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プロジェクトの作業に人を割り当てるときは、次の 2 つの点にご注意ください。
プロジェクト管理ガイドの他の記事については、「プロジェクト管理のロード マップ」をご覧ください。 |
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開始前のプロジェクト管理のヒント . . .
プロジェクト管理を初めて行う場合 プロジェクト管理に不慣れな場合は、何人の従業員を配置するか、人々の休日や休暇を算定する方法、電話番号、メール アドレス、給与情報などの個人情報をどこにどのように入力するかなど、タスクを追加するだけでなく、心配すること以外にも多くのことを気付くかもしれません。
その場合のヒントを以下に示します。
タスクに割り当てることができるリソースの種類の詳細 プロジェクト タスクに関して必要な情報を収集したら、必要なリソースの種類を特定します。
- People resources これらは、通常、タスクに取り組んでいると考えるリソースです。 プロジェクト マネージャーは、これらを資材や設備ではなく、作業リソースと呼ぶことがあります。
- エンタープライズ リソースこれらのリソースは、organization全体で管理および共有される作業リソースです。 エンタープライズ リソースは、Project Professional で使用されます。
- 数量単価型リソース これらのリソースには、タスクの作業を完了するために使用されるコンピューターや機械が含まれます。
- 汎用リソース これらのリソースは、大工や開発者などの特定の個人ではなく、タスクの人員配置要件を指定します。
リソースの数がどのように変化するか、継続時間を考慮する 1 つのタスクに複数のリソースを配置すると、タスクの期間が短くなることが予想されます。 ただし、多くの場合、タスクに人を追加すると逆効果となります。 コストやコミュニケーションが増え、効率が落ちます。 たとえば、有料橋の設計では、プロジェクトでの建築家の数を倍にすると、おそらく進行が速くなることはありません。 Project では、タスクへの追加後にタスクの期間がどうなるかを管理できます。
ユーザーの能力がタスクの期間にどのように影響するかを検討します 人の経験は、タスクの期間に直接影響する可能性があります。 5 年間の経験がある人は、2 年間の経験がある人よりも短い時間でタスクを完了することが期待できます。
経験豊富なプロジェクト マネージャーの場合プロジェクトが大きくなるにつれて、考えるべきことが増えます。 ご安心ください。 Microsoft Project には、必要な専門的ツールが用意されています。
専門知識を増やすためのヒントを以下に示します。
期間の見積もりを確認して調整 する現在のプロジェクトおよび同様のプロジェクトについて収集した情報を使用して、期間の見積もりを絞り込みます。 リソース要件 (および最終的にはプロジェクト コスト) の見積もりの精度は、タスク期間の見積もりの精度に大きく依存します。
リソースの進捗状況を追跡する プロジェクトの担当者が定期的にタスク進捗の更新を送信するようにします。 Microsoft Project のビューとレポートを使用すると、全員が何をしているかを把握できなくなります。
リソースの割り当て超過の問題を特定する Project は、ユーザーが同時にあまりにも多くのタスクに取り組んでいる場合を特定するのに役立ちます。
ベースラインを監視するベースラインを使用すると、プロジェクトのスナップショットが得られるので、現在の進行状況と最初に計画した内容を比較できます。
平準化による作業の分散 ユーザーが同時に取り組むタスクが多すぎる場合は、Project により現実的なワークロードに合わせて割り当てを調整できます。 リソース割り当ての平準化は、負荷を分散するための 1 つの方法です。
さらに分析するためにプロジェクト データを Excel にエクスポートする プロジェクト情報をさらに分析する必要がある場合は、Excel が役に立ちます。 たとえば、タスク情報やリソース情報を Excel にエクスポートして詳しい達成額レポートを作成してから、スパークラインを使ってその情報を表示して、完了済みの作業に対するコストの使用状況を確認できます。
新しいスキルを身につけた従業員をトレーニングする 大規模な組織は、新しいスキルや多様な環境での作業のために従業員をトレーニングするために時間とお金を投資しています。 現在の従業員をトレーニングすることは、新しい従業員を雇うよりも業績を向上させるためのコスト効果の高い方法です。
