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Microsoft Project を開く前に、計画を立てることをお勧めします。 プロジェクトの目標のたたき台をまとめるには、Word、Excel、OneNote、Outlook などのアプリケーションを使います。 全員がアイデアに同意したら、Project を使ってスケジュールを立て始めることができます。 プロジェクト管理に関するその他の記事については、プロジェクト ロード マップに戻ってください。 |
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開始前のプロジェクト管理のヒント . . .
プロジェクトがあることを確認する 考えていることが実際のプロジェクトであることを確認してください。 プロジェクトには次の 3 つの特性があります。
- 一時的で固有のものです自動車製造工場の設計は、1回限りの活動であるため、プロジェクトです。 工場での自動車の製造は一連の活動を繰り返すため、プロジェクトではありません。
- 成果物が明確に定義されている 成果物は、プロジェクトのフォーカスと目的を与えます。 成果物が明確に記載されていない場合、利害関係者はプロジェクトへの投資に価値があるとは感じません。
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それには始まりと終わりがあります プロジェクトの終了日がなければ、利害関係者や投資家は、投資によって可能になったプロジェクトの成果や利益を享受できなくなります。
プロジェクトかどうかを決定するときに役立つ例をいくつか次に示します。
| プロジェクトではないアクティビティ | 明確に定義されたプロジェクト |
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| 自動車を製造する |
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| 競合他社からのリスクを軽減する |
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プロジェクトの制約を特定する 制約は、プロジェクトの設計と管理におけるプロジェクト マネージャーのオプションを制限する要因です。 ほとんどのプロジェクトには、次の 3 つの制約があります。
- 期間限定 主要な成果物の終了日は、通常、プロジェクト全体の長さを固定します。
- 限られた人とその他のリソース 通常、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの作業を実行するための人数が限られているか、予算が限られています。
- スコープが小さい プロジェクトは通常、チームがどれだけ達成できるかによって制約されます。 プロジェクトの成果物や機能が多すぎると、それらをすべて完了するのに十分な時間がスケジュールにない可能性があります。
通常、1 つの制約の変更は他の 2 つの制約に影響を与え、全体的な品質に影響を与える可能性があります。 たとえば、プロジェクトの期間を短くすると、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの成果物を完了するために必要な作業者の数に関する決定を下さなければなりません。 十分な労働者がいない場合、プロジェクトを短縮すると、プロジェクトの範囲を縮小するなどの他のトレードオフが発生する可能性があります。
- 関係者を早期に特定する重要な利害関係者が誰であるか、そして彼らとの最良のコミュニケーション方法を特定できないことほどプロジェクトを害するものはありません。 プロジェクトの開始後に重要な利害関係者を特定できなかった場合、プロジェクトは停止したり、新しいプロジェクトの目的や方法が提案されたときに予算超過になったりする可能性があります。
手順 1: たたき台をまとめる
| 初期の考えを OneNote でCaptureする | プロジェクトの概要やそのプロジェクトで達成したいことを検討しながら、OneNote ですばやくメモを取ります。 このメモには、メール、Web サイトへのリンク、ビデオ、初期スペックなどを含めることができます。 |
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| Excel データを Project にインポートする | Excel のシンプルなリストからプロジェクトが開始することがありますが、プロジェクトの規模が大きくなったら、Project にインポートしてください。 この Project の方が、タスクの整理やスケジュール設定をより効率的に行うことができます。 |
| どの PC でも Microsoft 365 を使用して、どこからでもプロジェクト ノートをキャプチャできます | Microsoft 365 を使用して、初期のプロジェクト仕様を操作します。 作業している PC がインターネットに接続している場合は、どこにいても、必要に応じて、製品版 Word、Excel、PowerPoint、OneNote を使ってドキュメントを操作できます。 |
| Web ブラウザーで Office Online を使用する | Microsoft 365 なしで Office for the web を操作します。 Microsoft アカウントを持っている場合は、Web バージョンの Word、Excel、PowerPoint、または OneNote を使って、早期段階のプロジェクト アイデアをまとめます。 |
手順 2: 関係者と連絡を取る
| 早期段階の進捗状況をレポートする | プロジェクト計画のどの段階にいても、うまくまとめられたレポートにより、プロジェクト成果物に対する関係者の同意を得られやすくなります。 |
|---|---|
| オンライン会議に参加する | 関係者が出席できない場合は、オンライン会議を使用して関係者と接続します。 PowerPoint スライド、Excel シート、または OneNote ノートを共有して、初期のプロジェクト計画について話し合います。 People は、オフィス、外出先、またはモバイル デバイスで Microsoft Teams オンライン会議に参加できます。 |
| プロジェクト チーム メンバーとの Chat | プロジェクトのスケジュールを立てているときに質問がある場合は、Teams を使用してオンラインでチャットできます。 |
手順 3: プロジェクトを開始する
| Word、Outlook、または PowerPoint からコピーし、プロジェクトに貼り付ける | Word、Outlook、または PowerPoint でタスクのリストをコピーして Project に貼り付け、スケジュールをすばやく開始します。 Project では、アウトライン構造や書式設定が保持されます。 |
|---|---|
| 既存のプロジェクトやテンプレートを使って新しいプロジェクトを作成する | 自分のプロジェクトと似たプロジェクトのタスクによってあらかじめ設定されたテンプレートに基づいて、新しいプロジェクトを作成します。 これらのプロジェクトの多くは、作業をすばやく開始できるように業界のエキスパートによって作成されました。 |
| Excel データを Project にインポートする | Excel で開始されたタスク リストを Project に移動します。 Project では、アウトライン構造や書式設定が保持されます。 |
| SharePoint タスク リストを早期段階のプロジェクトとしてインポートする | Project は、Project を使用しないユーザーと共有するために、SharePoint のタスク リストとして開始することがあります。 タスク リストがある程度のサイズになったら、Project に移動して、そこで作業を続けます。 |
| プロジェクト管理の目標: 新しいプロジェクト スケジュールを作成する | Project でプロジェクトを開始したら、タスクの追加、整理、タスク間のリンク、ユーザーの追加などを行うことができます。 |