Bruke malen for krisehåndtering i SharePoint

Malen Krisehåndteringsområde er et kommunikasjonsområde som er utformet for å hjelpe organisasjonen med å holde kontakten og opprettholde produktiviteten i tilfelle en krise. Del de siste nyhetene og oppdateringene, sett seerne i kontakt med lederteam, fremhev viktig informasjon og gi enkel tilgang til ressurser.

I denne artikkelen lærer du hvordan du bruker elementene på områdemalen for krisehåndtering i SharePoint, og hvordan du kan tilpasse nettstedet slik at det passer til behovene til organisasjonen og målsettinger.

Funksjoner på nettstedet

• Område som kan tilpasses, og som leveres med forhåndsutfylte bilder, nettdeler og innhold som inspirerer redaktører når de tilpasser dem til organisasjonens behov.
• Forhåndsutfylte sider som gjør det enkelt å organisere informasjon og ressurser.
• Nettdeler som er klare for bruk, og som hjelper seerne med å holde seg informert, komme i kontakt med nøkkelkontakter og finne ressurser som kan hjelpe dem gjennom krisen.

Trinn 1: Legge til nettstedsmalen for krisehåndtering

Først følger du instruksjonene om hvordan du legger til malen på et nytt eller eksisterende nettsted.

Trinn 2: Se gjennom forhåndsutfylt områdeinnhold

Utforsk forhåndsutfylt nettstedsinnhold, nettdeler og sider, og avgjør hvilke tilpasninger av nettstedet som er nødvendige for å samsvare med organisasjonens merkeidentitet, stemme og overordnede forretningsmål.

• Forhåndsutfylte sider:

  • Hjemmeside – Gir seere et landingssted for å se de siste nyhetene, hendelsene, vanlige spørsmål og ofte forespurte ressurser.
  • Nyheter & oppdateringer – På denne siden kan du dele de siste nyhetene og oppdateringene knyttet til krisen og organisasjonen din.
  • Ressurser – Opplæring & ressursdelen er forhåndsutfylt med tre sider: For arbeidsplassen, For personlig velvære og For familien din.
  • Hjelp & støtte - Viser svar på vanlige spørsmål og viktige kontakter.

• Dokumenter - Dokumentbiblioteket gir enkel tilgang til ressurser, policyoppdateringer og annen viktig informasjon.

• Sider – Lagrer nettstedssider og sidemalinnhold.

Trinn 3: Tilpasse nettstedet

Når du har lagt til malen for krisehåndtering, er det på tide å tilpasse den og gjøre den til din egen.

Vis frem nyheter og kunngjøringer – Bruk nettdelen for hovedbanner til å utheve viktig informasjon. Uthev ressurser – Bruk nettdelen for hurtigkoblinger til å gi enkel tilgang til kriseressurser. Gjør det enkelt for seerne å få hjelp – Bruk People-nettdelen til å vise frem viktige kontakter. Bygg kultur og fellesskap – Bruk nettdelen Arrangementer til å koble team sammen, støttegrupper og arrangementer. Vis bilder – Bruk bildenettdelen til å trekke oppmerksomheten mot nøkkelbilder og grafikk. Koble personer til hverandre – Bruk nettdelen for Yammer-samtaler til å starte og bli med i samtaler. Vis direkte oppdateringer – Bruk Twitter-nettdelen til å vise direkte oppdateringer fra valgte kontoer.

Tilpass nettstedets utseende, områdenavigasjon, nettdeler og innhold slik at det passer til behovene til seerne og organisasjonen. Begynn å redigere området i redigeringsmodus ved å velge Rediger øverst til høyre på området. Mens du arbeider, kan du lagre som en kladd, eller publisere endringer på nytt for å gjøre endringer synlige for seerne.

1. Bruke nettdelen for hovedbannernettdel til å vise nyheter og kunngjøringer

1. Begynn med å velge bannernettdelen, og velg Rediger .
2. Velg deretter lag- og delarkalternativene som best passer til organisasjonens behov.

Mer informasjon om redigering av nettdelen for hovedbanner.

2. Bruk nettdelen for hurtigkoblinger til å gi rask tilgang til ressurser

1. Gå til nettdelen for hurtigkoblinger, velg koblingen, og deretter Rediger
2. Rediger koblingen, tittelen, ikonet og beskrivelsen om nødvendig.
3. Hvis du vil legge til en kobling, velger du + Legg til koblinger.

Se forskjellige typer oppsett og redigeringsalternativer for nettdelen for hurtigkoblinger.

3. Bruke nettdelen People til å vise viktige kontakter

1. Begynn med å velge People-nettdelen, og velg Rediger .
2. Endre oppsettet til Kompakt eller Beskrivende.
3. Legg deretter til navn eller e-postadresser ved å skrive inn tekst i tekstfeltet

Mer informasjon om People-nettdelen.

4. Bruke nettdelen for hendelser til å vise kommende hendelser

1.   Rediger Hendelser-nettdelen for å bestemme hendelseskilden og oppsettet.
2. Hvis du vil legge til eller redigere hendelser i hendelsesnettdelen, går du til hendelsesnettdelen og velger + Legg til hendelse.

