione.

Nota: I partecipanti alla riunione su dispositivi mobili possono vedere le note in tempo reale generate. Solo i partecipanti alla riunione che sono organizzatori o relatori e usano Teams per il Web o il desktop possono attivare o disattivare il Facilitatore durante una riunione.

Disattivare il facilitatore durante una riunione

Per disattivare il facilitatore durante una riunione:

Selezionare Altre azioni dai controlli della riunione.
Selezionare Disattiva facilitatore dal menu.

La disattivazione del Facilitatore interrompe l'input automatico delle note, ma non rimuove le note già acquisite.

Usare un'agenda per tenere traccia della riunione

Il facilitatore terrà traccia automaticamente dell'agenda quando viene individuata un'agenda nell'invito alla riunione o nelle note della riunione o quando viene fornita un'agenda nella chat.

Per iniziare il monitoraggio, @mention Il facilitatore e fornisci l'agenda. Ad esempio, "@Facilitator, ecco l'agenda: introduzione (5 minuti), discussione sui prodotti (25 minuti)."
Per modificare l'agenda, @mention Il facilitatore e chiedergli di apportare la modifica. Ad esempio, "@Facilitator, aggiungi "Revisione strategica" all'agenda per 15 minuti."

Il facilitatore consente ai partecipanti di tenere traccia del tempo rispetto alle voci dell'agenda condividendo l'agenda in un timer nella finestra di condivisione della riunione. Se l'agenda include allocazioni di tempo, il timer consente di tenere traccia del tempo per ogni argomento.

Il facilitatore ascolta la discussione sulla riunione e contrassegna gli argomenti con un segno di spunta una volta avviata la discussione per tale argomento.

Il facilitatore contrassegna gli argomenti con segni di spunta a intervalli durante la riunione, non subito dopo l'inizio della discussione.

Chiedi al facilitatore di avviare un timer

È anche possibile chiedere al Facilitatore di avviare un timer non associato all'agenda della riunione.

Nella chat della riunione, @mention Facilitatore e chiedigli di avviare un timer.
1. Ad esempio, "@Facilitator, aggiungi un timer per cinque minuti."
Il facilitatore avvia un timer durante la riunione.
È anche possibile @mention facilitatore per azioni come la reimpostazione, la sospensione e l'arresto del timer.

Creare note con il facilitatore nei dispositivi mobili

Catturare, trascrivere e organizzare le note riunione di persona, complete di distinzione tra i relatori e riepiloghi utilizzabili, direttamente dal dispositivo mobile.

Per prendere appunti con il facilitatore:

Verificare che nel dispositivo sia installata l'ultima versione di Teams. Per gli aggiornamenti, visita l'App Store di Apple.
Aprire l'app Teams per dispositivi mobili.
Toccare Calendario .
Toccare Riunione .
Toccare Prendi appunti con il facilitatore.
Disattivare le funzionalità native di isolamento vocale iOS:
1. Durante una chiamata, scorri rapidamente verso il basso dall'angolo in alto a destra dello schermo per aprire il Centro di controllo.
2. Tocca Modalità microfono.
3. Selezionare Standard.

Le impostazioni di isolamento vocale iOS verranno mantenute nelle riunioni future.

La generazione di note in tempo reale durante la raccolta del contenuto parlato può richiedere alcuni minuti. Al termine della riunione, sarà possibile visualizzare le note o ottenere un collegamento condivisibile. Per accedere alle note in un secondo momento e a Copilot, aprire la riunione nel calendario o nell'elenco chat e visualizzare il riepilogo.

Per altre informazioni sulle note riunione in Teams, vedere Creare note riunione in Microsoft Teams.

Rivedere il contenuto generato dall'intelligenza artificiale dopo una riunione

Tutti i contenuti generati dal facilitatore durante la riunione sono accessibili tramite chat della riunione e note della riunione in Riepilogo al termine di una riunione.

Selezionare Chat in Teams.
Selezionare una chat della riunione in cui è stato attivato Il facilitatore.
Seleziona Riepilogo nella parte superiore della chat della riunione. È anche possibile aprire la chat della riunione e selezionare Visualizza riepilogo dall'anteprima della riunione.
Selezionare Note.

Trovare note generate dall'intelligenza artificiale dopo la fine della riunione nella scheda Riepilogo di una chat di Teams.

Le note della riunione generate dall'intelligenza artificiale vengono archiviate in una pagina di Microsoft Loop e qualsiasi partecipante alla riunione può modificare la pagina Loop prima, durante o dopo la riunione, nonché modificare le note generate dall'intelligenza artificiale durante e dopo la riunione. Oltre alle note in tempo reale generate dall'intelligenza artificiale nella scheda Note , la scheda riepilogo IA include un riepilogo completo della trascrizione generato dopo la riunione.

Porre domande al Facilitatore in una chat di riunione

Il facilitatore funge da membro del team collaborativo nella chat della riunione e può aiutare a cercare sul Web e rispondere alle domande sulla conversazione nella riunione. Basta @mention facilitatore per:

Ottieni riepiloghi rapidi per aggiornarti.
Porre domande sulla riunione/chat o sui documenti condivisi.
Trovare risposte sulla conversazione o sugli argomenti generali.
Mantieni il team aggiornato con le informazioni chiave.
Cercare sul Web informazioni pertinenti da condividere.
Porre domande sull'agenda e sull'ora.

Gestire le attività

Il facilitatore può aiutarti a gestire le attività da una riunione. Il facilitatore acquisisce automaticamente le attività durante la riunione a cui è possibile accedere in Note. In Attività di completamento selezionare Accetta per sincronizzare queste attività con Planner.

È anche possibile chiedere al Facilitatore direttamente tramite la chat della riunione di creare, modificare e assegnare altre attività. Le attività che viene chiesto al facilitatore di creare automaticamente la sincronizzazione con Planner. È anche possibile eseguire query per attività specifiche o per tutte le attività correlate alla riunione.

Creare un documento

Il facilitatore può creare un documento Word o Loop in base a un argomento specifico della riunione digitando @Facilitator, insieme alla richiesta. Il facilitatore offrirà inoltre assistenza durante la discussione della creazione di documenti. In questi casi, dovrai accettare e riconoscere il Facilitatore per generare la bozza.

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