Neteisingai parašyti žodžiai, užsispyrę tarpai gale, nepageidaujami priešdėliai, netinkami raidžiai ir nespausdinami simboliai sudaro blogą pirmąjį įspūdį. Ir tai net nėra išsamus sąrašas būdų, kaip jūsų duomenys gali būti nešvarūs. Pasiraitokite rankoves. Atėjo laikas pagrindiniam pavasario darbalapių valymui programa "Microsoft Excel".
Duomenų valymo pagrindai
Ne visada galite kontroliuoti duomenų, kuriuos importuojate iš išorinio duomenų šaltinio, pvz., duomenų bazės, tekstinio failo ar tinklalapio, formatą ir tipą. Prieš analizuojant duomenis, dažnai reikia juos išvalyti. Laimei, programoje "Excel" yra daug funkcijų, padedančių gauti duomenis norimu formatu. Kartais užduotis yra paprasta ir yra specifinė funkcija, kuri atlieka darbą už jus. Pavyzdžiui, galite lengvai naudoti rašybos tikrintuvą, kad išvalytumėte klaidingai parašytus žodžius stulpeliuose, kuriuose yra komentarų ar aprašų. Arba, jei norite pašalinti pasikartojančias eilutes, galite tai greitai padaryti naudodami dialogo langą Dublikatų šalinimas .
Kitais atvejais gali tekti valdyti vieną arba daugiau stulpelių naudojant formulę, konvertuojančią importuotas reikšmes į naujas. Pavyzdžiui, jei norite pašalinti pabaigoje esančius tarpus, galite sukurti naują stulpelį, kad išvalytumėte duomenis naudodami formulę, užpildydami naują stulpelį, konvertuodami naujo stulpelio formules į reikšmes ir pašalindami pradinį stulpelį.
Pagrindiniai duomenų valymo veiksmai yra šie:
Importuokite duomenis iš išorinio duomenų šaltinio.
Sukurkite atsarginę pradinių duomenų kopiją atskiroje darbaknygėje.
Įsitikinkite, kad duomenys yra lentelės formato eilutės ir stulpeliai ir: panašūs duomenys kiekviename stulpelyje, visi stulpeliai ir eilutės matomi, o diapazone nėra tuščių eilučių. Norėdami gauti geriausius rezultatus, naudokite "Excel" lentelę.
Atlikite užduotis, kurioms nereikia iš pradžių manipuliuoti stulpeliais, pvz., patikrinkite rašybą arba naudokite dialogo langą Radimas ir keitimas .
Tada atlikite užduotis, kurioms reikia manipuliuoti stulpeliais. Bendrieji stulpelio valdymo veiksmai:
- Šalia pradinio stulpelio (A), kurį reikia išvalyti, įterpkite naują stulpelį (B).
- Įtraukite formulę, kuri transformuos duomenis naujo stulpelio (B) viršuje.
- Įveskite formulę naujame (B) stulpelyje. "Excel" lentelėje apskaičiuojamasis stulpelis sukuriamas automatiškai su užpildytomis reikšmėmis.
- Pasirinkite naują stulpelį (B), nukopijuokite jį ir įklijuokite kaip reikšmes naujame (B) stulpelyje.
- Pašalinkite pradinį stulpelį (A), kuris konvertuoja naująjį stulpelį iš B į A.
