Usare il modello di sito del team Gestione contratti basato su Microsoft Syntex

Seguire prima di tutto le istruzioni su come aggiungere un modello di sito a un sito di SharePoint nuovo o esistente.

Esplorare il contenuto del sito prepopolato, le web part e le pagine e decidere quali personalizzazioni dei siti saranno necessarie per allinearsi al marchio, alla voce e all'obiettivo aziendale generale dell'organizzazione. 

Pagine del sito prepopolate:

• Home page - Fornisce e il luogo di atterraggio per i visitatori per esaminare le notizie sulle crisi in corso, aggiornamenti di risposta, informazioni su politiche e procedure e risorse utili.

• Clienti - Questa pagina fornisce informazioni sui clienti in un'unica posizione comoda.

• Lettere di conferma: tenere traccia della corrispondenza che formalizza i termini dei contratti tra i clienti e l'organizzazione. 

• Modelli di contratto: selezionare il modello di contratto appropriato per il tipo di contratto, ad esempio contratti di riservatezza, contratti di servizio e dichiarazioni di lavoro. 

• Richieste di contratto - Utilizzare l'elenco prebuild per tenere traccia dei contratti richiesti e il loro stato o inviare una richiesta direttamente al team. Personalizzare questo modello di elenco modificando i campi di testo dell'elenco.

• Modelli: consente di archiviare una raccolta di modelli per estrarre metadati e classificare le informazioni dai documenti usando Microsoft Syntex. Viene fornito con due modelli di contratto preformattati. 

• Aree: usare questa raccolta precompilata per classificare i documenti contrattuali in base all'area geografica, al paese o all'area geografica.

• Contratti di servizio : include un elenco prebuild per tenere traccia dello stato dei contratti di servizio e fornisce una panoramica dei dettagli del contratto.

• Istruzioni di lavoro: include un elenco preconfigurato personalizzato che consente di organizzare le istruzioni di lavoro in una visualizzazione bacheca.

• Cestino : consente di accedere al contenuto del team eliminato di recente.

Dopo aver aggiunto il modello di sito del team Gestione contratti, è il momento di personalizzarlo e personalizzarlo. 

Usare l'esercitazione fornita su Microsoft Syntex - Mostra come influisce sul sito di gestione dei contratti, in modo da poter imparare a usare e creare modelli di documento personalizzati. Usa le web part Testo e Immagine per fornire contenuto accattivante e può essere modificato o rimosso.  Mostrare notizie e annunci importanti - Usare la web part Hero per evidenziare criteri importanti, aggiornamenti e altre risorse utili. Assegnare un pulsante ai collegamenti in modo che siano visibili: usare la web part Pulsante per mettere in risalto i collegamenti importanti nel sito.  Semplificare l'accesso ai documenti - Usare la web part Raccolta documenti per fornire un accesso rapido a modelli di contratto e documenti. Esaminare le attività recenti del sito del team - Usare la web part Attività sito per visualizzare il contenuto accessibile di recente da altri membri del team. Evidenziare i collegamenti alle risorse usate di frequente: usare la web part Collegamenti rapidi per accedere facilmente alle risorse. Fornire l'accesso ai contatti principali - Usare la web part Persone per elencare i contatti chiave per il team di gestione dei contratti.

Personalizzare l'aspetto del sito, la struttura di spostamento del sito, le web part e il contenuto in base alle esigenze degli utenti e dell'organizzazione. Quando si apportano personalizzazioni, assicurarsi che il sito sia in modalità di modifica selezionando Modifica nell'angolo in alto a destra del sito. Mentre si lavora, salvare come bozza o ripubblicare le modifiche per rendere visibili le modifiche ai visualizzatori.

1. Usare le web part Testo e Immagine per fornire contenuto accattivante 

1. Iniziare selezionando la web part Testo e quindi modifica web part .

2. Modificare il testo direttamente nella web part. 

3. Selezionare la web part Immagine e scegliere Modifica web part .

4. Selezionare Cambia e selezionare un'origine immagine. 

5. Dopo aver scelto l'immagine, selezionare Inserisci.  

Altre informazioni sulla modifica delle web part Testoe Immagine.

2. Usare la web part Hero per evidenziare criteri importanti, aggiornamenti e altre risorse utili

1. Prima di tutto selezionare la web part Hero e selezionare Modifica web part .

2. Selezionare quindi le opzioni Livello e Riquadro più adatte alle esigenze dell'organizzazione.

Visualizzare layout diversi e altre informazioni sulla modifica della web part Hero.

3.  Usare la web part Pulsante per mettere in risalto i collegamenti importanti nel sito

1. Selezionare la web part Pulsante e scegliere Modifica web part .

2. Modificare l'etichetta, il collegamento e l'allineamento del pulsante.

Altre informazioni sull'uso della web part Pulsante. 

4. Usare la web part Raccolta documenti per fornire un accesso rapido a modelli di contratto e documenti

1. Per cambiare la visualizzazione o l'origine della cartella per la web part Raccolta documenti, selezionare la web part Modifica .

2. Per modificare le cartelle, le etichette e il contenuto della raccolta documenti, passare alla raccolta in Contenuto del sito, apportare le modifiche e quindi visualizzare l'aggiornamento del contenuto nella web part.

Altre informazioni sulla modifica della web part Raccolta documenti.

