チームメンバーとファイルを共有する

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作業しているファイルをチームのメンバーや社外の誰かと共有したい場合があります。 OneDrive を使用すると、ファイルにアクセスしたり編集したりできるユーザーを制御しながら、共有や共同作業を簡単に行うことができます。

私は何を学ぶでしょうか?

OneDrive を使用してファイルを格納および共有する方法。

何が必要ですか?

Microsoft OneDrive
5 分

OneDrive Web サイトに移動し、職場アカウントでサインインします。
共有するファイルまたはフォルダーを選択する
ページの上部で、[共有] を選択します。
[リンクのコピー] を選択してリンクをコピーし、メール、ドキュメント、Teams メッセージなど、必要に合ったリンクを共有します。または、共有するユーザーを追加し、メッセージを入力します。 [ 送信] を選択すると、ファイルへのリンクが記載されたメールが届きます。

リンクのアクセス許可を変更するには、[ リンク 設定:] を選択します。

注
共有オプションが灰色表示されている場合は、ビジネス管理者が制限している可能性があります。たとえば、使用可能なリンクが組織外のユーザーに転送されないようにするために、組織の管理者が [すべてのユーザー] オプションを無効にすることを選択している場合があります。
- [すべてのユーザー] は、このリンクを受信するすべてのユーザーにアクセス権を付与します。ユーザーが所有者から直接受け取ったか他のユーザーから転送されたかは関係ありません。これには、組織外のユーザーも含まれる場合があります。
- [リンクを知っている <組織> 内のユーザー] は、組織の全員にファイルへアクセスするリンクを付与します。ユーザーが所有者から直接受け取ったか他のユーザーから転送されたかは関係ありません。
- [既存のアクセス権を持つユーザー] は、ドキュメントまたはフォルダーへのアクセス権を既に持っているユーザーが使用できます。アクセス許可は変更されません。これは、既にアクセス権を持っているユーザーにリンクを送信する場合に使用します。
- [特定のユーザー] は、指定したユーザーにのみアクセス権を付与します。ただし、他のユーザーが既にアクセス権を持っている場合もあります。ユーザーが共有への招待を転送した場合、アイテムへのアクセス権を既に持っているユーザーのみがリンクを使用できます。
  
  注
  アクセスを追跡してセキュリティを確保するため、組織内のユーザーまたは Microsoft アカウントを持っているユーザーとのみ共有できます。
[その他の設定] で、次のいずれかのオプションを設定できます。
- 編集を許可すると、ユーザーはアクセス権を持つファイルまたはフォルダーを編集できます。フォルダーを共有している場合、編集権限を持つユーザーは、アクセス権を持つフォルダー内のすべてのものをコピー、移動、編集、名前変更、削除することができます。このチェックボックスをオフにすると、ユーザーはサインインしなくてもアイテムを表示、コピーまたはダウンロードすることができます。また、ユーザーはこのリンクを他のユーザーに転送することもできます。ただし、OneDrive のバージョンを変更することはできません。
  注
  - 既定では、[編集を許可する] はオンになっています。
  - 前の画面で、ファイルを共有しているユーザーの名前の右側にある鉛筆アイコンを選択して、編集権限を設定することもできます。
- [ダウンロードを禁止する] では、ユーザーがアクセス権を持つファイルまたはフォルダーをダウンロードできなくなります。このチェックボックスをオフにすると、ユーザーがデバイスにファイルをダウンロードできます。
- [有効期限の設定] では、リンクの有効期限を設定できます。設定した日付を過ぎるとリンクは機能しなくなり、ファイルまたはフォルダーへのアクセスを必要とするユーザーのために新しいリンクを作成する必要があります。
- [パスワードの設定] では、ファイルにアクセスするためのパスワードを設定できます。ユーザーがリンクをクリックすると、ファイルにアクセスする前に、パスワードの入力を求めるメッセージが表示されます。このパスワードは、ファイルを共有するユーザーに個別に提供する必要があります。
- [レビューモードでのみ開く] では、ユーザーがファイルにコメントを残して提案することを制限します。
  注
  - このアクセス許可オプションを使用できるのは、Word 文書/ファイルのみです。
  - ユーザーの誰かがドキュメントの編集権限を既に持っている場合、[レビューモードでのみ開く] を選択しても、そのユーザーは編集を行うことができます。そのユーザーには、ドキュメントは編集モードで開きます。
すべてのリンク設定とアクセス許可を設定したら、[適用] を選択します。
これで、ファイルを共有するか、リンクをコピーする準備ができました。

WordやPowerPointなど、Microsoft 365 アプリで既にファイルを開いている場合は、ファイルを閉じたり、アプリを離れたりせずに簡単に共有できます。

アプリの右上隅にある [ 共有 ] を選択します。
リンクが必要な場合は、メール、テキストメッセージ、またはその他の場所に貼り付けることができます。[ リンクのコピー] を選択します。それ以外の場合は、もう一度 [共有 ] を選択します。
[ 共有 ] ダイアログで、他のユーザーに付与するアクセス許可を確認し、名前またはメールアドレスを入力し、ファイルの内容と共有する理由を説明する短いメッセージを入力します。
[送信] を選択します。