Office製品ファミリを使用する場合は、Excel を使用するか、Access を使用して表形式データを管理する必要がありますか。 関連記事「Accessまたは Excel を使用してデータを管理する」では、各製品の利点と、その製品がテーブルにどのようなメリットをもたらすかについて説明します。 しかし、なぜ 1 つ以上を選択するのでしょうか。 Access にデータを格納し、そのデータに接続Excel、両方の利点があります。 この 10 個の理由は、Excel Access を組み合わせて使用すると、多くの意味を持つ理由です。

データベースではないExcel、データの格納に広く使用され、単純なデータベースの問題を解決するためによく使用されます。 ただし、Excelは、リレーショナル データベースではなくフラット ファイル データベースです。 単純なテーブルが関連データの複数のテーブルに進化する必要がある場合、Access は、情報ワーカーがデータベース アプリケーションをすばやく作成するための最初の選択肢です。 Access は常に、企業全体のデータの収集と統合に最適な "データ ランディング パッド" であり、その多くがブック内にExcelされています。 Access でデータを追加して結合し、クエリ (またはデータのビュー) を作成し、データを構造化してデータ型を定義して、データの整合性を確保し、多くのユーザー間でデータを共有および更新し、強力なレポートとフォームを作成できます。

Excelの単純なスプレッドシート レイアウトとは異なり、Access は、最初は困難に思われる複数の相互に関連するオブジェクトで異なる方法で編成されます。 ただし、Access を使用する専門家である必要は一方で、必要な情報は提供されます。 Access は、あらゆる種類のユーザー向けであり、必要な場合にのみアクセスできます。

レイヤーを一度に開き、レイヤーにアクセスします。

アクセス レイヤー

1. 3 つの方法で Access を使用します。時折のユーザー、パワー ユーザー、または開発者です。

2. テーブル、クエリ、フォーム、レポートは互いに基に構築され、データベース アプリケーションの中心を構成します。

3. ウィザード、プロパティ ビルダー、Office Fluent ユーザー インターフェイス、Excelのような機能を使用して、ジョブをすばやく完了できる場合があります。

4. Power Users には、マクロ、プロパティ ウィンドウ、式、データベース設計ツールが含まれています。さらに詳しい操作を行います。

5. 開発者は、モジュールを使用して VBA コードを開発し、カスタム データベース ソリューションを作成し、ランタイム アプリケーションをデプロイできます。

Excel データを Access にコピーする

使用を開始する良い方法は、データを Access にコピー Excelすることです。 Access テーブルを作成し、データシート ビューに表示できます。これは、ワークシート内のExcelです。 データシート ビューで、データ型、フィールド名、新しいフィールドの定義など、一般的なテーブル作成タスクを実行できます。 たとえば、空白のフィールドに日付を入力すると、そのフィールドは日付/時刻型に設定されます。 名前などのテキストを入力すると、フィールドにテキスト データ型が適用されます。 フィールドを移動する場合は、フィールドをクリックしてドラッグします。

Excel からデータをコピーして Access に貼り付ける場合は、最初にテーブルを作成したり、データシート ビューでテーブルを開く必要すら不要です。 Access では、データにヘッダーが含まれていますか、正しいデータ型を使用して適切な推測を行い、Access テーブルを作成します。 簡単に行う必要があります。

詳細については、「空白のデータシート を開く」を参照してください

Excel データを Access にリンクする

Excel と Access の両方の利点を引き出す最も簡単な方法の 1 つは、Excel ワークシートを Access テーブルにリンクする方法です。 Excel にデータを保持する予定がある場合は、Access リンクを使用します。また、レポートやクエリなど、多くの Access 機能の一部を定期的に利用します。 Access からデータをリンクし、データをリンクExcel。

Access では、データベース テーブルを作成する基本的に異なる 2 つの方法がサポートされています。 ユーザーは、Access データベースにデータを格納する新しいネイティブ テーブルを作成するか、Access データベースの外部にある既存のデータへのリンクを作成できます。 リンク テーブル内のデータは、ネイティブ テーブルと同様にさまざまな方法で表示および動作します。 リンク テーブル マネージャー ウィザードを使用すると、ワークシートまたは他のデータ ソースが移動Excelリンクが切れた場合に、そのデータ ソースを追跡、検索、更新できます。

ワークシートまたは名前付き範囲Excelリンクすると、データにリンクされた新しいテーブルが作成Excelされます。 データを追加、編集、または削除する場合は、Excel で変更を加え、Access テーブルのデータを更新 (または再クエリ) します。 ただし、Access でテーブルの内容を編集することはできません。 データをデータ にリンクExcel Access でレポート、クエリ、読み取り専用フォームを作成できます。

詳細については、「ブック内のデータをインポートまたはリンクする」をExcelしてください

Excel から Access にデータをインポートする

データ コードを切り取る場合は、Access にデータをインポートExcelにデータを移動できます。 import という単語には、インポートとAccess の間に 2 つのExcelがあります。 このExcelインポート (または接続) するときに、更新可能なデータへの永続的な接続を作成します。 Access では、インポート時にデータを Access に 1 回取り込むが、永続的なデータ接続は必要ない。 データをインポートすると、Access は新しいテーブルまたは既存のテーブルにデータを格納し、データを新しいテーブルExcel。 Access では、1 回の操作で 1 つのブックに含Excelまたはすべてのワークシートをインポートできます。