手順 1: プロジェクトに人を追加する
| プロジェクトに人を追加する | タスクの作業に人を割り当てる前に、人やその他のリソースを追加する必要があります。 その他のリソースには、セメント、ペンキなどの数量単価型リソースや、航空運賃、飲食費などのコスト リソースがあります。 |
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| プロジェクト予定表の稼働日を変更する | プロジェクトにユーザーを追加したら、作業時間を考慮して作業カレンダーを変更します。 Project では、ほとんどのユーザーが標準的な週、月曜日から金曜日の午前 8 時から午後 5 時まで働くことを前提としています。しかし、その仕事のスケジュールに固執する必要はありません。 |
| 休日と休暇を追加する | だれにでも休暇は必要です。 また、病気になることもあります。 だれでも休日は好きなものです。 このスケジュールされていない時間をスケジュールに追加して考慮する方法を理解してください。 |
| リソース プールを使って人を共有する | 人は、リソース プールからプロジェクトに追加できます。 リソース プールを使うと、マスター プロジェクトの一部として使用できる 1 つの Project ファイルに、人に関するすべての情報を保存できます。 |
| 機密性の高い情報の列を非表示にする | 給与や電話番号などの機密性の高い情報は、プロジェクトに追加し、情報を維持したまま非表示にすることができます。 |
手順 2: タスクに人やその他のリソースを割り当てる
| タスクの作業にリソースを割り当てる | スケジュールにタスクを追加したら、タスクの作業への人の割り当てを開始できます。 |
|---|---|
| リソースの配分状況と利用可能時間を表示する | プロジェクト内またはプロジェクト間で割り当て超過または過少割り当てリソースを検索し、行った割り当てによって競合が発生していないかどうかを確認できます。 |
| ガント チャートのバーの隣にタスク名を表示する | ガント チャートの隣にタスク名が表示されれば、チャートをより簡単に理解できます。 これは、レポートや会議で役立ちます。 |
| 人や原料のコストを入力する | プロジェクトに人を追加するときは、そのコストを追加します。 タスクの作業に人を割り当てると、プロジェクトのコストが自動的に計算されます。 |
| 最新の進捗状況を調べる | ユーザーが Project Web App に作業状態を入力した場合は、Project でスケジュールの変更を確認できます。 |
| プロジェクトから人を削除する | 作業者がプロジェクトを離れたり、退職したり、名前を入力ミスしたために実在しない人物になっていたりすることがあります。 これらの理由で、プロジェクトからの人の削除が必要になる場合があります。 |
手順 3: 人やその他のリソースを管理する
| リソースの表示に適したビューを選択する | タスクに人を割り当てて作業が開始されたら、Project のさまざまなビューを使って、その進捗状況を監視し、スケジュールを変更します。 |
|---|---|
| タスクの期間を変更する | 作業負荷の問題に対応するための 1 つの方法は、タスクの期間を短くすることです。 |
| 作業を分散させてメンバーの作業負荷を減らす | プロジェクトのメンバーに、ある時点で割り当てられている作業が多すぎる場合は、Project で割り当てを自動的に平準化することができます。 |
| タスクの種類の残存作業優先設定を変更する | タスクで人を追加または削除すると、タスクの期間が自動的に調整されます。 これは、残存作業時間を優先するスケジュール方法です。 期間が変更されることを望まない場合は、タスクの残存作業時間を優先する設定を変更できます。 |
| スケジュールの進捗状況を管理する | プロジェクトの作業を追跡することは、プロジェクトを予定どおりに終了させるために重要であるだけではありません。 また、プロジェクトの間違いと成功から学ぶこともできます。 |
| 基準計画を保存する | 上司から、当初の計画と比べてプロジェクトがどうなっているかと尋ねられたとき、最後に「わからない」と答えたくない言葉です。 プロジェクトを開始する前に基準計画を元のスケジュールのスナップショットとして設定しておくことで、このような事態を避けてください。 |
| 人の進捗状況のプロジェクト レポートを表示する | プロジェクトの進捗状況に関するグラフィカルなレポートを作成し、カスタマイズします。 これらのレポートは Project で表示するか、PowerPoint、Word、Excel など他のアプリケーションにエクスポートできます。 |