Norėdami periodiškai išvalyti tą patį duomenų šaltinį, apsvarstykite galimybę įrašyti makrokomandą arba parašyti kodą, kad automatizuotumėte visą procesą. Be to, yra nemažai išorinių papildinių, kuriuos parašė trečiųjų šalių tiekėjai, išvardyti skyriuje Trečiųjų šalių teikėjai , kuriuos galite naudoti, jei neturite laiko arba išteklių procesui automatizuoti patys.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| Automatinis duomenų įvedimas į darbalapio langelius | Parodoma, kaip naudoti užpildo komandą. |
|
Lentelių kūrimas ir formatavimas Lentelės dydžio keitimas įtraukiant stulpelių ir eilučių Apskaičiuojamųjų stulpelių naudojimas programos „Excel“ lentelėje |
Parodykite, kaip sukurti "Excel" lentelę ir pridėti arba naikinti stulpelius arba apskaičiuojamuosius stulpelius. |
| Makrokomandos kūrimas | Rodomi keli būdai, kaip automatizuoti pasikartojančias užduotis naudojant makrokomandą. |
Rašybos tikrinimas
Rašybos tikrintuvą galite naudoti ne tik norėdami rasti klaidingai parašytus žodžius, bet ir rasti reikšmes, kurios nėra nuosekliai naudojamos, pvz., produktų ar įmonių pavadinimus, įtraukdami šias reikšmes į pasirinktinį žodyną.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| Rašybos ir gramatikos tikrinimas | Parodoma, kaip ištaisyti klaidingai parašytus žodžius darbalapyje. |
| Pasirinktinių žodynų naudojimas įtraukiant žodžius į rašybos tikrintuvą | Aiškinama, kaip naudoti pasirinktinius žodynus. |
Pasikartojančių eilučių šalinimas
Pasikartojančios eilutės yra dažna problema importuojant duomenis. Prieš šalinant pasikartojančias reikšmes pravartu pirmiausia filtruoti unikalias reikšmes, kad įsitikintumėte, jog rezultatai yra tokie, kokių norite.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| Unikalių reikšmių filtravimas arba pasikartojančių reikšmių šalinimas | Rodomos dvi glaudžiai susijusios procedūros: kaip filtruoti unikalias eilutes ir kaip pašalinti pasikartojančias eilutes. |
Teksto radimas ir keitimas
Galite pašalinti įprastą eilutę, pvz., etiketę, po kurios eina dvitaškis ir tarpas, arba povardį, pvz., pasenusią ar nereikalingą frazę eilutės gale. Tai galite padaryti rasdami šio teksto atvejus ir pakeisdami jį be teksto ar kito teksto.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
|
Patikrinkite, ar langelyje yra teksto (neskiriamos didžiosios ir mažosios raidės) Tikrinimas, ar langelyje yra teksto (neatpažįsta didžiųjų ir mažųjų raidžių) |
Parodykite, kaip naudoti komandą Rasti ir kelias funkcijas tekstui rasti. |
| Simbolių šalinimas iš teksto | Parodoma, kaip naudoti komandą Pakeisti ir kelias funkcijas tekstui pašalinti. |
| Teksto ir skaičių radimas ir pakeitimas darbalapyje | Parodykite, kaip naudoti dialogo langus Radimas ir Keitimas . |
|
FIND, FINDB SEARCH, SEARCHB REPLACE, REPLACEB SUBSTITUTE LEFT, LEFTB RIGHT, RIGHTB LEN, LENB MID, MIDB |
Tai funkcijos, kurias galite naudoti įvairioms eilučių manipuliavimo užduotims atlikti, pvz., rasti ir pakeisti eilutę eilutėje, išskleisti eilutės dalis arba nustatyti eilutės ilgį. |
Didžiųjų ir mažųjų teksto raidžių keitimas
Kartais tekstas būna mišriame maiše, ypač kai kalbama apie didžiąsias ir mažąsias teksto raides. Naudodami vieną ar kelias iš trijų didžiųjų raidžių funkcijų, galite konvertuoti tekstą į mažąsias raides, pvz., el. pašto adresus, didžiąsias raides, pvz., produkto kodus, arba didžiąsias ir mažąsias raides, pvz., vardus ar knygų pavadinimus.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| Didžiųjų ir mažųjų teksto raidžių keitimast | Parodoma, kaip naudoti tris funkcijas Case |
| LOWER | Visas teksto eilutėje esančias didžiąsias raides paverčia mažosiomis. |
| PROPER | Pirmąją teksto raidę ir kitas raides tekste, einančias po tų simbolių, kurie nėra raidės, pakeičia į didžiąsias. Visas kitas raides pakeičia į mažąsias. |
| UPPER | Konvertuoja tekstą į didžiąsias raides. |
Tarpų ir nespausdinamų simbolių šalinimas iš teksto
