Gedeelde postvakken, gedeelde mappen en gedeelde agenda's in Outlook

Van toepassing op
Outlook voor Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Nieuwe Outlook voor Windows

Delen in Outlook is afhankelijk van wat u wilt delen en het type toegang dat u wilt geven aan de personen met wie u deelt.

U kunt bijvoorbeeld één postvak delen met verschillende personen waarbij alle inkomende en uitgaande e-mail afkomstig is van dat postvak. Of u kunt een of meer mappen of uw hele postvak met anderen delen. U kunt zelfs anderen de mogelijkheid geven om uw agenda of postvak te beheren.

Als u iemand toestemming geeft om uw postvak te beheren, verleent u diegene machtigingen voor gedelegeerden. Dit gaat verder dan bewerkingsbevoegdheden en zorgt ervoor dat iemand namens u e-mail- of agenda-items kan verzenden of beantwoorden. In speciale gevallen kunt u zelfs het volledige beheer van uw postvak en agenda toestaan, waarbij de gedelegeerde machtigingen heeft om als u op te treden bij het opstellen of beantwoorden van berichten of gebeurtenissen. Zie Informatie over gemachtigden: Iemand anders uw e-mail en agenda laten beheren in Outlook.

Of en hoe u toegang hebt tot deze verschillende opties voor delen in Outlook, is ook afhankelijk van het type account dat u gebruikt. Sommige opties voor delen zijn bijvoorbeeld beperkt tot werk- of schoolaccounts die in een organisatie worden gebruikt. Andere opties, zoals het delen van agenda's, hebben ruimere toegang en kunnen ook worden uitgevoerd met een persoonlijk account zoals een Outlook.com of Hotmail.com-account.

Tip

Zie Wat is het verschil tussen een Microsoft-account en een werk- of schoolaccount voor meer informatie over accounts?

Verschillende manieren om te delen in Outlook

In de onderstaande tabel worden de verschillende manieren beschreven om te delen in Outlook, het type account dat vereist is en of de IT-Beheer van uw organisatie dit voor u moet instellen.

Type delen Beschrijving Voorbeelden van scenario's Type account Installatie door IT-beheerder vereist
Gedeeld postvak Met een gedeeld postvak heeft een groep of individu toegang tot het volledige postvak. Dit omvat postvakinhoud zoals mappen, agenda's en contactpersonen.
Wanneer een persoon in de groep een bericht beantwoordt dat naar het gedeelde postvak is verzonden, lijkt het e-mailbericht afkomstig te zijn van het gedeelde adres en niet van een individuele gebruiker.
Machtigingen in gedeelde postvakken kunnen verschillen tussen leden.		 Een klantenserviceteam wil één mailbox waar alle inkomende en uitgaande e-mail naartoe gaat info@contoso.com.
Elk lid van de klantenservice met toegang tot het gedeelde postvak kan berichten ontvangen en beantwoorden. Antwoorden worden altijd verzonden info@contoso.com , ongeacht wie in de groep op het bericht reageert.		 Werk- of schoolaccounts Ja, installatie door beheerder vereist.

De beheerder wijst machtigingen toe aan alle gebruikers die toegang tot het gedeelde postvak nodig hebben.
Gedeelde agenda's Gedeelde agenda's zijn beperkt tot de agendamap in uw postvak.
U kunt uw agenda delen met één persoon of met meerdere personen. Machtigingen kunnen verschillen per persoon met wie u uw agenda deelt en zijn tevens afhankelijk van het account waarmee u uw agenda deelt.
Sommige aspecten van het delen van agenda's zijn beperkt tot werk- of schoolaccounts.		 Mogelijk wilt u agenda's delen met planners, leidinggevende beheerders, collega's, vrienden, familie of andere vertrouwde personen. Werk- of schoolaccounts en persoonlijke accounts Er is geen installatie door een beheerder vereist.
In de meeste gevallen kunt u de agenda selecteren die u wilt delen en machtigingen toewijzen in Outlook.
Als u een werk- of schoolaccount gebruikt, kunt u bevoegdheden voor gedelegeerden toekennen, zodat een gedelegeerde namens u uitnodigingen voor vergaderingen kan verzenden en beantwoorden.
Gedeelde mappen U kunt een of meer mappen in uw postvak delen met andere personen in uw organisatie. U kunt het toegangsniveau instellen voor elke persoon met wie u het document deelt door alleen-lezen, bewerken of delegeren bevoegdheden te verlenen.

Er zijn twee soorten delegatiebevoegdheden. U kunt kiezen of personen namens u of namens u e-mail verzenden.		 Scenario 1: U wilt een map delen met alleen-lezenbevoegdheden. U beheert bijvoorbeeld een project en wilt iemand in uw team toegang geven tot alle e-mailberichten in die map. U kunt deze persoon toestemming geven om op berichten te reageren, maar hij of zij kan alleen reageren als zichzelf, niet namens u.

Scenario 2: Een manager wijst bevoegdheden voor gedelegeerden toe aan de assistent, zodat de assistent e-mailberichten namens hem kan controleren en beantwoorden. Of ze willen dat de assistent het volledige postvak beheert en de machtiging Verzenden als aan de assistent toekennen. In beide gevallen kan de manager ervoor kiezen om het volledige postvak (inclusief de agenda) of alleen geselecteerde mappen te delen.		 Werk- of schoolaccounts Afhankelijk van de manier waarop u wilt dat anderen toegang hebben, kan installatie door een beheerder zijn vereist.
U kunt mappen delen met andere personen in uw organisatie. Dit omvat het toevoegen van iemand als gemachtigde en het verlenen van rechten aan deze persoon Verzenden namens .
Als u echter bevoegdheden voor Verzenden als wilt toekennen, moet u contact opnemen met de IT-beheerder die verantwoordelijk is voor het beheer van Outlook in uw organisatie om dit voor u in te stellen.

Klaar om te gaan delen?

Selecteer hieronder een artikel over hoe en wat u wilt delen.