Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷

適用先
Word for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 for Mac Word 2024 Word 2024 for Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016

以下は、Excel スプレッドシートを差し込み印刷用に準備するためのヒントです。 以下のことをご確認ください。

  • スプレッドシートの列名が、差し込み印刷で挿入するフィールドの名前と一致している。 たとえば、文書内で受信者にファースト ネームで呼びかける場合は、姓と名の列を区切る必要があります。
  • 結合するすべてのデータが、スプレッドシートの最初のシートに存在している。
  • パーセンテージ、通貨、郵便番号を含むデータ エントリは、Wordが適切に値を読み取ることができるように、スプレッドシートに正しく書式設定されます。
  • 差し込み印刷で使用する Excel スプレッドシートは、ローカル コンピューターに保存されます。
  • スプレッドシートの変更または追加は、Wordで差し込み印刷文書に接続される前に完了します。

注

  • Excel スプレッドシートから情報をインポートするには、コンマ区切り値 (.csv) またはテキスト (.txt) ファイルから情報をインポートし、テキスト インポート ウィザードを使用して新しいスプレッドシートを作成します。
  • 詳細については、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

接続してメーリングリストを編集する

データ ソースに接続します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

メーリング リストを編集する

  1. [アドレス帳の編集] を選択します。
    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[受信者一覧の編集] コマンドが強調表示されています。

  2. [差し込み印刷の宛先] で、メールを送らないユーザーの名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。
    チェック ボックスをオンにして行を選ぶ

    注

    また、リストの並べ替えやフィルター処理を行うことで、名前や住所は見つけやすくなります。 詳細については、「Sort the data for a mail merge (宛名の差し込みのためにデータを並べ替える)」または「Filter the data for a mail merge (宛名の差し込みのためにデータを絞り込む)」を参照してください。

差し込みフィールドを挿入する

文書にスプレッドシートからの情報を取得する、1 つまたは複数の差し込み印刷フィールドを挿入することができます。

封筒、ラベル、メール メッセージ、またはレターに差し込みフィールドを挿入する

  1. [ メーリング>アドレス ブロック] に移動します。
    [住所ブロック] 差し込みフィールドを挿入する
    詳細については、「Insert Address Block (住所ブロックの挿入)」を参照してください。
  2. あいさつ文を追加するには、[あいさつ文] を選択します。
    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[あいさつ文] コマンドが強調表示されています。
    詳細については、「Insert Greeting Line (あいさつ文の挿入)」を参照してください。
  3. 請求書番号などの他の差し込みフィールドを追加するには、[差し込み印刷フィールドを挿入する] を参照してください。
  4. [OK] を選びます。
  5. [ファイル>保存] を選択します。

メール メッセージの設定の詳細情報については、「Word でメールの宛名差し込みを使用する」を参照してください。

差し込み印刷をプレビューして完了する

差し込み印刷フィールドを挿入したら、結果をプレビューして内容に問題がないことを確認します。 これで、差し込み印刷のプロセスの準備ができました。

  1. [メーリング>Preview Results] に移動します。
    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[結果のプレビュー] グループが表示されています。
  2. 差し込み印刷プレビューの結果の [次へ] レコード ボタン、または差し込 み印刷プレビューの結果の [前のレコード] ボタン を選択して、データ ソース内のレコード間を移動し、ドキュメント内での表示方法を表示します。
  3. [完了] & [差し込み印刷>ドキュメントの印刷] または [電子メール メッセージの送信] に移動します。
    Wordの [差し込み印刷] タブのスクリーンショット。[& 差し込み印刷の完了] コマンドとそのオプションが表示されています。

差し込み印刷を保存する

差し込み印刷文書を保存しても、データ ソースには接続されたままです。 次の一括差し込み印刷で差し込み印刷文書を再利用することができます。

  • 差し込み印刷文書を開き、接続を維持Word求められたら [はい] を選択します。

関連項目