Kartais tekstinėse reikšmėse yra pradžioje, pabaigoje arba keli įdėtieji tarpo simboliai ("Unicode" simbolių rinkinio reikšmės 32 ir 160) arba nespausdinami simboliai ("Unicode" simbolių rinkinio reikšmės nuo 0 iki 31, 127, 129, 141, 143, 144 ir 157). Dėl šių simbolių kartais gali būti rodomi netikėti rezultatai rūšiuojant, filtruojant ar ieškant. Pavyzdžiui, išoriniame duomenų šaltinyje vartotojai gali padaryti spausdinimo klaidų netyčia įtraukdami papildomų tarpų simbolių arba iš išorinių šaltinių importuotuose teksto duomenyse gali būti nespausdinamų simbolių, kurie yra įdėti į tekstą. Šie simboliai nėra lengvai pastebimi, todėl gali būti sunku suprasti netikėtus rezultatus. Norėdami pašalinti šiuos nepageidaujamus simbolius, galite naudoti funkcijų TRIM, CLEAN ir SUBSTITUTE derinį.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| CODE | Grąžina pirmojo simbolio teksto eilutėje skaitmeninį kodą. |
| CLEAN | Pašalina iš teksto pirmuosius 32 nespausdinamus simbolius 7-bitų ASCII kode (reikšmes nuo 0 iki 31). |
| TRIM | Pašalina iš teksto 7 bitų ASCII tarpo simbolį (reikšmė 32). |
| SUBSTITUTE | Galite naudoti funkciją SUBSTITUTE, kad didesnės reikšmės "Unicode" simbolius (reikšmes 127, 129, 141, 143, 144, 157 ir 160) pakeistumėte 7 bitų ASCII simboliais, kuriems buvo sukurtos funkcijos TRIM ir CLEAN. |
Skaičių ir numerių ženklų taisymas
Yra dvi pagrindinės problemos dėl skaičių, dėl kurių gali tekti išvalyti duomenis: numeris buvo netyčia importuotas kaip tekstas, o minuso ženklą reikia pakeisti į jūsų organizacijos standartą.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| Teksto pavidalo skaičių konvertavimas į skaitinį formatą | Parodoma, kaip konvertuoti skaičius, kurie yra suformatuoti ir langeliuose saugomi kaip tekstas, dėl kurių gali kilti problemų atliekant skaičiavimus arba gali būti sumaišyta rūšiavimo tvarka, į skaičių formatą. |
| DOLLAR | Konvertuoja skaičių į teksto formatą ir pritaiko valiutos simbolį. |
| SMS žinutė | Konvertuoja reikšmę į tekstą tam tikru skaičių formatu. |
| PATAISYTA | Suapvalina skaičių iki nurodytos dešimtainės dalies, suformatuoja skaičių į dešimtainį formatą naudodamas periodus ir kablelius ir grąžina tekstinį rezultatą. |
| VERTĖ | Skaičių vaizduojančią teksto eilutę konvertuoja į skaičių. |
Datų ir laiko taisymas
Kadangi datų formatų yra labai daug ir jie gali būti supainioti su sunumeruotų dalių kodais ar kitomis eilutėmis, kuriose yra pasvirųjų brūkšnių ar brūkšnelių, datas ir laikus dažnai reikia konvertuoti ir performatuoti.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| Datos sistemos, formato arba dviejų skaitmenų metų aiškinimo keitimas | Aprašoma, kaip programų "Office Excel" veikia datos sistema. |
| Laiko konvertavimas | Rodoma, kaip konvertuoti skirtingus laiko vienetus. |
| Datų, saugomų kaip tekstas, konvertavimas į datas | Rodoma, kaip konvertuoti datas, suformatuotas ir langeliuose saugomas kaip tekstas, dėl kurių gali kilti problemų su skaičiavimais arba gali būti sumaišyta rūšiavimo tvarka, į datos formatą. |
| DATA | Grąžina nuoseklų sekos skaičių, reiškiantį konkrečią datą. Jei prieš įvedant funkciją langelio formatas buvo Bendra, rezultatas yra formatuojamas kaip data. |
| DATEVALUE | Konvertuoja tekstu pateiktą datą į sekos skaičių. |
| TIME | Grąžina tam tikros laiko reikšmės dešimtainį skaičių. Jei prieš įvedant funkciją langelio formatas buvo Bendra, rezultatas yra formatuojamas kaip data. |
| TIMEVALUE | Grąžina teksto eilute išreikšto laiko dešimtainę reikšmę. Dešimtainio skaičiaus reikšmė gali būti nuo 0 (nulis) iki 0,99999999, reiškianti laiką nuo 00:00:00 (12:00:00 AM) iki 23:59:59 (11:59:59 P.M.). |
Stulpelių suliejimas ir skaidymas