インポート ウィザードでは、インポート手順を説明し、データ型を変更してヘッダーを追加するかどうかについて重要な決定を下すのに役立ちます。 データのインポート時にエラーが発生した場合、Access によって警告が表示され、テーブルにエラーが保存され、すばやく見つけて修正できます。 たとえば、すべての数値と思っていた列に英数字の郵便番号が深く埋もれている場合や、主キー フィールドに重複する ID が検出された場合があります。 ブックに変更を加Excelデータを再インポートするか、新しい Access テーブルに変更を加えます。 操作を完了すると、使用した手順を保存し、Outlook タスクを作成して、インポート操作を定期的に実行する場合を通知することもできます。

データがインポートされると、データは Access にネイティブに変換され、データシートとフォームを使用してデータを追加、編集、削除できます。 データをインポートした後、データをデータから削除するかどうかを決定Excel。 通常は、データを更新するための場所を 1 つしか持たない方が良い方法です。

注: Excel から Access にデータをインポートすると、数式はインポートされるのではなく、それらの数式の結果だけがインポートされます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

Excel から Access データに接続する

Access データを接続し直Excel。 これを行うには、Excel で接続を作成します。多くの場合、Office データ接続ファイル (.odc) に格納されている Access データベースへの接続を作成し、テーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。 データに接続すると、データベースが新しい情報で更新されるたびに、元の Access データベースから Excel ブックを自動的に更新 (または更新) することもできます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

表形式レイアウトの従業員レポート

データが Access に入った後は、レポート作成ツールとカスタマイズ ツールのすばらしい配列を活用できます。 数回クリックしてレポートを作成したい場合は、 レポート ウィザードを使用します。 ライブ データを使用してリアルタイムでレポート レイアウトを設計および変更したり、データ ブロックの移動とサイズ変更を行い、フィールドの追加と削除を行い、その変更をビルド時にすぐに確認したりしたい場合は、 [レイアウト] ビューを使用します。 ライブ データの検索、フィルター処理、並べ替えを行うレポートを操作する場合 [レポート] ビューを使用します。 コマンド ボタン、ページ番号、画像、ハイパーリンク、プロフェッショナルなスタイルを自分で追加したい場合は、 リボンの [デザイン] タブの [コントロール]グループと [レイアウト] グループで、多くのコントロールウィザードとギャラリーを使用します。 Access を使用すると、単純なレポート、グループレポートとサマリー レポート、郵送ラベル、グラフィカル レポート、サブレポートを簡単に作成できます。

レポートを作成したら、Access を使用してレポートを電子的に配布します。 たとえば、電子メール メッセージを使用してレポートを送信したり、Access スナップショットや PDF ファイルなどのさまざまな形式でレポートを保存して、Web ページや SharePoint サイトにレポートを追加することができます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

サンプル フォーム

データが Access に入った後は、多くのフォーム作成ツールとカスタマイズ ツールを利用できます。 数回クリックしてフォームを作成したい場合は、 フォーム ウィザードを使用します。 ライブ データを使用してリアルタイムでフォーム レイアウトの設計と変更を行い、データブロックの移動とサイズ変更、フィールドの追加と削除を行い、ビルド時に変更をすぐに確認したい場合 [レイアウト] ビューを使用します。 コマンド ボタン、リスト ボックス、コンボ ボックス、オプション グループ、画像、定型入力、グラフ、ハイパーリンク、プロフェッショナルなスタイルを自分で追加したい場合 リボンの [デザイン] タブの [コントロール]グループと [レイアウト] グループで、多くのコントロールウィザードとギャラリーを使用します。 Access を使用すると、単純なフォーム、タブ付きフォーム、連続フォーム、ポップアップ フォーム、モーダル ダイアログ ボックス、サブフォームを簡単に作成できます。

Access では、同期されたデータシートとフォーム ビューを表示する分割フォームを簡単に作成して、両方を最適に利用できます。 洗練されたフォームを作成すると、フォームの下部にある標準のナビゲーション ボタンと検索ボックスを使用して、フォームの背後にあるデータを簡単にスクロール、フィルター処理、検索できます。

分割フォーム

詳細については、次のトピックを参照してください。

オートフィルター

どの製品を使用する場合でも、データをフィルター処理してデータのサブセットを処理し、データを並べ替え、好きな順序で並べ替える。 Access では、Excelユーザーは、完全に新しいユーザー インターフェイスを再学習することなく、データシート ビューでデータをフィルター処理および並べ替えできます。 アイコン、コマンド メニュー、コマンド、条件、ダイアログ ボックスは、テキスト、数値、日付、または空白を操作している場合でも、非常に似ています。 データシート ビューと共にフィルターや並べ替えを保存することもできます。

