La condivisione in Outlook dipende dall'elemento che si vuole condividere e dal tipo di accesso che si vuole concedere alle persone con cui si vuole condividere.
Ad esempio, è possibile condividere una singola cassetta postale tra più persone in cui tutta la posta in arrivo e in uscita proviene da tale cassetta postale. In alternativa, è possibile condividere con altri utenti una o più cartelle o l'intera cassetta postale. È anche possibile consentire ad altri utenti di gestire il calendario o la cassetta postale.
Quando si concede a qualcuno l'autorizzazione per gestire la cassetta postale, si concedono a qualcuno le autorizzazioni di delega. Questa operazione va oltre i privilegi di modifica ed è ciò che consente a qualcuno di inviare o rispondere a elementi di posta elettronica o di calendario per conto dell'utente. In casi particolari, è anche possibile consentire la gestione completa della cassetta postale e del calendario, in cui il delegato ha il permesso di agire da utente durante la creazione o la risposta a messaggi o eventi. Per altre informazioni sui delegati, vedere Informazioni sui delegati: consentire a un altro utente di gestire la posta elettronica e il calendario in Outlook.
Se e come è possibile accedere a queste varie opzioni di condivisione in Outlook dipende anche dal tipo di account in uso. Ad esempio, alcune opzioni di condivisione sono limitate agli account aziendali o dell'istituto di istruzione usati in un'organizzazione. Altre opzioni, ad esempio la condivisione del calendario, hanno un accesso più ampio e possono essere eseguite anche con un account personale, ad esempio un account Outlook.com o Hotmail.com.
Suggerimento
Per altre informazioni sugli account, vedi: Qual è la differenza tra un account Microsoft e un account aziendale o dell'istituto di istruzione?
Diversi modi per condividere in Outlook
Nella tabella seguente vengono descritti i diversi modi per condividere in Outlook, il tipo di account necessario e se è necessario che l'Amministrazione IT dell'organizzazione configuri automaticamente questa funzionalità.
| Tipo di condivisione | Descrizione | Scenari di esempio | Tipo di account | Richiede la configurazione dell'amministratore IT |
|---|---|---|---|---|
| Cassetta postale condivisa | Una cassetta postale condivisa fornisce l'accesso di gruppo o individuale all'intera cassetta postale. Questo include il contenuto della cassetta postale, come cartelle, calendari e contatti. Quando una persona del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio sembra provenire dall'indirizzo condiviso, non da un singolo utente. Le autorizzazioni nelle cassette postali condivise possono variare da un membro all'altro. |
Un team del servizio clienti vuole un'unica cassetta postale in cui vengono inviate info@contoso.comtutte le e-mail in entrata e in uscita. Qualsiasi membro del team del servizio clienti con accesso alla cassetta postale condivisa può ricevere e rispondere ai messaggi. Le risposte vengono sempre inviate indipendentemente da info@contoso.com chi nel gruppo risponde al messaggio. |
Account aziendali o dell'istituto di istruzione | Sì, richiede la configurazione dell'amministratore. L'amministratore assegnerà le autorizzazioni a tutti gli utenti che devono accedere alla cassetta postale condivisa. |
| Calendari condivisi | I calendari condivisi sono limitati alla cartella dei calendari all'interno della cassetta postale. È possibile scegliere di condividere il calendario con una o più persone. Le autorizzazioni possono variare tra le persone con cui si condivide il calendario e dipendono anche dall'account usato per condividere il calendario. Alcuni aspetti della condivisione dei calendari sono limitati solo agli account aziendali o dell'istituto di istruzione. |
È possibile condividere calendari con responsabili della pianificazione, amministratori esecutivi, colleghi, amici, familiari o altre persone fidate. | Account aziendale o dell'istituto di istruzione e personale | Non è necessaria alcuna configurazione amministrativa. Nella maggior parte dei casi, è possibile selezionare il calendario da condividere e assegnare le autorizzazioni da Outlook. Se si usa un account aziendale o dell'istituto di istruzione, è possibile concedere privilegi di delegato che consentono a un delegato di inviare e rispondere agli inviti alle riunioni per conto dell'utente. |
| Cartelle condivise | Scegliere di condividere una o più cartelle della cassetta postale con altri utenti dell'organizzazione. È possibile impostare il livello di accesso a ogni persona con cui si sta condividendo concedendo privilegi di sola visualizzazione, modifica o delega. Esistono due tipi di privilegi di delega. È possibile scegliere di fare in modo che le persone inviino per proprio conto o per proprio conto. |
Scenario 1: desideri condividere una cartella con privilegi di sola visualizzazione. Ad esempio, si sta gestendo un progetto e si vuole concedere a un membro del team l'accesso a tutti i messaggi di posta elettronica in tale cartella. È possibile consentire a questa persona di rispondere ai messaggi, ma può rispondere solo come se stessa, non per conto dell'utente. Scenario 2: un manager assegna privilegi di delegato al proprio assistente, in modo che l'assistente possa monitorare e rispondere ai messaggi di posta elettronica per suo conto. Oppure vuole che l'assistente abbia la gestione completa della cassetta postale e gli dia l'autorizzazione Invia come autorizzazione. In entrambi i casi, il manager può scegliere di condividere l'intera cassetta postale, incluso il calendario, o solo le cartelle selezionate. |
Account aziendali o dell'istituto di istruzione | A seconda del modo in cui si vuole accedere agli altri utenti, potrebbe essere necessaria la configurazione dell'amministratore. È possibile condividere le cartelle con altre persone dell'organizzazione. Ciò include l'aggiunta di un utente come delegato e la concessione dei privilegi di Invia per conto di . Tuttavia, per concedere i privilegi Invia come a qualcuno, è necessario contattare l'amministratore IT responsabile della gestione di Outlook nell'organizzazione per configurarli. |
Sei pronto per iniziare la condivisione?
Seleziona un articolo di seguito per informazioni su come e cosa vuoi condividere.
- Informazioni sui delegati in Outlook
- Aprire e usare una cassetta postale condivisa
- Condividere e accedere a un calendario di sola visualizzazione
- Condividere e accedere a un calendario con autorizzazioni di modifica e delega
- Condividere e accedere alla cassetta postale o alla cartella di un'altra persona in Outlook
- Consentire l'invio di messaggi a proprio nome quando si condivide una cartella o una cassetta postale