Įprasta užduotis importavus duomenis iš išorinio duomenų šaltinio yra sulieti du ar daugiau stulpelių į vieną arba išskaidyti vieną stulpelį į du ar daugiau stulpelių. Pavyzdžiui, galite suskaidyti stulpelį, kuriame yra vardas ir pavardė. Arba galbūt norėsite išskaidyti stulpelį, kuriame yra adreso laukas, į atskirus gatvės, miesto, regiono ir pašto kodo stulpelius. Gali būti ir atvirkščiai. Galite sulieti vardo ir pavardės stulpelius į stulpelį Vardas ir pavardė arba sujungti atskirus adresų stulpelius į vieną stulpelį. Papildomos bendrosios reikšmės, kurias gali reikėti sulieti į vieną stulpelį arba išskaidyti į kelis stulpelius, apima produkto kodus, failų kelius ir interneto protokolo (IP) adresus.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
|
Vardo ir pavardės sujungimas Teksto ir skaičių derinimas Teksto sujungimas su data arba laiku Dviejų ar daugiau stulpelių jungimas naudojant funkciją |
Pateikti tipiškus dviejų ar daugiau stulpelių reikšmių derinimo pavyzdžius. |
| Teksto skaidymas į atskirus stulpelius naudojant teksto konvertavimo į stulpelius vediklį | Parodoma, kaip naudoti šį vediklį norint skaidyti stulpelius pagal įvairius bendrus skyriklius. |
| Teksto skaidymas į atskirus stulpelius, naudojant funkcijas | Parodoma, kaip naudoti funkcijas LEFT, MID, RIGHT, SEARCH ir LEN norint išskaidyti vardo stulpelį į du ar daugiau stulpelių. |
| Langelių turinio sujungimas arba skaidymas | Parodoma, kaip naudoti funkciją CONCATENATE, & (ampersend) operatorių ir teksto konvertavimo į stulpelius vediklį. |
| Sulieti langelių ar skaidyti sulietų langelių | Parodoma, kaip naudoti komandas Sulieti langelius, Sulieti ir Sulieti bei Centruoti . |
| CONCATENATE | Dvi ar daugiau teksto eilučių sujungia į vieną teksto eilutę. |
Stulpelių ir eilučių transformavimas ir pertvarkymas
Dauguma "Office Excel" analizės ir formatavimo funkcijų daro prielaidą, kad duomenys yra vienoje plokščioje dvimatėje lentelėje. Kartais norite, kad eilutės pavirstų stulpeliais, o stulpeliai – eilutėmis. Kitais atvejais duomenys net nėra struktūrizuojami lentelės forma, todėl reikia būdų pakeisti duomenis iš nelentelės į lentelės formatą.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| TRANSPOSE | Grąžina vertikalų langelių diapazoną kaip horizontalų diapazoną, arba atvirkščiai. |
Lentelės duomenų derinimas sujungiant arba sugretinant
Kartais duomenų bazių administratoriai naudoja "Office Excel", kad surastų ir pataisytų sutampančias klaidas, kai sujungtos dvi ar daugiau lentelių. Tam gali reikėti suderinti dvi lenteles iš skirtingų darbalapių, pvz., norint pamatyti visus abiejų lentelių įrašus arba palyginti lenteles ir rasti neatitinkančias eilutes.
| Daugiau informacijos | Aprašymas |
|---|---|
| Reikšmių ieškojimas duomenų sąraše | Rodo įprastus būdus ieškoti duomenų naudojant peržvalgos funkcijas. |
| LOOKUP | Grąžina reikšmę iš vienos eilutės, vieno stulpelio diapazono arba iš masyvo. Funkcija LOOKUP turi dvi sintaksės formas: vektorinę formą ir masyvo formą. |
| HLOOKUP | Ieško reikšmės viršutinėje lentelės arba reikšmių masyvo eilutėje ir po to grąžina reikšmę tame pačiame stulpelyje iš eilutės, kurią nurodėte lentelėje arba masyve. |
| VLOOKUP | Ieško reikšmės pirmame lentelės masyvo stulpelyje ir grąžina reikšmę toje pačioje eilutėje iš kito lentelės masyvo stulpelio. |
| RODYKLĖ | Grąžina reikšmę ar nuorodą į reikšmę iš lentelės ar diapazono. Yra dvi funkcijos INDEX formos: masyvo forma ir nuorodos forma. |
| MATCH | Pateikia santykinę elemento padėtį masyve, kuri atitinka nurodytą reikšmę nurodyta tvarka. Naudokite MATCH, o ne vieną iš LOOKUP funkcijų, kai reikia sužinoti elemento poziciją diapazone, o ne patį elementą. |
| OFFSET | Grąžina nuorodą į diapazoną, kuris turi tam tikrą skaičių eilučių ir stulpelių iš langelių, arba į langelių diapazoną. Grąžinta nuoroda gali būti susieta su vienu langeliu arba su langelių diapazonu. Jūs galite nurodyti eilučių ir stulpelių skaičių, kurį reikia grąžinti. |
Trečiųjų šalių teikėjai
Toliau pateiktas trečiųjų šalių tiekėjų, turinčių produktų, naudojamų duomenims valyti įvairiais būdais, dalinis sąrašas.
Pastaba
"„Microsoft“" neteikia trečiųjų šalių produktų palaikymo.