Mer informasjon om hvordan du bruker og redigerer nettdelen for hendelser.

5. Bruke nettdelen for nyheter til å vise nyheter og kunngjøringer

1. Begynn med å velge Nyheter-nettdelen, og velg Rediger .
2. Deretter velger du nyhetskilden og velger dette nettstedet for å sikre at innhold relatert til krisen vises i nettdelen.
3. Velg oppsettet, visningsalternativene og filteret som best viser medlemmene av organisasjonens team.
4. Bestem rekkefølgen nyhetene skal vises i, under Organiser-delen .

Mer informasjon om hvordan du bruker nettdelen for nyheter.

6. Bruke nettdelen Yammer-samtaler til å koble personer til hverandre

1. Velg Rediger i nettdelen for Yammer-samtaler.
2. Velg en samtalekilde og antall samtaler som skal vises.

Mer informasjon om nettdelen for Yammer-samtaler.

7. Bruk Twitter-nettdelen til å vise direkteoppdateringer om krisen

1. Velg Rediger i Twitter-nettdelen.
2. Velg et Twitter-brukernavn som begynner med @, eller en kobling som begynner med https:// til en brukerkonto, tweet eller samling. Velg deretter maksimalt antall tweeter som skal vises.

Mer informasjon om Twitter-nettdelen.

Tilpass følgende sider på nettstedet:

Nyheter & oppdateringer – Tilpass denne siden ved å redigere Nyheter-nettdelen. For å maksimere effektiviteten til nettstedet bør du velge en annen nyhetskilde her enn du gjorde for Nyheter-nettdelen på hjemmesiden, som fremdeles vil vise relevante nyheter om hvordan du håndterer krisen.

Ressurser – Denne delen av nettstedet har tre forhåndsutfylte sider: For arbeidsplassen, For personlig velvære og For familien din. Tilpasse sidene ved å redigere nettdelen for hurtigkoblinger.

Hjelp og støtte – Tilpass denne siden ved å redigere tekstnettdelen.

Tilpasse utseendet og områdenavigasjonen

Før du deler nettstedet med andre, må du legge siste hånd på verket ved å sikre at brukerne kan finne nettstedet, enkelt navigere gjennom koblinger og sider og raskt få tilgang til innhold på nettstedet.

• Rediger dokumentbiblioteker ved å oppdatere mappenavnene og laste opp ressurser.
• Rediger og tilpass områdenavigasjon.
• Endre utseendet på nettstedet ditt ved å tilpasse tema, logo, topptekstoppsett og utseendet på nettstedet.
• Legg til eller fjern sider på dette området eller områdenavigasjonen for å gi plass til eksisterende innhold.
• Velg å knytte dette området til et hubområde i organisasjonen, eller legg til dette området i en eksisterende navigasjon på et hubområde om nødvendig.

Trinn 4: Dele nettstedet med andre

Del nettstedet med andre etter at du har tilpasset det, gjennomgått for nøyaktighet og publisert det endelige utkastet. 

1. Velg Del nettsted fra høyre hjørne.
2. Få hjelp til å behandle området ved å legge til områdeeiere og medlemmer som skal ha tillatelse til å redigere områdeinnhold.
3. Skriv inn navnene på personene du vil dele nettstedet med, i Del nettsted-ruten . Du kan velge Alle (unntatt eksterne brukere) hvis du vil at alle i organisasjonen skal ha tilgang til nettstedet. Standard tilgangsnivå er skrivebeskyttet.
   
4. Skriv inn en valgfri melding som skal sendes med e-postvarselet som sendes når nettstedet deles, eller fjern merket for Send e-post hvis du ikke vil sende en e-postmelding.
5. Velg Del.

Trinn 5: Vedlikeholde nettstedet

Når du har opprettet og lansert nettstedet, er den neste viktige fasen å vedlikeholde innholdet på nettstedet. Sørg for at du har en plan for å holde innhold og nettdeler oppdatert. 

Anbefalte fremgangsmåter for nettstedsvedlikehold:

• Plan for områdevedlikehold – Opprett en tidsplan for å gjennomgå områdeinnholdet så ofte som nødvendig for å sikre at innholdet fremdeles er nøyaktig og relevant.
• Legg ut nyheter regelmessig – distribuer de nyeste kunngjøringene, informasjonen og statusen på tvers av organisasjonen.  Lær hvordan du legger til et nyhetsinnlegg på et gruppeområde eller kommunikasjonsområde, og vis andre som skal publisere kunngjøringer, hvordan de kan bruke SharePoint-nyheter.
• Kontroller koblinger og nettdeler – Hold koblinger og nettdeler oppdatert for å sikre at du utnytter den fulle verdien av nettstedet.
• Bruk analyse til å forbedre engasjementet – Vis nettstedsbruk ved hjelp av den innebygde bruksdatarapporten for å få informasjon om populært innhold, nettstedsbesøk og mer.
• Se gjennom innstillingene for området regelmessig – Når du har opprettet et område i SharePoint, kan du gjøre endringer i innstillingene, områdeinformasjonen og tillatelsene for området.

Flere tilpasningsressurser

Mer informasjon om planlegging, bygging og vedlikehold av SharePoint-områder.

Se flere maler for SharePoint-område.