5. Usare la web part Attività sito per mantenersi aggiornati sulle attività del team

1. Per iniziare, selezionare la web part Attività sito e selezionare Modifica web part .

2. Immettere un numero nella casella degli strumenti in Mostra molti elementi alla volta.

Altre informazioni sull'uso della web part Attività sito.

6. Usare la web part Collegamenti rapidi per semplificare l'accesso alle risorse

1. Passare alla web part Collegamenti rapidi, selezionare il collegamento e quindi selezionare Modifica web part .

2. Modificare il collegamento, il titolo, l'icona e la descrizione, se necessario.

3. Per aggiungere un collegamento, selezionare + Aggiungi collegamenti.

Visualizzare layout diversi e altre informazioni sulla modifica della web part Collegamenti rapidi.

7.  Usare la web part Persone per elencare i contatti principali per il team di gestione dei contratti

1. Per iniziare, eliminare il segnaposto Persone web part.

2. Quindi, aggiungere la web part Persone in posizione selezionando la linea con una +: cerchiata

3. Selezionare Modifica web part .

4. Regola il layout e immetti il nome di una persona o di un gruppo, quindi seleziona Salva.

Altre informazioni sulla web part Persone.

Personalizzare le pagine seguenti all'interno del sito 

• Clienti: consente di mantenere un elenco di informazioni sui clienti per accedervi facilmente. Personalizzare l'elenco modificando il modello di elenco. 

• Lettere di conferma : organizza la documentazione importante tra i clienti e l'organizzazione.  Modificare la raccolta documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Modelli di contratto - Usare alcuni dei modelli di contratto disponibili o archiviare modelli personalizzati facilmente accessibili dal team di gestione dei contratti. Modificare la raccolta documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Richieste di contratto - Utilizzare la lista prebuild per tenere traccia dei contratti richiesti e il loro stato. Personalizzare l'elenco modificando il modello di elenco. 

• Modelli : usare modelli di esempio preconfigurati per estrarre e classificare le informazioni dai documenti. Viene fornito con due modelli di contratto preformattati. Altre informazioni sull'uso di Microsoft Syntex sono disponibili qui. 

• Aree geografiche : consente di archiviare i documenti contrattuali in base all'area geografica, al paese o all'area geografica. Modificare la raccolta documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Contratti di servizio : include un elenco prebuild per tenere traccia dello stato dei contratti di servizio e fornisce una panoramica dei dettagli del contratto. Personalizzare l'elenco modificando il modello di elenco. 

• Istruzioni dell'elenco di lavoro: include un elenco preconfigurato personalizzato che consente di organizzare le istruzioni di lavoro in una visualizzazione bacheca. Personalizzare l'elenco modificando il modello di elenco. 

Personalizzare l'aspetto e la struttura di spostamento del sito

Prima di condividere il sito con altri utenti, applicare gli ultimi ritocchi al sito assicurando agli utenti la possibilità di trovarne il sito, spostarsi facilmente tra collegamenti e pagine e accedere rapidamente al contenuto del sito.

• Modificare le raccolte documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Modificare e personalizzare la struttura di spostamento del sito.

• Modificare l'aspetto del sito personalizzando il tema, il logo, i layout di intestazione e l'aspetto del sito.

• Aggiungere o rimuovere pagine nel sito o nella struttura di spostamento del sito per includere contenuto esistente.

• Scegliere se associare il sito a un sito hub all'interno dell'organizzazione oppure aggiungerlo alla struttura di spostamento esistente del sito hub , se necessario.

Condividere il sito con altri utenti dopo aver personalizzato, rivisto e pubblicato la bozza finale. 

1. Selezionare Impostazioni , quindi Autorizzazioni sito.

   

2. Selezionare Aggiungi membri e quindi Aggiungi membri al gruppo.

   

3. Selezionare Aggiungi membri , quindi immettere i nomi di tutti gli utenti a cui si vuole concedere l'accesso completo al contenuto del sito del team, le risorse condivise come il calendario di Outlook del team e i diritti di modifica per il sito. 

4. Selezionare Salva al termine dell'aggiunta di membri e dell'impostazione delle autorizzazioni.

Altre informazioni sulla gestione delle impostazioni del sito del team, delle informazioni e delle autorizzazioni del sito.

Dopo aver creato e avviato il sito, la fase importante successiva è la gestione del contenuto del sito. Assicurarsi di avere un piano per mantenere aggiornati il contenuto e le web part. 

Procedure consigliate per la manutenzione del sito:

• Pianificare la manutenzione del sito - Definire una pianificazione per rivedere il contenuto del sito tutte le volte che necessario, per assicurarsi che il contenuto sia ancora accurato e pertinente.

• Pubblicare regolarmente notizie : distribuire gli annunci, le informazioni e lo stato più recenti nell'organizzazione.  Informazioni su come aggiungere un post di notizie in un sito del team o in un sito di comunicazione e come mostrare ad altri utenti che pubblicano annunci su come usare le notizie di SharePoint.

• Controllare collegamenti e web part - Mantenere i collegamenti e le web part aggiornati per assicurarsi di sfruttare l'intero valore del sito.

• Usare l'analisi per migliorare il coinvolgimento - Visualizzare l'utilizzo del sito usando il report predefinito sui dati di utilizzoper ottenere informazioni sul contenuto più diffuso, sulle visite ai siti e altro ancora.

• Rivedere periodicamente le impostazioni del sito : dopo aver creato un sito in SharePoint, è possibile apportare modifiche alle impostazioni, alle informazioni del sito e alle autorizzazioni per il sito.