Access でクエリを作成できます。また、クエリの意味SQLもわかりません。 4 つのクエリ ウィザードを使用すると、単純なクエリの作成、重複の検索、不一致のレコードの検索、クロス集計クエリの作成を行います。 クエリを作成する必要すらない。データを見た目に合った方法でフィルター処理して並べ替えるだけで、データシートで保存されます。

国または地域の抽出条件

詳細については、次のトピックを参照してください。

ラベル ウィザードの最初のページ

家族が成長したので、休日カードリストが突然大きくなったので、さらに多くの誕生日や記念日を追跡する必要があります。 問題じゃないです。 Access のテーブルまたはクエリを差し込み印刷データ ソースとして使用し、Word 差し込み印刷ウィザードを使用して、レター、カード、メール メッセージ、封筒の差し込み印刷操作を作成できます。 郵送用ラベルを作成するだけの場合は、Access のラベル ウィザードを使用して、作成したレポートからラベルを作成して印刷します。 各顧客の住所に対応する棒コードを自動的に追加することもできます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

Access と Excelには、リスト内のデータに接続するためのコマンドSharePointがあります。 Excelリンクされたリストへの読み取り専用 (一方通行) SharePointします。一方、Access では、リンクされたリスト内の (2 ウェイ) データの読み取りSharePointできます。 アクセスリストとSharePointは非常にうまく機能します。 リッチ テキスト、追加のみ (メモ フィールドの変更履歴の追跡をサポートする場合)、添付ファイル、オートナンバー型、ルックアップ型、複数値フィールドなど、Access データ型と SharePoint データ型は、統合を円滑に行い、データの不整合がある場合は少なくします。

SharePoint リスト データを Access データベースにリンクすると、ローカルの Access データベースで SharePoint リスト データをオフラインにし、ローカルでデータを操作してから、SharePoint サイトに再接続して変更をアップロードすることもできます。 他のユーザーによって行われた競合するデータ変更は、競合解決ウィザードによって処理されます。 Access で作成したフォームとレポートは、同じデータに基づいており、他のリストSharePointされます。

Excel Server と次の統合ポイントSharePointします。

Excel のデータに重点を置いた統合ポイント

1. Excel ワークシート データから SharePoint リストにインポートを 1 回行うか、Excel ワークシート データを SharePoint リストにエクスポートして永続的な一方向のデータ接続を作成する。

2. 永続的な一方向のデータ接続を使って、SharePoint リストから Excel ワークシートのデータを更新する。

3. Excel ブックを Excel Servicesで発行し、Web パーツ ページの Excel Web Access Web パーツを使用してデータを表示および操作します。

4. OLAP サーバー、Excel Access データベース、およびフラット ファイルから、SQL Serverブックにデータをインポート (接続) します。

Access は、SharePoint Server と次の統合ポイントを提供します。

1. Access ビューと SharePoint リストの間で、データのインポートまたはエクスポートを 1 回実行します。

2. 永続的な 2 ウェイ接続を作成して、Access SharePointテーブルとリスト間でデータをリンクします。 (更新されたリスト データは Access テーブルに表示されます。更新された Access テーブル のデータは一覧に表示されます)。

3. リスト データをオフラインにして、Access で更新します。その後もう一度オンラインにしてから、更新を同期して、競合を解決します。

4. リスト データを Access データシート、フォーム、レポート ビューに表示して編集します。

詳細については、次のトピックを参照してください。

VBA コードを 1 行記述することなく、非常に高度なデスクトップ データベース アプリケーションを作成できます。 各 Access オブジェクトには、ソリューションのカスタマイズに役立つプロパティ シートから簡単にアクセスできる広範なプロパティとイベントのセットがあります。 各オブジェクトには、使用可能なすべての機能を表示する詳細なデザイナーがあります。 その他のデータベース テンプレートは、Office Online で使用できます。 フィールド テンプレートとテーブル テンプレートを使用すると、新しいテーブルを迅速に作成およびカスタマイズできます。 組み込みのデータベース設計ツールを使用して、新しいデータベースを一から設計できます。

Access マクロは、VBA コードの記述を必要としない宣言型環境を使用します。そのため、開発者である必要はありません。 各マクロ アクションは、フォームの開き、クエリの実行、レコードの検索、メッセージの表示などのタスクを実行します。 レポート、フォーム、またはコントロールの任意のイベントにマクロを埋め込みできます。 ほとんどのマクロには引数が含まれています。条件付きロジックを追加して、必要な操作を実行できます。 VBA コードを記述せずに、変数を定義し、エラー チェックを実行できます。

プロトタイプを設計し、IT 部門が実行します。 必要なときにチーム用のソリューションを作成し、ベアボーン スタッフと一緒に靴ひもで行います。 会社のパーティーで販売されたチケットを追跡したり、製造資料の保存期間を追跡したり、部品の受け入れタグを印刷したりします。 チーム プロジェクトのタスク、問題、成果物を追跡します。 営業パイプライン データベースを作成して、営業担当者の小さなグループ内で見込み客の売上を監視します。

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