Outlook での共有は、共有する内容と、共有するユーザーに付与するアクセスの種類によって異なります。
たとえば、すべての受信メールと送信メールがそのメールボックスから送信される、1 つのメールボックスを複数の個人が共有できます。 または、1 つ以上のフォルダー、またはメールボックス全体を他のユーザーと共有することもできます。 他のユーザーに自分の予定表やメールボックスの管理を許可することもできます。
メールボックスを管理するアクセス許可をユーザーに付与する場合は、代理アクセス許可を付与することになります。 これは編集権限を超えて、他のユーザーがあなたに代わってメールまたはカレンダー アイテムを送信または返信できるようにするものです。 特殊なケースでは、代理人がメッセージやイベントを作成または応答するときに 代理人が自分として 動作するアクセス許可を持っているメールボックスと予定表の完全な管理を許可することもできます。 代理人の詳細については、「 代理人について: 他のユーザーに Outlook のメールと予定表の管理を許可する」を参照してください。
Outlook でこれらのさまざまな共有オプションにアクセスできるかどうか、およびその方法は、使用しているアカウントの種類によっても異なります。 たとえば、一部の共有オプションは、organization で使用される職場または学校アカウントに制限されます。 予定表の共有などの他のオプションは、より幅広いアクセスが可能で、Outlook.com アカウントや Hotmail.com アカウントなどの個人用アカウントを使用して実行することもできます。
ヒント
アカウントの詳細については、「Microsoft アカウントと職場または学校アカウントの違いは何ですか?」を参照してください。
Outlook で共有するさまざまな方法
以下の表では、Outlook で共有するさまざまな方法、必要なアカウントの種類、および設定を行うためにorganizationの IT 管理が必要かどうかについて説明します。
| 共有の種類 | 説明 | シナリオ例 | アカウントの種類 | IT 管理者のセットアップが必要 |
|---|---|---|---|---|
| 共有メールボックス | 共有メールボックスを使用すると、メールボックス全体へのグループまたは個々のアクセスが提供されます。 これには、フォルダー、予定表、連絡先などのメールボックスのコンテンツが含まれます。 グループ内のユーザーが共有メールボックスに送信されたメッセージに返信すると、メールは個々のユーザーからではなく、共有アドレスから送信されたように見えます。 共有メールボックスのアクセス許可は、メンバーによって異なる場合があります。 |
カスタマー サービス チームは、すべての受信メールと送信メールが info@contoso.com に送信される 1 つのメールボックスを望んでいます。 共有メールボックスにアクセスできるカスタマー サービス チームのメンバーは、メッセージを受信して応答できます。 グループ内の誰がメッセージに返信したかに関係なく、返信は常に info@contoso.com から送信されます。 |
職場または学校のアカウント | はい、管理者セットアップが必要です。 管理者は、共有メールボックスにアクセスする必要があるすべてのユーザーにアクセス許可を割り当てます。 |
| 共有の予定表 | 共有予定表は、メールボックス内の予定表フォルダーに制限されます。 予定表を 1 人のユーザーと共有するか、複数のユーザーと共有するかを選択できます。 アクセス許可は、予定表の共有相手にしているユーザーによって異なり、予定表の共有に使用しているアカウントによっても異なります。 予定表の共有の一部は、職場または学校のアカウントのみに制限されています。 |
スケジュール担当者、エグゼクティブ管理者、同僚、友人、家族、その他の信頼できる個人と予定表を共有することができます。 | 職場または学校と個人用アカウント | 管理者セットアップは必要ありません。 ほとんどの場合、共有する予定表を選択して、Outlook 内からアクセス許可を割り当てることができます。 職場または学校アカウントを使用している場合は、代理人権限を付与できます。これにより、代理人が代理で会議出席依頼を送信および応答できます。 |
| 共有フォルダー | メールボックス内の 1 つ以上のフォルダーを、organization内の他のユーザーと共有することを選択します。 表示限定、編集、または委任の特権を付与することで、共有する各ユーザーのアクセス レベルを設定できます。 委任特権には次の 2 種類があります。 他のユーザーに自動的に送信してもらうか、または自分として送信してもらうかを選択できます。 |
シナリオ 1: 表示のみの権限を持つフォルダーを共有する。 たとえば、プロジェクトを管理していて、チームの誰かにそのフォルダー内のすべてのメールへのアクセス権を付与したいとします。 このユーザーにメッセージに返信する機能を許可することはできますが、そのユーザーは本人としてのみ返信でき、あなたの代わりに返信することはできません。 シナリオ 2: マネージャーは、アシスタントに代理人特権を割り当て、アシスタントがアシスタントに代わって E メールをモニターして応答できるようにします。 または、アシスタントにメールボックスを完全に管理してもらい、[送信] アクセス許可を付与することもできます。 どちらの場合も、マネージャーはメールボックス全体 (予定表を含む) を共有するか、選択したフォルダーのみを共有するかを選択できます。 |
職場または学校のアカウント | 他のユーザーにアクセスする方法によっては、管理者セットアップが必要になる場合があります。 フォルダーは、organization内の他の個人と共有できます。 これには、代理人としてユーザーを追加し、代理権限 として送信 を付与することが含まれます。 ただし、他のユーザーに [送信者] の特権を付与するには、organization の Outlook の管理を担当する IT 管理者に連絡して設定する必要があります。 |
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