Word のディレクトリ機能は、メンバーシップ ディレクトリ、カタログ、パーツ リストなどの 1 つの文書にデータを結合します。 さまざまな種類のデータ ソースを結合できるので、Word のすべての書式設定機能を使用して、Access のようなデータベースからレポートを作成できます。

ディレクトリの差し込み印刷の例

文書を開始する

  1. 空白の文書を開きます。

  2. [差し込み文書] >差し込み印刷の開始] >移動します

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集する必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

この時点で、1 度しか印刷しないテキストは、結果の名簿文書に含めません。

  1. ディレクトリ内の各アイテムに対して繰り返すテキストを入力します 。たとえば、個々のレコードの [名前:] ラベルまたは [住所 : ラベル] などです。

  2. 差し込みフィールドを挿入する文書内の場所をクリックまたはタップし、差し込みフィールドを挿入します。 詳細については、「差し込み印刷フィールド 」を参照してください。

    ヒント: 

    • 1 つのラベルまたは見出し行を含むテーブルを作成するには、ドキュメント ヘッダーを作成します。 テーブルのラベル行を ヘッダー内に配置します。 次に、文書の本文に差し込みフィールドを入力します。

    • ヘッダー内のテーブルの見出し、本文内のテーブル

    • これは、複数のページにまたがる長いディレクトリに対して、各ページのヘッダーを作成する場合に便利です。

    差し込みフィールド文字 (« ») を手動で入力することはできません。 [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

    [差し込みフィールドの挿入] メニュー

    差し込みフィールドが { MERGEFIELD City } のように中かっこで囲まれている場合は、Word は、フィールドの実行結果ではなく、フィールド コードを表示します。 これはマージには影響を与えありませんが、書式を設定するのは困難です。 フィールド コードを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールド コードの切 り替え] を選択します。

    フィールド コードの選択を切り替える

    住所の一部が表示されない場合は、「差し込み印刷:フィールドの対応」を参照して修正します。

  3. 必要に応じて手順 2 を繰り返します。

  4. メイン文書を完了し、すべての差し込みフィールドを挿入したら、[ファイル] タブの [名前を付>に移動します

  1. [Mailing > プレビュー結果] に移動します

  2. [戻る] ボタンと [転送]ボタンを使用してデータをスクロールするか、[受信者の検索] を使用して特定のレコードを検索します。

  3. 編集する必要がある場合は、[結果の プレビュー] を選択 して差し込みフィールド ビューに戻します。

  1. [差し込み文書>[&差し込み] を選択し、[個々のドキュメントの編集] を選択します。 他に 2 つのオプションが表示されますが、ディレクトリで使用することはできません。

  2. 次のいずれかを選択します。

    • すべてのレコードをマージするには、[すべて] を 選択します

    • ドキュメント ウィンドウに表示されるレコードのみをマージするには、[現在のレコード] を選択します

    • レコードの範囲を結合するには、[差出人] ボックスと [差出人] ボックスにレコード番号入力します。

    [OK] を選択します。

  3. 新しい文書で、ヘッダー、フッター、列見出し、その他のテキストなど、1 回だけ印刷するテキストを追加します。

  4. 通常の文書と同じように、名簿を保存または印刷します。

文書を開始する

  1. 空白の文書を開きます。

  2. [差し込み文書] >差し込み印刷の開始] >移動します

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集する必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

この時点で、1 度しか印刷しないテキストは、結果の名簿文書に含めません。

  1. ディレクトリ内の各アイテムに対して繰り返すテキストを入力します 。たとえば、個々のレコードの [名前:] ラベルまたは [住所 : ラベル] などです。

  2. 差し込みフィールドを挿入する文書内の場所をクリックまたはタップし、差し込みフィールドを挿入します。 詳細については、「差し込み印刷フィールド 」を参照してください。

    差し込みフィールド文字 (« ») を手動で入力することはできません。 [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

    差し込みフィールドが { MERGEFIELD City } のように中かっこで囲まれている場合は、Word は、フィールドの実行結果ではなく、フィールド コードを表示します。 これはマージには影響を与えありませんが、書式を設定するのは困難です。 Ctrl - フィールド コードをクリックし、ショートカット メニューの [フィールド コードの切 り替え] を選択します。

    コンテキスト メニューでフィールド コードを切り替える

    住所の一部が表示されない場合は、「差し込み印刷:フィールドの対応」を参照して修正します。

  3. 必要に応じて手順 2 を繰り返します。

  4. メイン文書を完了し、すべての差し込みフィールドを挿入したら、[ファイル] タブの [名前を付>に移動します

  1. [Mailing > プレビュー結果] に移動します

  2. [戻る] ボタンと [転送]ボタンを使用してデータをスクロールするか、[受信者の検索] を使用して特定のレコードを検索します。

  3. 編集する必要がある場合は、[結果の プレビュー] を選択 して差し込みフィールド ビューに戻します。

  1. [差し込み文書>[&差し込み] を選択し、[個々のドキュメントの編集] を選択します

  2. 新しい文書で、ヘッダー、フッター、列見出し、その他のテキストなど、1 回だけ印刷するテキストを追加します。

  3. 通常の文書と同じように、名簿を保存または印刷します。

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